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LU-GE 0102 – Flux d’informations
Comment expliquer les flux d’informations UniField ?
Le graphique suivant schématise les flux standards de chaque domaine d’activité (finance et supply) et les flux entre ces deux domaines.
L’accès aux fonctionnalités de chaque domaine variera en fonction des droits d’utilisateurs.
Flux d’information entre domaine d’activités
Relation entre les différents niveaux opérationnels
Certains processus terrain MSF impactent plusieurs niveaux opérationnels (projet, coordination et siège). Les graphiques suivants illustrent les principaux flux comptables et d’approvisionnement entre ces niveaux et retranscris dans UniField.
Ces flux sont obtenus par le biais de la synchronisation et s’appuient sur une succession de statut, un statut correspondant à une étape spécifique d’un processus.
- Flux d’informations et intégration avec des systèmes externes
- Intégration verticale: La version actuelle d’UniField s’intègre avec les formats des outils utilisés au niveau des centres d’approvisionnement (ESC) et du siège (HQ). Les futures versions d’UniField effectueront une intégration automatisée avec l’ensemble des systèmes HQ/ESC via une plateforme commune d’intégration et un service Web.
- Intégration horizontale: UniField est également adapté au format des logiciels utilisés sur le terrain tels qu’Homere pour la gestion des ressources humaines. En revanche il n’a pas été développé par exemple pour intégrer des données épidémiologiques consolidées sous fichiers Excel.
- Flux d’informations comptables entre instance
Les flux comptables dans UniField répondent à deux objectifs spécifiques :
- Consolidation comptable, visant à clôturer les exercices comptables au niveau du terrain pour une consolidation au niveau du siège
- Flux d’informations financières, disponibles à tous les niveaux opérationnels, afin d’assurer une gestion financière plus optimale. Ces flux comprennent également les écritures passées au siège en faveur du terrain (Entrées HQ).
Les données échangées relèvent à la fois de la comptabilité financière et analytique.
Ensuite chaque fonctionnalité dispose de statuts particuliers. Par exemple pour les registres, qui sont des interfaces des journaux comptables et disposent de lignes de registres, on distinguera les statuts suivants :
- {Brouillon} : création de l’entrée dans le registre, sans synchronisation
- {Temp}: synchronisé – peut être modifié à tout niveau (mais pas nécessairement par tout utilisateur)
- {Comptabilisé} : les modifications ne sont plus autorisées
Les entrées dans les journaux comptables peuvent être :
- {Non comptabilisé} : les entrées correspondantes ne sont pas des entrées finales; elles peuvent être modifiées sans générer de correction comptable. Pour les entrées créées à partir de registres, ce statut correspond à “Comptabilisé temporairement”.
- {Comptabilisé}: les entrées correspondantes sont des entrées comptables finales; elles ne sont plus éditables (une correction comptable sera nécessaire). Pour les entrées créées à partir de registres, ce statut correspond à “Comptabilisé”.
Il existe aussi quatre statuts différents de période pour gérer le processus de clôture :
- {Ouvert}
- {Terrain-Clôturé}
- {Mission-Clôturé}
- {HQ- Clôtur
Flux comptable entre le terrain et le siège
- Flux d’informations supply entre instance
La création de documents liés au supply suit une chaine successive d’étapes en fonction du type de flux abordé ci-dessous. Lorsqu’un document est confirmé, validé ou clôturé, le document suivant (correspondant à l’étape suivante de la chaîne d’approvisionnement) est automatiquement créé en mode {Draft} (Brouillon) (effet boule de neige).
Il existe 3 types de flux dans UniField : les flux internes, les flux inter-instances et les flux externes.
- Flux internes
Les flux internes regroupent tous les flux propres à une instance (Coordination, Projet), ayant lieu AU SEIN d’une instance.
Le point de départ du processus d’approvisionnement est la demande exprimée par la création dans UniField d’une Demande Interne (IR, Internal Request). L’IR correspond donc au point de départ des flux internes UniField.
Une fois la demande interne validée, elle doit être sourcée soit en « Stock » (si les biens se trouvent en quantité suffisante), soit « Commander ». L’action de sourcer confirmera la demande interne.
Cette demande suivra un processus au cours duquel tous les documents seront automatiquement générés en mode {Brouillon} jusqu’à la livraison de la commande.
- Flux inter-instances
Contrairement aux flux internes, les flux inter-instances concernent deux instances MSF (Coordination et Projet). C’est-à-dire qu’il y aura une instance commandant des produits auprès d’une autre instance qui les lui fournira.
L’instance émettant la demande enverra un Bon de Commande (PO, Purchase Order) à l’instance fournissant les biens (celle-ci agira en tant que fournisseur interne).
Le moteur de synchronisation traitera le bon de commande validé auprès de l’instance demandant les biens et l’enverra automatiquement à l’instance fournissant les biens. Les détails de ce bon de commande seront reçus sous forme de brouillon de Commande de Terrain (FO, Field Order) par l’instance “fournisseur”.
L’instance “fournisseur” traitera alors la demande en l’associant à une commande de terrain. Une fois celle-ci confirmée, une nouvelle synchronisation sera effectuée et le bon de commande initial sera automatiquement mis à jour et confirmé par l’instance demandant les biens.
- Flux externes
Les flux externes sont des flux entre une instance MSF et un fournisseur externe, c’est-à-dire lorsqu’un bon de commande est envoyé à un fournisseur ne constituant pas un partenaire interne (Coordination, Projet ou ESC).
Les bons de commande confirmés sont imprimés dans UniField et envoyés au fournisseur externe.
Flux de commandes entre instance MSF d’une même mission et partenaires externes
