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LU-GE 0101 UniField: Système ERP
Comment expliquer l’architecture UniField ?
UniField appliqué aux spécificités MSF est un outil de Planification des Ressources de l’Enterprise (UK -Entreprise Resource Planning/ERP) qui facilite l’intégration des activités de chaque service et/ou fonction d’une mission dans un seul système.
UniField est un système Open ERP[1] et fournit une série d’applications qui se décomposent en modules. Il vise à offrir un logiciel simple d’utilisation et cohérent tout en restant flexible.
Développer un logiciel unique qui réponde aux besoins de chaque utilisateur Finance, Supply ou Stockage est un réel défi. Actuellement, chaque service dispose de système spécifique répondant aux besoins singuliers d’un métier. UniField parvient à les combiner dans un logiciel intégré unique en fonctionnant sur une seule instance (base de données) et en facilitant la communication et le partage d’informations entre ces services.
UniField facilite l’interaction entre les utilisateurs des bureaux du siège, de la coordination et des projets, L’application est gérée via un contrôle d’accès utilisateur, de façon à ce que chaque utilisateur ait accès à une partie spécifique d’un processus. Par ex., un agent Supply basé à la coordination crée une commande, validée par un coordinateur, reçue au projet par le logisticien terrain et payée par le service Finance. Tous les utilisateurs interagissent avec cette commande à différents niveaux opérationnels et du système.
UniField est une application qui s’utilise via le Web et fonctionne avec une connexion optimale. Lorsqu’elle est défaillante les utilisateurs utilisent le serveur de synchronisation pour continuer à échanger des données.
Système (ERP)
Un système ERP intègre un grand nombre de fonctionnalités. La plupart des utilisateurs UniField n’exploitera qu’une partie du système selon son rôle dans l’organisation. Les différentes fonctionnalités sont regroupées par domaine d’application pour faciliter la navigation.
L’idée principale est que l’utilisateur travaille dans un contexte spécifique (par ex., dans un projet, un entrepôt (Supply) ou enregistre des écritures comptables (Finance). UniField fournit alors les fonctionnalités spécifiques à ces contextes permettant ainsi aux utilisateurs de les visualiser plus rapidement. Les applications UniField ont été élaborées en fonction des rôles des utilisateurs : coordinateurs, acheteurs, comptables, etc.
Ces applications définissent un cadre de travail et toute la terminologie utilisée dans une application est relative à ce contexte. Par exemple, un acheteur peut visualiser les écrans relatifs aux opérations d’achat. Un comptable aura accès aux mêmes données, mais avec une perspective comptable (terminologie, menus adaptés).
Caractéristiques transversales
L’utilisateur peut effectuer la plupart de ses tâches en utilisant une seule application. Il/Elle n’a pas besoin de passer à une autre application pour effectuer des tâches de même type. Par exemple, il n’est pas nécessaire pour un comptable de naviguer dans l’une des applications {Supply} pour visualiser une facture fournisseur. Il/Elle peut le faire à partir de l’application {Accounting} et peut aussi payer cette facture à partir de cette application.
Une application contient différents modules. Certains modules sont accessibles à tous les utilisateurs, indépendamment de l’application avec laquelle ils travaillent. Par exemple, la plupart des utilisateurs ont accès aux modules {Partners} et {Products}, ce sont donc des modules transversaux. Pour optimiser l’utilisation de ces modules il est possible de créer des raccourcis.
Droits d’accès
Des droits d’accès correspondant aux différentes fonctions que l’on retrouve sur les missions permettent de limiter l’accès à des modules spécifiques. Nous avons vu précédemment que les modules étaient regroupés en application. De ce fait chaque application est accessible à toutes les fonctions d’un même domaine (Supply ou Finance). Mais toutes les fonctions n’auront pas accès aux mêmes modules. Par exemple un responsable comptable aura accès à l’application {Accounting} et au module {Journal Entries} alors qu’un assistant administratif accèdera à l’application {Accounting} pour pouvoir consulter les {Registers} mais ne pourra pas visualiser le module {Journal Entries}.
Synchronisation des instances
Une instance est une installation UniField. Il peut s’agir d’un projet, d’une coordination ou du siège ou tout simplement d’un bureau MSF. Les instances échangent des données via le serveur de synchronisation conçu pour compenser des défaillances de connexion.
Les utilisateurs peuvent travailler offline lorsqu’ils sont connectés à une seule instance. Par exemple lorsque le coordinateur logistique effectue une modification de données, celle-ci peut être visible par le coordinateur finance puisqu’ils partagent la même instance, sans nécessité d’activité la synchro, sous réserve de droits d’accès. En revanche la synchro sera nécessaire pour tout partage d’informations entre une instance projet et une instance coordination.
La synchronisation est effectuée régulièrement, soit manuellement ou automatiquement. Pour limiter l’utilisation d’internet, le serveur de synchronisation ne réplique que les nouvelles données à transmettre ou recevoir entre instance en fonction de règles de synchronisation. Par exemple de nouvelles lignes de registres créées au projet seront synchronisées à la coordination mais seules les écritures comptables correspondantes seront synchronisées au siège.
Lien Utilisateurs / Instance / Serveur de synchronisation
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