Définition de l’actif immobilisé
Les actifs fixes, également connus sous le nom d’actifs à long terme ou d’immobilisations corporelles, sont des éléments sous forme physique qui :
– sont détenus pour être utilisés dans le cadre des activités de l’organisation ou à des fins administratives ; et
– sont destinés à être utilisés plus d’une fois (non consommables) ; et
– sont censés être utilisés pendant plus d’un an ; et
– peuvent faire l’objet d’un suivi et d’une surveillance uniques ; et
– ont une valeur supérieure à un seuil de matérialité défini.
Configuration at HQ level:
Les actifs immobilisés doivent être activés à partir du siège HQ. Pour activer la fonction, il faut procéder comme suit :
– Allez dans ADMINISTRATION > Configuration > Paramètres > Reconfigurer.
– Suivez le bouton “Suivant” jusqu’à ce que vous trouviez “Activer les fonctionnalités des actifs immobilisés”.
– Cochez la case “Est-ce que le système gère des actifs immobilisés ?” puis cliquez sur “Finir”.
Comment configurer les immobilisations
Allez ensuite dans Comptabilité > Traitements périodiques, vous verrez que la rubrique “Immobilisations” est active avec 3 sous-menus :
Comment accéder aux immobilisations dans la vue de recherche
>> Immobilisations : Les données relatives aux immobilisations doivent être enregistrées dans un formulaire d’immobilisation afin de permettre le suivi des événements relatifs aux immobilisations.
>> Immobilisations : Événements et suivi: Le formulaire des immobilisations aura un onglet spécifique qui suivra les événements des immobilisations.
>> Générer les lignes d’amortissement : Génère automatiquement des entrées basées sur ce qui a été saisi dans le système jusqu’à une période spécifique.
Comptes d’actifs :
Les comptes d’actifs sont configurés comme suit :
>> Type interne comme Normal
>> Type de compte en tant qu’actif pour B/S, dépense pour P&L
Configuration des catégories de produits :
Au niveau du siège, les catégories de produits liées aux immobilisations doivent être définies avec des comptes comptables comme suit :
>> Compte de bilan des immobilisations :
>> Compte de bilan des amortissements :
>> Compte de résultats des amortissements :
Voici un exemple de configuration du produit “VÉHICULES TOYOTA” :
Allez dans Comptabilité > Configuration > Divers > Produits – Catégories > Catégories de produits.
Recherchez dans “Nom” par “VÉHICULES TOYOTA”.
Configuration des immobilisations :
Pour configurer les immobilisations, il faut procédez comme suit :
Allez dans Comptabilité > Configuration > Divers et ensuite sous le menu Immobilisations il y a deux sous-menus :
– Immobilisations – Types
– Immobilisations – Types d’événements
>> Pour créer un nouveau type d’immobilisation, il faut aller au sub menu Immobilisations – types :
– Dans “Rechercher : Immobilisations – Types, cliquez sur “Créer”
– Mettez à jour les champs “Nom” et “Description”
– Pour mettre à jour la “Durée d’amortissement (années)”, cliquez sur “Créer” pour la mettre à jour avec des chiffres.
– Cliquez sur “Enregistrer”
>> Pour créer un nouveau type d’événement d’immobilisation à utiliser, par exemple, pour la mise au rebut :
– Dans “Rechercher: Immobilisations – Type d’événement “, cliquez sur “Créer”.
– Mettre à jour les champs “Nom” et “Compte de résultat”.
Gestion des immobilisations au sein de la coordination :
Le bureau de coordination de chaque mission est responsable de la gestion des immobilisations.
Comment créer une fiche d’immobilisation :
– Allez dans Comptabilité > Fournisseurs > Factures fournisseurs.
– Cliquez sur “Créer” pour créer une nouvelle facture fournisseur
– Dans “lignes de facture”, créer une nouvelle ligne
– Mettez à jour le “PRODUIT” et le “PRIX UNITAIRE”.
– Cochez la case dans la colonne “ACTIF” (une fois cochée, “COMPTE” passera de 6xxxx à 2xxxx).
– Cliquer sur “enregistrer”.
– Lorsque vous cliquez sur “Valider”, vous recevrez le message suivant : “Les lignes suivantes généreront des Amortissements”.
– Après approbation de la facture fournisseur, la fiche d’immobilisation sera créée.
Pour la voir, il faut aller à Comptabilité; Traitement Périodiques, Immobilisations, Immobilisations : l’immobilisation est en statut de brouillon.
– Il faudra mettre à jour manuellement le “type d’immobilisation” et la “durée amortissement”.
– Mettre à jour manuellement le “type d’actif” et la “durée de vie”.
IIl est obligatoire qu’un formulaire d’actif dispose d’une répartition analytique (AD) valide avant de pouvoir être mis au statut « OUVERT ». Si la répartition analytique n’est pas valide, l’actif ne peut pas être mis au statut « OUVERT ». Si la répartition analytique est incorrecte, vous recevrez un message d’erreur et l’actif ne pourra pas être mis au statut « OUVERT ».
– Cliquer sur “Ouverte”
- Il y a un Code d’immobilisation qui a été créé. Et le statut sera Ouverte:
– Pour calculer le montant de l’amortissement par mois sur la base de la “durée de vie utile”, cliquez sur “Calculer les amortissements”, mettez à jour la “distribution analytique” dans l’en-tête, puis “Calculer les lignes”.
– Pour générer les lignes d’amortissement mensuelles, cliquez sur “Générer des lignes d’amortissement”, sélectionnez le mois le plus ancien puis cliquez sur “Générer les écritures”, l’écriture générée est “non comptabilisée”.
– Pour comptabiliser les entrées générées, cliquez sur la “case à cocher” de la ligne, puis sur “Comptabiliser les écritures comptables” dans le menu Actions de droite.
On doit ticker sur Approuver :
Suite à cela, on peut avoir des messages d’erreur car on a des informations manquantes.
Par exemple :
Mise au rebut:
Il est possible de perdre les biens de différentes manières (dommages, vol, donation, etc.), et dans ce cas, il est possible d’utiliser l’option “Mettre au rebut” pour mettre fin à l’utilisation de la vie.
Dans ce cas, il est possible d’utiliser la fonction “Mettre au rebut” pour mettre fin à l’utilisation de la durée de vie : 
Dans la vue du formulaire “Immobilisations”, cliquez sur “Mettre au rebut”.
– Mettez à jour les champs bleus obligatoires comme ci-dessous, pour créer un événement, vous devez cocher la case “Enregistrer un événement” :
– Cliquez sur le bouton “Mettre au rebut”.
– L’enregistrement de la ligne cédée fait passer le statut du formulaire d’immobilisation de “En cours” à “Terminé”.
– L’enregistrement de la ligne cédée fait passer le statut du formulaire d’immobilisation de “En cours” à “Terminé”.
Pour voir l’événement créé, allez dans Comptabilité > Traitements périodiques > Immobilisations > Immobilisations – Evénements et suivi:
