5.3 Clôture d’un Registre en fin de Mois.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 5. Outils de Recherche, Correction, Clôture comptable -> 5.3 Clôture d’un Registre en fin de Mois.

LUFI-50301 Clôture d’un registre en fin de mois
LUFI-50302 Fermeture de la période comptable
LUFI-50303 Gestion de régularisations
LUFI-50304 Réévaluation
LUFI-50305 Demande de fonds

LUFI-50306 Gestion des Immobilisations

Clôture d’un registre en fin de mois

LUFI-50301 Clôture d’un registre en fin de mois

LU Introduction

À la fin de chaque mois, tous les registres doivent être vérifiés, validés et clôturés avant la clôture de la période dans son ensemble et l’envoi des documents à la Coordo ou au Siège. Il faut confirmer que les informations sur les copies papier correspondent au données d’UniField et que le montant physique disponible en caisse corresponde aux informations d’UniField ; cette vérification est impérative pour tous les registres de caisse, de chèques et de banque. 

Avant de clôturer un registre, vous devez :

• Introduire toutes les recettes/dépenses restantes payées pendant cette période
• Introduire toutes les avances ouvertes et clôturer toutes les avances justifiées
• Confirmer que toutes les informations figurant dans UniField correspondent à celles des reçus et factures papier
• Confirmer que toutes les entrées de registres ont été comptabilisées définitivement
• Confirmer que le paiement des salaires et toutes les avances sur salaire ont bien été comptabilisés dans UniField
• Confirmer que votre solde de caisse physique corresponde au solde de clôture du registre 

La situation peut varier d’une OC à l’autre : référez-vous à vos procédures (il se peut, par exemple, que les avances ouvertes ne doivent pas être enregistrées).

Clôture d’un registre de caisse

Après que toutes les transactions ont été complétées et comptabilisées définitivement pour le mois concerné, un utilisateur autorisé doit confirmer le décompte de caisse fin de mois et clôturer le registre de caisse. Le registre de caisse peut être totalement clôturé uniquement si le solde figurant dans UniField correspond au décompte de caisse physique.

Si le solde du registre de caisse ne correspond pas au solde physique, le registre de caisse ne peut pas être clôturé.

Si l’utilisateur ne parvient pas à identifier la raison de l’écart de solde et à résoudre le problème, il doit :

• Soit créer une entrée correspondant au montant de cet écart (le compte à utiliser dépend de la procédure de chaque OC : il peut s’agir d’un compte destiné aux écarts de solde, du compte 67000 Différences de caisse, d’une avance non comptabilisée…).
• Soit actualiser le montant des avances ouvertes ou des charges non enregistrées

Le solde de caisse sera actualisé dans UniField afin de réduire l’écart à 0.00. Le registre peut alors être clôturé.

Une fois que le registre est totalement clôturé, il ne peut plus être réouvert, même au niveau de la Coordination. 

Vous pouvez imprimer le rapport d’inventaire de caisse à partir du registre de caisse. Ce rapport constitue le justificatif papier à signer, permettant de fermer la session et de confirmer que la réconciliation de caisse a été enregistrée correctement.

NB : Pour rappel, si votre section n’enregistre pas les avances opérationnelles au sein d’UniField, vous pouvez les indiquer dans l’inventaire de caisse avant de confirmer le solde de clôture de la caisse et de clôturer le registre de caisse.

Champ {Avances non-enregistrées} localisé dans l’onglet {Caisse} d’un registre de caisse pour inscrire les avances non enregistrées dans UniField

Comment effectuer un inventaire de caisse

À la fin de chaque mois, votre décompte de caisse peut être introduit dans UniField pour confirmer que le solde enregistré dans UniField correspond au montant physique de la caisse. La fréquence de cette opération dépend de la politique de chaque section.

Sélectionnez : Comptabilité/Registres/Registres de Caisse

1. Ouvrez le registre de caisse que vous souhaitez vérifier en mode « Édition ».

==> Le formulaire registre de caisse apparaît.

2. Ouvrez l’onglet {Caisse}

==> L’onglet {Caisse} apparaît.

3. Cliquez sur le crayon  pour modifier la {Quantité} correspondant aux {Valeurs} en caisse.

Utilisation du crayon pour modifier les lignes de valeur en caisse

4. Introduisez la quantité de chaque valeur dans {Quantité}.

5. Sauvegardez ( ) chaque ligne. Cliquez sur Sauvegarder en haut de la fiche de registre.

==> Les valeurs en caisse sont actualisées dans UniField. Le solde de caisse est mis à jour, de même que le champ Écart.

• En fonction de la politique de votre OC, introduisez les avances ouvertes dans Avances non enregistrées et toute dépense en attente dans Dépenses non enregistrées. Pour des informations détaillées sur la définition et l’utilisation des Avances et des Dépenses non enregistrées, voir LU30201 du chapitre 3 Paiements. Cliquez sur Sauvegarder en haut de la fiche de registre pour mettre à jour le solde théorique.

Comment clôturer un registre de caisse sans écart de caisse

1. Sélectionnez : Comptabilité/Registres/Registres de CaisseOuvrez le registre de caisse que vous souhaitez fermer.
2. Ouvrez l’onglet {Caisse} et saisissez dans celui-ci le montant physique en caisse.
3. Cliquez sur {Confirmer le décompte de caisse fin de mois}.

4. Confirmez l’action si vous souhaitez geler le solde de fin de mois.

Assistant {Confirmation décompte de caisse fin de mois}

Une fenêtre contextuelle « Avertissement de gel du solde de clôture ! » apparaîtra avec le message « Êtes-vous sûr de vouloir geler le solde final ? ok pour geler même si la période précédente est toujours ouverte ». Cochez la case et cliquez sur le bouton « Confirmer ».

5. En bas de l’écran, choisissez {Fermer le Registre}

==> Un assistant vous demande si vous êtes sûr de vouloir fermer la caisse

Assistant {Clôture Caisse}

6. Cocher la case du champ {Êtes-vous sûr ?} et {Confirmer}

==>L’état du registre a bascule du mode « Ouvert » à « Clôturé » lorsqu’il n’y a pas d’écart entre le solde de caisse d’UniField et le solde physique.

7. À ce stade, le registre ne peut pas être réouvert, même par la Coordination.  Seulement un utilisateur avec le profil d’administrateur pourra le réouvrir.

Comment clôturer un registre de caisse comportant un écart de caisse

Lorsqu’il y a un écart entre le solde de caisse d’UniField et le montant confirmé du solde de caisse physique, UniField ne peut pas procéder à la clôture du registre.

Dans cet exemple, le registre a un écart et ne peut pas être clôturé car il y a un écart de caisse (gain)

Lorsqu’un registre a un écart de caisse il ne peut pas être clôturé. Vous ne pouvez pas modifier le solde de caisse physique une fois que vous avez confirmé le décompte de caisse. Si vous ne parvenez pas à identifier la raison expliquant la différence de caisse, vous devez créer une entrée d’écart de caisse en créant une ligne de registre.

1. Cliquez sur l’onglet {Transactions en espèces} et enregistrez l’entrée correspondant au montant de l’écart de caisse sur le code comptable 67000 (voir procédures). Dans ce cas, puisqu’il s’agit d’un compte de charges, pensez à allouer des comptes analytiques à cette entrée.

Dans le champ {Description}, expliquez tout écart de caisse.

Différence de caisse (gain) enregistrée sur le compte {67000 Différence de caisse}

2. Sauvegardez l’entrée (disquette), comptabilisez-la définitivement et sauvegardez le registre.

==>Le {Solde théorique} correspond au {Solde de Caisse}. Le {Solde de Clôture} du mois correspondra au {Solde Théorique}. Le {Solde calculé théorique} correspondra au solde d’ouverture de la période suivante.

Solde de clôture détaillé dans une vue Formulaire du registre de caisse

3. En bas de l’écran, choisissez {Fermer le Registre}

==> Un assistant vous demande si vous êtes sûr de vouloir fermer la caisse.

Assistant {Clôture Caisse}

4. Cocher la case du champ {Êtes-vous sûr} et {Confirmer}

==> L’état du registre a basculé du statut « Ouvert » à « Clôturé » lorsqu’il n’y a pas d’écart entre le solde de caisse d’UniField et le solde de caisse physique.

5. Une fois le registre entièrement clôturé, seul un utilisateur doté d’un profil d’administrateur peut réouvrir le registre et le décompte de caisse physique associé.

Registre de caisse clôturé dans l’écran de recherche des registres de caisse

Comment débloquer un registre de caisse fermé/clôturé

Si le solde de fin de mois d’un registre de caisse a été fermé/clôturé à tort, il peut être débloqué à l’aide de l’option {Réouvrir le comptage de caisse fin de mois}. Cette option est uniquement disponible pour un utilisateur avec un profil d’administrateur au niveau du siège.

Comment produire un rapport d’inventaire de caisse

Inventaire de caisse

Fichier PDF par registre avec solde de clôture, solde d’ouverture et une case destinée aux signatures. Ce rapport vous livre la preuve papier permettant de fermer la session et de confirmer que la réconciliation bancaire a été effectuée correctement.

Allez dans Comptabilité/Registres/Registres de Caisse

1. Dans l’écran de recherche des registres de caisse, sélectionnez le filtre clôturé et cochez la case du registre pour lequel vous souhaitez exécuter un {Inventaire de caisse}.
2. Allez sur {Rapports} à droite de l’écran et sélectionnez {Inventaire de Caisse}.

Fonction {Inventaire de Caisse} dans le menu {Rapports}

==> Un rapport d’inventaire de caisse est produit au format PDF

Rapport d’inventaire de caisse

NB : Vous pouvez exécuter le rapport juste après avoir clôturé le registre afin d’éviter de devoir revenir à la fenêtre de recherche des registres de caisse. À partir de la vue formulaire du registre de caisse, cliquez simplement sur le lien du rapport.

Comment produire un rapport sur les avances ouvertes

Si votre section gère des avances de fonctionnement au sein du système, vous pouvez produire un rapport sur les avances ouvertes.

Avances ouvertes

Fichier Excel indiquant toutes les avances en cours enregistrées à ce jour et n’ayant pas été clôturées.

Allez dans Comptabilité/Registres/Registres de Caisse

1. Dans l’écran de recherche des registres de caisse, cochez la case du registre pour lequel vous souhaitez exécuter le {rapport des Avances en cours}.
2. Allez sur {Rapports} à droite de l’écran et sélectionnez {Avances en cours}.

Action {Avances en cours} dans le menu {Rapports}

==> Une fenêtre {Avances ouvertes} s’affiche

3. Sélectionnez OK

==> Un rapport des avances ouvertes est produit au format PDF

Rapport des avances en cours

Veuillez noter qu’au niveau de la Coordination, vous pouvez visualiser les avances en cours des projets. Toutefois, vous ne pouvez pas visualiser les avances en cours de la Coordination au niveau du projet.

La création du rapport Point de trésorerie et du Rapport complet est expliquée ci-après.

Clotûre d’un registre de chèque

Avant de clôturer un registre de chèque, toutes les entrées doivent être comptabilisées définitivement et il faut importer l’ensemble des chèques encaissés dans le registre de banque (concernant le processus relatif à l’importation des chèques, voir LUFI-30206 du chapitre 3 Paiements). Les chèques importés dans le registre de banque sont ensuite lettrés.

Généralement, les paiements par chèque sont traités par la banque au cours du même mois que celui de la comptabilisation. Toutefois, si la banque encaisse le chèque au cours du mois suivant, l’utilisateur NE doit PAS importer le chèque dans le registre de banque du mois en cours. À la fin du mois, les chèques non lettrés peuvent rester ouverts, même après la clôture du registre. Cela signifie qu’il est possible de les importer dans le registre de banque du mois suivant.  Dans le registre de chèque, le rapport Chèque-Inventaire affiche les chèques en mode « Ouvert » en devise d’enregistrement et fonctionnelle.

Comment clôturer un registre de chèque

Allez dans Comptabilité/Registres/Registres de Chèque

1. Sélectionnez le registre de chèque que vous souhaitez clôturer.
2. Cliquez sur Fermer Registre au bas de l’écran. L’assistant de confirmation de clôture s’affiche. Cliquez sur {Oui}.

 Confirmation du processus de clôture du registre de chèque

Le statut du registre bascule d’ « Ouvert » à « Clôturé ».

Le Solde calculé théorique correspond à la somme totale des montants des chèques ouverts.

 Le champ Statut est mis à jour à la clôture du registre

Comment produire un rapport de chèque-inventaire

Chèque-Inventaire

Le fichier Excel affiche tous les chèques en attente de paiement de la période actuelle : –  Chèques en statut « Ouvert » non importés –  Chèques en statut « Ouvert » importés en mode « Temp » –  Chèques en statut « Brouillon »

Allez dans Comptabilité/Registres/Registres de Chèque

1.  Dans l’écran de recherche des registres de chèques, sélectionnez le filtre Clôturé et cochez la case du registre pour lequel vous souhaitez exécuter un {Chèque-Inventaire}.
2. Allez sur {Rapports} à droite de l’écran et sélectionnez {Chèque-Inventaire}.

Fonction {Chèque-Inventaire} dans le menu {Rapports}

==> Une fenêtre {Chèque-Inventaire} s’affiche

• Sélectionnez {OK}

==> Le rapport Chèque-Inventaire est produit

Le rapport Chèque-Inventaire indique que le chèque 567899 n’a pas encore été lettré (version anglaise)

NB : Vous pouvez exécuter le rapport juste après avoir clôturé le registre afin d’éviter de devoir revenir à la fenêtre de recherche des registres de chèques. À partir de la vue formulaire du registre de chèque, cliquez simplement sur le lien du rapport.

Comment produire un rapport de chèques en attente

Rapport des Chèques en attente

Le fichier Excel affiche les chèques en attente de paiement sans limite de période : – Chèques en mode « Ouvert » non importés – Chèques en mode « Ouvert » importés en mode « Temp »

1. Dans l’écran de recherche des registres de chèques, sélectionnez le filtre Clôturé et cochez la case du registre pour lequel vous souhaitez exécuter le rapport {Chèque en Attente}.
2. Allez sur {Rapports} à droite de l’écran et sélectionnez {Chèques en attente}.

Action Rapport des Chèques en attente

==>Une fenêtre {Chèques en Attente} s’affiche

3. Sélectionner OK

==> Le rapport des Chèques en attente est produit

Rapport Chèques en attente indiquant les chèques en attente de paiement pour les périodes octobre et novembre (version anglaise)

Clôture d’un registre de banque

La réconciliation bancaire est le processus permettant de vérifier que les relevés bancaires concordent avec les registres de banque d’UniField en pointant les entrées une à une.

Dans UniField, l’utilisateur importe tous les chèques encaissés dans le registre de banque afin d’ajuster le solde du compte bancaire. Si des transferts bancaires sont effectués, il faut les introduire dans le registre de banque. Les frais bancaires doivent également être enregistrés directement dans les registres de banque.

Généralement, les paiements par chèque sont traités par la banque au cours du même mois que celui de la comptabilisation. Toutefois, si le fournisseur encaisse le chèque au cours du mois suivant, l’utilisateur NE doit PAS importer le chèque dans le registre de banque du mois en cours.

Lorsque vous avez importé uniquement les chèques encaissés dans le registre de banque (concernant le processus relatif à l’importation des chèques, voir LU30304 du chapitre 3 Paiements) et comptabilisé définitivement toutes les entrées, vous pouvez clôturer le registre de banque. Le solde du registre de banque dans UniField doit toujours refléter le solde du relevé bancaire et l’écart de solde doit être nul.

Vous pouvez dès lors produire un rapport de réconciliation bancaire contenant le solde du registre de banque de départ, le solde calculé et le solde du registre de banque. Ce rapport vous livre la preuve papier permettant de fermer la session et de confirmer que la réconciliation bancaire a été faite correctement. 

Comment clôturer un registre de banque

Allez dans Comptabilité/Registres/Registres de Banque

1. Ouvrez le registre de banque que vous souhaitez clôturer
2. Introduisez le solde du relevé bancaire dans le champ {Solde du relevé bancaire}.

Champ du Solde du relevé bancaire renseigné

3. Sauvegardez SAVE et le solde calculé théorique est mis à jour, de même que le champ {Écart}.

Mise à jour du Solde calculé théorique et de l’Écart

4. Cliquez sur {Confirmer Solde de Fin de Mois}. Un avertissement s’affiche. Sélectionnez {OK} pour geler le solde du registre de banque, qui ne peut donc plus être modifié. 

Message d’avertissement lors de la confirmation du solde

5. Cliquez sur FERMER LE REGISTRE au bas de l’écran. Une fenêtre d’assistant de confirmation s’ouvre.  Cliquez sur {Oui}.

Assistant de confirmation

6. La date de clôture est assignée automatiquement et le statut du registre bascule du mode « Ouvert » à « Clôturé »

Le statut bascule en mode « Clôturé »

Comment produire un rapport de réconciliation bancaire

Réconciliation bancaire

Rapport PDF indiquant le solde d’ouverture, le solde calculé théorique et le solde du registre de banque. Ce rapport vous livre le support permettant de fermer la session et de confirmer que la réconciliation bancaire a été faite correctement.

Allez dans Comptabilité/Registres/Registres de Banque

1. Dans l’écran de recherche des registres de banque, sélectionnez  et cochez la case du registre pour lequel vous souhaitez exécuter un rapport {Réconciliation bancaire}.
2. Allez sur {Rapports} à droite de l’écran et sélectionnez {Réconciliation bancaire}.

Action Réconciliation Bancaire

==> Un rapport de réconciliation bancaire est généré

 Rapport de réconciliation bancaire

NB : Dans certains cas, vous pouvez exécuter le rapport juste après avoir clôturé le registre afin d’éviter de devoir revenir à la fenêtre de recherche des registres de banque. À partir de la vue formulaire du registre de banque, cliquez simplement sur le lien du rapport.

Comment générer un rapport de Point de trésorerie

Point de Trésorerie

Fichier Excel de chaque registre de banque et de caisse ouverts des instances ou de la mission généré au niveau de la Coordination indiquant le solde calculé théorique et solde du registre (voir ci-dessous).

Allez dans Comptabilité/Registres/Registres de Banque

• Dans la fenêtre de recherche des registres de banque, sur la droite de l’écran, étendez le menu Rapports et sélectionnez l’option Point de trésorerie.

Sélection de l’option Point de trésorerie lorsque le menu des rapports est à l’écran

==> Une fenêtre {Point de trésorerie} s’affiche

• Sélectionnez {Exporter}

==> Un rapport {Point de Trésorerie} est produit:

Rapport {Point de trésorerie} indiquant un solde calculé théorique et un solde de registre par registre. Le solde calculé théorique correspond à la différence entre le solde d’ouverture et la somme des transactions. Le solde du registre correspond au solde des liquidités physiques en caisse ou à la banque.

Comment générer un rapport complet

Allez dans Comptabilité/Registres/Registres de Banque

• Dans la fenêtre de recherche des Registres de Banque, sur la droite de l’écran, étendez le menu Rapports et sélectionnez l’option {Rapport complet}.

Sélection de l’option {Rapport complet} lorsque le menu des rapports est à l’écran

==> Une fenêtre {Rapport complet} s’affiche

• Sélectionnez {Télécharger le rapport}

==> Un rapport {Rapport complet} est produit

Rapport complet du registre de banque

Rapport Complet du registre de banque: Fichier Excel indiquant toutes les entrées d’un registre, y compris la ventilation des lignes de facture des factures importées, des factures directes et des avances justifiées.   Les corrections ultérieures appliquées à ces éléments sont également reflétées dans ce rapport (écritures supprimées, écritures d’annulation automatique d’acomptes…).

Comment produire un rapport sur les factures en Attente

Avant la clôture des registres, assurez-vous que tous les paiements dus aux fournisseurs ont été effectués. Le rapport des factures ouvertes vous aide à identifier les factures qui n’ont pas encore été réglées.

Rapport des Factures en attente

Fichier Excel reprenant toutes les factures ouvertes et les factures en état de brouillon et indiquant si elles ont été importées dans un registre. Ce rapport permet de suivre les retards de paiement envers les fournisseurs. Par exemple, une facture dont la date de comptabilisation se situe dans le passé aurait pu être validée et marquée en statut « Ouvert », mais jamais « Payée ». L’état « Ouvert » peut signifier que la facture n’a pas été importée dans un registre ou qu’elle l’a bien été, mais qu’elle n’a pas encore été comptabilisée définitivement.

Allez dans Comptabilité/Fournisseurs/Factures Fournisseur

• Dans la fenêtre de recherche des Factures Fournisseur, sur la droite de l’écran, déroulez le menu Rapports et sélectionnez l’option Factures en Attente.

•  Sélection de l’option {Factures en Attente} lorsque le menu des rapports est étendu

==> Un rapport {Factures en attente} est produit

Rapport des factures ouvertes par type de factures

Le champ Document d’origine indique la livraison entrante et le numéro de référence du BC si la facture a été créée à partir d’un flux logistique. Le cas échéant, les Avoirs client et fournisseur apparaissent également.

Le champ État de la facture permet de savoir si celle-ci a été importée dans les registres. Pour rappel, une facture importée peut rester en mode « Ouvert » si la ligne de registre correspondante n’a pas encore été comptabilisée définitivement, alors que techniquement, elle a été payée.

Comment produire un rapport de factures payées

Le rapport de factures payées aide à retracer les paiements de chaque facture fournisseur  

Allez dans Comptabilité/Fournisseurs/Factures Fournisseurs

• Depuis la vue “Recherche Factures Fournisseur”, sélectionnez « Factures Payées » dans le menu déroulant « Rapports ».

Rapport “Factures Payées” dans le menu déroulant “Rapport”

• Introduisez une période et cliquez sur {Créer un rapport}

==> Un rapport {Factures Payées} est généré affichant les factures fournisseurs payées ainsi que toutes les autres factures dont les comptes « Dettes à payer » sont réconciliés, ex. avoirs fournisseurs, bons intermission…

Période sélectionnée pour la production du rapport

Demande de fonds en PDF

• Quand la demande de fonds est validée, vous pouvez la passer en statut “Terminé” en fonction des procédures de votre OC. Elle reste éditable tant qu’elle est ouverte.