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GESTION DE BAILLEURS : EXEMPLES
LUFI-60501 Gestion de bailleurs exemples
LU Introduction
Cette section expose trois scénarios de financement pour expliquer le type de FP à créer.
Voici les trois cas d’utilisation :
- Réservé + Projet total, mêmes centres de coûts et durées de financement
- Projet total, mêmes centres de coûts et durées de financement
- Réservé + Projet total, centres de coûts et durées de financement différents
Cas n° 1 : réservé + projet total
Supposons que nous ayons signé deux FC : les subventions A et B viennent de bailleurs exigeant un rapport de type « Réservé » ET « Projet total », pour un centre de coûts et des dates d’éligibilité identiques.
Pour produire tous les rapports pertinents destinés à tous les bailleurs, l’utilisateur doit créer trois FP pour imputer les dépenses :
- Pool A de type SUBVENTION : Dépenses réservées à la SUBVENTION A
- Pool B de type SUBVENTION : Dépenses réservées à la SUBVENTION B
- Pool Z de type COFI : Dépenses pouvant être déclarées aux bailleurs A et B (sans être spécialement réservées)
- Pool PF de type PF : Dépenses financées par des fonds privés (mais non déclarées aux bailleurs), existant déjà dans le système.
Le coût total réel du projet pour MSF est la somme des 4 FP, pour les mêmes dates et centres de coûts, exprimée dans la devise fonctionnelle de MSF. Remarque : les dépenses allouées au pool de financement PF ne seront pas incluses dans les rapports destinés à des bailleurs institutionnels.
Pour produire des rapports destinés au bailleur A, l’utilisateur doit tenir compte de toutes les dépenses incluses dans les FP suivants (converties dans la devise du bailleur et conformément au format du rapport/aux lignes de financement communiqué par celui-ci) :
– Utilisation de la subvention : FP A
– Coûts totaux du projet : FP A+B+Z
Pour produire des rapports destinés au bailleur B, l’utilisateur doit tenir compte de toutes les dépenses incluses dans les FP suivants :
– Utilisation de la subvention : FP B
– Coûts totaux du projet : FP A+B+Z (comme pour le bailleur A)
Cas n° 2 : deux bailleurs « Projet total »
Pour le deuxième exemple, nous partirons d’un cas où nous prévoyons de signer des contrats avec 2 bailleurs pour un même centre de coûts et les mêmes dates d’éligibilité (1er janvier au 31 décembre). Les deux bailleurs relèvent de la catégorie « Contribution globale ».
Dans ce cas, il nous suffit de créer 1 FP en plus du pool PF :
- Pool Z de type COFI : Dépenses pouvant être déclarées aux bailleurs A et B
… Mais nul besoin de créer un FP de type SUBVENTION car aucun des bailleurs n’exige un rapport spécifique sur les dépenses réservées financées par leur subvention.
Rapport au bailleur A – du 01/01 au 31/12 :
– Coûts totaux du projet : FP Z
Rapport au bailleur B – du 01/01 au 31/12 :
– Coûts totaux du projet : FP Z
Cas n° 3 : deux bailleurs avec des centres de coûts différents
Maintenant que nous nous sommes familiarisés avec les types de subvention et dates d’éligibilité, nous allons ajouter 2 autres facteurs susceptibles d’influencer la structure des FP : l’étendue en termes de centres de coûts (dans les cas 1 et 2, toutes les subventions couvraient les mêmes centres de coûts) et les dépenses éligibles (il se peut que certains bailleurs acceptent certains types de dépenses, tandis que d’autres ne les considèrent pas comme éligibles).
Imaginons que nous ayons 2 financements confirmés :
- Un financement du bailleur A, de type contribution globale, pour 6 mois et se terminant fin juin, et seulement pour le centre de coûts AA
- Une autre subvention du bailleur B, qui exige un rapport mixte sur sa subvention et sur les coûts totaux du projet, valable pour toute l’année et pour les centres de coûts AA + BB.
Dans ce cas, nous devrions créer 4 FP :
- 2 de type SUBVENTION pour les deux centres de coûts, pour les dépenses réservées imputées au bailleur B (se terminant à la fin de la subvention A = 30/06 : cela tombe au milieu de l’année et, comme il s’agit probablement d’un grand bailleur institutionnel pour une subvention importante, il y a fort à parier qu’il y ait des dépenses de fret réservées à cette subvention, qui seront communiquées tardivement par le siège). Toutefois, si les dépenses réservées ne concernaient qu’un nombre limité de frais qui ne risquent pas d’être reportés, il ne serait pas nécessaire de scinder le FP de type SUBVENTION en 2 – il incombe à l’utilisateur d’évaluer cela.
- Les 2 autres pools de type COFI sont absolument nécessaires, car une date d’arrêt est obligatoire lorsqu’un contrat se termine pour un bailleur qui exige un rapport sur les coûts totaux du projet (car des dépenses communiquées tardivement risquent fortement de devoir être incluses !).
NB : il n’est pas nécessaire de créer des pools COFI séparés pour les divers centres de coûts. En effet, les centres de coûts peuvent être gérés via la sélection associée au FC.
Dans le cas des 2 pools de type COFI, nous pouvons simplement lier les 2 centres de coûts AA+BB (et pas seulement AA) car, même si nous n’avons pas besoin du centre de coûts BB pour créer un rapport destiné au bailleur A, nous aurons tout de même besoin des pools COFI pour élaborer le rapport des coûts totaux du projet, destiné au bailleur B (et couvrant le centre de coûts BB).
=> Comme nous avons limité les centres de coûts aux spécifications de chaque FC (et des dates d’éligibilité), en plus des spécifications du FP, seules les dépenses imputées au pool Z1 ET au centre de coûts AA seront sélectionnées et rapportées au bailleur A (et non les dépenses imputées à Z1 et au centre de coûts BB).
