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LUFI-30406 Écritures périodiques
LU Introduction
Un paiement anticipé est un actif représentant des espèces réglées à un partenaire pour des biens ou des services à utiliser au cours d’une période comptable ultérieure. Exemple : nous payons un loyer pour le premier trimestre de l’année en janvier. Tous les fonds sont versés en janvier, mais en réalité, les dépenses portent sur les mois de janvier, février et mars.
Afin de comptabiliser cette dépense chaque mois pendant les trois mois, nous utilisons une fonction d’UniField intitulée Écritures périodiques : les entrées sont calculées selon un modèle d’écritures périodiques permettant de répartir la dépense équitablement sur chaque période.
Les écritures périodiques respectent la procédure suivante :
- Créer la facture fournisseur
L’utilisateur enregistre d’abord l’écriture au moyen d’un compte de charges payées d’avance (sur la facture fournisseur) – donc compte charges payées d’avance vers compte dettes fournisseurs.
2. Payer la facture fournisseur
L’utilisateur enregistre le paiement de la facture fournisseur en important la facture dans un registre. Il y a donc un mouvement de débit sur le compte Dettes fournisseurs et de crédit sur Argent en caisse.
3. Créer un modèle comptable (= modèle périodique)
L’utilisateur établit un modèle périodique en définissant les écritures des journaux qui doivent être répétées. Le mouvement s’effectue des dépenses vers les paiements anticipés.
L’utilisateur doit effectuer une allocation analytique pour la partie « compte de charges » du modèle.
- Créer le Plan d’Ecritures périodiques (= écritures ou lignes d’abonnement)
L’utilisateur définit la périodicité à laquelle les comptabilisations doivent avoir lieu et le nombre de périodes au cours desquelles l’écriture doit être répétée.
- Générer les écritures/entrées dans le journal (= Générer les Ecritures)
L’utilisateur génère des entrées comptables basées sur le modèle périodique et sur les écritures périodiques, donc charges vers paiements anticipés. La création de ces écritures n’est pas automatique. L’utilisateur doit utiliser le modèle périodique afin de les générer à la fin de chaque période. Ces écritures sont créées/générées, mais non comptabilisées : l’utilisateur doit les réviser et les comptabiliser dans le journal. Si elles ne sont pas générées et non comptabilisées, UniField ne vous permettra pas de clôturer la période.
- Lettrer les entrées du compte charges payées d’avance dans le journal.
Le lettrage demeure partiel sur le compte des paiements anticipés jusqu’à ce que toutes les entrées du modèle soient générées, car le montant périodique du paiement anticipé est inférieur à son montant total.
Les lignes périodiques sont créées en mode brouillon. Une fois validées, elles basculent en mode « En cours » jusqu’à ce que l’entrée comptable correspondant à la dernière entrée périodique ait été comptabilisée. Le statut passe ensuite à « Terminé ».
Mouvements de comptes pour un loyer trimestriel payé (800 EUR) à compter de Septembre (200 EUR)
| Description | Compte | De | Cr | Lettrage des écritures |
| Enregistrement de la facture fournisseur | ||||
| Dettes fournisseurs | 30020 | 800 | A1 | |
| Charges locatives payées d’avance | 13300/13620(OCA) | 800 | A2 | |
| (600) | ||||
| Paiement de la facture fournisseur (sept) | ||||
| Argent en caisse | 10100 | 800 | ||
| Dettes fournisseurs | 30020/15600(OCA) | 800 | A1 | |
| Entrée récurrente générée (sept) | ||||
| Charges locatives payées d’avance | 13300/13620(OCA) | 200 | A2 | |
| Logement expats : loyers, intendances | 61110 | 200 | (600) |
Comment comptabiliser les charges d’une écriture périodique
Imaginons que nous ayons versé anticipativement 800 USD de loyer pour un bureau. Nous souhaitons comptabiliser ce paiement en le répartissant en 4 dépenses effectuées chaque mois.
Créer la facture fournisseur
Sélectionnez : Fournisseur/Facture fournisseur
- Créez manuellement une facture fournisseur en utilisant un compte de type charges payées d’avance {13620 pour OCA ou 15600 pour les autres OCs} pour un montant de 800 USD
- Validez la facture fournisseur. La facture bascule en mode « ouvert ».
Dans les lignes d’Ecritures Comptables on a ceci :
Payer la facture fournisseur
- Sélectionnez un registre (dans notre cas on a choisi un registre de caisse) pour procéder au paiement de la facture fournisseur.
- Une fois le registre ouvert, importez la facture et comptabilisez définitivement l’entrée dans le registre.
Facture importée et enregistrée
Créer un Modèle comptable (= Menu de gauche : Modèles périodiques)
Sélectionnez : Traitements Périodiques/Écritures Périodiques/Modèles périodiques
- Cliquez sur {Créer} pour créer un nouveau modèle.
- Complétez le champ {Nom du modèle} et le Journal {Achats, PUR}.
- Sélectionnez la devise du modèle. Dans notre exemple, il s’agit de {USD}.
- Introduisez 2 lignes du modèle d’entrée (compte 13620 de charges payées d’avance au crédit et comptes de charges 65000 au débit). Le numéro de compte peut être différent en dépendant de l’OC. Nous souhaitons par exemple payer 800 USD en 4 paiements. Nous débitons donc 200 USD du compte de charges et créditons le compte 13310 de 200 USD. N’oubliez pas de sélectionner le tiers adéquat afin de pouvoir lettrer les écritures.
- Enregistrez une allocation analytique sur le compte de charges.
- Cliquer sur le bouton {Sauvegarder}. L’illustration ci-dessous illustre la création du modèle périodique.
- Si les lignes du modèle ne sont pas équilibrées (débit différent au crédit) les lignes serons en bleu ; si les lignes du modèle sont équilibrées (débit égal à crédit) alors elles serons en noir.
Création du modèle périodique (lignes en noir car modèle balancé/équilibré)
Création du modèle périodique (lignes en bleu car modèle non balancée / écriture non équilibrée) : il faut corriger !
Statuts de Modèles périodiques
Les Modèles périodiques ont 3 statuts: Brouillon, En cours et Terminé
- Statuts Brouillon = quand les lignes d’abonnement n’ont pas encore été calculées.
Quand le Modèle périodique est créé et n’as pas encore été rajouté à un Plan d’écritures Périodiques, il peut être édité et effacé.
- Quand le Modèle périodique est créé et a été rajouté à un Plan d’écritures Périodiques, il peut être édité mais il ne peut plus être effacé.
Le message d’erreur sera celui-là:
Cela permet de faciliter la mise à jour des modèles qui ont été créés par erreur / oubliés qui n’ont jamais été utilisés.
Les modèles en statut brouillon sont en couleur bleue. Même couleur pour les brouillons des Plans d’écritures Périodiques.
- Statuts En cours = quand les lignes d’abonnement ont été calculées (bouton Calculer) dans un Plan d’écritures Périodiques.
Les entrées comptables peuvent être en état de postées (comptabilisées) ou non postées (non comptabilisées).
Quand le Modèle périodique est créé et a été rajouté à un Plan d’écritures Périodiques en statut En cours, et il n’y a pas un autre Plan d’écritures périodiques en statut de Terminé, le Modèle peut être édité mais il ne peut plus être effacé.
Les modèles en statut En cours sont en couleur noir. Même couleur pour les Plans d’écritures Périodiques en statut En cours.
- Statuts Terminé = quand toutes les écritures comptables des lignes d’abonnement ont été générées et postées/enregistrées dans le journal.
Les modèles en statut de Terminé sont en couleur grise. Même couleur pour les Plans d’écritures Périodiques en statut Terminé.
Les modèles en statut de Terminé ne peuvent plus être sélectionnés dans un nouveau Plan d’écritures Périodiques ou un déjà existant.
Un Plan d’Ecritures Périodiques ne peut pas être dupliqué si le Modèle est en statut Terminé. Le message d’avertissement sera le suivant :
Pour un Modèle utilisé dans deux Plans d’Ecritures Périodiques dont un Plan est en statut Terminé et l’autre Plan est en statut En cours : Le Modèle sera en Statut Terminé ; Le deuxième Plan, en statut En cours, aura le champs Modèle en mode not éditable/lecture seule.
Statut Modèles Périodiques
Créer le plan d’Ecritures périodiques (= écriture ou lignes périodiques)
Sélectionnez : Traitements Périodiques/Écritures Périodiques/Définir des Écritures Périodiques
- Cliquez sur {Créer} pour créer un nouveau Plan d’Ecritures Périodiques.
- Introduisez un {Nom} et sélectionnez le {Modèle}.
- Sélectionnez la {Date de Début} du Plan (= date de la première comptabilisation des dépenses).
- Étant donné que nous souhaitons répartir le coût sur quatre (4) périodes et enregistrer la charge tous les mois, choisissez la Périodicité {1}, le Nombre de périodes {4} et le Type de périodes {mois}. Choisissez une date de début. Cela signifie que la comptabilisation finale du code de charge sera effectuée 4 mois après votre date de début.
- Complétez éventuellement une référence (non obligatoire).
- Cliquez sur {Calculer} pour afficher automatiquement les lignes d’abonnement.
- Cliquer sur le bouton {Sauvegarder}.
Création du modèle d’écritures périodiques Les charges seront comptabilisées conformément au calendrier du modèle périodique
Statuts des Plan d’Ecritures Périodiques :
Le Plan d’Ecritures Périodiques comporte trois statuts différents : Brouillon, En cours et Terminé.
- Brouillon = quand les lignes d’abonnement n’ont pas encore été calculées. Le bouton Compute est accessible et disponible.
- En cours = quand les lignes d’abonnement ont été calculées.
Les buttons accessibles sont Supprimer les Ecritures et Calculer.
En brouillon, on peut changer les champs suivants : Nom, Date de Début, Période, Nombre de Périodes et Type de Période.
Example: nous pouvons décider de changer le nombre de mois à ce stade: de 4 mois à 6 mois.
On clique sur Calculer et deux nouvelles lignes d’abonnement sont créés et un recalcul est effectué.
J’ai un Plan comme cet écran le montre, avec 4 périodes :
Je change le Plan. De 4 périodes à 6 périodes :
- Terminé = quand toutes les écritures comptables des lignes d’abonnement ont été générées et postées/enregistrées. Aucun bouton n’est disponible. Les champs sont tous en mode lecture seule/non éditable.
Lorsqu’un plan récurrent est en statut Terminé, le Modèle périodique associé est défini comme Terminé et n’est plus modifiable ni effaçable.
Statuts des Plan d’Ecritures Périodiques
Générer les écritures dans le journal
Aller à: Traitements Périodiques/Ecritures périodiques/Plan d’écritures Périodiques
- Utilisez cette fonction pour générer vos écritures à une date donnée. Vous devez d’abord sélectionner Générer les Ecritures. Dans notre Exemple on sélectionne le mois de Septembre 2020 car le modèle commence en Septembre 2020.
A savoir que les entrées de Décembre doivent être générées dans le mois de Décembre standard et pas dans les périodes spéciaux du 13 au 16 (cette possibilités a été bloquée).
Les écritures sont générées. Leur statut est Non comptabilisé :
A ce stade on peut encore utiliser le bouton Supprimer les Ecritures Non Comptabilisées
Dans le cas où l’on procède à comptabiliser les écritures, ce bouton ne sera plus utilisable.
Sur l’écran Rechercher des lignes d’écriture comptables, sélectionnez les deux écritures à comptabiliser et sélectionnez à droite de l’écran dans le menu Actions : Comptabiliser les Ecritures Comptables.
A savoir que Sur l’écran Rechercher des lignes d’écriture comptables on aura toutes les écritures à poster d’autres plans s’il y en a, donc c’est à nous de choisir lesquelles on veut comptabiliser.
Cliquez sur le bouton {Approuver}.
Écran de confirmation de la comptabilisation des écritures des journaux
Le loyer mensuel est comptabilisé en Septembre 2020
Lettrer les entrées dans le journal
Sélectionnez Ecritures comptables/Lignes d’écritures comptables
- Cochez les lignes des comptes de charges payées d’avance à lettrer
- Cliquez sur {Lettrer les Écritures} dans le menu Actions de droite. Les références de lettrage s’affichent. N’oubliez pas que le lettrage demeure partiel jusqu’à ce que toutes les entrées/écritures du plan soient générées et comptabilisées.
L’écran Lettrer les écritures s’affiche et propose un lettrage partiel, puisque les lignes d’écriture sélectionnées ne permettent pas un lettrage complet.
- Cliquez sur le bouton {Lettrage partiel}.
- Sur l’écran Rechercher des lignes d’écriture comptables, le compte 13620 est partiellement lettré, avec un solde restant de 600 USD.
Bouton Réinitialiser l’AA au niveau de la ligne permettant d’introduire une AA valide
Comment supprimer un modèle de charges d’une entrée périodique
ENTRÉES EN MODE « BROUILLON » (PAS ENCORE GÉNÉRÉES)
Supprimer un Modèle périodiques
- Sélectionnez Traitements Périodiques /Écritures Périodiques/Modèles périodiques
- Supprimez les modèles périodiques à supprimer en cliquant sur la croix rouge.
- On ne peut pas supprimer un modèle qui est déjà utilisé dans un Plan. Il y aura un message d’avertissement :
Supprimer un Plan d’écritures périodiques
- Sélectionnez Traitements Périodiques /Écritures Périodiques/Plan d’écritures périodiques.
- Supprimez le Plan souhaité en cliquant sur la croix rouge.
Mise à jour du module des écritures périodiques pour la gestion des immobilisations
Un nouveau journal analytique DEP (Dépréciation) a été créé afin d’utiliser le module des écritures périodiques pour la gestion des immobilisations.
Une communication future sera faite à toutes les missions afin d’expliquer comment utiliser correctement ce module pour la gestion des immobilisations.
Pour le moment, veuillez continuer à utiliser le module des écritures périodiques comme vous le faisiez avec le journal PUR.
