Manuel de l’Utilisateur Finance -> 4. Imports – Gestion des Ressources Humaines, Dépenses Siège et Budgets -> 4.1 Gestion des Ressources Humaines.

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES.

LUFI-40101 Gestion de la base de données du personnel national pour les missions qui utilisent Homère

LU Introduction

Les opérations comptables relatives à la gestion des RH terrain couvrent l’enregistrement des salaires du personnel national, les avances sur salaires, différentes cotisations aux organismes sociaux et les taxes. Les sections MSF utilisent pour la plupart le logiciel Homère pour gérer les R.H.

UniField s’intègre avec Homère :

Le fichier d’envoi d’Homère contenant toutes les informations de base sur les employés peut être importé dans UniField.
Le fichier de paie SAGA d’Homère peut être importé pour créer chaque mois des entrées de paie par employé du personnel national.

Avec l’introduction d’UniField, les salaires du personnel national et les avances sur salaires continuent d’être enregistrés dans Homère. Chaque mois le fichier Homère Saga de la paie du personnel national et celui contenant la liste des employés sont importés dans UniField pour créer des écritures de paie et mettre à jour la base de données du personnel national. L’import de ces fichiers est réalisé depuis le module {Paie} dans l’application {Comptabilité}

Avant de créer des entrées de paie, il faut que tous les employés repris au sein d’Homère le soient également dans UniField. Lorsque l’utilisateur importe le fichier des employés, le premier mouvement sera une vérification basée sur le numéro d’identification de l’employé :

Si ce numéro existe déjà dans UniField, pas d’action.
Si ce numéro n’existe pas encore dans UniField, une nouvelle fiche employé est créée dans la liste des salariés en combinant le prénom et le nom ainsi que le numéro d’identification correspondant ; la case active est automatiquement cochée sur cette fiche employé.
Si ce numéro existe dans UniField, mais pas dans les données à importer, la case active de la fiche de ce salarié est automatiquement décochée, ce qui fait basculer le statut de l’employé dans la catégorie inactive.
Si ce numéro existe dans UniField, que le salarié correspondant est inactif et qu’il est inclus dans les données à importer, le salarié bascule automatiquement dans la catégorie active.
Une fois que les données relatives aux salariés sont importées dans UniField à partir d’Homère, vous ne pouvez plus les supprimer ou les modifier (à l’exception des informations analytiques). Si vous remarquez une erreur, vous devez la modifier dans Homère, puis réimporter les informations dans UniField.

Si une valeur portant sur un salarié a été modifiée dans Homère depuis la dernière importation (nom, fonction…), cette information est actualisée dans UniField au moment de l’importation du fichier.

Si un employé est transféré vers un autre projet, le même numéro d’identification doit être utilisé, conformément aux procédures d’Homère. Cela signifie que le salarié doit être extrait d’une base de données d’Homère, puis importé dans la base de données du projet d’Homère vers lequel le salarié est transféré. À défaut, deux entrées seront créées au sein d’UniField pour le même employé.

Lorsque les employés nationaux sont importés, les postes correspondants s’affichent pour faciliter l’allocation analytique. La destination par défaut est NAT. Ensuite, définissez une allocation analytique par défaut (destination, centre de coûts et pool de financement) pour chaque salarié. Si un groupe de salariés s’est vu attribuer les mêmes informations analytiques, UniField offre une option permettant de procéder à la modification groupée de l’allocation analytique.

Vous pouvez donc attribuer une allocation (soit individuellement ou par groupe de salariés) en choisissant l’action {Employé(e) – Réallocation Analytique}. Cette action entraîne l’ouverture d’une nouvelle fenêtre appelée {Employé(e) – Réallocation Analytique}.

Liste d’employés nationaux actifs n’ayant pas encore été réaffectés

Assistant {Employé (e) – Réallocation Analytique}

À chaque importation de la liste de paie, UniField extrait l’allocation analytique du groupe de salariés et l’applique à l’entrée appropriée des lignes de paie. Cela vous évite de devoir allouer l’ensemble des lignes de paie à chaque importation du fichier de paie (chaque mois). L’allocation définie peut devenir obsolète lorsque, par exemple, la date d’éligibilité d’un pool de financement est dépassée. Dans ce cas, l’allocation et la ligne de paie du salarié s’affichent en rouge. Vous devrez donc configurer une nouvelle allocation analytique valide.

Quelle est l’utilisation des salariés du personnel national au sein des registres d’UniField ?

Différentes transactions financières portent sur les salariés du personnel national.

Les indemnités journalières
Les indemnités de sécurité
Les avances opérationnelles
Les avances sur salaires

Au sein d’UniField, un champ intitulé TIERS permet à l’utilisateur de sélectionner le type {Salarié}, puis de choisir le nom du personnel national. Cela permet d’améliorer le suivi et le lettrage des avances.

Affecter une entrée de registre à un Tiers de type Salarié (Employee) puis sélectionner le salarié en question

Si vous devez sélectionner un ancien salarié comme tiers, vous pouvez décocher le filtre {Actif} dans la fenêtre {Rechercher employé} afin d’afficher le personnel actif et inactif.

Comment importer les données de base (master data) du personnel national

Sélectionnez : Comptabilité/Paie/Employé (e) – Mettre à jour

Cliquez sur {Ajouter une pièce jointe}
Localisez le fichier d’envoi Homère (p. ex PER_MOISXXX_2014XXXX.zip).
Cliquez sur {Valider} pour valider l’import.

Validation du fichier d’import

Le système indique que l’import des employés locaux a fonctionné si aucun message d’erreur n’apparaît dans la liste d’erreurs.
Cliquez sur le bouton .

La liste du personnel local actif est importée

Quels sont les problèmes courants dans Homère qui peuvent provoquer l’échec de l’import du fichier d’un employé ?

Les employés ont le même ID. Celui-ci doit être unique au sein de la mission. Si plusieurs employés ont le même ID, UniField rejette l’import. Il peut donc être nécessaire de faire cette vérification dans Homère avant le premier import.
Lignes d’employé vides : parfois, un employé est créé, mais les informations introduites dans Homère sont quasi inexistantes. Si les employés en question ne sont pas valides, il convient de les supprimer d’Homère. S’ils sont valides, mettez à jour le champ {code_terrain} ou {ID_Personnel}, puis effectuez à nouveau l’export à partir d’Homère.

Fenêtre de confirmation d’import signalant des erreurs, ici information incomplète

Comment réaffecter l’allocation analytique du personnel national

Sélectionnez : Comptabilité/Paie/Allocation du personnel local

Cochez la case des employés sur lesquels vous souhaitez réaffecter une dimension analytique.
Dans le menu {Actions} à droite de l’écran, sélectionnez {Employé(e) – Réallocation Analytique}.

L’assistant {Employé(e) – Réallocation Analytique} s’affiche

3. Saisissez la destination {NAT}, un centre de coûts et un pool de financement.

Assistant {Réallocation analytique des employés}

4. Validez l’allocation.

La réallocation est terminée

Réallocation analytique terminée pour le personnel national

Importation de PAYE_UNIFIELD et PAYE_SAGA : demande d’avoir tous les messages d’erreur d’importation en une seule fois :

Lorsque nous importons le fichier de paie dans Unifield, l’import peut échouer à cause d’erreurs dans les lignes budgétaires du fichier d’import. Unifield signalait les messages d’erreur un par un, ce qui créait une confusion pour les utilisateurs.

Nous avons demandé que tous les messages d’erreur soient affichés en une seule fois lorsque l’import échoue :

Cela permettra de repérer plus facilement les erreurs à corriger dans HOMERE.

◀4.0 Aperçu du chapitre

LUFI-40102 Gestion de la base de données du personnel expatrié.▶