LUFI-50305 Demande de Fonds

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LUFI-50305 Demande de Fonds

LU Introduction

La demande de fonds permet de planifier les besoins en liquidité d’une mission en fonction des données introduites dans UniField qui synchronise la demande directement au siège. Elle est toujours créée en coordination, à partir d’informations extraites du statut de trésorerie, des dettes en cours et des engagements de chaque instance d’une mission.

D’autres dépenses planifiées peuvent être prises en compte par saisie manuelle.

La demande de fonds indique aussi les transferts de fonds effectués vers une mission pour faciliter leur suivi en coordination et au siège.

Comment Créer une Demande de Fonds

En Coordination, allez dans Comptabilité/Traitements Périodiques/Cash Request

==> La vue “Cash Request” s’affiche

• Appuyez sur {Créer} pour commencer la création

==> Un formulaire “Cash Request” s’affiche

Formulaire d’une demande de fonds

• Complétez les champs obligatoires {Date de la Demande}, {Mois} et {Code du compte pour virement}.
  1. La {Date de la demande} doit être la date du jour, i.e. date à laquelle la demande de fonds est calculée.
  2. Le {Mois} est la période jusqu’à la prise en compte du paiement des dettes.  
  3. Le champ {Banque} indique le compte bancaire sur lequel le paiement sera viré

• Complétez la devise de transfer

• Si des transferts ont déjà été effectués et que vous souhaitez les suivre, remplissez le champ   {Code du Compte pour Virement}.

• {Sauvegarder} et un bouton {Calculer les lignes de récap. Et le total à transférer} s’affiche avec les instances rattachées à la mission. Cliquer sur ce bouton.  

La demande de fonds et données de base

• La demande de fonds est ouverte et synchronisera avec le siège et en projet
• Les données sont automatiquement publiées dans les différents onglets:

Onglet Banque automatiquement complété

Onglet Point de Trésorerie complété

Dettes à payer affichées

Engagement non facturé affiché dans « Engagement »

Transferts de fonds déjà reçus affichés dans “Suivi des virements”

• L’onglet “Dépense Prévue” est vide car il se complète manuellement.  Chaque instance introduit ses propres dépenses, par exemple les instances projet, leurs dépenses projet. Les coordinations peuvent renseigner cet onglet pour les projets mais il ne sera pas pris en compte dans la synchronisation. Les instances coordination indiquent d’abord leurs dépenses et synchronisent ensuite la cash request en projet pour la compléter à leur tour.

Sélectionner « Créer » pour créer des lignes de dépenses et compléter les champs obligatoires. 

• Retourner à l’onglet principal et les champs montants à transférer seront vides
• Sélectionner  : Calculer les lignes de récap et le total à transférer

==> Les montants totaux par instance s’affichent

Cash demandé par instance

Au niveau du projet et une fois que la demande de caisse est synchronisée, cliquer sur éditer, ouvrir la demande de caisse et corriger la requête.

Demande de cash reçue par le projet

• Dans l’onglet {Dépenses prévue} rajoutez les lignes de dépenses projet, sauvegardez et synchronisez pour envoyer ces lignes en coordination

Dépenses planifiées rajoutées en projet

• En coordination, synchronisez pour afficher les dépenses projet

Affichage des dépenses projet en coordination

• Dans l’onglet principal, sélectionnez: “Calculer les lignes de récap. et le total à transférer”

Demande de fonds projet et coordination complete

• Les montants à demander par instance sont maintenant recalculés. Ces données seront ensuite synchronisées au siège

• Vous pouvez imprimer votre demande sous format PDF en sélectionnant « Demande de Fonds- Export PDF » dans « Rapports » à droite de l’écran

Demande de fonds en PDF

• Quand la demande de fonds est validée, vous pouvez la passer en statut “Terminé” en fonction des procédures de votre OC. Elle reste éditable tant qu’elle est ouverte.