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LUFI-30307 Factures directes
LU Introduction
Autre type de paiement au sein d’UniField : la facture directe. Le service Finance peut créer une facture directe : il s’agit d’une facture autonome dans le module {Comptabilité}, qui peut être créée à partir des registres de caisse, de banque ou de chèques.
Il est important de rappeler que les éléments repris sur les factures directes n’auront pas d’incidence sur le niveau de stock enregistré dans UniField tout comme une facture fournisseur standard car le processus d’achat n’est pas initié par Supply.
Comment créer une facture directe
Sélectionnez : Comptabilité/Registres
- Ouvrez le registre dans lequel vous souhaitez enregistrer le paiement d’une facture directe. N’oubliez pas de sélectionner le registre ayant la devise adéquate.
- Sélectionnez le bouton {Facture Directe}.
Registre de banque et bouton {Facture Directe}
Une fenêtre {Facture Directe Fournisseur} apparaît.
- Complétez les champs en sélectionnant un fournisseur et une date de document. Les dates de comptabilisation et de document dans le registre sont établies à la date du jour par défaut, mais elles peuvent être modifiées. Le cas échéant, insérez une autre valeur. Notez toutefois que le numéro de facture sera automatiquement utilisé dans les références des entrées des journaux des achats et des liquidités.
- Dans l’onglet des factures, cliquez sur {Créer} pour créer des lignes de facture.
- Choisissez un produit ou un compte. Si vous choisissez un produit, le champ COMPTE est complété automatiquement (rappelez-vous que cela n’a pas d’incidence sur les stocks). Introduisez une description (à ce sujet, consultez vos procédures spécifiques).
- Sauvegardez la ligne.
- Affectez la charge à une dimension analytique en cliquant sur l’assistant analytique : la destination est complétée par défaut sur la base du code de compte, mais elle peut être modifiée.
Création d’une {Facture directe fournisseur} et bouton de distribution analytique
- Cliquez sur le bouton {Valider}.
La facture directe est créée dans le registre avec un statut Temp, mais le statut de la facture est toujours en mode brouillon. Le montant total de la facture est enregistré sur le compte 30020 {Dettes fournisseurs}. Un numéro de facture fournisseur est créé.
L’entrée de registre est créée en mode Temp lorsque la facture directe est validée
La facture est en mode brouillon et comporte une référence (ou un numéro de référence)
Dans les journaux, les entrées sont créées en même temps que les éléments « Non comptabilisés » :
Dans le journal des achats :
- Crédit à 30020 Dettes fournisseurs
- Débit du compte de charges
Dans le journal des liquidités :
- Crédit au compte de caisse si la facture a été payée en espèces
- Débit de 30020 Dettes fournisseurs
Écritures du journal non comptabilisées générées lors de la validation d’une facture directe. La référence de la facture équivaut à la référence d’enregistrement des écritures des journaux des achats et des liquidités.
Si vous devez modifier, recalculer le total ou réviser la facture avant de valider la ligne de registre, cliquez sur , apportez les modifications et validez la facture. La ligne de registre et les écritures des journaux seront automatiquement actualisées.
Lorsque vous comptabilisez définitivement la ligne de registre, elle bascule en mode comptabilisé définitivement. La facture bascule en statut « Payé » et les écritures des journaux en « Comptabilisé ». Les entrées du compte 30020 sont lettrées automatiquement.
Écriture de registre d’une facture directe comptabilisée définitivement
Écritures des journaux comptabilisées lorsqu’une ligne de registre d’une facture directe est comptabilisée définitivement. Le compte Dettes fournisseurs est lettré.
| Mode de la ligne de registre | Mode de la facture directe | Mode de l’écriture comptable |
| Temp | Brouillon | Non comptabilisé |
| Comptabilisé | Payé | Comptabilisé |
