Manuel de l’Utilisateur Finance -> 2. Configurations Finance -> 2.5 Comptes Analytiques.

LUFI-20501 Destinations
LUFI-20502 Centres de coûts et instance propriétaire
LUFI-20503 Axe analytique optionnel
LUFI-20504 Plan comptable analytique
LUFI-20505 Inactivation d’un compte analytique

COMPTES ANALYTIQUES

La comptabilité opérationnelle de MSF consiste à assurer le suivi des dépenses par projet (éventuellement par activité), ce qui signifie que les ressources mobilisées sur le terrain sont affectées à un projet et dépensées directement.

Les comptes analytiques permettent aux utilisateurs de suivre les revenus et les dépenses par projet et type de charge afin d’exercer un contrôle efficace des ressources de MSF et d’en rendre compte à la fois en interne et aux parties prenantes externes (membres associatifs, donateurs privés et institutionnels, etc.).

Les dépenses doivent donc être affectées à une allocation analytique. Au sein d’UniField, il existe plusieurs types d’allocation analytique. Il s’agit des catégories de comptes analytiques, qui sont les suivantes :

• Destination : Les opérations, le support, le personnel national et le personnel expatrié sont les quatre destinations standard (section 20501)
• Cost Center – Centre de coût : (OC/Mission/Projet/Activités). Certaines sections gèrent les centres de coûts au niveau du projet et des activités, tandis que d’autres se limitent au niveau du projet (section 20502)
• Funding Pool – Pool de financement : il s’agit d’un groupe de charges régies par un ensemble de conditions définies pour un donateur ou pour un groupe de donateurs (pour plus de détails sur les pools de financements, référez-vous au chapitre 6 du manuel de l’utilisateur Finance : Gestion de bailleurs (Information sur la gestion de donateurs, pool de financements et contrats de financement).

Outre ces trois catégories principales, il existe deux dimensions analytiques supplémentaires facultatives:

• Option 1 et Option 2 (LUFI-20503) Axes analytiquest optionnels.

Ces écritures des comptes de charges ne peuvent pas être validées si la dépense n’est pas entièrement affectée à une destination, un Centre de coût et un pool de financement. Un assistant spécifique est utilisé dans l’exécution de ces tâches (pour plus de détails, voir le chapitre 3 « Paiements »). L’allocation est facultative sur les comptes analytiques Option 1 et Option 2.

Assistant Allocation analytique lors de l’affectation d’une charge à des comptes analytiques

Il existe différentes manières d’effectuer une allocation analytique :

• L’allocation est effectuée individuellement au moyen d’un {bouton allocation} et est représentée par l’icône située sur chaque ligne de dépense d’un registre ou d’une facture (facture directe, facture fournisseur, facture d’avoir, bon de transfert de stock et bon inter-missions).

Icône de l’allocation analytique permettant d’affecter une charge individuellement à une entrée de registre

Icône de l’allocation analytique permettant d’affecter une charge individuellement à une ligne de facture

• L’allocation est effectuée pour plusieurs lignes de facture.

Allocation analytique située sur l’en-tête d’une facture

• L’allocation est effectuée de manière groupée au moyen d’une action spécifique associée aux lignes d’écriture analytiques.

Fonction d’allocation groupée permettant d’affecter plusieurs lignes d’écriture analytiques à partir de l’écran de Recherche des Lignes d’Ecritures Analytiques

Si une dépense doit être affectée à des centres de coûts ou pool de financements multiples, vous pouvez alors sélectionner le bouton {Créer} dans l’assistant Allocation analytique pour créer des lignes supplémentaires. Vous pouvez distribuer la charge par montant ou pourcentage en cliquant sur {Changer le mode d’écriture}. Pour rappel, les centres de coûts et pool de financements sont saisis manuellement. Les destinations, en revanche, sont proposées par défaut quand l’allocation est effectuée individuellement par ligne de registre ou de facture. Il est possible de modifier la destination par défaut.

Dans cet exemple, le coût total de l’achat s’élève à 15,00. Le coût est réparti en pourcentage sur 3 centres de coûts.

Si vous utilisez des comptes de revenus, leurs écritures peuvent également nécessiter une allocation analytique. Veuillez vérifier les procédures de votre OC.

Le fonctionnement d’UniField est similaire à l’allocation sur des comptes de charges. Dans ce cas également, utilisez l’assistant Allocation analytique.

Dans cet exemple, la vente d’une pompe à eau manuelle est comptabilisée sur un compte de revenus nécessitant une allocation analytique.

Si l’allocation se révélait incorrecte, la ligne d’écriture resterait en rouge jusqu’à ce qu’elle soit modifiée.

Bouton d’allocation analytique situé sur une ligne d’un registre de caisse. La ligne est en rouge car l’allocation n’a pas été effectuée ou est invalide

Spécifique à OCA :

Une nouvelle case a été créée parmi les paramètres de la société afin que le système ne prenne pas en compte tous les comptes de revenus.

Si celle-ci est cochée, seuls les comptes de revenu commençant par 7 nécessiteront une allocation analytique et ce ne sera pas le cas des autres comptes de type {revenus} définis dans le système.

Cela signifie que dans les deux cas (case cochée ou non), les comptes commençant par 7 nécessiteront une allocation.

Pour modifier ce paramètre, allez sous : Administration/Sociétés, comme indiqué ci-dessous.

Si la case « Condition supplémentaire de l’allocation » est cochée, les comptes de revenus ne commençant pas par 7 ne nécessiteront pas d’allocation.

Dans cet exemple, aucune allocation n’est nécessaire pour les comptes de revenus de type 8 (donations).

Les destinations, centres de coûts et pool de financements peuvent être soit de type {Vue} ou {Normal}. Cet attribut détermine le comportement du compte. Les comptes de type {Normal} sont les comptes réels affectés aux écritures de dépenses, tandis que ceux du type {Vue} consolident les premiers.

La duplication d’une ligne de registre, d’une facture fournisseur et de tout autre document financier auquel a été affectée une allocation de coût entraîne également la copie de l’allocation analytique.