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LUFI-30207 Paiement des factures fournisseurs : étape 5 du processus d’achat.
LU Introduction
Une facture fournisseur peut être payée à partir des registres de caisse, de banque ou de chèques, à travers l’option {Paiements en attente}. Pour effectuer le paiement, la facture fournisseur doit être importée dans le registre adéquat. L’import du paiement dans le registre crée automatiquement une entrée comptabilisée temporairement. Dans le journal des liquidités, le compte fournisseur est débité afin d’annuler la dette et le compte de liquidités (caisse, chèques ou banque, selon le type de paiement) est crédité afin de valider le transfert sortant.
Veuillez noter qu’une facture fournisseur peut être payée avant la date de comptabilisation de la facture, pourvu que le paiement soit effectué au cours de la même période (mensuelle) ou lors d’une période ultérieure.
Comment importer une facture fournisseurs dans un registre
Ci-dessous, le paiement est effectué au sein d’un registre de caisse.
Sélectionnez : Comptabilité/Registres
- Ouvrez le registre concerné pour importer la facture.
- Cliquez sur le bouton {Paiements en attente},
Factures des paiements en attente sur un formulaire de registre
⮡ Une fenêtre {Importer Ecriture} s’affiche.
- Cliquez sur {Ajouter} et sélectionnez la facture concernée.
- Ajoutez une date de paiement et sélectionnez {Importation unique}, car dans cet exemple, vous ne devez importer qu’une seule facture d’un seul fournisseur.
Facture importée dans la fenêtre Importer Ecritures
3. La ligne de facture bascule vers le bas de la fenêtre {Importer facture}. Ici aussi, des modifications peuvent être apportées. Toutefois, la date du document doit être modifiée dans la fenêtre supérieure. Si vous effectuez un paiement au travers du registre de chèques, vous devrez indiquer le numéro du chèque. Après vérification, cliquez sur {OK}. La fenêtre se ferme.
⮡ Une ligne de registre est créée et enregistrée sous le compte {30020, Dettes fournisseurs} pour payer le montant dû au fournisseur. La description par défaut est {Facture importée}. La référence est extraite automatiquement de la référence de la facture fournisseur. Il n’y a pas de lettrage automatique sur le compte Dettes fournisseurs tant que la ligne de registre n’est pas comptabilisée définitivement.
Écriture de paiement affichée dans le registre en mode Temp
4. Le lien vous permet d’accéder à la facture fournisseur. Si vous cliquez sur cette ligne, la Vue formulaire d’une facture fournisseur s’affiche.
Les lignes de facture s’affichent lorsque l’utilisateur clique sur le lien du registre. Cliquez sur la ligne pour ouvrir la facture fournisseur.
Dès que la facture fournisseur est importée, la ligne de registre est comptabilisée temporairement et les entrées créées dans les éléments du journal des liquidités sont les suivantes :
- Crédit du compte 10100 Argent en caisse (la facture a été importée dans un registre de caisse) afin de soustraire le montant de la facture du solde de la caisse.
- Débit du compte 30020 Dettes fournisseurs afin de lettrer l’entrée en attente créée lors de la validation de la facture fournisseur.
Les entrées de dettes sont lettrées une fois que l’entrée de registre est comptabilisée définitivement (M1-8). La facture fournisseur bascule en mode « Payé ».
L’entrée correspondant à la facture fournisseur a été comptabilisée définitivement, ce qu’indique son statut.
Lignes d’écriture de la facture fournisseur payée créées lors de la comptabilisation définitive de la ligne de registre et lettrage automatique du compte 30020
La facture fournisseur bascule en mode « payé » lorsque l’entrée de registre qui lui correspond est comptabilisée définitivement.
Si vous souhaitez importer plusieurs factures d’un même fournisseur, utilisez la fonction {Importer Groupe par partenaire}. Les références des factures s’afficheront dans le champ Factures Réf. de l’Assistant d’import de facture et du Champ Référence de la ligne du registre.
En revanche, s’il y a plus de 3 factures intégrées dans le paiement, il se peut que toutes les références ne soient pas affichées intégralement dans le champ des références des paiements, car le système coupera la chaîne de texte pour contourner des problèmes d’affichage. Toutefois, le paiement sera effectué pour l’ensemble des factures sélectionnées.
