Manuel de l’Utilisateur Finance -> 4. Imports – Gestion des Ressources Humaines, Dépenses Siège et Budgets -> 4.3 Budgets -> LUFI-40302 Rapports budgétaires

LUFI-40302 Rapports budgétaires

LU Introduction

UniField permet de produire une série de rapports en fonction des données que vous devez vérifier. Nous expliquons, pour chaque type de rapport, les données qu’ils contiennent et les fonctions à utiliser pour les générer.

Dans le menu {Actions} sur la droite, la transaction {Budget – Statut} vous permet de visualiser rapidement l’état de votre budget. Seuls les budgets validés s’affichent.

Statut du budget dans le menu {Actions}

En ce qui concerne le suivi budgétaire, vous pouvez créer les rapports suivants situés sous le menu {Rapports}, à droite de l’écran.

Rapports budgétaires disponibles sous {Rapports}

Comment générer un rapport d’impact budgétaire d’une commande

Avant de valider un PO, les utilisateurs Finance et Achats disposant des droits adéquats peuvent vérifier l’état du budget par rapport au niveau des dépenses réelles et des PO validés en attente de confirmation ou confirmés.

Sélectionnez : Achats/Gestion des achats/Bons de Commande

1. Sélectionnez le PO concerné et ouvrez le menu Rapports.

Fonctionnalité Rapport d’impact budgétaire d’une commande

2. Sélectionnez le rapport {Répercussion de la commande sur Budget}.

Un rapport en PDF s’affiche et indique l’impact du PO sur le budget en devise fonctionnelle.

Rapport Impact budgétaire d’une commande.

Dans cet exemple, la commande s’élève à 17 532 et est allouée à un seul centre de coûts, MW COORDINATION

Tous les montants affichés sont en devise fonctionnelle.

• Le {Montant du Budget, Budget Montant} est extrait des budgets chargés dans le système correspondant au centre de coûts auquel le PO a été affecté. Si plusieurs versions d’un budget ont été chargées, le rapport sélectionnera la version la plus récente (nombre le plus élevé) qui ne soit pas en mode Brouillon.
• {Montant Réel, Actuals Amount} sont des charges déjà enregistrées : cette colonne inclut aussi les engagements en cours, c’est-à-dire les PO confirmés, mais non validés.
• {Budget restant, Remaining Budget} est une colonne calculée égale à « Montant du Budget – Montant Réel ».
• Le {montant du PO, PO Amount} est un sous-total par centre de coûts, compte de charges et destination. Pour extraire ces chiffres, le système tient compte des allocations analytiques définies au niveau de l’en-tête du PO ou des lignes de commande ainsi que des comptes de charges liés à chaque produit/catégorie de produits et de la destination.
• {PO Impact} est une colonne calculée égale à « Budget restant – Montant du PO ».

Comment générer un rapport budgétaire mensuel

{Rapport Budgétaire Mensuel}, CSV et PDF : ce rapport mensuel fournit une ventilation des dépenses budgétisées. Il reflète en fait le budget affiché sur votre écran.

Allez dans Comptabilité/Budgets

Une liste de budgets validés s’affiche.

• Sélectionnez un budget pour l’ouvrir

Le budget s’affiche en vue formulaire et une liste de rapports budgétaires est disponible dans le menu de droite.

• Sélectionnez {Rapport Budgétaire Mensuel}, la granularité et format d’affichage :

Le budget s’affiche en vue formulaire et une liste de rapports budgétaires est disponible dans le menu de droite.

Rapport budgétaire mensuel PDF

Comment générer un rapport Budget vs Réel

{Budget vs. Réel} : ce rapport affiche une ventilation des dépenses budgétisées vs dépenses réelles (engagements inclus). Vous pouvez choisir de visualiser le montant total ou le montant mensuel. C’est le rapport le plus complet destiné au suivi budgétaire.

Allez dans Comptabilité/Budgets

Une liste de budgets validés s’affiche.

• Sélectionnez un budget à ouvrir.

Le budget s’affiche en vue formulaire et une liste de rapports budgétaires est disponible dans le menu de droite.

1. Sélectionnez {Budget vs Réel}
2. Sélectionnez les critères suivants :

• Tableau des devises : pour évaluer le budget et les montants réels aux taux communiqués par un donateur
• Chiffres pour l’année à ce jour ou pour l’année complète,
• Inclure ou exclure les engagements en attente
• Granularité de l’affichage des charges : Par dépense et destination, par dépense, par compte parent
• Chiffres mensuels ou totaux : Selon les analyses de variance que vous souhaitez effectuer.

Options de rapport Budget vs Réels

Budget vs Réel (Par dépenses et destination)

Comment produire un rapport Réels par centre de coûts

{Réels par CC}, CSV : ce rapport mensuel montre une ventilation des dépenses réelles par centre de coûts (par comptes de charges uniquement). Les dépenses réelles sont divisées en total des montants réels, total des engagements et total des charges.

Allez dans Comptabilité/Budgets

Une liste de budgets validés s’affiche.

• Sélectionnez un budget à ouvrir.

Le budget s’affiche en vue formulaire et une liste de rapports budgétaires est disponible dans le menu de droite.

• Sélectionnez un type d’affichage du budget : uniquement parent, uniquement compte ou compte et destination.
• • Sélectionnez {Réels par CC}
  • Sélectionnez les paramètres suivants selon vos besoins :
• Le champ facultatif Tableau des devises permet à l’utilisateur d’appliquer une table de change définissant la devise du bailleur dans le rapport.
• La fonction Centres de coûts permet de sélectionner des projets et de les analyser. Elle est destinée à être importée dans une matrice de suivi budgétaire ou à produire des rapports de suivi des charges.

Réels par CC – paramétrage du rapport

• Confirmez l’ouverture (CSV ou PDF)

Réels par CC – Dépenses seulement (version anglaise)

Comment générer un rapport Budget-Synthèse

{Budget-Synthèse}, PDF : ce rapport indique le montant total des dépenses budgétisées comparées aux dépenses réelles (engagements inclus). Il informe aussi sur le budget restant et le taux de consommation du budget.

Allez dans Comptabilité/Budgets

Une liste de budgets validés s’affiche.

• Sélectionnez un budget pour l’ouvrir en vue formulaire

Le budget s’affiche en vue formulaire et une liste de rapports budgétaires est disponible dans le menu de droite.

• Sélectionnez un type d’affichage du budget : uniquement parent, uniquement compte ou compte et destination.
• Sélectionner {Budget-Synthèse} PDF

Budget – Synthèse PDF – Comptes et Destinations

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 4. Imports – Gestion des Ressources Humaines, Dépenses Siège et Budgets -> 4.3 Budgets.

BUDGETS

LUFI-40301 Import des budgets

LUFI-40302 Rapports budgétaires

LUFI-40301 Import des budgets

LU Introduction

Au sein d’UniField, la gestion budgétaire consiste à suivre les dépenses réelles par rapport aux dépenses prévisionnelles. Les budgets sont élaborés en dehors d’UniField et importés dans le système via un document au format csv. Chaque instance (coordination et projet) doit importer ses propres budgets. Une fois importé, le budget est créé en mode Brouillon. Un utilisateur autorisé doit revoir cette version avant de la valider. À partir de ce moment, les lignes budgétaires ne peuvent plus être modifiées et sont synchronisées avec les autres instances.

Lorsque la période couverte par le budget arrive à son terme ou qu’une nouvelle version révisée du budget est publiée, un nouveau budget peut être chargé. Il est possible de le charger même si le premier budget est encore ouvert.

Vous pouvez télécharger jusqu’à quatre versions d’un même budget correspondant à différentes révisions budgétaires. Par défaut, les moments de décision disponibles au sein d’UniField sont les suivants : Initial, première révision, deuxième révision, troisième révision (comme indiqué ci-dessous en version anglaise). Ils peuvent être modifiés dans l’instance Siège afin de correspondre à la terminologie de chaque OC. Il s’agit d’une révision, dont le nombre dépend des procédures de votre OC. Le nom de la révision budgétaire figurant sur le fichier doit être strictement identique à celui du système, faute de quoi le système bloquera son import.

Lorsque les budgets du projet sont validés au niveau du projet, ils sont synchronisés vers la coordination.

Écran de recherche {Budget} Vous pouvez extraire votre budget en utilisant différents filtres, y compris les statuts Brouillon ou Validé

Une fois téléchargé, en vue formulaire, vous pouvez choisir un type d’affichage afin de visualiser le budget de différentes manières :

L’affichage Budget – Seulement les comptes parents- reprend les lignes budgétaires consolidées. Il s’agit d’une synthèse des totaux au niveau des comptes parents, p. ex. 600 Achat articles médicaux, 601 Achat articles non médicaux, etc.

Affichage Budget – Seulement les comptes parents

L’affichage Budget – Comptes seulement reprend la synthèse des totaux des lignes budgétaires au niveau parent ainsi que les sous-totaux pour chaque compte de charge.

Affichage Budget – Comptes seulement

L’affichage Budget – Comptes et destinations reprend les comptes de charges de chaque couple dépense/destination existant dans le système.

Affichage Budget – Comptes et destinations

Comment importer un budget

Sélectionnez : Budgets/Importer le Budget

1. Cliquez sur {Ajouter une pièce jointe}.
2. Localisez le fichier que vous souhaitez importer. Chaque section gère différemment les modalités de création du fichier budgétaire. Consultez les procédures financières de votre mission.

Dans les cas suivants, il se peut qu’un fichier d’import du budget contienne plusieurs budgets à importer dans la même instance :

• Les OC gèrent des activités dans leur arborescence des centres de coûts (OCBA, OCG)
• Lorsque plusieurs projets sont gérés à partir de la même instance UniField

1. Cliquez sur le bouton {Importer le budget}.

Assistant Importer le budget

• Le système indique que le budget a été importé avec succès.
• Cliquez sur le bouton {OK}.

Le budget s’affiche dans la fenêtre de recherche des budgets

Comment supprimer un budget en mode Brouillon

Sélectionnez : Budgets/Budgets

1. Sélectionnez le filtre BROUILLON.

Le filtre BROUILLON s’affiche

1. Dans la section Budget, localisez le budget que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur

Le budget est supprimé.

Icône de suppression dans la fenêtre de recherche des budgets

Consultez la tâche « Comment importer un budget » pour charger le budget adéquat et le vérifier avant la validation.

Comment valider un budget en mode Brouillon

Pour rappel, vous devez valider un budget pour qu’il soit synchronisé vers la coordination et / ou le Siège.

Sélectionnez : Budgets/Budgets

1. Sélectionnez le filtre BROUILLON.

Le filtre BROUILLON s’affiche

Affichage d’un budget en mode Brouillon

2. Localisez le budget à valider et cliquez dessus.

• • Le budget s’affiche

Vue Formulaire d’un budget

3. Modifiez le type d’affichage du budget afin de le réviser avant de l’approuver.

4. Cliquez sur le bouton au bas de la fiche.

• Le statut du budget bascule en mode Validé

N. B. : Pour rappel, un budget validé ne peut plus être modifié.

Comment clôturer un budget en mode Validé

Au terme d’une période budgétaire ou d’une révision budgétaire, un budget peut être clôturé.

Sélectionnez : Budgets/Budgets

1. Sélectionnez le filtre {Validé}.
2. Sélectionnez le budget que vous souhaitez clôturer, ouvrez-le.
3. Révisez le budget.
4. En l’absence de problèmes, cliquez sur {Terminé} au bas de la page.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 4. Imports – Gestion des Ressources Humaines, Dépenses Siège et Budgets -> 4.2 Dépenses du Siège (Hq) -> LUFI-40202 Dépenses du Siège

LUFI-40202 Dépenses du Siège

LU Introduction

Pour enregistrer des entrées Siège dans UniField, il faut d’abord importer ces entrées dans l’instance Siège d’UniField. Elles font ensuite l’objet d’une synchronisation descendante en mode Brouillon vers l’instance de coordination afin d’être révisées et validées. Ainsi, au sein de l’interface de la coordination, nous avons des dépenses de la coordination et du projet.

Une fois les entrées Siège validées par la Coordination, celle-ci envoie les entrées analytiques correspondantes aux projets, par le biais de la synchronisation (uniquement celles allouées à des centres de coûts de projets).

Parfois, les dépenses Siège doivent être éclatées afin d’allouer les dépenses de façon plus juste. Cette tâche est également abordée dans cette section.

Comment importer des entrées Siège dans l’instance Siège

Sélectionnez Comptabilité/ HQ/Siège /Importer HQ

Un assistant {Importer Écritures HQ} s’affiche

1. Cliquez sur {Ajouter une pièce jointe} et, via le navigateur, recherchez le fichier que vous souhaitez importer.

Assistant {Importer Écritures HQ}

2. Sélectionnez {Importer}.

L’assistant {Confirmation d’import des écritures Siège, HQ Entries Import Confirmation} apparaît

{Confirmation d’import des écritures Siège}

3. Cliquez sur {OK}.

Une liste d’entrées importées à valider apparaît dans le sous-module {Écritures HQ}.

Liste d’entrées Siège en mode brouillon à valider

Une fois que les entrées ont été importées dans l’instance Siège d’UniField, elles doivent être synchronisées avec l’instance de coordination dans UniField. Elles le sont en statut « Brouillon ». Elles peuvent être révisées après avoir été reçues par la coordination. Vous pouvez réviser les entrées une par une ou les grouper pour appliquer une modification en masse.

Comment réviser les entrées Siège individuellement

Les informations des comptes analytiques et de charges peuvent être modifiées au niveau de la coordination.

Les charges enregistrées dans le système ERP du Siège sont initialement imputées aux centres de coûts. Cette allocation est décidée au Siège sur la base des informations du service Logistique ou des RH et doit être révisée au niveau de la coordination par des utilisateurs avancés.

Les dépenses enregistrées au Siège pour le compte du terrain sont automatiquement imputées à {PF, MSF fonds privés}. Des utilisateurs financiers avancés de la Coordination achèvent l’attribution du pool de financement, car cette dimension n’est pas disponible dans le système du Siège.

Sélectionnez Comptabilité/ HQ/Siège/ Écritures HQ

• Une liste d’entrées Siège à valider apparaît

Liste d’entrées Siège en mode Brouillon affichée sous {Rechercher : Ecritures HQ}

1. Cliquez sur le crayon pour modifier la ligne d’écriture pertinente. Les champs en bleu sont obligatoires et modifiables. Les champs en blanc sont aussi modifiables.

Modification d’une entrée Siège

2. Modifiez le compte, la destination, le centre de coût ou le pool de financement en supprimant le contenu du champ et en recherchant le bon contenu via le navigateur ou en l’insérant manuellement.

3. Certaines sections ont décidé de définir certains comptes comme ne pouvant pas être corrigés/modifiés. Pour plus de détails, consultez les procédures financières de votre section. Notez toutefois que l’allocation analytique de tels comptes peut toujours être actualisée.

Compte {Autres charges de personnel} défini comme non corrigible par le siège

Dans l’exemple ci-dessus, le compte {66250} n’est pas modifiable. Si vous tentez de modifier ce compte lors de l’import dans votre instance, un message d’erreur s’affiche. Si vous devez corriger une entrée figurant sur un tel compte, contactez votre responsable financier au Siège.

1. Sauvegardez la ligne d’écriture en cliquant sur l’icône de disquette.

Code comptable modifié d’une entrées siège en mode brouillon

Comment réviser des entrées Siège multiples

1. Sélectionnez Comptabilité/ HQ/Siège /Écritures HQ

• Une liste d’entrées Siège à valider apparaît

Liste d’entrées Siège en mode Brouillon affichée sous {Rechercher : Ecritures HQ}

1. Cochez les entrées que vous souhaitez modifier.
2. Si vous souhaitez imputer ces entrées à une nouvelle allocation analytique, allez dans le menu {Actions}
3. Sélectionnez {Réallocation analytique}.

Entrées siège à réaffecter et Action {Réallocation analytique}

Ici, vous pouvez modifier les champs {Destination}, {Centre de coûts} et {Pool de financement}. Veillez à ce que l’allocation soit identique pour toutes ces entrées et que la paire « Compte de charges/destination » soit correcte. Cliquez sur le bouton {Valider}.

Assistant {Réallocation analytique}

La réallocation analytique est terminée. Si vous avez affecté une allocation non valide, les entrées s’affichent en rouge. Exemple : la combinaison compte de charges/destination est incorrecte.

Écritures siège avec une allocation analytique invalide (en rouge) affichées

Si vous souhaitez imputer des écritures Siège à un nouveau compte de charges, allez dans le menu {Actions} et sélectionnez {Changer le compte}.

Entrées siège et Action {Changer le compte}

Dans l’assistant {Changer le compte}, introduisez un nouveau compte dans le champ {Compte}.

Assistant {Changer le compte}

Validez. Le compte de charges est actualisé.

Comment scinder des entrées Siège

Vous pouvez également scinder les entrées une par une si vous souhaitez associer le coût à différentes références de factures.

Sélectionnez Comptabilité/ HQ/Siège / Écritures HQ

• Une liste d’entrées Siège à valider apparaît

Liste des écritures Sièges

• Sélectionnez une entrée, allez dans le menu {Actions} et choisissez l’action {Scinder}.

Action Scinder dans le menu Actions

• Dans l’assistant {Entrée Siège scission}, sélectionnez {Créer}

Bouton {Créer} permettant de diviser l’entrée Siège originale

1. La ligne originale s’affiche.
2. Cliquez sur le bouton {Créer} Vous pouvez procéder à la création des lignes. Vous ne pouvez PAS modifier la DESCRIPTION, contrairement aux champs RÉFÉRENCE, COMPTE, MONTANT et aux comptes analytiques. Sauvegardez à l’aide de

Création d’une entrée Siège supplémentaire afin de scinder l’écriture initiale

L’entrée Siège est en cours de scission

3. Cliquez sur lorsque vous avez terminé.

• L’entrée Siège originale s’affiche en gris et les lignes créées en noir.

L’entrée Siège est scindée en gris et les lignes créées sont en noir

Entrée Siège originale et filtre {ORIGINAL}

Entrée Siège scindées et filtre {SCINDER}

Comment valider des entrées/écritures du Siège (HQ)

Lorsque la révision des entrées/écritures Siège est finalisée, un utilisateur autorisé peut les valider et les synchroniser.

Sélectionnez Comptabilité/ HQ Siège /Écritures HQ

• Une liste d’écritures Siège à valider apparaît

Liste d’entrées Siège en mode Brouillon à valider

1. Cochez les cases des entrées que vous souhaitez valider. Veuillez noter que la sélection d’une entrée scindée entraîne la validation des lignes associée à cette entrée (entrée originale et toutes les entrées scindées qui s’y rapportent).
2. Allez dans le menu {Actions} et sélectionnez {Validation}.

Action {Validation}

Un assistant {Validation} apparaît

Assistant {Validation écritures Siège}affichant une liste d’entrées à valider (ici originale et scindées)

3. Sélectionnez

Les entrées Siège sont validées. Elles deviennent alors des entrées comptables reflétées dans le journal {Siège, HQ}. Il est possible de les modifier uniquement en effectuant une correction comptable.

Entrées Siège validées et comptabilisées dans le journal HQ (code journal HQ)

Comment valider les écritures HQ

Lorsque les entrées HQ ont été revues, un utilisateur autorisé peut les valider (Hard-post) et les synchroniser.

Allez à Comptabilité/ HQ/Siège / Ecritures HQ

• Une liste d’écritures HQ pour valider les affichages

Liste des écritures HQ en brouillon HQ affichés dans la {Liste des écritures HQ} Vue de recherche

4. Cochez les cases des entrées que vous souhaitez valider. Notez que la sélection d’une entrée fractionnée entraînera la validation des lignes impliquées dans la séparation (entrée d’origine et toutes les entrées fractionnées associées).

5. Allez à droite dans le menu {Actions} et sélectionner {Validation}.

{Validation} actions

A {Validation} l’assistant s’affiche

Assistant {Validation des écritures HQ}

1. Sélectioner {Valider}
2. Les entrées Siège sont validées. Elles deviennent alors des entrées comptables reflétées dans le journal {Siège, HQ}. Il est possible de les modifier uniquement en effectuant une correction comptable.

Après cette étape, la modification des entrées n’est possible que par des corrections comptables. La validation en masse des entrées du siège ou la validation individuelle lors de la coordination déclenchera une ligne d’écriture comptable par écriture du siège (une séquence d’entrées par entrée de journal HQ).

Ecritures HQ validées {Ecriture comptable} Rechercher: Ecriture Comptables

Écriture validées provenant de HQ dans {Lignes d’écritures Analytiques} Rechercher: Ecritures Comptables

Historique de corrections vues dans la vue Lignes d’écritures analytiques

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 4. Imports – Gestion des Ressources Humaines, Dépenses Siège et Budgets -> 4.2 Dépenses du Siège (Hq)

DÉPENSES DU SIÈGE (HQ)

LUFI-40201 Bons d’engagement de dépenses du Siège

LUFI-40202 Dépenses du Siège

LUFI-40201 Bons d’engagement de dépenses du Siège

LU Introduction

Les entrées Siège sont des entrées comptables enregistrées dans le système Siège pour le compte des bureaux de la mission. Elles englobent les commandes internationales et les charges salariales des expatriés. En ce qui concerne le matériel médical et logistique, la mission passe des commandes internationales auprès de centres d’approvisionnement, qui se procurent les produits, les paient et les envoient à la mission. Les centres d’approvisionnement envoient périodiquement aux OC (au niveau du Siège) des factures relatives aux marchandises livrées sur le terrain.

Les commandes internationales sont générées sur le terrain, mais réglées au niveau du Siège. Le maintien de la cohérence avec le schéma de comptabilisation des charges courantes impose que ces marchandises soient imputées à un compte de charge :

• Au moment de l’expédition des marchandises pour l’OCA
• Lorsque la facture de l’ESC (Centre d’approvisionnement européen) est validée dans le système comptable du Siège pour toutes les autres OC.

Comme les factures sont déjà réglées au niveau du Siège, la réception d’une commande internationale par une instance du terrain ne déclenche pas la création d’une facture dans Unifield. Par exemple, un PO adressé à un partenaire de type ESC ne déclenche pas la création d’une facture fournisseur : les entrées doivent donc être importées dans le système.

Du point de vue du système, le processus des entrées Siège est le suivant :

1. Les charges réglées au Siège (entrées HQ) pour le compte des missions de terrain sont introduites dans le système ERP du Siège.
2. Les charges sont exportées vers un fichier au format csv.
3. Ce fichier est ensuite importé dans l’instance Siège d’UniField.
4. Les entrées importées sont synchronisées avec l’instance de coordination d’UniField en mode « Brouillon ».
5. Au niveau de la coordination, les entrées sont affichées dans le sous-module {Ecritures HQ} et revues. Par défaut, le pool de financement sélectionné est Fonds Privés. Les utilisateurs de terrain doivent actualiser le pool de financement et vérifier les montants, les codes de comptes et les informations analytiques.
6. Une fois revues, les entrées sont validées par l’utilisateur autorisé. À ce stade, elles deviennent des entrées comptables dans le journal {Siège, HQ} de la coordination.
7. Les entrées analytiques correspondantes allouées aux projets font ensuite l’objet d’une synchronisation descendante vers le ou les projets. Tant la coordination que le ou les projets tiennent compte des entrées Siège dans le cadre de leur suivi budgétaire.

Les marchandises d’une commande internationale sont souvent reçues en livraisons partielles. Le bon d’engagement associé qui est généré lors de la validation du PO au fournisseur ESC doit être mis à jour :

• Soit manuellement, par l’instance de coordination, lorsque des entrées sont reçues du Siège et validées par la coordination. Si ce n’est pas le cas les coûts reflétés dans votre budget seront incorrects si vous choisissez d’inclure les engagements. Une fois que les charges ont été totalement comptabilisées, que les entrées ont été reçues du Siège et validées par la coordination, vous devez clôturer manuellement le bon d’engagement. L’état du bon d’engagement basculera de {Validé} à {Terminé}. Si ce n’est pas le cas, le coût sera reflété dans votre budget en tant que dépenses engagées (ou simulées) ET en tant que dépenses réelles.
• Soit automatiquement, en important un fichier externe (OCA, OCB) reprenant les engagements internationaux en attente. Une fois importées, ces données sont enregistrées dans le journal.

Comment modifier un bon d’engagement de dépenses du Siège

Sélectionnez : Comptabilité/Engagements/Bons d’engagement

Une liste de bons d’engagement s’affiche

1. Cherchez le bon validé en sélectionnant le filtre {Validé} ou tout autre filtre situé en tête de l’écran de recherche.
2. Lorsque le bon est localisé, cliquez sur le crayon pour ouvrir la fiche.
3. Dans l’affichage de la fiche du bon, cliquez sur le crayon pour modifier la ligne.

Vue formulaire {Bon d’engagement} et fonction {Modifier} sur la ligne du bon

4. En cas de livraison partielle, nous modifions le {MONTANT RESTANT} équivalant au coût des marchandises à recevoir.

5. Sauvegardez la ligne en cliquant sur l’icône représentant la disquette.

{MONTANT RESTANT} actualisé sur un bon d’engagement

6. Cliquer sur le bouton {Sauvegarder} en haut de la fiche.

7. Le montant de l’engagement est maintenant actualisé et reflété dans le journal des engagements.

Lignes d’engagement actualisées

Comment faire basculer l’état d’un bon d’engagement à {Terminé}

Nous faisons passer un bon d’engagement à l’état {Terminé} lorsque les charges sont totalement comptabilisées et que les entrées reçues du Siège sont validées par la coordination.

Sélectionnez : Comptabilité/Engagements/Bons d’engagement

1. Cherchez le bon validé en sélectionnant le filtre {Validé} ou tout autre filtre situé en tête de l’écran de recherche.
2. Lorsque le bon est localisé, cliquez sur le crayon pour ouvrir la fiche.
3. Régler le {MONTANT RESTANT} sur {0}.

Ramener le {MONTANT RESTANT} à 0

4. Sauvegardez ces écritures en cliquant sur l’icône de disquette.

5. Cliquer sur le bouton {Enregistrer et éditer}

6. Au bas de l’écran d’affichage de la fiche, sélectionnez {Terminé}.

Fonction {Terminé} sur le formulaire d’un bon d’engagement

7. Le bon est réglé sur {Terminé}. Le bon n’apparaît plus dans la section des {Lignes d’engagement} du budget, parce que les entrées comptables correspondantes ont été validées.

Bon d’engagement {Terminé} et montant restant nul

Comment configurer l’import d’engagements internationaux*

Cette fonction a été conçue pour répondre aux exigences de l’OCA et de l’OCB, mais elle pourrait également être utilisée par d’autres OC à l’avenir. Elle permet d’intégrer automatiquement des engagements correspondant à des commandes internationales dans le suivi budgétaire au niveau du terrain.

Elle est disponible à travers une fonction appelée {Import Engagement Int.}, situé sous le menu Engagements.

Les OC qui souhaitent l’utiliser doivent l’activer, faute de quoi elle ne s’affiche pas en tant que transaction sur la gauche du menu.

Chaque import écrase l’import précédent et les entrées sont enregistrées dans un nouveau journal analytique : « Engagements internationaux ». Par conséquent, veillez à ce que ce journal ait bien été créé dans votre base de données avant de procéder à l’import.

Allez dans Administration/Configuration/Reconfigurer

Application Administration et fonction {Reconfigurer}

Dans la fenêtre {Activer l’import des engagements internationaux}, cochez la case de la phrase {Gérer les engagements internationaux par le biais d’une fonction d’import}.

Activation de l’import d’engagements internationaux

Pour terminer, sélectionner {Finir}.

Comment créer un journal des engagements internationaux*

Allez dans Comptabilité/Configuration/Comptabilité Analytique/Journaux analytiques

1. Complétez les champs en bleu, comme indiqué ci-dessous. Veillez à nommer le code de journal {ENGI}, faute de quoi il sera synchronisé avec toutes les instances, comme tout autre journal analytique.

Journal analytique des engagements internationaux

2. Cliquer sur le bouton {Sauvegarder}.

Comment utiliser la fonction Importer un bon d’engagement*

Allez dans Comptabilité/Engagements/Import Engagement Int.

Un assistant {Importer des engagements internationaux} apparaît.

1. Cliquez sur {Ajouter une pièce jointe} et, via le navigateur, recherchez le fichier que vous souhaitez importer.

Assistant {Importer des engagements internationaux}

2. Sélectionnez le bouton {Importer}.

3. Les entrées sont enregistrées dans le journal des engagements internationaux.

Entrées des engagements enregistrées dans le journal ENGI. Les tiers sont affichés, mais dans le fichier d’import,

ce champ est facultatif ; un partenaire de type ESC doit néanmoins être défini dans l’instance où l’import est effectué.

Il y a un button “Forcer Terminé” pour les bons d’engagements fournisseurs (droit donné au profile Fin_Config_admin_mission qui permet de mettre un bon d’engagement un état de terminé.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 4. Imports – Gestion des Ressources Humaines, Dépenses Siège et Budgets -> 4.1 Gestion des Ressources Humaines -> LUFI-40105 Gestion de la paie du personnel national

LUFI-40105 Gestion de la paie du personnel national

LU Introduction

Lorsque les données sur les salariés ont été actualisées dans UniField, les entrées de paie peuvent être exportées d’Homère et importées dans UniField.

Il suffit qu’une seule entrée de paie ne puisse être importée pour qu’UniField bloque tout l’import. UniField fournit une liste des entrées non importées et explique pourquoi elles ne peuvent pas l’être. En l’absence de message d’erreur, l’import est effectué avec succès.

Lorsque les entrées de paie du personnel national sont importées, elles restent en mode « Brouillon » jusqu’à ce qu’un utilisateur autorisé les valide. Une fois validées, elles sont enregistrées dans les journaux.

Liste d’entrées Paie valides en mode Brouillon, affichée dans le sous-module {Paie – Ecritures}

Avant la validation, vous devrez vérifier si leur allocation analytique extraite du système est correcte. Les lignes de paie en rouge signalent une erreur et devront faire l’objet d’une nouvelle allocation. Cette tâche s’effectue dans le sous-module {Paie – Ecritures}.

Certaines lignes de paie apparaissent en rouge : vous devez les réaffecter à de nouvelles dimensions analytiques

Lorsque les entrées de paie ont été revues, vous pouvez les valider. Vous devez valider toutes les entrées de paie en une fois. Lors de la validation des entrées de dépenses, UniField vous demande de sélectionner le TIERS des lignes de contrepartie des taxes et des cotisations sociales. Cela déclenche la création d’entrées de comptes créditeurs.

Si Homère a arrondi les salaires des employés vers le haut selon les pièces et billets disponibles localement plutôt que de maintenir le calcul exact de la paie, UniField crée automatiquement une entrée d’arrondi.

Lorsque les entrées de paie sont validées, elles deviennent comptabilisées et s’affichent dans les Journaux {HR}.

Une fois le paiement physique effectué, vous pouvez importer le paiement dans le registre à l’aide du bouton {Paiements en attente}. Pour rappel, vous importez uniquement le montant payé à ce moment.

Si certains employés sont payés en espèces et d’autres par virement bancaire, importez le montant correspondant dans le registre de caisse et le reste dans les registres de banque. L’utilisation de la fonction {Paiements en attente} entraîne automatiquement le lettrage dans les journaux de toutes les entrées du compte {30100}.

Comme nous l’avons expliqué ci-dessus, le montant total de l’avance sur salaire a déjà été comptabilisé en tant qu’entrée de paiement dans les registres. Toutes les entrées de paie doivent être lettrées manuellement sur le compte {Avances sur salaires du personnel national}.

Voici les mouvements comptables lors du paiement des salaires (Plan Comptable OCG).

Comment enregistrer le paiement des avances sur salaire pour le personnel national

En règle générale, le paiement des avances sur salaire est enregistré au sein d’Homère et payé physiquement au milieu du mois. Toutefois, le fichier d’envoi mensuel d’Homère généré pour l’import dans UniField n’est pas créé avant la fin du mois. Par conséquent, au milieu du mois, vous devez créer manuellement une entrée directe au sein d’UniField afin de refléter le montant de l’avance sur salaire.

Ensuite lorsque la liste des entrées de paie mensuelle est importée dans UniField et que les entrées sont validées, vous devez lettrer manuellement les avances sur salaires et le paiement des salaires.

Allez dans Comptabilité/Registres

1. Localisez le registre dans lequel vous souhaitez enregistrer l’avance.
2. Ouvrez ce registre et sélectionnez {Créer} pour créer une ligne d’entrée.
3. Complétez les champs. Sélectionnez le {COMPTE} {13210}.
4. Sauvegardez cette entrée.
5. Effectuez la comptabilisation temporaire et définitive.

Avance sur salaire comptabilisée dans le registre de caisse

Comment importer la paie mensuelle du personnel national

Avant de procéder à l’import de la paie, assurez-vous que les comptes créditeurs sont définis comme un type de traitement spécifique {Tiers requis – Paie} ; à défaut, vous ne pourrez pas les comptabiliser automatiquement.

Sélectionnez Comptabilité/Paie/Importer Paie

L’assistant {Importer Paie} apparaît

1. Cliquez sur {Ajouter une pièce jointe} et, via le navigateur, recherchez le fichier que vous souhaitez importer (EX. : PAYE_SAGA_XXX).

Assistant {Importation Paie}

S’il y a déjà des entrées de paie dans la liste des entrées de paie, vous ne pourrez pas importer un nouveau fichier. Vous devez supprimer les entrées initiales avant de procéder à l’import. Vous recevrez l’avertissement suivant :

Message d’erreur signalant que les entrées de paie sont déjà enregistrées dans le journal {HR} de la même période.

2. Si aucun message d’erreur ne s’affiche, cliquez sur le bouton Importer.

Une fenêtre de confirmation d’importation de la paie {Confirmation importation paie} apparaît.

Fenêtre {Confirmation d’importation Paie} avec liste d’erreurs vide

3. Cliquez sur {OK}. Une liste d’entrées de Paie en mode Brouillon se crée.

Fenêtre de recherche {Paie- Ecritures} affichée dans le sous-module {Importer Paie}. Les entrées sont invalides et en mode Brouillon. Vous devez affecter une allocation analytique valide

4. Si Homère a arrondi les salaires des employés vers le haut selon les pièces et billets disponibles localement plutôt que de maintenir le calcul exact de la paie, UniField crée automatiquement une entrée relative au montant arrondi. Lorsque vous effectuez l’allocation analytique, veillez bien à allouer cette entrée de paie arrondie individuellement.

Comment modifier l’allocation analytique des entrées de paie

Si vous souhaitez modifier les informations analytiques de manière permanente, vous pouvez utiliser le sous-module de mise à jour des employés. Toutefois, dans certaines situations spéciales, il se peut que les données analytiques ne doivent être actualisées que pour une période définie.

Sélectionnez Comptabilité/Paie/Paie- Ecritures

Une liste d’entrées Paie en mode Brouillon enregistrées sur des comptes de charges apparaît

Fenêtre de recherche {Paie- Ecritures} affichée dans le sous-module {Paie-Ecritures}

1. Cliquez sur le crayon de l’entrée dont vous souhaitez modifier l’allocation.
2. Modifiez la destination, le centre de coûts et/ou le pool de financement pour rendre l’entrée valable.
3. Sauvegardez cette entrée (disquette). L’entrée de paie s’affiche en bleu : l’allocation est valide.

Allocation analytique valide sur une entrée de paie

Comment modifier l’allocation analytique d’entrées de paie multiples

Si vous souhaitez modifier les informations analytiques de manière permanente, vous pouvez utiliser le sous-module de mise à jour des employés. Toutefois, dans certaines situations spéciales, il se peut que seule une période de paie des membres du personnel doive être actualisée. Pour rappel : seules les entrées ayant la même allocation analytique peuvent être allouées en même temps.

Sélectionnez Comptabilité/Paie/Paie- Ecritures

Une liste d’entrées Paie en mode Brouillon enregistrées sur des comptes de charges apparaît

1. Vérifiez les entrées dont l’allocation doit être modifiée.
2. Allez dans le menu Actions et sélectionnez {Paie – Réallocation analytique}.

L’assistant {Paie – Réallocation analytique} s’affiche

Assistant {Paie – Réallocation analytique}

1. Modifiez la destination, le centre de coûts et le pool de financement, pour rendre les entrées valables.
2. Cliquez sur le bouton {Valider}.

Les entrées Paie sont affectées à une nouvelle dimension analytique

Entrées de paie valides

Comment supprimer des entrées de paie du personnel national en mode Brouillon

Il se peut que des fichiers d’import erronés soient utilisés lors du processus d’importation. Il reste possible de supprimer les entrées si elles sont encore sous statut brouillon.

En sélectionnant l’action {Effacer les écritures sous statut brouillon} dans le menu de droite, vous annulerez la totalité de l’import des entrées Paie. N’oubliez pas que vous ne pouvez pas annuler des entrées spécifiques (pour garantir que le solde des lignes de paie enregistrées au crédit corresponde au solde des lignes enregistrées au débit).

Sélectionnez Comptabilité/Paie/ Paie- Ecritures

Une liste d’entrées Paie enregistrées sur des comptes de charges apparaît

1. Cochez les cases de toutes les entrées.
2. Allez dans le menu Actions et sélectionnez {Effacer les écritures en mode Brouillon}.

Une fenêtre {Effacer les écritures brouillon} apparaît

Fenêtre de suppression des entrées en mode Brouillon

3. Cliquez sur {Valider} et les entrées de paie seront supprimées, ce qui annulera l’importation de la liste de paie.

Comment valider les entrées de paie du personnel national

Lorsque les entrées de paie ont été revues, vous pouvez les valider. Les lignes de dépenses sont validées en premier, ensuite une nouvelle fenêtre s’affichera pour procéder à la validation des comptes de bilan de contrepartie. Selon la configuration des comptes de votre instance, ces lignes de compte pourraient nécessiter un tiers si ce champ n’est pas complété au préalable dans Homère.

Vous pouvez valider les entrées de paie une seule fois, toutes les lignes étant enregistrées sur une entrée comptable unique qui doit être balancée au crédit et au débit.

Sélectionnez Comptabilité/Paie/ Paie- Ecritures

Une liste de lignes de dépense apparaît

1. Cochez la case de chaque entrée
2. Allez dans le menu « Actions » sur la droite et sélectionnez le bouton {Valider les lignes de dépense et aller aux lignes de bilan}. Toutes les lignes de dépenses sont automatiquement incluses dans la sélection

Une fenêtre {Valider les écritures en mode Brouillon} s’affiche

1. Une nouvelle fenêtre avec toutes les lignes de comptes de bilan s’ouvre. Les lignes sans tiers sont automatiquement affichées en premier

Comptes de bilan de paie à valider et tiers à rajouter

2. Alloué un tiers au compte de bilan qui le requièrent

Rajout de tiers aux lignes de bilan

3. Sélectionner le bouton {Valider les écritures sous statut brouillon} dans le menu « Actions »

{Valider les écritures sous statut brouillon}

La fenêtre {Validation des écritures sous statut brouillon} s’ouvre

Fenêtre de validation d’écritures en statut de brouillon

4. Sélectionner {Valider} et attendez l’enregistrement définitif des entrées paie dans les journaux.

Confirmation de la validation des entrées paie

Message confirmant l’enregistrement définitif des entrées paie

Vue {Recherche Paie Liste} après la validation des entrées paie

1. Les entrées « Paie » validées apparaissent maintenant dans le journal {HR}.

Entrées paie valides et postées définitivement dans le journal HR

D’un point de vue comptable, l’export résulte dans la création des entrées de charge (au débit des comptes de charge):

• Une ventilation du coût total pour MSF par salarié, à enregistrer dans un compte de charge ordinaire pour le personnel national {66001 ; 66002}. Le nom du salarié s’affiche dans le champ {Tiers} et sa fonction dans le champ {Référence}.

La contrepartie des charges enregistrées concerne exclusivement des comptes de bilan tels que listés ci-dessous :

• Le salaire net consolidé enregistré sur le compte 30100 {Dettes salariales -salaires nets}.
• Les avances sur salaires consolidées pour le personnel national {13210, Avances sur salaires du personnel national}. Les avances ont été introduites à la moitié du mois et enregistrées manuellement dans UniField au moment du paiement. Les avances sur salaires sont incluses dans l’export. Elles ne sont donc pas incluses dans le salaire net et sont lettrées manuellement à chaque paiement de salaire à la fin du mois.
• La sécurité sociale employé/employeur enregistrée sur un compte créditeur spécifique {30200, Sécurité sociale}.
• Les impôts sur le revenu consolidés, enregistrés sur un compte créditeur spécifique {30310, Impôts sur salaire à payer}.
• Toute autre taxe ou contribution enregistrée dans le plan de paie d’Homère.

Comment importer les paiements des salaires dans un registre

Si vous avez versé des avances sur salaires au milieu du mois, vous avez dû, au moment de le faire, comptabiliser le fait que des fonds ont été déboursés en créant manuellement une entrée dans le registre (une seule entrée de registre peut consolider le paiement d’avances sur salaires de tous les employés). En ce qui concerne les entrées créditrices qui restent à payer au moment de l’import des salaires (p. ex. salaires nets à payer à la fin du mois, cotisations sociales, impôts, etc.), UniField vous permet d’importer ces entrées dans vos registres.

Allez dans Comptabilité/Registres

1. Ouvrez le registre à partir duquel les paiements ont été effectués.
2. Sélectionnez le bouton Paiements en attente.

•  

Bouton Paiements en attente pour importer des entrées créditrices

3. Sur la fenêtre Importer facture, sélectionnez et sur l’écran {Rechercher lignes d’écriture comptables}, choisissez les entrées créditrices concernées (uniquement celles que vous allez verser à ce moment). En fonction du votre fichier d’importation de paie, vous obtenez :

• 30200 entrées de Sécurité Sociale. Selon votre configuration d’Homère, il se peut que les cotisations de l’employeur et celles de l’employé soient séparées.
• 30310 Impôts sur salaire à payer.
• Toute autre contribution requise par votre mission et définie dans Homère.
• 30100, Dettes salariales (salaires nets). Il devrait y avoir une entrée se rapportant au montant du paiement du salaire en fin de mois.
• 13210, Avances sur salaires du personnel national. Si votre mission a introduit des avances sur salaires dans Homère, des entrées de type retour d’avance ont été validées lors de la validation des entrées Paie. Si vous avez suivi les instructions ci-dessus et créé une entrée manuelle pour une avance sur salaire au milieu du mois ET que vous avez lettré l’entrée du compte (13210- avance et retour d’avance), le montant de l’avance ne sera pas proposé à l’import. Si le montant du salaire au milieu du mois continue de s’afficher sur l’écran des paiements en attente, NE l’importez PAS, car cela fausserait le solde bancaire ou de caisse.

Sélection des entrées créditrices à importer

• Sur l’écran d’import des paiements, saisissez une date de comptabilisation du paiement et sélectionnez {Importation unique} si vous souhaitez que les entrées continuent d’être traitées comme des paiements distincts. Si vous souhaitez consolider plusieurs entrées en un seul paiement, sélectionnez {Importer groupe par partenaire}. Exemple : si vous effectuez un seul paiement de cotisations employé et un seul paiement de cotisations employeur à la sécurité sociale, sélectionnez Importation unique

En revanche, si vous combinez les cotisations des employés et employeur au sein d’un même paiement, choisissez {Importer groupe par partenaire}.

Importation d’entrées créditrices

• Cliquez ensuite sur au bas de la fenêtre.

Importation d’entrées créditrices

À ce stade, vous pouvez, si nécessaire, utiliser le crayon pour modifier des lignes. Si, par exemple, vous avez versé une partie du salaire par un registre de banque et une autre par le registre de caisse, vous pouvez modifier les montants afin de n’importer que le montant adéquat. Si vous ne versez pas tous les impôts et taxes en une fois, vous pouvez modifier les montants.

• L’importation a créé des lignes de registre.

Lignes de registre créées en mode « Comptabilisé temporairement »

Une fois les entrées importées comptabilisées définitivement, elles sont automatiquement lettrées avec les entrées importées à partir d’Homère.

Comment lettrer et régler les avances sur salaires du personnel national

Pour plus de détails sur le lettrage, voir le chapitre 5 LUFI-50302.

À chaque fin de mois, vous devez lettrer l’avance sur salaires du personnel avec le paiement du salaire en fin de mois et le montant total importé à partir du fichier d’Homère. Pour pouvoir lettrer le compte, l’entrée de l’avance doit être comptabilisée définitivement.

Sélectionnez Comptabilité/Écritures comptables/Lignes d’écritures comptables.

1. Pour localiser vos entrées dans le champ {Compte}, saisissez le compte {13210} et cliquez sur {Rechercher}.
2. Une fois les entrées extraites, cochez les cases des entrées du compte {13210} et sélectionnez {Lettrer les Ecritures} dans le menu Actions.

Sélection d’entrées non lettrées à lettrer à l’aide de l’action {Lettrer les écritures}

Les entrées créées à partir des fichiers d’import d’Homère se trouvent dans les journaux HR.

Écritures lettrées pour 13210 Avances sur salaires du personnel national – tous les salariés

Paie des missions n’utilisant pas Homère

En ce qui concerne les missions qui n’utilisent pas Homère, différentes options existent quant à l’enregistrement de la paie :

1. Encodage manuel de l’enregistrement global de la paie directement au sein des lignes d’écriture comptables au débit. Il ne doit pas y avoir de lien vers un tiers.
2. Les entrées de contrepartie (sécurité sociale, taxes, pensions, avances sur salaires et salaires à payer…) peuvent également être encodées manuellement au crédit dans les écritures comptables.

L’enregistrement du paiement se fait dans le registre adéquat. Après la comptabilisation définitive des entrées de registres, le crédit et le débit peuvent être lettrés manuellement dans les journaux

Méthode de paiement pour employées

Comment créer des méthodes de paiement :

• Que pour le HQ: Ressources Humaines / Configuration / Ressources Humaines / Modes de paiement / {Créer}

• Actuellement, il y a 3 méthodes de paiement utilisés dans tous les OC: CHQ, ESP (espèces) et VIR (par virement bancaire).

• La synchronisation est effectuée depuis HQ à toutes les instances.
• Les méthodes de paiement sont renseignées dans Homère pour chaque employé et UniField les récupère dans le fichier Per mois staff.csv. Il met à jour le formulaire de l’employé avec les informations suivantes : Méthode de paiement, Nom de la banque et Numéro de compte bancaire.

• Comment générer le rapport “Ordres de paiement” :

• Pour voir les écritures de paie il faut aller a Comptabilité/Paie/Paie-Ecritures dans le menu d’actions de la gauche.

• Assistant : choisissez le mode de paiement et la période.

• Le rapport est une sorte de rapport avec le solde des employés. Le rapport PDF indique le nom de l’employé, l’identifiant de l’employé, le nom de la banque, le numéro de compte bancaire, le montant net à payer et la devise. Le montant net à payer est calculé par employé pour les comptes fournisseurs et les comptes à recevoir utilisés dans le système pour les entrées HR et lorsque le tiers est un employé. Remarque : les montants proviennent de toutes les écritures non rapprochées de ces comptes, qu’ils proviennent du journal des ressources humaines ou non.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 4. Imports – Gestion des Ressources Humaines, Dépenses Siège et Budgets -> 4.1 Gestion des Ressources Humaines -> LUFI-40104 Activation /désactivation Personnel.

LUFI-40104 Activation/désactivation Personnel

Activation/Désactivation of staff in Human Resources

Vous pouvez désactiver / activer un groupe d’employés en masse (pour les expatriés et le personnel national). Il vous suffit de sélectionner tous les employés souhaités => cliquez sur Activer / Désactiver les employés dans le menu de droite :

Si le but était d’activer la liste des employés sélectionnés, cochez la case (Définir les employés sélectionnés comme actifs). Si le but était de désactiver la liste d’employés sélectionnée, vous décochez la case.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 4. Imports – Gestion des Ressources Humaines, Dépenses Siège et Budgets -> 4.1 Gestion des Ressources Humaines -> LUFI-40103 Gestion de la base de données du personnel national pour les missions qui n'utilisent pas Homère.

LUFI-40103 Gestion de la base de données du personnel national pour les missions qui n’utilisent pas Homère

LU Introduction

Il peut arriver qu’Homère ne soit pas utilisé au sein de votre mission. Dans ce cas, il est toujours possible d’utiliser UniField pour la gestion du personnel national, mais il faut d’abord en reconfigurer les paramètres. Ensuite, importez la base de données du personnel national et affectez une dimension analytique.

Comment reconfigurer le module de paie si Homère n’est pas utilisé

Sélectionnez : Administration/ Configuration/ Reconfigurer

Application {Administration} et sous-module {Reconfigurer}

1. À l’aide des boutons {Ignorer} ou {Suivant}, passez les différents paramètres jusqu’à arriver à la fenêtre {Activer la configuration de la Paie}
2. Sur celle-ci, décochez la case comme indiqué ci-dessous.

Fenêtre d’activation de configuration de la paie

3. Sélectionnez le bouton {Finir}

La configuration du module de paie est inactive

Le module {Paie} est désactivé

Comment importer les données de base (master data) du personnel national si Homère n’est pas utilisé

Sélectionnez : Ressources Humaines/Ressources Humaines

1. Sélectionnez {Importer personnel national}.

Sous-module {Importer personnel national}

Un assistant {Importer personnel national} apparaît.

Assistant d’import du personnel national

2. Rechercher le fichier (xml) que vous souhaitez utiliser pour importer les données et sélectionnez {Valider} pour confirmer l’import.

Un assistant de confirmation d’import de personnel national apparaît, affichant des erreurs potentielles d’import.

Fenêtre de confirmation d’importation de personnel national

3. Cliquez sur {OK}.

La liste du personnel national est téléchargée

Comment réallouer l’allocation analytique du personnel national lorsqu’Homère n’est pas utilisé

Sélectionnez : Ressources Humaines/Ressources Humaines

1. Sélectionnez le sous-module {Employés} et une liste d’employés s’affiche.
2. Sélectionnez le filtre {Local} et une liste d’employés locaux s’affiche.
3. Cochez la case d’une entrée pour attribuer une allocation analytique individuellement ou cochez plusieurs entrées pour l’attribuer à un groupe d’employés.

Allocation analytique du personnel national (Sections n’utilisant pas Homère)

4. Sélectionnez une destination, un centre de coûts et un pool de financement.

Réallocation analytique d’un employé

5. L’allocation est terminée.

Réallocation analytique du personnel national (pour les sections n’utilisant pas Homère)

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 4. Imports – Gestion des Ressources Humaines, Dépenses Siège et Budgets -> 4.1 Gestion des Ressources Humaines -> LUFI-40102 Gestion de la base de données du personnel expatrié.

LUFI-40102 Gestion de la base de données du personnel expatrié

LU Introduction

La paie du personnel expatrié est versée par le biais du système comptable du Siège et importée dans l’instance Siège d’UniField. Toutefois, il reste nécessaire de créer les fichiers des expatriés au sein d’UniField, car il existe différentes transactions financières les concernant, notamment les indemnités journalières, les enveloppes de sécurité, les remboursements et les contributions au pot alimentaire (spécifique à l’OCA).

Les principes de sélection d’un employé TIERS qui s’appliquent sont les mêmes pour le personnel national et expatrié. Le personnel expatrié doit être importé et géré à partir du siège pour être synchronisés en coordination et projets. S’ils sont importés en coordination, ils ne seront pas synchronisés au siège. Après l’import, un utilisateur avancé définit une allocation analytique par défaut, qui apparaîtra automatiquement chaque fois que l’expatrié sera sélectionné comme Tiers pour la comptabilisation d’une dépense ou d’un revenu.

La base de données des expatriés d’UniField est soumise aux règles suivantes :

Il est possible de bloquer l’utilisation du personnel expatrié sur le terrain en cochant la case “Ne pas utiliser” dans OCXHQ, puis en synchronisant, ce qui bloquera toute transaction avec un employé tiers _expat avec un message d’avertissement “L’employé ‘Johan Rock’ ne peut plus être utilisé.”

Comment importer la liste du personnel expatrié

Sélectionnez : Ressources Humaines/Ressources Humaines

1. Sélectionnez {Importer Expatriés}.

Fonction d’import d’une liste d’expatriés

2. Dans la fenêtre {Importer Expatriés}, naviguez pour rechercher votre fichier et validez l’import.

Assistant d’import de liste d’identification d’expatriés

3. Le système confirme l’import du fichier (Pas de message d’erreur).

4. La liste du personnel expatrié s’affiche dans le sous-module {Employés}

Comment réaffecter l’allocation analytique du personnel expatrié

Sélectionnez : Ressources Humaines/Ressources Humaines

• Sélectionnez le sous-module {Employés} et une liste d’employés s’affiche.

Affichage de la liste d’employés (Actif) dans Rechercher : Employé(e)s

• Sélectionnez le filtre {Expatrié} et une liste d’employés expatriés s’affiche.
• Cochez la case d’une entrée pour attribuer une allocation analytique individuellement ou cochez plusieurs entrées pour l’attribuer à un groupe d’employés. Puis sélectionner {Employé(e)

Allocation analytique du personnel expatrié

• Sélectionnez une destination, un centre de coûts et un pool de financement

Réallocation analytique d’un employé expat

• L’allocation est terminée.

Réallocation analytique d’un employé expatrié terminée

 

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 4. Imports – Gestion des Ressources Humaines, Dépenses Siège et Budgets -> 4.1 Gestion des Ressources Humaines.

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES.

LUFI-40101 Gestion de la base de données du personnel national pour les missions qui utilisent Homère

LUFI-40102 Gestion de la base de données du personnel expatrié

LUFI-40103 Gestion de la base de données du personnel national pour les missions qui n’utilisent pas Homère

LUFI-40104 Activation /désactivation Personnel

LUFI-40105 Gestion de la paie du personnel national

LUFI-40101 Gestion de la base de données du personnel national pour les missions qui utilisent Homère

LU Introduction

Les opérations comptables relatives à la gestion des RH terrain couvrent l’enregistrement des salaires du personnel national, les avances sur salaires, différentes cotisations aux organismes sociaux et les taxes. Les sections MSF utilisent pour la plupart le logiciel Homère pour gérer les R.H.

UniField s’intègre avec Homère :

• Le fichier d’envoi d’Homère contenant toutes les informations de base sur les employés peut être importé dans UniField.
• Le fichier de paie SAGA d’Homère peut être importé pour créer chaque mois des entrées de paie par employé du personnel national.

Avec l’introduction d’UniField, les salaires du personnel national et les avances sur salaires continuent d’être enregistrés dans Homère. Chaque mois le fichier Homère Saga de la paie du personnel national et celui contenant la liste des employés sont importés dans UniField pour créer des écritures de paie et mettre à jour la base de données du personnel national. L’import de ces fichiers est réalisé depuis le module {Paie} dans l’application {Comptabilité}

Avant de créer des entrées de paie, il faut que tous les employés repris au sein d’Homère le soient également dans UniField. Lorsque l’utilisateur importe le fichier des employés, le premier mouvement sera une vérification basée sur le numéro d’identification de l’employé :

• Si ce numéro existe déjà dans UniField, pas d’action.
• Si ce numéro n’existe pas encore dans UniField, une nouvelle fiche employé est créée dans la liste des salariés en combinant le prénom et le nom ainsi que le numéro d’identification correspondant ; la case active est automatiquement cochée sur cette fiche employé.
• Si ce numéro existe dans UniField, mais pas dans les données à importer, la case active de la fiche de ce salarié est automatiquement décochée, ce qui fait basculer le statut de l’employé dans la catégorie inactive.
• Si ce numéro existe dans UniField, que le salarié correspondant est inactif et qu’il est inclus dans les données à importer, le salarié bascule automatiquement dans la catégorie active.
• Une fois que les données relatives aux salariés sont importées dans UniField à partir d’Homère, vous ne pouvez plus les supprimer ou les modifier (à l’exception des informations analytiques). Si vous remarquez une erreur, vous devez la modifier dans Homère, puis réimporter les informations dans UniField.

Si une valeur portant sur un salarié a été modifiée dans Homère depuis la dernière importation (nom, fonction…), cette information est actualisée dans UniField au moment de l’importation du fichier.

Si un employé est transféré vers un autre projet, le même numéro d’identification doit être utilisé, conformément aux procédures d’Homère. Cela signifie que le salarié doit être extrait d’une base de données d’Homère, puis importé dans la base de données du projet d’Homère vers lequel le salarié est transféré. À défaut, deux entrées seront créées au sein d’UniField pour le même employé.

Lorsque les employés nationaux sont importés, les postes correspondants s’affichent pour faciliter l’allocation analytique. La destination par défaut est NAT. Ensuite, définissez une allocation analytique par défaut (destination, centre de coûts et pool de financement) pour chaque salarié. Si un groupe de salariés s’est vu attribuer les mêmes informations analytiques, UniField offre une option permettant de procéder à la modification groupée de l’allocation analytique.

Vous pouvez donc attribuer une allocation (soit individuellement ou par groupe de salariés) en choisissant l’action {Employé(e) – Réallocation Analytique}. Cette action entraîne l’ouverture d’une nouvelle fenêtre appelée {Employé(e) – Réallocation Analytique}.

Liste d’employés nationaux actifs n’ayant pas encore été réaffectés

Assistant {Employé (e) – Réallocation Analytique}

À chaque importation de la liste de paie, UniField extrait l’allocation analytique du groupe de salariés et l’applique à l’entrée appropriée des lignes de paie. Cela vous évite de devoir allouer l’ensemble des lignes de paie à chaque importation du fichier de paie (chaque mois). L’allocation définie peut devenir obsolète lorsque, par exemple, la date d’éligibilité d’un pool de financement est dépassée. Dans ce cas, l’allocation et la ligne de paie du salarié s’affichent en rouge. Vous devrez donc configurer une nouvelle allocation analytique valide.

Quelle est l’utilisation des salariés du personnel national au sein des registres d’UniField ?

Différentes transactions financières portent sur les salariés du personnel national.

• Les indemnités journalières
• Les indemnités de sécurité
• Les avances opérationnelles
• Les avances sur salaires

Au sein d’UniField, un champ intitulé TIERS permet à l’utilisateur de sélectionner le type {Salarié}, puis de choisir le nom du personnel national. Cela permet d’améliorer le suivi et le lettrage des avances.

Affecter une entrée de registre à un Tiers de type Salarié (Employee) puis sélectionner le salarié en question

Si vous devez sélectionner un ancien salarié comme tiers, vous pouvez décocher le filtre {Actif} dans la fenêtre {Rechercher employé} afin d’afficher le personnel actif et inactif.

Comment importer les données de base (master data) du personnel national

Sélectionnez : Comptabilité/Paie/Employé (e) – Mettre à jour

1. Cliquez sur {Ajouter une pièce jointe}
2. Localisez le fichier d’envoi Homère (p. ex PER_MOISXXX_2014XXXX.zip).
3. Cliquez sur {Valider} pour valider l’import.

Validation du fichier d’import

1. Le système indique que l’import des employés locaux a fonctionné si aucun message d’erreur n’apparaît dans la liste d’erreurs.
2. Cliquez sur le bouton .

La liste du personnel local actif est importée

La liste du personnel local actif est importée

Quels sont les problèmes courants dans Homère qui peuvent provoquer l’échec de l’import du fichier d’un employé ?

• Les employés ont le même ID. Celui-ci doit être unique au sein de la mission. Si plusieurs employés ont le même ID, UniField rejette l’import. Il peut donc être nécessaire de faire cette vérification dans Homère avant le premier import.
• Lignes d’employé vides : parfois, un employé est créé, mais les informations introduites dans Homère sont quasi inexistantes. Si les employés en question ne sont pas valides, il convient de les supprimer d’Homère. S’ils sont valides, mettez à jour le champ {code_terrain} ou {ID_Personnel}, puis effectuez à nouveau l’export à partir d’Homère.

Fenêtre de confirmation d’import signalant des erreurs, ici information incomplète

Comment réaffecter l’allocation analytique du personnel national

Sélectionnez : Comptabilité/Paie/Allocation du personnel local

1. Cochez la case des employés sur lesquels vous souhaitez réaffecter une dimension analytique.
2. Dans le menu {Actions} à droite de l’écran, sélectionnez {Employé(e) – Réallocation Analytique}.

L’assistant {Employé(e) – Réallocation Analytique} s’affiche

3. Saisissez la destination {NAT}, un centre de coûts et un pool de financement.

Assistant {Réallocation analytique des employés}

4. Validez l’allocation.

La réallocation est terminée

Réallocation analytique terminée pour le personnel national

Importation de PAYE_UNIFIELD et PAYE_SAGA : demande d’avoir tous les messages d’erreur d’importation en une seule fois :

Lorsque nous importons le fichier de paie dans Unifield, l’import peut échouer à cause d’erreurs dans les lignes budgétaires du fichier d’import. Unifield signalait les messages d’erreur un par un, ce qui créait une confusion pour les utilisateurs.

Nous avons demandé que tous les messages d’erreur soient affichés en une seule fois lorsque l’import échoue :

Cela permettra de repérer plus facilement les erreurs à corriger dans HOMERE.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 4. Imports – Gestion des Ressources Humaines, Dépenses Siège et Budgets -> 4.0 APERCU DU CHAPITRE 

4.0 Aperçu du chapitre

La gestion du personnel national de la plupart des missions, qu’il s’agisse de la base de données du personnel ou du calcul de la paie, se fait au sein du logiciel Homère. Afin d’obtenir un aperçu complet des dépenses d’une mission, il est nécessaire d’importer ces données dans UniField.

Ce chapitre aborde donc les modalités d’importation des fichiers Homère dans UniField. Les importations Homère contiennent un fichier relatif à la base de données du personnel national et un autre qui se rapporte à la paie mensuelle.

En vue d’assurer un suivi des coûts efficace, la paie comptabilisée sur les comptes de charges doit être allouée à une dimension analytique.

En outre, les employés du personnel national peuvent être affectés à une dimension analytique par défaut afin d’éviter d’avoir à répéter la tâche d’allocation à chaque importation de la paie. Cela permet de contrôler les coûts du personnel national par centre de coûts et de créer des rapports financiers en conséquence.

Il en va de même en ce qui concerne le personnel expatrié : vous allez apprendre comment importer les employés expatriés au niveau de la Coordination et les affecter à une allocation analytique.

Dans l’éventualité où votre section n’utiliserait pas Homère, ce chapitre présente également les différentes options d’enregistrement des informations au sein d’UniField.

Dans un deuxième temps, il aborde la comptabilisation des dépenses effectuées par le siège pour le terrain. Ces entrées Siège (ou HQ) sont des écritures comptables enregistrées et payées au niveau du Siège. Elles comprennent les commandes internationales (et les bons d’engagement qui s’y rapportent) ainsi que les charges salariales des expatriés.

Une section spécifique à l’OCA et à l’OCB s’intéresse à l’importation automatique des bons d’engagement internationaux. Elle est marquée d’un *.

Enfin, ce chapitre aborde la question des budgets. Les budgets sont créés en dehors d’UniField, puis y sont importés afin de suivre de manière efficace les dépenses prévues et de pouvoir les comparer aux dépenses réelles. Vous allez donc apprendre comment importer un budget dans UniField et comment créer différents types de rapports budgétaires disponibles au sein du système.

Au terme de la lecture de ce chapitre, vous serez capable de :

1. Configurer la base de données du personnel national et de l’affecter à une dimension analytique
2. Gérer la comptabilisation de la paie du personnel national ainsi que le paiement des salaires
3. Gérer les entrées se rapportant à des commandes internationales et aux salaires des expatriés
4. Assurer le suivi des dépenses réelles par rapport aux dépenses budgétisées si votre section décide d’importer les fichiers du budget dans UniField