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PRINCIPES RELATIFS AUX POOLS DE FINANCEMENT
LUFI-6.3 Principes relatifs aux pools de financement
LU Introduction
Dans UniField, un pool de financement (FP) est un type particulier de compte analytique auquel l’utilisateur alloue des dépenses.
Au moment d’encoder des dépenses, l’utilisateur sélectionne et valide l’allocation analytique, soit une destination, un centre de coûts et, enfin, un POOL DE FINANCEMENT.
Chaque compte de charges doit être alloué à une destination, centre de coût et pool de financement
Contrairement aux fiches bailleurs et contrats de financement, les FP sont créés dans le module {Configuration}.
Une liste de FP est également disponible sous Gestion des subventions > Comptes analytiques.
Le lien qui unit des FP à un contrat de financement (et ses types de rapport) est paramétré dans UniField. De cette façon, l’établissement de rapports liés à un contrat de financement est conforme aux directives de chaque bailleur en la matière.
L’utilisateur doit paramétrer le FP en indiquant :
- Dans le premier onglet nous avons les dates de début et de fin
- Dans l’onglet centres de coûts nous avons deux possibilités :
- Ne pas cocher « Autoriser tous les centres de Coûts »
- Cocher « Autoriser tous les centres de Coûts »
On pourra utiliser tous les centres de coûts de l’instance. Si l’instance a des nouveaux centres de coûts, ils seront rattachés d’office. Pas de maintenance manuelle grâce à ceci.
- Dans l’onglet Comptes/Destinations nous avons deux possibilités :
- Ne pas cocher « Sélectionner des Comptes Uniquement » : om pourra sélectionner les comptes avec leur destination analytique possible.
- Cocher « Sélectionner des Comptes Uniquement » : on pourra sélectionner que des comptes comptables sans la destination.
- Onglet description : nous pouvons écrire ce que l’on souhaite.
Les dépenses qui répondent à tous les paramètres réglés peuvent ainsi être admises dans ce FP. Chaque FP doit être lié à un ou plusieurs contrats de financement, afin que ces dépenses soient incluses dans les rapports découlant de ces contrats.
TYPES DE POOL DE FINANCEMENT
Subvention (Grant): dès qu’un bailleur demande un rapport réservé sur le montant de la SUBVENTION qu’il a octroyée, l’utilisateur doit créer un FP spécifique pour celle-ci (de type « Subvention ») avec ses dates d’éligibilité, centres de coûts et comptes exacts.
Cofinancement (COFI) : quand un bailleur demande un rapport sur les coûts totaux d’un projet, l’utilisateur doit créer un FP de type COFI pour rapporter toutes les dépenses. Les dépenses sont potentiellement cofinancées par plusieurs bailleurs. Ces FP peuvent être liés à divers contrats de financement. Il se peut qu’un COFI doive être scindé en plusieurs FP selon les dates, car les divers contrats de financement qui lui sont associés peuvent indiquer différentes périodes d’éligibilité qui se chevauchent. Dès que l’un de ces contrats arrive à terme, l’utilisateur doit mettre fin au COFI à la même date et en créer un nouveau qui s’applique à la période d’éligibilité restante. L’utilisateur peut combiner des rapports COFI sur la base des dates de chaque contrat.
Fonds privés MSF (PF) : il s’agit du FP par défaut, toujours compris dans la liste de valeurs des FP. Si l’utilisateur n’a pas forcément besoin de montrer à un bailleur toutes les dépenses réelles de MSF, il peut allouer certaines dépenses à ce FP. Si la mission n’est financée par aucun bailleur institutionnel, les PF doivent être utilisés systématiquement pour l’allocation au FP. Le pool de financement PF ne peut jamais être sélectionné dans un contrat de financement, les dépenses allouées aux PF étant justement celles pour lesquelles MSF ne souhaite aucun financement externe.
Dans le module Gestion des subventions, les FP de types COFI et Subvention sont liés aux contrats de financement qui demandent des rapports sur les dépenses de ces types de FP.
L’allocation d’un financement peut encore être modifiée après clôture en fin de mois, par le biais d’une correction analytique ou d’une réaffectation groupée, et ce, jusqu’à ce qu’au moins un des contrats de financement liés au FP soit clôturé temporairement (auquel cas le rapport final a été soumis au bailleur pour révision et contrôle, il doit donc être reproductible tel quel).
Comment créer un pool de financement
Aller sous : Comptabilité > Configuration > Comptabilité analytique > Comptes analytiques
- Cliquer sur {Créer} pour créer un nouveau FP.
Comptes analytiques : liste des résultats de recherche et bouton {Créer}
- Dans le champ {Catégorie}, sélectionner {Pool de financement}.
Configurer la catégorie d’un pool de financement sur une fiche Comptes analytiques
- Dans le champ {Nom}, entrer le nom d’un FP. Dans le champ {Code}, entrer le code d’un FP.
- Le champ {Compte de charges parent} contient déjà FINANCEMENT, FUNDING.
Fiche Comptes analytiques : le champ {Compte de charges parent} contient déjà FINANCEMENT
- Dans le champ {Type}, sélectionner {Normal}.
- Sélectionner une instance propriétaire
- Dans les champs {Actif à partir du} et {Inactif à partir du}, indiquer les dates de début et de fin. Pour rappel, la date de fin ne doit pas dépasser celle du contrat de financement le plus court lié au FP.
Exemple : si ce FP est lié à 2 contrats de financement, le premier prenant fin le 1er décembre et le second le 31 décembre, le FP sera valide jusqu’au 1er de ce mois. Un second FP doit alors être créé pour la période allant du 2 au 31 décembre et servira au rapport du second bailleur (rapport issu du second contrat).
Indiquer les dates de début et de fin sur une fiche Comptes analytiques
- Sous l’onglet {Centre de coûts}, cliquer sur le bouton {Ajouter} puis sélectionner tous les centres de coûts que le bailleur accepte de financer. L’option autoriser tous les centres de coûts choisira tous par défaut sans nécessite de les sélectionner un par un.
Option 1 : Autoriser tous les centres de Coûts non cochée
Option 2 : Autoriser tous les centres de Coûts cochée
- Sous l’onglet {Destination}, cliquer sur {Ajouter} puis sélectionner tous les comptes de charges et destinations que le bailleur accepte de financer.
- Ne pas cocher « Sélectionner des Comptes Uniquement » : om pourra sélectionner les comptes avec leur destination analytique possible.
- Cocher « Sélectionner des Comptes Uniquement » : on pourra sélectionner que des comptes comptables sans la destination.
- Au besoin, indiquer toute remarque spécifique au sujet du bailleur sous l’onglet {Description}.
Description du pool de financement
Enfin, cliquer sur 
Ce FP peut à présent être lié à un contrat de financement.
