Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.3 COMMANDES: Outil de Sourcing des Commandes (Order Sourcing Tool - OST) -> A. LU-SU3102 Introduction
Introduction
Le processus de sourcing consiste à sélectionner la source d’approvisionnement à partir de laquelle les produits demandés seront fournis (depuis le stock ou via un achat). L’Outil de Sourcing des Commandes (OST) permet de sourcer des demandes validées (lignes de commandes de Demandes Internes –IRs– et de commandes terrain –FOs–). A partir de l’OST, vous pouvez sourcer les lignes des IRs et FOs qui ont le statut “Validé“. L’OST affiche les demandes (produit, quantité, date de livraison souhaitée), les niveaux de stock (stock réel, stock disponible et stock virtuel) et, le cas échéant, les informations concernant le fournisseur (le fournisseur par défaut si il est défini dans la fiche produit, la date de livraison estimée,…).
Certains produits peuvent être actifs dans plus d’un catalogue. Dans la fenêtre contextuelle des fournisseurs qui s’ouvre après avoir cliqué sur la loupe, le système affiche en haut de la liste les fournisseurs dont les catalogues sont actifs en vert.
Une commande terrain (FO) est un document qui sert à exprimer les besoins d’un client interne. Les commandes de terrain sont expliquées en détails dans les LU-SU3103 et LU-SU3104. Comme le sourcing des IRs et des FOs est très semblable, vous constaterez que les FOs sont déjà introduites dans cette unité d’apprentissage.
Seules les lignes de commande (IR ou FO) “Validées” pourront être sourcées à travers l’OST. Comme nous le verrons plus tard, les lignes de commande créées suite à un processus d’annulation & re-sourcing auront le statut “Resourcée-v“. Néanmoins, ces lignes apparaitront dans l’OST avec le statut “Validé” et seront disponibles pour sourcing car l’OST considère également ces lignes comme “Validées“.
Si le sourcing est fait “sur commande“, après sourcing, les documents associés (bons de commande, bons de commande directe, appels d’offre ou Demandes de Devis) seront créés automatiquement par le système dans le statut “Brouillon”, tandis que les lignes de commande sourcées passeront au statut “Sourcé“.
Si le sourcing est fait “du stock“, après sourcing, les documents associés (bons de livraison dans le cas d’une IR avec une zone externe comme zone de demande, mouvements internes dans le cas d’une IR avec une zone interne comme zone de demande, ou bons de picking dans le cas d’une FO) seront créés automatiquement par le système dans le statut “Confirmé” (bons de livraison et mouvements internes) ou “Brouillon” (bons de picking), tandis que les lignes de commande sourcées passeront au statut “Confirmé“.
Si le sourcing est fait “sur commande” et vers un PO, le système groupera par défaut sur la même PO toutes les lignes de commande ayant le même fournisseur sélectionné et la même date de livraison demandée. Cela signifie que les lignes de commande provenant de différentes IRs et FOs, sourcées vers un même fournisseur et avec une même date de livraison demandée, seront regroupées sur un même Bon de Commande (PO). Cette configuration par défaut peut être modifiée sur la fiche fournisseur de manière à ce que les besoins soient rassemblés par projet, par catégorie, ou par référence de commande. Des groupes de sourcing peuvent également être définis dans le module de configuration (voir colonne “Group” dans l’OST) afin de décider avec une plus fine précision comment des lignes de commandes seront rassemblées ou séparées sur les POs. Ces paramètres optionnels seront expliqués plus tard en détail.
Une fois que toutes les lignes d’une commande auront été sourcées et processées, le système clôturera automatiquement les documents liés.
Fonctionnement de l’Outil de Sourcing des Commandes
Exemple du sourcing d’une ligne d’IR vers un PO envoyé à un fournisseur externe
Allez à: Commandes / Commandes / Outil de Sourcing des Commandes
Sur l’écran de l’Outil de Sourcing des Commandes (OST), les filtres (boutons et champs) situés en haut de l’écran permettent à l’utilisateur d’afficher uniquement les lignes de commande qui l’intéressent.
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| Filtres de l’OST |
Par défaut les lignes de commandes (IRs et FOs) apparaissent dans l’OST avec les informations les plus importantes comme les produits demandés, les quantités demandées, les méthodes d’acquisition proposées et les niveaux de stock.
Il est possible de trier les lignes en cliquant sur l’en-tête de la colonne. Par exemple, en cliquant sur RDD, le système réorganisera les lignes en fonction de leur “date de livraison demandée“.
Lorsqu’une ligne est sélectionnée, toutes les dernières commandes contenant ce produit peuvent être consultées via “Achats” dans le “Menu Action” sous “Liens“.
La colonne “Zone” de l’OST est utilisée pour sélectionner une zone interne (stock intermédiaire, unité de consommation interne, LOG/MED,…) depuis laquelle un sourcing “du stock” peut être effectué. Si vous modifiez la zone proposée, les niveaux de stock (réel, disponible et virtuel) seront adaptés en conséquence afin de refléter les quantités présentes dans la zone sélectionnée.
Notez que pour le champ “Zone“, la zone “Stock” ne peut pas être sélectionnée si sa sous-zone MED/LOG a été choisie comme “Zone de Demande” dans la demande interne et vice versa.
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| Outil de Sourcing des Commandes (OST) |
La colonne “Commentaire” est principalement utile pour le sourcing des lignes de commande par nomenclature, car elle reprend la description du produit souhaité. Cette colonne “Commentaire” sera également remplie avec les éventuels commentaires entrés sur les lignes de commandes (IRs ou FOs) reprenant des produits codifiés. Notez que les lignes de commande par nomenclature ne peuvent être sourcées que “sur commande”.
Sur les lignes de Demandes Internes (IRs) à sourcer, le “commentaire remplaçant le produit” apparaitra dans cette colonne. Notez que les “notes” éventuellement introduites sur les lignes d’IR n’apparaissent pas dans l’OST.
Sur les lignes de commandes terrain (FO) à sourcer, le “commentaire” éventuellement entré au niveau ligne sur la FO apparaitra également dans l’OST. Les “notes” introduites sur les lignes des FOs n’apparaitront pas dans l’OST.
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| Commentaire introduit sur une ligne de commande par nomenclature |
Dans le cas où la quantité présente en stock n’est pas suffisante pour répondre à la demande, vous pouvez utiliser le stock disponible pour répondre à une partie de cette demande et sourcer la quantité manquante “sur commande“. Utilisez pour cela l’icône “Fractionner la ligne” 
qui permet de fractionner une ligne de commande en deux. Vous serez alors capable de sourcer différentes lignes comportant le même article mais provenant de la même commande de manière appropriée.
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| OST, fractionner une ligne de commande, première étape |
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| OST, fractionner une ligne de commande, deuxième étape |
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| OST, fractionner une ligne de commande, résultat |
L’option “Sourcer les lignes”, disponible dans le panneau de droite de l’OST, permet de sourcer plusieurs lignes de commande en une étape et/ou de changer la méthode de sourcing en une étape.
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| Panneau de droite de l’OST – Sourcer les lignes |
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| Sélection de la méthode de sourcing pour plusieurs lignes de commande |
Par défaut, l’option “Création Automatique de Bons de Commande“, disponible dans le panneau de droite de l’OST (qui déclenche la création de PO, Demande de Devis ou Appel d’Offres en fonction de la méthode de sourcing choisie) ne doit pas être actionnées manuellement car les paramètres par défaut de UniField lancent automatiquement la “Création Automatique de Bons de Commande” dès qu’une ligne de commande est sourcée sur commande.
Cependant, ces paramètres (accessibles dans le menu “Configuration Approvisionnement”) peuvent être modifiés. Dans ce cas, ces documents ne seront créés que si l’utilisateur déclenche la ” Création Automatique de Bons de Commande” manuellement.
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| Panneau de droite de l’OST – Création Automatique de Bons de Commande |
