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LU-GE 0104 Astuces et suggestions

Options de recherche

Les utilisateurs disposent d’un certain nombre d’options pour optimiser leurs recherches de données. Des boutons sont notamment mis à disposition pour filtrer rapidement les documents en fonction de leur statut.

Options de recherche de Factures Fournisseur

1. Boutons de filtrage : une fois activés, les boutons s’affichent en gris ; pour les désactiver, cliquez une nouvelle fois dessus ou sur le bouton . Important : ces options de recherche sont basées sur le principe « et », et non « ou ». Autrement dit, si plusieurs boutons sont activés, le système cherchera les documents qui répondent aux critères de tous ces boutons à la fois. Par exemple, si les boutons {Brouillon} et {Payé} sont activés, le système recherchera les documents ayant à la fois le statut {Brouillon} et {Payé}, ce qui ne renverra aucun résultat puisqu’aucun document ne peut avoir ces deux statuts à la fois.

1. Ces champs sont associés à l’objet {Fournisseur} lié à {Factures Fournisseur} et permettent de lancer rapidement une recherche.
2. Le bouton {Rechercher} permet de lancer la recherche et le bouton {Effacer} de désactiver tous les filtres pour afficher l’ensemble des informations.

Impression de documents

Dans UniField, l’impression s’effectue toujours au moyen d’un fichier PDF ou csv. Les options d’impression se trouvent à droite de l’écran, dans le menu {Rapports}. Toutes les options situées dans ce menu sont généralement imprimables. Il est possible d’imprimer des documents en mode « Recherche » ou en mode « Formulaire ».

Options d’impression des rapports dans le sous-module {Registres de Banque}

Exportation et importation de documents

• Exportation

UniField propose les formats d’exportation suivants : PDF, Excel, XML et CSV.

Lorsque la tâche le permet, l’option d’exportation se trouve à droite, dans le menu Actions. Sous réserve qu’il dispose des autorisations appropriées, l’utilisateur doit sélectionner les colonnes à exporter, puis le format d’exportation.

Exporter un fichier ou des données

Procédure d’exportation :

1. Sélectionnez la ligne que vous souhaitez exporter, ce qui affichera le menu Action à droite de l’écran et cliquez sur {Exporter}.
2. L’assistant d’exportation apparaît pour vous permettre de sélectionner les champs à exporter.
3. Le format généralement proposé est XLS ou csv.
4. Une fois les champs à exporter sélectionnés, utilisez le bouton {Ajouter} pour afficher le contenu à exporter dans la colonne de droite et cliquez sur le bouton {Exporter vers un fichier}.
5. Le système vous permet d’enregistrer la liste de champs à exporter en vue d’une utilisation ultérieure. Le fichier ainsi exporté contiendra les champs de la liste. Cette liste peut être complétée à tout moment au moyen des champs de la colonne {Champs à exporter} et du bouton {Ajouter} (4).

• Importation

UniField permet d’importer des fichiers XML, XLS et CSV — le format peut varier selon l’application, le module et la transaction (XML est le format standard).

Nous distinguons quatre types d’importation :

• Les importations liées à la migration de données lors de l’installation et de la configuration d’une instance (importation du niveau initial de stock, etc.) — dans le module Configuration, par exemple.
• Les importations effectuées à partir de fichiers produits dans une autre application (Homere et import de la paie).
• Les importations réalisées pour limiter la ressaisie d’informations dans le cadre de transferts de données depuis un objet vers un autre (par exemple, l’importation d’une facture fournisseur dans un registre pour en refléter son paiement).
• Les importations qui rendent optimale la saisie d’information dans un document spécifique (importation de lignes de produit dans une demande interne)

Vous pouvez accéder à la fonction d’importation directement depuis une transaction — en cliquant sur le bouton {Importer} — ou via le menu {Autres Options} situé à droite de l’écran. Cette option n’est disponible que pour certaines transactions.

Ouverture de l’application dans un nouvel onglet

L’ouverture de l’application dans un nouvel onglet peut s’avérer utile. Pour ce faire, positionnez la souris sur un module que vous souhaitez ouvrir et cliquer sur le bouton droit de la souris. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez {Open Link in New Tab, Ouvrir le lien dans un nouvel onglet}. L’application s’ouvre dans un nouvel onglet.

Ouverture d’une application dans un nouvel onglet

Suivi des modifications

UniField offre la possibilité de suivre les modifications apportées à certains documents et d’en identifier l’auteur. Dans le cas d’un bon de commande, par exemple, l’option Suivi des modifications permet d’afficher dans un nouvel écran toutes les modifications apportées au document (modifications, approbations, etc.), ainsi que la date à laquelle elles ont été effectuées, et leur auteur.

Dans le domaine du Supply, le suivi des modifications est disponible pour les Commandes de Terrain (FO, Field Order), Bons de Commande, Livraisons Entrantes (IN, Incoming Shipment), Demandes Internes {IR, Internal Request} et Factures Fournisseur {SI, Supplier Invoices}.

Suivi des modifications

Affichage des données ressources

UniField propose pour certains champs une icône permettant d’accéder à des données ressources. Par exemple dans un bon de commande, l’icône {Ressource} du champ Fournisseur donne accès au formulaire de ce fournisseur. Le menu {Ressource} est divisé en plusieurs sections :

Menu {Resource}

1. Icône d’accès au menu {Ressource}

1. Liens et paramètres (accessible à l’administrateur de l’instance uniquement)

• {Ouvrir la ressource}: ouvre la ressource associée (partenaire, produit, facture, etc.).
• {Mettre en valeur par défaut}: définit la ressource comme valeur par défaut
• {Enregistrer comme valeur par défaut} : enregistre la source comme valeur par défaut
• {Reset default, Annule défaut} : annule la valeur configurée par défaut

1. 3. {Action et Rapport} : Permet d’accéder à des actions ou rapports (accessible à l’administrateur de l’instance uniquement).
2. 4. {Clients & Fournisseurs, Lignes d’Ecritures Comptables, Factures, Bons de Commande et Commande de Terrain} : Affiche les documents dans lesquels ces ressources peuvent apparaître.

Représentation graphique d’un flux

UniField permet de visualiser sous forme graphique un processus en cours ainsi que le statut de certains documents associés à ce flux. Pour afficher un workflow, cliquez sur le point d’interrogation qui se trouve à côté de l’intitulé d’un formulaire.

1. Cliquez sur le point d’interrogation

1. Une fenêtre affiche un graphique représentant le workflow complet d’une commande

1. Si une commande est sélectionnée, la fenêtre affiche les étapes accomplies en rouge et celles qu’il reste à réaliser en gris. La flèche verte permet d’afficher l’étape dans le système.

Messages d’avertissement

Le système signale par message l’absence d’information indispensable ou la nécessité de corriger une valeur pour poursuivre une opération. Ces messages décrivent les valeurs à modifier (1), mettent en évidence (en rouge) les champs comportant les valeurs à modifier (2), et peuvent porter sur plusieurs onglets (3).

Message d’avertissement

Avertissement de conflit d’écriture

Le message ci-dessus peut apparaître lorsque vous tentez d’enregistrer une transaction. Il indique qu’un autre utilisateur a effectué des modifications sur ce document simultanément. Vous pouvez alors :

• {Annuler} Annuler la transaction afin d’ouvrir à nouveau le document et effectuer votre opération une fois que l’autre utilisateur aura finalisé la sienne.
• {Forcer l’écriture} Ce qui annule les modifications de l’autre utilisateur pour n’enregistrer que les vôtres.

Assistants

Les assistants facilitent la saisie d’une opération en limitant le nombre d’étapes d’un processus. Les assistants ont donc pour but de simplifier les tâches complexes ou rarement exécutées.

L’assistant de corrections comptables facilite la correction d’entrées comptables.

Assistant de Corrections Comptables (depuis Lignes d’écritures comptables)

L’assistant de confirmation de clôture de registre de banque clôture les registres de banque après les avoir réconciliés.

Assistant de confirmation de clôture de registre de banque

L’assistant de retour d’espèce clôture automatiquement les avances opérationnelles en imputant des entrées manuelles ou import de facture.

Assistant de retour d’espèce

Icônes spécifiques UniField

La plupart des icônes sont visibles en mode « Recherche » et associés pour la majorité à des boutons de commande.

Le tableau ci-dessous récapitule leur signification :