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Introduction

Le fonctionnement d’UniField se fonde sur les principes de base du système de comptabilité à double entrée, permettant à MSF de se rapprocher davantage des normes comptables internationales. Par exemple, lorsqu’une facture fournisseur est envoyée à MSF après que des marchandises ont été commandées puis reçues, la charge est enregistrée et sa contrepartie est inscrite comme dette de MSF envers le fournisseur externe, et ce, avant que des fonds soient réellement émis déboursés par MSF, que ce soit en liquide, par chèque ou par virement bancaire.

L’exemple suivant illustre ce qu’il se passe dans les journaux lorsque l’équipe Achats crée un bon de commande (PO) pour du papier « 61220 Fournitures, matériel de bureau et autres consommables ». UniField crée automatiquement une facture fournisseur lorsque l’équipe Achats confirme dans le module Entrepôt la réception des marchandises.

Lors de la validation de cette opération par le service Finance, UniField crée automatiquement deux entrées dans les journaux :

• Débit du compte de charges « 61220 Fournitures, matériel de bureau et autres consommables »
• Crédit au compte « 30020 Dettes fournisseurs » afin d’indiquer une dette envers le fournisseur

Écritures comptables après la validation d’une facture fournisseur portant une TVA à récupérer

Lorsque le service Finance effectue le paiement, il importe la facture fournisseur dans le registre. Dans les journaux, UniField inscrit automatiquement :

• Débit du compte « 30020 Dettes fournisseurs » afin d’annuler la dette due au fournisseur, puisque MSF ne lui doit plus rien. Cette entrée est automatiquement lettrée avec l’entrée d’origine 30020.
• Crédit au compte « 10100 Argent en caisse », 10200 « Argent en Banque » ou « 10210 Chèques en attente de paiement » selon le mode de paiement utilisé. Cette entrée fait automatiquement diminuer le solde du registre.

Écritures comptables après le paiement d’une facture fournisseur en liquide.

Dans le registre, une seule entrée est créée pour le paiement au fournisseur.

Le processus d’achat et règlement des achats sera exposé en détail dans ce chapitre, de même que le lien entre les registres et les journaux.

Parfois, vous pourrez effectuer des entrées directes dans les registres. Nous les appellerons Entrées directes.

Nous aborderons également la gestion des écritures d’un registre selon leur statut et, enfin, le traitement de paiements spécifiques tels que les transferts internes, les avances opérationnelles et les paiements entre missions et sections.

Au terme de la lecture de ce chapitre, vous serez capable de :

1. Comprendre le lien entre les services Achats et Finance et les documents générés lors du processus d’achat
2. Gérer les factures fournisseurs
3. Gérer les entrées directes et les factures directes dans les registres
4. Comptabiliser des entrées dans les journaux
5. Gérer des paiements spécifiques tels que les avances aux fournisseurs ainsi que les paiements aux employés et ceux entre missions et sections.