Manuel de l’Utilisateur Finance -> 2. Configurations Finance -> 2.1 Présentation générale du chapitre
Introduction
Le chapitre Configuration est le premier chapitre à parcourir avant d’utiliser UniField. Ce dernier détaille la configuration d’une instance UniField.
La configuration initiale d’une instance UniField n’a lieu qu’une seule fois et porte sur des données qui ne peuvent pas être modifiées ultérieurement, notamment l’exercice et les périodes comptables, le plan comptable, les journaux financiers et analytiques, les devises, les partenaires internes et inter-mission, les produits ITC et l’instance propriétaire. Toutefois, au cours de la mise en œuvre du projet la nécessité de créer de nouveaux éléments financiers peut engendrer, par exemple, l’ajustement de l’adresse d’un projet, l’ajout d’un nouveau Centre de coût à une instance propriétaire, de fournisseurs locaux, TVA, etc. Ces paramètres peuvent être ajoutés ultérieurement.
La plupart des données financières de base (master data) sont définies au sein de l’instance du Siège. Elles sont ensuite transmises aux instances de coordination et de projet par le biais du moteur de synchronisation.
En effet, outre le système de comptabilité d’engagement, UniField met en place un nouveau processus permettant d’échanger des données entre différentes instances UniField. Cela s’appelle le processus de synchronisation. Les échanges de données suivent une série de règles dites de synchronisation, qui définissent la direction des échanges entre les instances et le type d’informations communiquées. Certaines sont envoyées de manière descendante, du Siège vers la Coordination, d’autres de manière ascendante, du projet à la Coordination, et d’autres encore le sont de manière bidirectionnelle (descendante et ascendante).
Par exemple, un journal de liquidités (caisse, banque ou chèques) créé au sein d’une instance de projet, puis synchronisé, s’affichera dans la liste des journaux de liquidités de l’instance de coordination (synchronisation ascendante). Cela permet à la coordination d’effectuer certaines vérifications relatives aux journaux du projet. Les corrections appliquées au niveau de la coordination à une écriture de journal enregistrée sur un projet seront reflétées au niveau du projet grâce à la synchronisation (descendante).
Vous trouverez à la fin du chapitre un tableau expliquant dans quelle instance les données sont définies et comment elles sont synchronisées.
La synchronisation est un processus automatique exécuté quotidiennement et configuré par le personnel du service informatique. Si votre section le décide, il est toutefois possible d’envoyer des données manuellement.
Pour rappel, certaines fonctionnalités ont été mises au point en vue de respecter les procédures des OC. Elles sont signalées par un astérisque *.
Au terme de la lecture de ce chapitre, vous serez capable de :
- Comprendre les paramètres dont la configuration au sein des instances UniField est essentielle afin d’enregistrer les transactions financières de manière adéquate.
- Comprendre les modalités de création de ces paramètres au sein des instances.
- Les installer au niveau du Siège, de la Coordination ou du projet, en fonction de la nature des données.
- Gérer le processus de synchronisation manuellement et contrôler les résultats.
