Manuel de l’Utilisateur Finance -> 2. Configurations Finance -> 2.8 Fournisseurs et Clients.
LUFI-20801 Création d’une fiche partenaire
LUFI-20802 Suppression d’une fiche partenaire
LUFI-20803 Désactivation d’une fiche partenaire
FOURNISSEURS ET CLIENTS
Un partenaire est un tiers avec lequel MSF est en relation pour réaliser une transaction commerciale. Dans UniField, les transactions avec des tiers doivent être enregistrées dans les comptes fournisseurs/clients qui comptabilisent des dettes ou des actifs.
Il existe dans UniField plusieurs types de partenaires :
- Internes : entités appartenant à la même mission. Il peut s’agir de fournisseurs, de clients ou des deux, par ex. une coordination (fournisseur) achetant pour un projet (client) d’une même mission.
- Inter-mission : entités appartenant à la même section mais à des missions différentes. Il peut s’agir de fournisseurs, de clients ou des deux, par ex. une coordination à Nairobi (Kenya) achetant pour une coordination à Bunia (RDC). L’une et l’autre appartiennent à l’OCG.
- Inter-section : entités appartenant à des sections différentes. Il peut s’agir de fournisseurs, de clients ou des deux, par ex. une coordination OCA basée au Tchad fournissant des tentes à la coordination OCG également basée au Tchad.
- Externe : entités non liées à MSF. Il peut s’agir de fournisseurs, de clients ou des deux, par ex. un propriétaire fournissant des locaux à MSF, ou une entreprise de matériel de bureau fournissant des stylos pour un projet, ou bien UNICEF faisant une donation de moustiquaires à OCA.
- ESC : Centres d’approvisionnement européens, tels que MSF Logistique et MSF Approvisionnement, qui sont utilisés par différentes sections pour acheter des marchandises à l’international.
Ce n’est pas possible d’activer un partner intermission quand un partner interne avec le même nom est déjà existant.
Le choix des utilisateurs chargés de créer les fournisseurs varie selon les sections (Achats, Finance ou les deux). Consultez les procédures financières de votre mission.
Les fournisseurs et les clients sont configurables depuis l’application {Partenaires} ou {Comptabilité}. Tout dépend du niveau d’accès de l’utilisateur. Le personnel des services Achats et Finance partagent la même base de données dans UniField. Ainsi, un fournisseur créé via l’application {Comptabilité} est aussi visible à partir de l’application {Partenaires} et inversement.
Fournisseur A.D.P.E.I visible à partir de l’application PARTENAIRES
Fournisseur A.D.P.E.I accessible à partir de l’application COMPTABILITÉ
Comment éviter de dupliquer un partenaire dans UniField ?
- Si vous créez un partenaire (ou client) qui existe déjà dans la base de données avec un même nom et une ville identique, vous recevrez un message d’erreur vous bloquant dans votre démarche. Cela permet d’éviter de dupliquer des partenaires dans une base de données au moment de la création.
- Si vous devez créer un partenaire pour une même entreprise mais avec une adresse différente et facturation séparée, spécifiez l’emplacement lorsque vous saisirez son nom (par exemple, Marché local Addis Abeba vs. Marché local Abdurafi).
- Veuillez noter que tous les partenaires créés au sein d’une même instance feront l’objet d’une synchronisation bidirectionnelle en mode « inactif » au sein de la mission. Si un partenaire est utilisé par plusieurs instances au sein d’une mission, il doit être créé une seule fois au sein d’une instance, puis défini comme actif dans les autres pour être identique dans l’ensemble des instances.
N’oubliez pas que le type de partenaire (et de commande) a un impact sur la création de documents financiers spécifiques. Par conséquent, lors de la création de la fiche d’un partenaire, il convient de sélectionner le type adéquat.
Les comptes fournisseurs reflètent ce qu’une entité doit aux fournisseurs pour des produits/services achetés, tandis que les comptes clients reflètent les sommes dues à une organisation pour un produit/service fourni.
Au sein d’UniField, chaque partenaire doit être associé à un compte financier configuré sous l’onglet {Comptabilité} de la fiche Fournisseur/Client, un pour le compte client et un autre pour le compte fournisseur. Par conséquent, les documents générés associés au fournisseur utiliseront l’un de ces codes de compte en fonction de la nature du montant : à payer (dette fournisseur, par exemple une facture fournisseur) ou à recevoir (par exemple avoir fournisseur).
Les OC doivent définir les procédures et déterminer s’il est nécessaire que le service Finance fournisse ces informations à l’équipe Achats ou s’il l’introduit lui-même.
Voici quelques exemples :
Un fournisseur externe de biens et services sera lié aux comptes 30020 {Dettes fournisseurs} et 12050 {Autres débiteurs}.
Vue formulaire d’un fournisseur {Externe} de biens et services et codes comptables associés
L’organisme de sécurité sociale est un partenaire externe. Il est associé au compte 30200 {Sécurité sociale} et 12040 {Sécurité Sociale à recevoir}.
Vue formulaire {Sécurité sociale} et codes comptables associés
Le centre des impôts (pour enregistrer des créances d’impôt) est aussi un partenaire externe qui doit être rattaché au compte 30310 {Impôts sur salaire à payer} et 12030 {Impôts à recevoir}.
Fiche partenaire de type centre des impôts et codes comptables associés
Un partenaire de type interne (par ex. coordination) doit être rattaché au compte 30020 {Dettes fournisseurs} et 12050 {Autres débiteurs}.
Coordination est un partenaire interne à la fois de type fournisseur et de type client
Des comptes créditeurs (fournisseurs) et débiteurs (clients) doivent être affectés aux partenaires de type inter-missions et inter-sections :
Les partenaires inter-sections sont associés aux comptes 12010 {Débiteurs d’autres sections} et 30010 {Dettes d’autres sections}
Coordination est un partenaire inter-sections de type fournisseur
Vous pouvez également décider d’associer un partenaire de type inter-sections au compte créditeur 12011 {Dépenses à refacturer à autres sections} et créer des notes de débit périodiquement.
Les partenaires de type inter-missions sont associés par défaut aux comptes 14010 {Avances et dépenses pour d’autres missions} et 30000 {Dettes aux autres missions}.
Coordination est un partenaire inter-missions de type fournisseur
Il y a quatre rôles pour un partenaire : Fournisseur, Client, Fabricant et Transporteur.
Lors de la création/de la modification d’un partenaire, il est obligatoire de cocher un des rôles, sinon un message d’avertissement apparaîtra en dessous :
Il est possible d’avoir deux partenaires externes avec le même nom mais des villes différentes dans la même instance, mais il n’est pas possible de modifier le partenaire externe pour avoir la même ville pour les deux partenaires externes avec le même nom, sinon un message d’avertissement apparaîtra comme ci-dessous :
