Manuel de l’Utilisateur Finance -> 5. Outils de Recherche, Correction, Clôture comptable ->5.4 Clôture Annuelle.
Clôture annuelle
LUFI-50401 Clôture de l’exercice comptable
LU Introduction
La clôture de l’exercice comptable dans UniField est une action hiérarchique et suit le même principe en cascade des clôtures de période. L’exercice comptable est clôturé en coordination et au siège. Les coordinations doivent donc d’abord clôturer leur exercice pour que le siège puisse clôturer ensuite.
La clôture de l’exercice en coordination entraîne automatiquement la clôture de l’exercice en projet par la synchronisation. Il en va de même pour la réouverture d’une période en coordination : la réouverture en coordination entraîne automatiquement la réouverture d’un exercice pour tous les projets dépendants de cette coordination.
Une fois que l’exercice est clôturé au niveau de la coordination (le statut de l’exercice devient « Mission clôturée »), le statut de l’exercice en projet est actualisé par synchronisation et bascule aussi en mode « Mission clôturée ».
Il est possible de rouvrir un exercice comptable en coordination avec des droits d’administrateur et seulement si le siège ne l’a pas clôturé. La clôture annuelle est gelée sans possibilité de la rouvrir quand elle est effectuée au siège. La clôture annuelle siège est donc la dernière étape après la clôture des missions.
Trois fonctions dont deux facultatives sont disponibles quand le bouton “Clôturer l’exercice comptable est activé:
Action 1 “Basculer les comptes de Bilan régulier à 0” (Move regular B/S account to 0)
- Cette fonction est facultative (consulter vos procédures)
- L’objectif est de basculer à 0 les balances de tous les comptes de bilan régulier qui ne sont pas réconciliables en mission (HQ, intermission et intersection)
- Ces comptes devront d’abord être activés dans le plan comptable au siège
- Les comptes de contrepartie à basculer à 0 devront être configurés dans les paramètres des sociétés en coordination pour enregistrer tout mouvement au crédit et au débit
- Les entrées seront comptabilisées dans la période 16 et visibles dans les journaux G/L mais aucune ligne analytique ne sera créée (pas d’impact sur le budget)
- Les entrées enregistrées sur ces comptes pendant l’année fiscal sont automatiquement réconciliées avec l’entrée de fin d’exercice. Pour que cette réconciliation puisse se faire, les comptes doivent être configurés comme non lettrables dans la base de données des comptes.
Action 2 “Enregistrer le résultat de l’exercice (Book the P&L results)
- Cette function est facultative (consulter vos procédures)
- Les comptes utilisés doivent être configurés dans les paramètres des sociétés en coordination
- Le résultat de l’exercice sera enregistré en période 16 et visible dans les journaux G/L mais aucune ligne analytique ne sera créée (pas d’impact sur le budget)
Action 3 “Reporter les balances de tous les comptes de bilan à l’exercice comptable suivant”
- Cette fonction est obligatoire
- Les balances d’ouverture seront enregistrées en période 0 de l’année fiscale suivante
- Ces entrées sont invisibles dans les journaux, elles ne sont ni éditables ni effaçables
- Elles ne sont pas visibles non plus dans les rapports (Bilan…)
Comment Clôturer un Exercice Fiscal en Coordination
Allez dans Comptabilité/Traitement/Fin de Période/Clôture Annuelle/Clôturer l’exercice comptable
- Choisissez un exercice comptable
- Cochez les cases des options proposées si nécessaire
- Appuyez sur {Clôturer l’exercice – Close FY}
Fenêtre de clôture de l’exercice fiscal
- Allez dans Comptabilité/Configuration/Comptabilité Financière/Période/Exercices Comptables pour vérifier le changement de statut d’{Ouvert} à {Mission-Clôturé}
Conditions pour clôturer un exercice comptable en coordination
- Les exercices comptables précédents doivent être {Mission-Clôturé}
- Les périodes de 1 à 15 en coordination doivent être {Mission-Clôturé}
Impacts et comportement d’un exercice comptable {Mission-Clôturé}
- Les entrées sont enregistrées {Non comptabilisées} dans le journal de {fin d’exercice} en période 16 de l’année à clôturer
- Les entrées sont enregistrées {Non comptabilisées} dans le journal de {Balance d’ouverture} en période 0 de l’année fiscale suivante
- Seules les lignes comptables sont créées, pas de lignes analytiques
- Période 16 et 0 deviennent {Mission-Clôturé}
- L’exercice comptable bascule en {Mission-Clôturé}
Conditions for mission-closing the Fiscal Year:
Two conditions prevail for mission-closing the Fiscal Year at coordination level:
Previous fiscal year must be {Mission-closed}
All coordination periods 1 to 15 of the Fiscal Year to close must be {Mission-closed}
All active projects received state “Mission-closed” by sync , if the project not received the state you will receive warning message ( Periods are not at least mission-closed on the following projects: XE1_ZZZ )
If these conditions are not met, Fiscal Year cannot be mission-closed
Impact and behaviour of mission-closing the Fiscal Year
Entries are booked as {Unposted} in the {End Of Year} journal in period 16 of the fiscal year to close (Action 1 and 2)
Entries are booked as {Unposted} in the {Initial Balance} journal in period 0 of the next fiscal year (Action 3)
Only Journal Items are created, no Analytical Journal Items
Period 16 and 0 become {Mission-closed}
Fiscal Year becomes {Mission-closed}
Note that it is not possible to edit the fiscal year entries, journals or the periods.
Conditions pour la clôture de la Mission de l’Exercice Fiscal :
Deux conditions prévalent pour la clôture de la Mission de l’Exercice Fiscal au niveau de la coordination :
- L’exercice fiscal précédent doit être {Clôturé-Mission}.
- Tous les périodes de coordination de 1 à 15 de l’exercice fiscal à clôturer doivent être {Clôturé-Mission}.
- Tous les projets actifs doivent avoir reçu l’état “Clôturé-Mission” par synchronisation. Si le projet n’a pas reçu cet état, vous recevrez un message d’avertissement (Les périodes ne sont pas au moins clôturées pour les projets suivants : XE1_ZZZ).
Si ces conditions ne sont pas remplies, l’exercice fiscal ne peut pas être clôturé.
Impact et comportement de la clôture de l’Exercice Fiscal :
- Les écritures sont enregistrées comme {Non-Soumis} dans le journal {Fin d’Année} pour la période 16 de l’exercice fiscal à clôturer (Action 1 et 2).
- Les écritures sont enregistrées comme {Non-Soumis} dans le journal {Solde Initial} pour la période 0 de l’exercice fiscal suivant (Action 3).
- Seules des Écritures de Journal sont créées, aucun Écriture de Journal Analytique.
- Les périodes 16 et 0 deviennent {Clôturé-Mission}.
- L’exercice fiscal devient {Clôturé-Mission}.
Notez qu’il n’est pas possible de modifier les écritures fiscales, les journaux ou les périodes.
Comment Clôturer un Exercice Fiscal au Siège
Allez dans Comptabilité/Traitement/Fin de Période/Clôture Annuelle/Clôturer l’exercice comptable
- Choisissez un exercice comptable
- Cochez les cases des options proposées si nécessaire
- Appuyez sur {Clôturer l’exercice – Close FY}
Fenêtre de clôture de l’exercice fiscal
Conditions pour clôturer un exercice comptable au siège
- Les exercices comptables précédents doivent être {Siège-Clôturé}
- Les périodes de 1 à 15 au siège doivent être {Siège-Clôturé}
- Toutes les missions ont “Mission-Clôturé” leur exercice
Impacts et comportement d’un exercice comptable {Siège-Clôturé}
- Les entrées enregistrées en période 16 et 0 deviennent {Comptabilisé}
- Période 16 et 0 basculent en {Siège-Clôturé}
- L’exercice comptable devient {Siège-Clôturé}
- L’actualisation des statuts se synchronie en mission
Comment Afficher le Statut des Exercices Comptables des Instances
Il est possible de voir le statut des exercices comptables des instances “enfant” depuis l’instance « parent », utile au siège pour vérifier l’avancée des clôtures en mission.
Allez dans Comptabilité/Configuration/Comptabilité Financière/Périodes/Exercices Comptables
Cliquer sur dans le menu Actions à droite de l’écran
La fenêtre {Recherche Statut des exercices comptables} s’ouvre affichant les statuts des instances « enfant »
Comment Lancer une Réévaluation de fin d’année
Allez dans Comptabilité/Traitements Périodiques/Réévaluation
- La réévaluation se fait en deux phases. En premier, ouvrez l’assistant de réévaluation et sélectionnez l’option « Liquidité – Clôture annuelle » dans « Méthode de réévaluation »
Sélection de la méthode de réévaluation
- Sélectionnez une table de devise
Sélection d’une table de devise (Currency table)
- Sélectionnez la période pour laquelle la réévaluation sera activée
- Puis Validez pour créer et enregistrer les entrées de réévaluation, les écritures de contrepassation des entrées de réévaluation sont aussi créées et enregistrées
- Ouvrez à nouveau assistant de réévaluation et sélectionnez {Other B/S (Year-end)} du menu déroulant dans le champ « Méthode de réévaluation »
- Sélectionnez ensuite la même table de devise utilisée à l’étape 2
- La période des entrées sera aussi identique, vous ne pourrez pas la changer puis validez
- Les entrées de réévaluation sont créées et enregistrées, ainsi que leurs écritures de contrepassation
