Manuel de l’Utilisateur Finance -> 2. Configurations Finance -> 2.4 Comptes Financiers.
LUFI-20401 Propriétés des comptes
LUFI-20402 Inactivation d’un compte
LUFI-20403 Plan comptable financier
LUFI-20404 Correspondances des comptes*
LUFI-20405 Correspondances des codes de pays*
COMPTES FINANCIERS
LUFI-20401 Propriétés des comptes
LU Introduction
Les comptes financiers permettent de classer, d’évaluer et de comptabiliser les dépenses de MSF au travers du plan comptable. Dans cette section, nous présentons les propriétés des comptes et leur configuration au sein des fiches des comptes financiers. En effet, le bon fonctionnement d’un compte financier dépend d’une configuration adéquate.
Le type de compte définit la catégorie à laquelle se rapporte un compte financier. Il définit la nature des écritures comptables qui y sont enregistrées.
Type de compte dans UniField sur l’écran de recherche des Types de Comptes
Si vous souhaitez restreindre des corrections à un type de compte spécifique, cochez la case de l’attribut « Les écritures ne sont pas corrigibles sur ce type de compte ».
Sélectionnez le bouton Modifier .
Type de compte Actif {Asset} non modifiable
Chaque compte financier dispose d’attributs ou de propriétés. Ceux-ci sont les suivants :
- Type Interne
- Type de compte
- Type pour traitement spécifique
- Compte de régularisation
- Empêcher les corrections sur le compte comptable
- Empêcher les corrections sur les comptes analytiques
- Compresser les données pour un export Siège
- Date d’activation/de désactivation
- Lettrer
- Type de partenaires autorisés
- Clôture annuelle
- Réévaluation
Liste de compte disponible dans l’écran de recherche des comptes. Cette fenêtre propose une liste de boutons de filtrage pour votre recherche. Sur cette fenêtre, seuls les comptes actifs s’affichent, car le bouton Actif est coché par défaut.
Sélection du crayon permettant d’ouvrir la vue formulaire Compte et d’accéder aux propriétés du compte
A savoir que la date d’activation du compte correspondra par defaut au premier jour du mois en cours de l’enregistrement.
Vue formulaire Compte et attributs correspondants
Le type interne détermine le comportement du compte :
Vue formulaire du compte 10200 Argent en banque affichant le type interne {Liquidités}
- Les comptes {Vue} ou parents consolident les comptes réguliers (ou enfants) auxquels ils sont associés.
- Les comptes {Normal} ou enfants ne disposent pas de propriétés spécifiques et sont utilisés pour comptabiliser des écritures.
- Les comptes {Créditeurs} et {Fournisseurs} sont utilisés pour enregistrer des transactions avec les tiers. Le tiers peut être un fournisseur, un employeur ou un journal ; ils peuvent être lettrés.
- Les comptes {Liquidités} sont utilisés pour enregistrer des mouvements de liquidités dans le registre de banque, de caisse ou de chèques.
- Les comptes {Consolidation} ne sont pas utilisés dans UniField actuellement.
- Les comptes {Clôturé} ne sont pas utilisés dans UniField actuellement.
Le Type pour traitement spécifique détermine les attributs qui déclenchent des comportements spécifiques pour des utilisations définies, comme indiqué ci-dessous :
- {Aucun} pour les comptes de type 10100 Argent en Caisse
- {Transfert interne} (devise différente) lors de la comptabilisation d’un transfert interne sur un compte associé à ce type pour traitement spécifique, lors de la sélection d’un tiers, UniField affiche le ou les journaux de liquidités qui seront utilisés comme contrepartie et qui sont définis dans une devise autre que celle de la ligne de registre qui est créée.
- {Transfert interne} (devise identique) lors de la comptabilisation d’un transfert interne sur un compte associé à ce type pour traitement spécifique lors de la sélection d’un tiers, UniField affiche le ou les journaux de liquidités qui seront utilisés comme contrepartie et qui sont définis dans la même devise que celle de la ligne de registre qui est créée.
- {Avance opérationnelle} une fois l’entrée comptabilisée, un bouton intitulé {avance opérationnelle} s’affiche : il s’agit d’un assistant utilisé pour clôturer l’avance. Il permet de clôturer semi-automatiquement les avances.
- Le {Tiers requis – Paie} est utilisé pour enregistrer les éléments de contrepartie des écritures de paie (p. ex. sécurité sociale, compte d’impôt sur le revenu) lors de la validation de la paie du personnel dans UniField.
- {Acompte} permet à l’utilisateur d’associer une avance demandée par un fournisseur à un bon de commande. Nous pouvons ainsi assurer un suivi plus efficace des paiements anticipés aux fournisseurs externes qui sont en attente.
- {Donations} est utilisé pour enregistrer des dons dans des journaux extracomptables
- {Lettrage – Ignorer tiers} est utilisé pour permettre le lettrage d’écritures enregistrées sur le même compte, mais avec un tiers différent. La condition portant sur le Tiers, qui doit habituellement être identique sur les deux écritures, ne sera pas vérifiée.
Vue formulaire du compte 10200 Argent en banque affichant le type pour traitement spécifique {Aucun}
UniField introduit le principe de comptabilité d’engagement. Il s’agit d’une méthode qui comptabilise les événements économiques (dépenses ou revenus) indépendamment du moment des transactions en espèce et de celui de la réception des justificatifs, ce qui suppose une certaine incertitude quant à la comptabilisation (période, montant exact…). Au sein d’UniField, l’attribut {Compte de régularisation} vous permet d’automatiser partiellement la création d’écritures de régularisation à la date limite de fin d’année. Exemple : nous sommes en décembre et vous n’avez pas encore reçu de facture fournisseur alors que la dépense a été encourue (les marchandises ont été reçues et utilisées en décembre). Si vous souhaitez comptabiliser cette charge dans le budget de décembre avant la clôture de fin d’année, vous devez enregistrer, en décembre, sur un compte de régularisation, une provision basée sur l’évaluation la plus réaliste de cette charge. Cette régularisation sera extournée automatiquement en janvier de l’année suivante.
Dans la fenêtre d’affichage d’un compte financier, la case {Compte de régularisation} doit être cochée sur les comptes de bilan pour qu’un compte puisse recevoir des écritures de régularisation dans le bilan comptable. L’utilisation d’un compte de type « régularisation » indique que le compte peut être utilisé pour enregistrer des écritures de régularisation dans le journal des régularisations.
Compte de régularisation {31300 Autres- Charges à payer} et case {Compte de Régularisation} cochée
Pour extraire facilement les comptes de régularisation lorsque vous encodez une transaction, un filtre est à votre disposition dans la liste des comptes du Grand Livre (G/L). Si vous sélectionnez ce bouton, vous restreindrez la liste des comptes aux seuls comptes dont la case {compte de régularisation} a été cochée.
Comptes de régularisation listés lorsque le filtre {Compte de régularisation} est sélectionné
Une autre caractéristique des comptes concerne les corrections comptables. Dans la fenêtre d’affichage d’un compte financier, vous devez cocher la case {Empêcher les corrections sur le code comptable} pour empêcher la correction au niveau de la mission des écritures Siège. La case {Empêcher les corrections sur les comptes analytiques} est à cocher pour bloquer la modification de l’allocation analytique. Si l’option {Empêcher les corrections sur les comptes analytiques} est cochée, celle de la case {Empêcher les corrections sur le code comptable} le sera aussi. Veuillez-vous référer aux procédures financières de votre section pour déterminer les codes de comptes qui ne doivent pas être corrigés dans UniField au niveau de la mission.
Compte {66200} non corrigible
Si vous souhaitez consolider des écritures sur un compte avant leur exportation vers le système du Siège, vous devez cocher la case {Compresser les données pour une exportation vers le Siège}.
Les écritures du compte {10100} seront compressées
Dès qu’un compte est créé au sein de votre instance, il est automatiquement activé. Cette information se trouve sous l’onglet {Informations Générales}. Quand le compte n’est plus utilisé, il peut être désactivé. La date d’inactivation doit être celle du jour qui suit le dernier jour d’enregistrement d’écritures sur ce compte. Par ex. Si un compte est utilisé jusqu’au 31 Avril 2018, le compte sera désactivé le 1er Mai 2018.
Compte 61040 inactivé à partir du 1er Mai 2018
Toujours sous l’onglet {Information Générale}, la case {Lettrer ?} doit être cochée si les écritures du compte doivent être lettrées. Au sein d’UniField, les lettrages comptables se font parfois automatiquement et parfois manuellement. Toutefois, certaines situations nécessitent un lettrage manuel. Le lettrage comptable est expliqué dans le manuel Finance d’UniField : chapitre 5 « Recherche, correction et clôture de fin de mois».
Compte {1412 Transferts internes dans la même monnaie}, pouvant être lettré
Dans l’onglet {Type de partenaires autorisés}, le type de partenaires que l’on peut associer à un compte est éditable. Par défaut, tous les partenaires sont sélectionnés pour tous les comptes. Pour restreindre les partenaires, il suffit donc de décocher leur case.
Cette restriction s’applique au moment de valider une entrée: si une combinaison Partenaire/Compte n’est pas autorisée, l’entrée comptable ne sera pas validée. Référez-vous aux procédures de votre section pour connaitre ces restrictions.
Liste des types de partenaires pouvant être associés au compte 30020
L’onglet {Clôture annuelle} est associé à l’Action {Inclure dans le mouvement annuel à 0} pour la clôture annuelle. Si la case est cochée, la balance du compte basculera automatiquement à 0 et créera une entrée comptable au moment de clôture annuelle. Pour plus d’informations, référez-vous au chapitre 5 « Recherche, correction et clôture de fin de mois».
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La case “Inclure dans le mouvement annuel à 0” doit être sélectionnée pour que la balance du compte 14000 soit mise à 0
Si la case {Réévaluation monétaire} est sélectionnée, le compte sera inclus dans le processus de réévaluation mensuelle et/ou annuelle des balances comptables. Veuillez consulter les procédures de votre section pour en connaitre les usages.
Le compte {10100} est inclu dans les réévaluations mensuelles et anuelles
Comment créer manuellement un compte financier
La création manuelle de comptes financiers doit rester exceptionnelle et respecter les procédures des sections. Pour rappel, elle a lieu au niveau du siège, puis est synchronisée avec toutes les missions.
Cet exemple explique comment créer manuellement un compte de charges pour la location d’un bateau. Vous devez lier ce compte au compte parent {Transport, fret, Stockage} et à la destination analytique {Opérations}. Veuillez noter que le lien entre comptes de charges/destination analytique est en principe effectué manuellement une fois que le plan comptable est téléchargé et à partir du sous-module Comptes analytiques (Pour plus de détails, veuillez vous référer au manuel d’utilisateur informatique UniField).
Dans ce cas, la date d’activation est introduite manuellement.
Sélectionnez : Comptabilité/Comptabilité Financière/Comptes/Comptes.
- Cliquez sur {Créer} pour visualiser une nouvelle fenêtre d’affichage de compte.
- Dans le champ {Nom} introduisez {Location de bateau} et dans le champ {code}, le code {65022}
- Dans le champ {Parent}, cliquez sur la loupe
et dans l’assistant {Rechercher Plan de Comptes} saisissez le code {650} dans le champ {code} pour rattacher ce compte au compte parent. - Une fois le code saisi, cliquez sur {Rechercher} pour afficher les résultats.
- Sélectionnez le code {650}.
- Sélectionnez {Normal} dans le champ {Type interne}.
- Sélectionnez {Charges} dans le champ {Type de compte}.
- Sélectionnez {Aucun} dans le champ {Type de traitement spécifique}.
- Sélectionnez la date d’activation dans l’onglet {Informations générales}.
- Dans l’onglet {Destination Analytique} saisissez le code {OPS} par défaut.
- Cliquer sur le bouton {Sauvegarder}
Le compte financier {Location de bateau} est créé et est rattaché par défaut à la destination analytique {Opérations}
Vue Formulaire du compte 65022, Location de bateau
