Manuel de l’Utilisateur Finance -> 6. Gestion des Bailleurs -> 6.2 Principes Relatifs au Bailleur.
PRINCIPES RELATIFS AU BAILLEUR
LUFI-6.2 Principes relatifs au bailleur
LU Introduction
Au sein du module {Bailleurs}, l’utilisateur lie les exigences du bailleur en matière de reporting au plan comptable de MSF et comptes analytiques de type destinations. Il définit quels comptes de charges et quelles destinations doivent être sélectionnés et groupés pour créer des lignes de rapport conformes aux dépenses consenties par le bailleur et à ses exigences en matière de reporting.
La fiche du bailleur reprend les champs suivants :
- Nom et code du bailleur
- Type de rapport
- Mode de calcul des frais généraux
- Pourcentage des frais généraux
- Lignes budgétaires
- La codification type du code et du nom du bailleur dépend des directives de votre section. Reportez-vous donc à celles-ci.
- Le type de rapport correspond à celui qui est demandé par le bailleur. UniField propose 3 types de rapport :
Menu déroulant pour choisir le type de rapport envoyé au bailleur
Le rapport {Total Projet uniquement} fait état des coûts du projet dans son intégralité, à l’exception des dépenses allouées au pool de financement de type « Fonds privés », qui ne sont éligibles pour aucun bailleur. Dans ce cas :
- Le bailleur ne finance aucune ligne budgétaire en particulier. Il ne s’intéresse qu’aux coûts totaux d’un projet. Le montant convenu avec le bailleur finance une partie des coûts totaux du projet.
- La subvention s’élève à un montant défini qui peut être un pourcentage des coûts totaux du projet ou un montant fixe.
- Les dépenses comprises dans ce type de rapport doivent être attribuées à des pools de financement « génériques » de type « COFI », qui peuvent être cofinancées par plusieurs bailleurs. Ce type de financement laisse à MSF plus de souplesse en termes d’affectation de fonds (aucune restriction quant au type de coûts financés : expatriés vs médicaments, par exemple).
- Le rapport s’applique uniquement aux coûts totaux d’un projet et contient une seule colonne « Coûts totaux du projet » qui reprend le budget et les montants réels.
Le rapport {Seulement Réservé} fait état des dépenses affectées à une subvention spécifique uniquement.
- Les dépenses doivent être allouées à un pool de financement en particulier. Ce pool de financement est exclusivement destiné au compte-rendu de cette subvention réservée, même s’il peut également servir à rapporter les « Coûts totaux du projet », dans le cadre d’une contribution globale.
- Les coûts financés directement par le bailleur peuvent être aisément contrôlés jusqu’au niveau des documents comptables.
- Ce rapport ne comprend pas les coûts totaux d’un projet. Il contient seulement une colonne « Coûts réservés » qui reprend le budget et les montants réellement financés.
Le rapport {Réservé et total projet} est envoyé à des bailleurs qui demandent un rapport sur l’utilisation spécifique de leur subvention et les coûts totaux du projet.
- Le bailleur finance une ligne de rapport spécifique, mais souhaite également consulter le rapport des coûts totaux du projet, afin d’en évaluer l’efficacité et, éventuellement, d’éviter tout financement double.
- Ce type de rapport comprend deux colonnes : une pour les coûts réservés et une autre pour les coûts totaux du projet, les deux reprenant le budget et les coûts réels.
- Le mode de calcul des frais généraux permet d’enregistrer la contribution d’un bailleur en vue du financement de ces frais. Sur la fiche du bailleur, vous devez préciser le mode de calcul qu’utilise le bailleur pour déterminer les frais généraux.
Mode de calcul des frais généraux
Pourcentage des coûts directs
- Pour ECHO, un coût direct (éligible) est une dépense nécessaire à la réalisation des opérations et conforme aux principes d’une bonne gestion financière, notamment en ce qui concerne le rapport coût/avantages. Ce type de coût couvre par exemple des frais de voyage et de séjour, des équipements, tout achat de biens ou services, ou encore le coût de la vie sur place. Contrairement aux coûts directs, les coûts indirects ou frais généraux concernent des dépenses administratives générales et ne doivent pas être justifiés.
- Si vous sélectionnez l’option {Pourcentage des coûts directs}, cela signifie que le bailleur finance un pourcentage des coûts directs, en ce qui concerne des FRAIS GÉNÉRAUX.
- Dans ce cas, vous configurez une ligne de rapport appelée FRAIS GÉNÉRAUX et dédiée à ceux-ci. Seul un pourcentage de ces frais sera alors lié au bailleur. Vous ne devez pas lier la ligne de rapport à des codes de charges pour faire le compte-rendu des dépenses réelles relatives à cette ligne.
- Dans ce cas, si le bailleur consent à financer des frais généraux à hauteur de 7 % des coûts directs et que la subvention totale est de 30 000 EUR et les coûts directs s’élèvent à 5 000 EUR, il aura fourni 350 EUR pour ces frais généraux.
Pourcentage de la subvention
- Autre option qui s’offre à un bailleur : financer des FRAIS GÉNÉRAUX en leur allouant un pourcentage de la subvention totale. Dans UniField, sélectionnez le mode de calcul applicable aux frais généraux {Pourcentage de la subvention}.
- Dans ce cas, le bailleur consent à financer les frais généraux à hauteur de 7 % de la subvention totale. Sachant que celle-ci s’élève à 30 000 EUR, le bailleur finance alors 2 100 EUR.
- Les lignes budgétaires constituent le format de reporting standard du bailleur, avec le type de dépenses financées, identifiées grâce à leur lien avec des comptes de charges.
Les lignes de rapport peuvent être de types différents :
- Vue : le total de toutes les lignes de rapport associées de type « Réel ».
- Réel : le total des écritures définitives dans le compte lié à cette ligne de rapport.
- Consommation : un chiffre brut basé sur les rapports de consommation (p. ex. sur les stocks) sur une période définie (p. ex. consommables médicaux pour ECHO). Les dépenses connexes doivent être justifiées dans un inventaire ou rapport de consommation dressé en dehors d’UniField.
- Frais généraux : frais administratifs calculés soit sur le coût total du projet ou seulement sur des coûts directs.
Par exemple, si le bailleur accepte de financer le transport de personnes, y compris tout déplacement intérieur et à l’étranger, l’utilisateur doit créer 3 lignes de rapport :
– Une ligne {Vue} TRANSPORT DE PERSONNES, en bleu
– Deux lignes {Réel} : 5.2.1. et 5.2.2 :une ligne avec le compte 64110 reprenant toutes les dépenses afférentes au « transport national de personnes » et une ligne avec le compte 64100 reprenant toutes les dépenses afférentes au « transport international de personnes ». Les lignes « Transport de personnes » se fondent sur les exigences du bailleur et sont liées au plan comptable de MSF et notamment aux codes de charges relatifs aux déplacements intérieurs et à l’étranger.
On peut modifier ces lignes de rapport pour tenir compte de tout changement relatif au rapport, soumis par le bailleur.
La fiche d’un bailleur est créée manuellement au siège puis synchronisée vers la coordination uniquement.
Comment créer une fiche bailleur
Aller sous : Comptabilité > Gestion des subventions > Bailleurs
- Cliquer sur le bouton {Créer} pour ouvrir une nouvelle fiche.
- Remplir les champs {Code du bailleur} et {Nom du bailleur}, puis choisir le type de rapport en fonction des exigences du bailleur en matière de reporting. Les options sont {Total projet uniquement}, {Réservé uniquement} ou {Réservé et total projet}.
- Sélectionner une devise pour le rapport.
- Si le bailleur contribue aux frais généraux, sélectionner leur mode de calcul – {Pourcentage des coûts directs} ou {Pourcentage subvention} – puis entrer une valeur dans le champ du pourcentage des frais généraux. Exemple : 7 % des coûts directs.
Création d’une fiche bailleur – ECHO
- Dans le champ {Lignes budgétaires}, cliquer sur {Créer}.
-
-
- Un assistant {Lignes budgétaires} apparaît.
-
-
- Vous devez d’abord créer les lignes {Vue} : saisir le code de la ligne de rapport, le nom, le type {Vue}, puis cliquer sur le bouton {Sauvegarder et Créer}.
Dans l’exemple suivant, on crée des lignes de type « Vue » en bleu :
1. Group 60 Purchase of Medical Items
1.1 Purchase of medical items
Ligne budgétaire d’une fiche bailleur {Vue} créée en bleu
- Une fois les {Lignes budgétaires Vue} créées, vous pouvez y associer les lignes {Réel}. Dans l’exemple qui suit, on crée des lignes de rapport de type Réel.
- Dans le champ {Ligne parent}, cliquer sur la loupe pour associer la ligne en cours de création à une ligne parent de type {Vue}. Sélectionner la ligne Purchase of Medical items.
- Entrer le code « 1.1.1 » puis nommer la ligne de type Réel « Consommation ».
- Si on tick « Sélectionner des Comptes uniquement » on aura alors la vue avec les comptes possibles du grand livre à rajouter. Les comptes sont associés à des destinations et en cas de rajout des destinations après la création du donateur, le lien sera automatiquement rajouté au donateur.
Le système affiche les comptes comptables disponibles en gris foncé et les indisponibles en gris clair (sans case pour cocher).
- Si on ne tick pas la case « Sélectionner des Comptes Uniquement » alors on aura la vue avec {Compte/destination} pour associer la ligne de rapport à une paire {Compte de charges/destination}. Pour l’exemple suivant, on sélectionne le code comptable « 60000 » qui a pour destinations EXP NAT OPS and SUP :
Cliquer sur le bouton {Sauvegarder et Créer} pour continuer à créer des lignes de rapport. Lorsqu’il associe des lignes de rapport à des couples {Compte de charges/destination}, l’utilisateur ne peut utiliser des paires déjà liées à une autre ligne de rapport (elles seront d’ailleurs grisées sur l’écran).
Le système affiche les paires compte de charges/destination indisponibles (en gris) lors de la configuration de lignes de rapport.
- Une fois la seconde ligne de rapport de type « Réel » créée, Sauvegarder la fiche.
Comment configurer des lignes budgétaires relatives à des frais généraux
Aller sous : Comptabilité > Gestion des subventions > Bailleurs
Sélectionner le bailleur adéquat.
- Cliquer sur le bouton {Créer} sous la ligne de rapport.
- Indiquer le code, le nom, puis sélectionner {Frais généraux} dans le champ {Type de ligne}.
- On aura aussi deux possibilités comme pour les autres types de Lignes : ticker « sélectionner les comptes uniquement » ou ne pas le ticker. Si on ne le tick pas on n’aura alors pas les comptes seuls mais les comptes avec les destinations possibles.
Configuration d’une ligne budgétaire de type Frais Généraux
- Sélectionner le mode de calcul des frais généraux {Pourcentage des coûts directs}, si ces frais sont calculés sur les coûts directs du projet ou un pourcentage de la subvention. Indiquer le pourcentage de frais généraux.
- Cliquer sur le bouton {Sauvegarder et Fermer}.
