Manuel de l’Utilisateur Finance -> 5. Outils de Recherche, Correction, Clôture comptable.
5.3 Clôture d’un Registre en fin de Mois
Introduction
Dans ce chapitre vous trouverez des explications sur les fonctionnalités d’UniField pour récupérer facilement des informations ponctuellement ou périodiquement. . Ces fonctionnalités sont disponibles pour faciliter l’accès à des écritures spécifiques pour les valider ou les corriger au moment de clôturer la période mensuelle ou un exercice fiscal.
Les registres et les journaux disposent de fonctionnalités de recherche spécifiques dont les résultats sont exportables en fichier xls pour faciliter votre travail en dehors du système.
Le Sélecteur du Grand livre et le Sélecteur Analytique vous permettent d’optimiser vos recherches en combinant plusieurs types de filtres. Si, par exemple, vous souhaitez vérifier une charge enregistrée sur un code comptable portant sur plusieurs périodes et centres de coûts, vous utiliserez le Sélecteur Analytique. Il vous sera possible de créer un modèle de requête qui peut être utilisé de façon récurrente, ce qui vous évitera de devoir réintroduire les mêmes critères à chaque fois que vous devez exécuter cette requête.
Parfois les données comptables enregistrées au sein d’UniField devront être modifiées en raison d’une incohérence qui n’avait pas été détectée avant la validation (codes comptables erronés), ou tout simplement en raison d’un événement imprévisible qui requiert une correction (produits endommagés renvoyés à un fournisseur et demande de remboursement). Étant donné que généralement, les données comptables sont révisées avant la clôture d’une période, ce module porte alors sur la correction des écritures comptables.
Ce module aborde l’ensemble des statuts des entrées et des corrections qui y sont associées ainsi que la fonction à utiliser selon le champ à modifier.
Les registres sont clôturés chaque mois. En effet, la clôture d’un registre est une étape obligatoire précédant la clôture d’une période. Ce module aborde la clôture d’un registre et clôture d’une période en fin de mois. Tout d’abord, vous devez vérifier le solde de tous les registres de caisse et de banque et signaler les éventuels écarts entre votre solde physique et les liquidités enregistrées dans UniField. Lorsque tous les registres ont été clôturés, vous pouvez passer à la clôture de fin de mois de la période, qui comprend le lettrage des entrées à réconcilier. Clôturez la période d’abord au niveau du projet, puis de la coordination et enfin du siège.
Vous pourrez alors produire des rapports financiers au sein d’UniField, qu’il s’agisse de rapports obligatoires ou de rapports utilisés à des fins internes (balance des comptes, compte de résultat, bilan, dépenses locales, etc.). Une dernière série de rapports porte sur les données financières de terrain qui doivent être exportées vers l’application financière du siège à des fins d’intégration.
Enfin, le dernier chapitre aborde la gestion des régularisations. Ces opérations sont assurées au niveau de la coordination et se rapportent à des dépenses reconnues au moment où elles surviennent, avant que leur montant exact soit connu avec certitude (par exemple si les documents de justification n’ont pas encore été reçus). Elles sont enregistrées comme passif sur la base de la meilleure estimation de la charge prévue. Pour MSF, les comptes de régularisation concernent principalement des achats reçus mais pas encore facturés par le fournisseur, des charges sociales et des charges fiscales.
Au terme de la lecture de ce chapitre, vous serez capable de :
- Optimiser la recherche de données financières en utilisant une série d’outils de recherche.
- Appliquer des corrections selon les valeurs à corriger : type, statut et champs des entrées comptables.
- Clôturer les registres mensuels avant la clôture de la période.
- Clôturer une période mensuelle au niveau du projet, de la coordination et du siège.
- Clôturer un exercice comptable
