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Introduction: Gestion des Bailleurs
Les rapports présentés aux bailleurs font l’objet d’un module sur mesure dans UniField, qui permet aux utilisateurs de gérer des exigences simples et complexes en matière de reporting et de générer des rapports, une fois la période de financement passée.
Quand MSF entame des négociations pour une subvention avec un bailleur, une proposition provisoire assortie d’un budget est soumise. Les données qui en découlent ne sont pas transposées dans UniField tant que cette proposition n’est pas acceptée (ou en bonne voie de l’être). Une fois la proposition acceptée, les utilisateurs commencent à encoder les données qui s’y rapportent – des comptes analytiques spécifiques à l’objet de contrats de financement, en passant par des modèles de rapport aux bailleurs.
Une fois les comptes analytiques déterminés et reliés à un contrat de financement particulier, le système identifie le mode de répartition des coûts au moment de l’allocation (collective ou individuelle). (Voir le chapitre Configuration, rubrique Comptes analytiques, « Exécution de l’allocation analytique »)
Le premier chapitre – Configuration – explique en détails le but et les paramètres des centres de coûts, destinations et Options 1 et 2. Le présent chapitre porte en particulier sur les principes et la configuration de pools de financement.
Les {pools de financement} sont des types particuliers de comptes analytiques qui permettent au système d’établir des liens directs entre des dépenses et rapports issus du module Gestion de subventions ; on peut accéder à ces pools de financement à partir du module {Configuration}.
Les exigences spécifiques en matière de reporting sont avant tout gérées par le biais du sous-module {Bailleurs} qui permet de créer des modèles pouvant servir à différentes subventions.
Les {pools de financement} et {bailleurs} sont reliés par un objet central en termes de gestion de subvention : le {contrat de financement}. C’est sur cette base que tous les rapports aux bailleurs seront établis dans UniField.
Plus précisément, le pool de financement est un type particulier de compte analytique par lequel les utilisateurs attribuent des dépenses à une ou plusieurs sources spécifiques de financement. Il est défini par des centres de coûts, ainsi que des comptes de charges et destinations qui vont de pair. Au moment d’allouer une dépense, l’utilisateur peut sélectionner un pool de financement en respectant les deux conditions suivantes : le compte de charges, la destination et les centres de coûts sélectionnés sont rattachés à ce pool de financement et la date du document relatif à la dépense en question est incluse dans la période d’éligibilité de ce pool de financement.
Dans le sous-module des contrats de financement, les pools de financement sont liés à un ou plusieurs contrats de financement. Par ce lien, plusieurs bailleurs peuvent cofinancer des dépenses. L’on dénombre trois types de pool de financement : « Fonds privés » (PF) pour toute dépense payée par MSF uniquement, « Cofinancement » (COFI) pour des groupes de dépenses dans plusieurs rapports aux bailleurs et, enfin, « Subvention » pour des dépenses réservées.
Le sous-module Bailleurs permet à l’utilisateur de régler les paramètres d’établissement de rapports conformément aux exigences du bailleur. Sur la fiche du bailleur, l’utilisateur définit quels comptes de charges de MSF et destinations doivent être sélectionnés et groupés, de façon à créer des lignes de rapport qui correspondent au modèle imposé par le bailleur.
Cette opération permet d’intégrer au système le type de dépense financée (politique du bailleur). Les utilisateurs ont le choix entre trois formats de rapport : projet total uniquement, réservé uniquement ou réservé et projet total.
Les frais généraux supportés par un bailleur peuvent être également calculés à partir des informations paramétrées dans le module bailleur.
La fiche d’un bailleur peut aussi servir à plusieurs contrats de financement, dans le cas où un bailleur institutionnel finance différents projets dans le cadre de missions distinctes.
Un contrat de financement est créé pour chaque subvention ou contribution globale convenue avec un bailleur institutionnel. En établissant un contrat de financement, l’utilisateur identifie les centres de coûts (projets ou activités) et pools de financement (groupes de dépenses) inclus dans le cadre du financement, ainsi que les périodes de financement en fonction des dates d’éligibilité.
En reliant les contrats de financement à un bailleur, le système récupère automatiquement les lignes de rapport enregistrées dans le modèle de rapport au bailleur et les importe dans le contrat de financement, où l’utilisateur pourra les adapter en fonction de l’enveloppe budgétaire convenue.
Les contrats de financement sont liés à au moins un pool de financement, afin de faciliter la production de rapports au bailleur par l’identification des couts réels associés à ces pools de financement.
Bailleur, contrat de financement et pool de financement
Après avoir lu le présent chapitre, vous pourrez :
- Créer une fiche bailleur
- Comprendre le concept des pools de financement
- Créer un pool de financement
- Comprendre la création d’un contrat de financement
- Établir un contrat de financement
- Élaborer des rapports demandés par des bailleurs institutionnels
