Manuel de l’Utilisateur Finance -> 2. Configurations Finance -> 2.5 Comptes Analytiques -> LUFI-20502 Centres de coûts et instance propriétaire

LUFI-20502 Centres de coûts et instance propriétaire

LU Introduction

La configuration des centres de coûts a lieu lors de la création des instances au niveau du siège par la personne chargée de la création et de l’entretien des données financières de base. (Pour plus d’informations, voir le manuel d’utilisation informatique.)

La configuration restreint les centres de coûts associés à une instance propriétaire définie. Elle permet de limiter la sélection des centres de coûts disponibles lors de la comptabilisation d’une entrée sur un compte de revenus ou de charges. Elle indique au système la façon de consolider les budgets au sein d’une mission et automatise les références des centres de coûts des PO (Purchase Order ou Bon de Commande) et des FO (Field Order ou Commande de Terrain). Il s’agit donc d’une tâche importante visant à assurer un suivi adéquat des charges et des revenus.

Cette configuration comprend :

• La mise en relation des centres de coûts associés avec une instance propriétaire afin de définir ceux qui doivent être synchronisés avec une instance propriétaire spécifique (mission ou terrain). Dans l’exemple ci-dessous, l’instance/la mission propriétaire est la Coordination du Malawi.
• L’attribut {Cible} est utilisé à des fins de synchronisation et pour définir le centre de coût géré par l’instance propriétaire concernée. Si la coordination ou le projet gère plusieurs centres de coûts, plusieurs centres de coûts cibles seront associés à une seule instance. Exemple : une coordination qui gère le budget des interventions en cas d’urgence (EPREP) ou un projet qui gère un hôpital et les activités d’une clinique mobile. Un Centre de coût peut être configuré comme {Cible} dans une et une seule instance propriétaire.
• Le Centre de coût principal est sélectionné pour la définition de l’attribut de consolidation du budget. Dans l’exemple ci-dessous, MW1 regroupe tous les centres de coûts du Malawi.
• Le Centre de coût pour les références des PO et des FO doit être sélectionné afin d’être utilisé comme référence dans le cadre des documents d’approvisionnement, par exemple les bons de commande ou les commandes de terrain. Dans cet exemple, il s’agit de MW101.

Cette configuration est créée dans le menu Administration/Configuration/Instances propriétaires

Vue formulaire Instances propriétaires à partir du menu Administration/Configuration

Si plusieurs projets sont gérés à partir d’un seul endroit (au niveau des projets, pas de la coordination), le Siège devra créer un Centre de coût intermédiaire pour consolider les budgets au niveau des projets. Voir un exemple ci-dessous :

Création d’un Centre de coût intermédiaire ZW00 pour consolider les budgets au niveau des projets

Dans le cas exposé ci-dessus, les consolidations des budgets peuvent s’effectuer aussi bien au niveau ZW00 que ZW1.

Enfin, les destinations, centres de coûts et pool de financements se trouvent sous Comptabilité/Configuration/Comptabilité Analytique/Comptes Analytiques

Comment configurer des centres de coûts associés à une instance propriétaire

Le Siège doit associer des centres de coûts spécifiques à l’instance propriétaire.

Sélectionnez : Administration/Configuration/Instances propriétaires

1. Dans la fenêtre de recherche des instances propriétaires, sélectionnez celle à associer aux centres de coûts.
2. Dans la vue formulaire des instances propriétaires, allez sous l’onglet Centres de Coûts.
3. Cliquez sur le bouton {Ajouter Centres de Coût}.
4. Sélectionnez tous les centres de coûts de l’instance et cliquez sur Ajouter des Centres de Coûts pour fermer la fenêtre.

Ajouter des centres de coûts à une instance propriétaire

Sélectionnez un {attribut cible} représentant l’instance. Un Centre de coût peut être défini comme cible pour une seule instance. Cliquez sur pour modifier la ligne, puis sauvegardez.

Attribut Cible

Vous sélectionnerez le code du centre de coût principal qui déterminera à quel niveau le système créera automatiquement les budgets de consolidation (celui qui correspond à l’affichage du Centre de coût). Effectuez cette action en cochant un {Centre de coût principal de consolidation budgétaire}.

Sélection d’un Centre de coût principal de consolidation budgétaire

Enfin, vous choisirez le Centre de coût utilisé dans toutes les POFO références de PO/FO (par ex. MW101). POFO

Sélection d’un Centre de coût pour les références PO/FO

Sauvegardez votre sélection.

Comment supprimer un Centre de coût associé à une instance propriétaire

Sélectionnez : Administration/Configuration/Instances propriétaires

Si vous devez supprimer un Centre de coût de la série de centres associés à une instance propriétaire, cliquez sur la de la ligne concernée.

Cliquer sur la croix située à côté de la ligne du Centre de coût permet de supprimer celui-ci de la configuration de l’instance propriétaire

Comment configurer des centres de coûts lorsque plusieurs projets sont gérés au sein d’une seule location

Si plusieurs projets sont gérés à partir d’une seule zone (au niveau des projets, pas de la coordination), le Siège devra créer un Centre de coût intermédiaire pour consolider les budgets au niveau des projets. Voir un exemple ci-dessous :

Sélectionnez : Administration/Configuration/Instances propriétaires

1. Suivez les étapes de la section 2.4.2.1.
2. Créez un Centre de coût supplémentaire et ajoutez-le à l’instance qui gère deux projets. Dans l’exemple ci-dessous, le Centre de coût ZW00 a été créé dans l’instance propriétaire 2 (projet de Harare) en tant que compte Vue à utiliser comme Centre de coût principal aux fins de la consolidation budgétaire.

Création d’un Centre de coût intermédiaire ZW00 pour consolider les budgets au niveau du projet Harare

Dans le cas ci-dessus, les consolidations des budgets seront effectuées au sein de ZW00 pour couvrir à la fois ZW007 et ZW020.

Comment créer un Centre de coût manuellement

Sélectionnez : Comptabilité/Configuration/Comptabilité Analytique/Comptes Analytiques

• Cliquez sur {Créer} pour créer un nouveau Centre de coût.
• Dans le champ {Nom}, introduisez un nom de Centre de coût. Dans le champ {Code}, introduisez un code de Centre de coût.
• Dans le champ {Catégorie}, sélectionnez {Centre de coût}.
• Dans le champ {Compte Analytique Parent}, sélectionnez le compte analytique parent associé en cliquant sur la loupe . Pour ce faire, vérifiez l’arborescence des centres de coûts du projet.
• Dans le champ {Type}, sélectionnez {Normal}.
• Sous l’onglet {Activation de Période}, sélectionnez une date.
• Sous l’onglet {Description}, ajoutez des remarques si nécessaire.
• Cliquez sur le bouton {Sauvegarder}.

Le Centre de coût est créé.

Création d’un centre de coût

Pools de financement (Funding Pools) : les dates de Funding Pools ne peuvent pas être modifiées si certaines lignes d’écritures analytiques se trouvent en dehors de ces dates. Un message d’erreur apparaîtra.

• Centre de coût et de Destination : les dates peuvent être changées si certaines lignes d’écritures analytiques se trouvent en dehors des nouvelles dates des Centre de coût et de la destination ; Un message d’avertissement apparaît.

– Codes comptables : les dates des comptes généraux peuvent être modifiées même si certaines écritures comptables se trouvent en dehors des nouvelles dates des comptes généraux. Nouvelles dates = un message d’avertissement mais les écritures pourront quand même être sauvegardées.

En général :

-Tous les changements de dates des comptes analytiques et des comptes généraux effectués au niveau du siège social seront synchronisés avec toutes les instances sans créer un « non exécuté » (au cas où une mission aurait créé des écritures comptables et des écritures analytiques en dehors des nouvelles dates).

– Les écritures comptables et les lignes d’écritures analytiques serons exécutées au siège que s’ils correspondent aux nouvelles dates fixées au siège.

Modifier le code comptable de l’allocation des écritures FXA en fonction du code comptable impliqué dans le rapprochement

Certaines écritures FXA peuvent être générées lors du rapprochement, que le compte soit un échange de devise de transfert interne ou tout autre compte en cas d’écart d’arrondi.

Vous pouvez choisir le compte FXA sur lequel vous souhaitez que les écritures FXA générées par le rapprochement soient comptabilisées. Vous pouvez définir cela en modifiant les paramètres de tout compte de bilan à rapprocher. Si vous ne l’avez pas spécifié, les écritures FXA utiliseront automatiquement le compte FXA par défaut.

Le compte par défaut pour les entrées FXA est défini dans le journal FXA (généralement 67040 et ou 71110) et ces codes comptables sont utilisés pour toutes les entrées FXA générées par le système.

Dans le plan de comptes, pour chaque code comptable le « lettrage » comporte désormais 2 champs supplémentaires (Compte de débit / crédit par défaut pour lettrage) dans lesquels le code de compte pour FXA peut être renseigné. Ces codes de compte prévalent sur le code de compte par défaut pour FXA défini dans le journal FXA.

Par exemple, vous pouvez choisir d’avoir automatiquement le compte 67050 à utiliser pour toute entrée FXA liée au compte 14130 (taux de change de la devise de transfert interne) en définissant cela dans la configuration de ce compte, sinon le système continuera à prendre automatiquement le FXA par défaut. Compte défini dans le journal FXA (67040).

Aller à : Comptabilité/Configuration/Comptabilité financière/Journaux/

1. Allez à Journaux et dans le Nom de Journal écrivez {FX} et cliquez sur « Rechercher » :

Le compte de débit et de crédit par défaut est le compte 67040 – Perte de charge réalisée. Il s’agit du compte par défaut pour toutes les écritures FXA générées à partir du rapprochement lors de la réconciliation d’un compte de bilan, à moins que vous ne configuriez un autre compte de charges pour le rapprochement FXA sur un compte spécifique.

Pour ce faire, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous :

Allez à : Compatibilité/Configuration/ Comptabilité Financière/Comptes/Comptes

2. Sélectionnez le compte que vous voulez, dans notre exemple, nous choisirons (Transfert interne avec change de devise – 14130).

3. Le compte par défaut pour la réconciliation pour le débit et le crédit sera vide, vous pouvez ajouter 67050 comme compte par défaut, puis {Sauvegarder}.

4. Lorsque vous effectuez un rapprochement pour (Transfert interne avec change de devise – 14130), les entrées FXA générées à partir de celle-ci seront enregistrées dans le compte 67050 et non dans le compte 67040.

Vous pouvez filtrer les CC “actifs” et “inactifs” par le biais de la vue de formulaire de l’Instance propriétaire, comme indiqué ci-dessous :
Allez dans ADMINISTRATION > Configuration > Paramètres > Instances propriétaires
Dans “Code”, filtrez par code d’instance
Cliquez sur l’onglet “Centres de coûts”.
Le filtre est configuré par défaut avec “CC actifs uniquement”, lorsque vous cliquez dessus, il affichera également “Tout afficher”
Lorsque vous sélectionnez “Tout afficher”, les inactifs sont affichés en rouge et les actifs en noir.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 2. Configurations Finance -> 2.5 Comptes Analytiques -> LUFI-20501 Destinations

LUFI-20501 Destinations

LU Introduction

La destination analytique est utilisée pour compléter les informations liées à un compte de charges (comptes G/L). Avec UniField, vous associerez chaque entrée de ligne de dépense à une des quatre (4) destinations analytiques standard (selon l’utilisation donnée à chaque dépense). Les 4 destinations standard sont :

• Opérations
• Support (par ex. frais de bureau, étude d’évaluation, formation, consultant)
• Personnel national
• Expatriés

La destination analytique est une dimension analytique définie dans le sous-module {Comptes analytiques}. Une fois paramétrée, la dimension est reflétée par défaut dans les comptes de charges associés.

Un compte de charges est associé au minimum à une destination et une destination peut être liée à de multiples comptes de charges.

Dans cet exemple, le compte 63200 est associé à deux destinations, celle choisie par défaut étant « OPS »

Destination {Personnel national} et comptes de charges associés

Comment créer une destination manuellement

Comme nous l’avons mentionné, les destinations sont configurées lors de la création de l’instance du siège et toute modification, mise à jour ou création doit avoir lieu au Siège. La création manuelle d’une destination doit rester exceptionnelle. Dans cette section, l’utilisateur apprendra comment créer manuellement une destination si, pour quelque motif que ce soit, celle-ci ne peut être téléchargée.

Sélectionnez : Comptabilité/Configuration/Comptabilité Analytique/Comptes Analytiques

1. Cliquez sur {Créer} pour ouvrir une nouvelle destination.
2. Dans le champ {Catégorie}, sélectionnez {Destination}
3. Dans le champ {Nom}, introduisez un nom de destination. Dans le champ {Code}, sélectionnez un code de destination.
4. Dans le champ {Compte Analytique Parent}, sélectionnez le compte analytique parent associé en cliquant sur la loupe . Pour ce faire, vérifiez l’arborescence des destinations.
5. Dans le champ {Type}, sélectionnez {Normal}. Si vous deviez créer un compte parent, vous sélectionneriez alors {Vue}.
6. Sous l’onglet {Activation de Période}, sélectionnez une date.
7. Sous l’onglet {Comptes de charges}, cliquez sur {Ajouter} pour ouvrir la fenêtre de recherche du plan comptable et cochez les cases des comptes de charges que vous souhaitez associer à cette destination. Cliquez sur {Sélectionner} pour fermer la fenêtre de recherche.
8. Sauvegardez la fiche.

La destination est créée.

Certains OC examinent leur façon de gérer les budgets en utilisant une dimension de distribution analytique appelée « Ligne budgétaire ». Pour l’adapter à Unifield, la dimension « Destination » a été améliorée afin que les OC puissent cesser de travailler avec les destinations standard (OPS, SUP, NAT, EXP) et utiliser leurs nouvelles données de base destinations / lignes budgétaires. Pour les OC qui les souhaitent, ils peuvent toujours utiliser les destinations standard, le comportement restera le même.

• Il est maintenant possible de créer de nouvelles destinations au niveau du siège et de désactiver les destinations standard.
• Pour chaque destination, un nouvel onglet “Centre de coût” est créé et il est désormais possible d’ajouter une restriction basée sur le Centre de coût en plus du code comptable : la combinaison Code Comptable / Centre de coût définira les destinations disponibles pour le codage.
• Notez qu’en limitant les Destinations par « Centre de coût », nous limitons l’utilisation de Destinations par mission.
• Par défaut, toutes les destinations seront synchronisées avec toutes les instances.
• Seules les Destinations qui autorisent un « Centre de coût » de la mission pourront être encodées dans cette mission.
• Si vous souhaitez qu’une destination soit utilisée dans toutes les missions, cochez la case « Autoriser tous les centres de coûts ». C’est le cas pour les destinations standard (OPS, SUP, EXP, NAT) qui seront par défaut.
• Si vous souhaitez qu’une destination ne soit utilisée dans aucune mission, supprimez tous les centres de coûts et décochez la case “Autoriser tous les centres de coûts”.
• Si vous souhaitez qu’une destination ne soit utilisée dans aucune mission, supprimez tous les centres de coûts et décochez la case “Autoriser tous les centres de coûts”.

Encore une fois, les données de base de destination ne sont gérables qu’au niveau du siège.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 2. Configurations Finance -> 2.5 Comptes Analytiques.

LUFI-20501 Destinations
LUFI-20502 Centres de coûts et instance propriétaire
LUFI-20503 Axe analytique optionnel
LUFI-20504 Plan comptable analytique
LUFI-20505 Inactivation d’un compte analytique

COMPTES ANALYTIQUES

La comptabilité opérationnelle de MSF consiste à assurer le suivi des dépenses par projet (éventuellement par activité), ce qui signifie que les ressources mobilisées sur le terrain sont affectées à un projet et dépensées directement.

Les comptes analytiques permettent aux utilisateurs de suivre les revenus et les dépenses par projet et type de charge afin d’exercer un contrôle efficace des ressources de MSF et d’en rendre compte à la fois en interne et aux parties prenantes externes (membres associatifs, donateurs privés et institutionnels, etc.).

Les dépenses doivent donc être affectées à une allocation analytique. Au sein d’UniField, il existe plusieurs types d’allocation analytique. Il s’agit des catégories de comptes analytiques, qui sont les suivantes :

• Destination : Les opérations, le support, le personnel national et le personnel expatrié sont les quatre destinations standard (section 20501)
• Cost Center – Centre de coût : (OC/Mission/Projet/Activités). Certaines sections gèrent les centres de coûts au niveau du projet et des activités, tandis que d’autres se limitent au niveau du projet (section 20502)
• Funding Pool – Pool de financement : il s’agit d’un groupe de charges régies par un ensemble de conditions définies pour un donateur ou pour un groupe de donateurs (pour plus de détails sur les pools de financements, référez-vous au chapitre 6 du manuel de l’utilisateur Finance : Gestion de bailleurs (Information sur la gestion de donateurs, pool de financements et contrats de financement).

Outre ces trois catégories principales, il existe deux dimensions analytiques supplémentaires facultatives:

• Option 1 et Option 2 (LUFI-20503) Axes analytiquest optionnels.

Ces écritures des comptes de charges ne peuvent pas être validées si la dépense n’est pas entièrement affectée à une destination, un Centre de coût et un pool de financement. Un assistant spécifique est utilisé dans l’exécution de ces tâches (pour plus de détails, voir le chapitre 3 « Paiements »). L’allocation est facultative sur les comptes analytiques Option 1 et Option 2.

Assistant Allocation analytique lors de l’affectation d’une charge à des comptes analytiques

Il existe différentes manières d’effectuer une allocation analytique :

• L’allocation est effectuée individuellement au moyen d’un {bouton allocation} et est représentée par l’icône située sur chaque ligne de dépense d’un registre ou d’une facture (facture directe, facture fournisseur, facture d’avoir, bon de transfert de stock et bon inter-missions).

Icône de l’allocation analytique permettant d’affecter une charge individuellement à une entrée de registre

Icône de l’allocation analytique permettant d’affecter une charge individuellement à une ligne de facture

• L’allocation est effectuée pour plusieurs lignes de facture.

Allocation analytique située sur l’en-tête d’une facture

• L’allocation est effectuée de manière groupée au moyen d’une action spécifique associée aux lignes d’écriture analytiques.

Fonction d’allocation groupée permettant d’affecter plusieurs lignes d’écriture analytiques à partir de l’écran de Recherche des Lignes d’Ecritures Analytiques

Si une dépense doit être affectée à des centres de coûts ou pool de financements multiples, vous pouvez alors sélectionner le bouton {Créer} dans l’assistant Allocation analytique pour créer des lignes supplémentaires. Vous pouvez distribuer la charge par montant ou pourcentage en cliquant sur {Changer le mode d’écriture}. Pour rappel, les centres de coûts et pool de financements sont saisis manuellement. Les destinations, en revanche, sont proposées par défaut quand l’allocation est effectuée individuellement par ligne de registre ou de facture. Il est possible de modifier la destination par défaut.

Dans cet exemple, le coût total de l’achat s’élève à 15,00. Le coût est réparti en pourcentage sur 3 centres de coûts.

Si vous utilisez des comptes de revenus, leurs écritures peuvent également nécessiter une allocation analytique. Veuillez vérifier les procédures de votre OC.

Le fonctionnement d’UniField est similaire à l’allocation sur des comptes de charges. Dans ce cas également, utilisez l’assistant Allocation analytique.

Dans cet exemple, la vente d’une pompe à eau manuelle est comptabilisée sur un compte de revenus nécessitant une allocation analytique.

Si l’allocation se révélait incorrecte, la ligne d’écriture resterait en rouge jusqu’à ce qu’elle soit modifiée.

Bouton d’allocation analytique situé sur une ligne d’un registre de caisse. La ligne est en rouge car l’allocation n’a pas été effectuée ou est invalide

Spécifique à OCA :

Une nouvelle case a été créée parmi les paramètres de la société afin que le système ne prenne pas en compte tous les comptes de revenus.

Si celle-ci est cochée, seuls les comptes de revenu commençant par 7 nécessiteront une allocation analytique et ce ne sera pas le cas des autres comptes de type {revenus} définis dans le système.

Cela signifie que dans les deux cas (case cochée ou non), les comptes commençant par 7 nécessiteront une allocation.

Pour modifier ce paramètre, allez sous : Administration/Sociétés, comme indiqué ci-dessous.

Si la case « Condition supplémentaire de l’allocation » est cochée, les comptes de revenus ne commençant pas par 7 ne nécessiteront pas d’allocation.

Dans cet exemple, aucune allocation n’est nécessaire pour les comptes de revenus de type 8 (donations).

Les destinations, centres de coûts et pool de financements peuvent être soit de type {Vue} ou {Normal}. Cet attribut détermine le comportement du compte. Les comptes de type {Normal} sont les comptes réels affectés aux écritures de dépenses, tandis que ceux du type {Vue} consolident les premiers.

La duplication d’une ligne de registre, d’une facture fournisseur et de tout autre document financier auquel a été affectée une allocation de coût entraîne également la copie de l’allocation analytique.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 2. Configurations Finance -> 2.4 Comptes Financiers -> LUFI-20405 Correspondances des codes de pays*

LUFI-20405 Correspondances des codes de pays*

LU Introduction

Cette fonctionnalité est spécifique à l’OCA*.

Comment utiliser la fonction des correspondances des codes de pays

Ces correspondances s’effectuent manuellement.

Sélectionnez : Comptabilité/Configuration/Comptabilité Financière/Comptes/Code pays-Correspondance

1. Dans la fenêtre de recherche des correspondances de codes de pays, sélectionnez
2. Sélectionnez l’instance UniField et introduisez un code de pays du système du Siège.
3. Cliquer sur le bouton {Sauvegarder}

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 2. Configurations Finance -> 2.4 Comptes Financiers -> LUFI-20404 Correspondances des comptes*

LUFI-20404 Correspondances des comptes*

LU Introduction

Cette fonctionnalité est spécifique à l’OCG*.

Comment utiliser la fonction Compte-Correspondance

Sélectionnez : Comptabilité/Configuration/Comptabilité Financière/Comptes/Compte – Correspondance

L’écran de recherche Compte-Correspondances s’affiche.

Écran de recherche Compte-Correspondance

1. Dans le menu Actions, sélectionnez {Importer Mappings}.
2. Dans la fenêtre Import Mappings, ajoutez le tableau qui détermine les correspondances des comptes. Pour rappel, il convient d’utiliser un fichier CSV.
3. Sélectionnez Importer pour fermer la fenêtre.

Fenêtre Importer des correspondances

4. Sélectionnez Importer pour fermer la fenêtre.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 2. Configurations Finance -> 2.4 Comptes Financiers -> LUFI-20403 Plan comptable financier

LUFI-20403 Plan comptable financier

LU Introduction

Un plan comptable est une liste de comptes divisée en groupes qui reflètent la nature des transactions financières. Il existe dans UniField un plan comptable financier et un plan comptable analytique. Nous allons expliquer ci-dessous comment visualiser le plan comptable financier.

Comment visualiser le plan comptable financier

Sélectionnez : Comptabilité/Plans/Plan de Comptes

La fenêtre {Plan de Comptes} s’affiche.

1. Sélectionnez un exercice comptable et cochez la case permettant d’afficher les comptes inactifs au besoin.

Fenêtre du plan comptable

2. Sélectionnez Ouvrir Plans

Le plan comptable de l’exercice choisi affiche les comptes Vue

Plan comptable financier d’un compte de type Vue.

3. Vous pouvez également visualiser l’arborescence complète du plan en cliquant sur la flèche située à côté du code du compte.

Plan comptable financier étendu aux Espèces et valeurs assimilables

4. Enfin, vous pouvez également cliquer sur le bouton pour ouvrir l’arborescence du plan comptable jusqu’au niveau le plus détaillé, et ce pour tous les types de comptes.

Comment bloquer le rapprochement entre les monnaies dans les comptes du bilan

It is possible to block the possibility of reconciliation for account codes in case the related entries contained more than one currency. That can be done through the configuration of the account, as we have now a new field called “Prevent Reconciliation with different currencies” which should be ticked to prevent the reconciliation of this account in case of different currencies. However, it can be ticked only if the tick box “Reconcile” is ticked.

Il est possible de bloquer la possibilité de lettrage entre codes de comptes dans le cas où les entrées associées contenaient plus d’une devise. Cela peut être fait via la configuration du compte, car nous avons maintenant un nouveau champ appelé « Empêcher le lettrage avec des devises différentes » qui doit être coché pour empêcher le rapprochement de ce compte dans le cas de devises différentes. Cependant, il ne peut être coché que si la case “Lettrer” est cochée.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 2. Configurations Finance -> 2.4 Comptes Financiers -> LUFI-20402 Inactivation d’un compte

LUFI-20402 Inactivation d’un compte

LU Introduction

L’inactivation des comptes est effectuée par le Siège. Cette action empêche les utilisateurs de comptabiliser des écritures sur un compte à partir d’une date donnée.

L’inactivation est synchronisée vers les missions et les nouvelles écritures pour les comptes désactivés sont bloquées.

Compte 65022 désactivé en Juin 2018

Lorsqu’une écriture du journal est créée (p. ex. pour l’enregistrement temporaire dans un registre ou la validation d’une facture fournisseur), le système vérifie la date d’activation/d’inactivation du compte financier par rapport à la date d’enregistrement au journal. Si la date d’enregistrement de l’écriture se trouve en dehors de la période d’activation du compte financier, vous recevrez le message d’erreur suivant :

Contrôle par le système d’un compte financier inactif

Comment désactiver un compte financier

Sélectionnez : Comptabilité/Comptabilité Financière/Comptes/Comptes

1. Dans le champ {Code}, introduisez le code du compte à désactiver et effectuez la recherche.
2. Quand le système aura localisé le compte, cliquez sur le crayon pour modifier la fiche de ce compte.
3. Dans l’onglet {Informations générales}, introduisez au minimum la date de demain pour désactiver le compte et sauvegardez.

Le compte financier {Biens périmés ou endommagés} est désactivé.

Il est possible de réactiver un compte en supprimant la date d’inactivation.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 2. Configurations Finance -> 2.4 Comptes Financiers.

LUFI-20401 Propriétés des comptes
LUFI-20402 Inactivation d’un compte
LUFI-20403 Plan comptable financier
LUFI-20404 Correspondances des comptes*
LUFI-20405 Correspondances des codes de pays*

COMPTES FINANCIERS

LUFI-20401 Propriétés des comptes

LU Introduction

Les comptes financiers permettent de classer, d’évaluer et de comptabiliser les dépenses de MSF au travers du plan comptable. Dans cette section, nous présentons les propriétés des comptes et leur configuration au sein des fiches des comptes financiers. En effet, le bon fonctionnement d’un compte financier dépend d’une configuration adéquate.

Le type de compte définit la catégorie à laquelle se rapporte un compte financier. Il définit la nature des écritures comptables qui y sont enregistrées.

Type de compte dans UniField sur l’écran de recherche des Types de Comptes

Si vous souhaitez restreindre des corrections à un type de compte spécifique, cochez la case de l’attribut  « Les écritures ne sont pas corrigibles sur ce type de compte ».

Sélectionnez le bouton Modifier .

Type de compte Actif {Asset} non modifiable

Chaque compte financier dispose d’attributs ou de propriétés. Ceux-ci sont les suivants :

• Type Interne
• Type de compte
• Type pour traitement spécifique
• Compte de régularisation
• Empêcher les corrections sur le compte comptable
• Empêcher les corrections sur les comptes analytiques
• Compresser les données pour un export Siège
• Date d’activation/de désactivation
• Lettrer
• Type de partenaires autorisés
• Clôture annuelle
• Réévaluation

Liste de compte disponible dans l’écran de recherche des comptes. Cette fenêtre propose une liste de boutons de filtrage pour votre recherche. Sur cette fenêtre, seuls les comptes actifs s’affichent, car le bouton Actif est coché par défaut.

Sélection du crayon permettant d’ouvrir la vue formulaire Compte et d’accéder aux propriétés du compte

A savoir que la date d’activation du compte correspondra par defaut au premier jour du mois en cours de l’enregistrement.

Vue formulaire Compte et attributs correspondants

Le type interne détermine le comportement du compte :

Vue formulaire du compte 10200 Argent en banque affichant le type interne {Liquidités}

• Les comptes {Vue} ou parents consolident les comptes réguliers (ou enfants) auxquels ils sont associés.
• Les comptes {Normal} ou enfants ne disposent pas de propriétés spécifiques et sont utilisés pour comptabiliser des écritures.
• Les comptes {Créditeurs} et {Fournisseurs} sont utilisés pour enregistrer des transactions avec les tiers. Le tiers peut être un fournisseur, un employeur ou un journal ; ils peuvent être lettrés.
• Les comptes {Liquidités} sont utilisés pour enregistrer des mouvements de liquidités dans le registre de banque, de caisse ou de chèques.
• Les comptes {Consolidation} ne sont pas utilisés dans UniField actuellement.
• Les comptes {Clôturé} ne sont pas utilisés dans UniField actuellement.

Le Type pour traitement spécifique détermine les attributs qui déclenchent des comportements spécifiques pour des utilisations définies, comme indiqué ci-dessous :

• {Aucun} pour les comptes de type 10100 Argent en Caisse
• {Transfert interne} (devise différente) lors de la comptabilisation d’un transfert interne sur un compte associé à ce type pour traitement spécifique, lors de la sélection d’un tiers, UniField affiche le ou les journaux de liquidités qui seront utilisés comme contrepartie et qui sont définis dans une devise autre que celle de la ligne de registre qui est créée.
• {Transfert interne} (devise identique) lors de la comptabilisation d’un transfert interne sur un compte associé à ce type pour traitement spécifique lors de la sélection d’un tiers, UniField affiche le ou les journaux de liquidités qui seront utilisés comme contrepartie et qui sont définis dans la même devise que celle de la ligne de registre qui est créée.
• {Avance opérationnelle} une fois l’entrée comptabilisée, un bouton intitulé {avance opérationnelle} s’affiche : il s’agit d’un assistant utilisé pour clôturer l’avance. Il permet de clôturer semi-automatiquement les avances.
• Le {Tiers requis – Paie} est utilisé pour enregistrer les éléments de contrepartie des écritures de paie (p. ex. sécurité sociale, compte d’impôt sur le revenu) lors de la validation de la paie du personnel dans UniField.
• {Acompte} permet à l’utilisateur d’associer une avance demandée par un fournisseur à un bon de commande. Nous pouvons ainsi assurer un suivi plus efficace des paiements anticipés aux fournisseurs externes qui sont en attente.
• {Donations} est utilisé pour enregistrer des dons dans des journaux extracomptables
• {Lettrage – Ignorer tiers} est utilisé pour permettre le lettrage d’écritures enregistrées sur le même compte, mais avec un tiers différent. La condition portant sur le Tiers, qui doit habituellement être identique sur les deux écritures, ne sera pas vérifiée.

Vue formulaire du compte 10200 Argent en banque affichant le type pour traitement spécifique {Aucun}

UniField introduit le principe de comptabilité d’engagement. Il s’agit d’une méthode qui comptabilise les événements économiques (dépenses ou revenus) indépendamment du moment des transactions en espèce et de celui de la réception des justificatifs, ce qui suppose une certaine incertitude quant à la comptabilisation (période, montant exact…). Au sein d’UniField, l’attribut {Compte de régularisation} vous permet d’automatiser partiellement la création d’écritures de régularisation à la date limite de fin d’année. Exemple : nous sommes en décembre et vous n’avez pas encore reçu de facture fournisseur alors que la dépense a été encourue (les marchandises ont été reçues et utilisées en décembre). Si vous souhaitez comptabiliser cette charge dans le budget de décembre avant la clôture de fin d’année, vous devez enregistrer, en décembre, sur un compte de régularisation, une provision basée sur l’évaluation la plus réaliste de cette charge. Cette régularisation sera extournée automatiquement en janvier de l’année suivante.

Dans la fenêtre d’affichage d’un compte financier, la case {Compte de régularisation} doit être cochée sur les comptes de bilan pour qu’un compte puisse recevoir des écritures de régularisation dans le bilan comptable. L’utilisation d’un compte de type « régularisation » indique que le compte peut être utilisé pour enregistrer des écritures de régularisation dans le journal des régularisations.

Compte de régularisation {31300 Autres- Charges à payer} et case {Compte de Régularisation} cochée

Pour extraire facilement les comptes de régularisation lorsque vous encodez une transaction, un filtre est à votre disposition dans la liste des comptes du Grand Livre (G/L). Si vous sélectionnez ce bouton, vous restreindrez la liste des comptes aux seuls comptes dont la case {compte de régularisation} a été cochée.

Comptes de régularisation listés lorsque le filtre {Compte de régularisation} est sélectionné

Une autre caractéristique des comptes concerne les corrections comptables. Dans la fenêtre d’affichage d’un compte financier, vous devez cocher la case {Empêcher les corrections sur le code comptable} pour empêcher la correction au niveau de la mission des écritures Siège. La case {Empêcher les corrections sur les comptes analytiques} est à cocher pour bloquer la modification de l’allocation analytique. Si l’option {Empêcher les corrections sur les comptes analytiques} est cochée, celle de la case {Empêcher les corrections sur le code comptable} le sera aussi. Veuillez-vous référer aux procédures financières de votre section pour déterminer les codes de comptes qui ne doivent pas être corrigés dans UniField au niveau de la mission.

Compte {66200} non corrigible

Si vous souhaitez consolider des écritures sur un compte avant leur exportation vers le système du Siège, vous devez cocher la case {Compresser les données pour une exportation vers le Siège}.

Les écritures du compte {10100} seront compressées

Dès qu’un compte est créé au sein de votre instance, il est automatiquement activé. Cette information se trouve sous l’onglet {Informations Générales}. Quand le compte n’est plus utilisé, il peut être désactivé. La date d’inactivation doit être celle du jour qui suit le dernier jour d’enregistrement d’écritures sur ce compte. Par ex. Si un compte est utilisé jusqu’au 31 Avril 2018, le compte sera désactivé le 1er Mai 2018.

Compte 61040 inactivé à partir du 1er Mai 2018

Toujours sous l’onglet {Information Générale}, la case {Lettrer ?} doit être cochée si les écritures du compte doivent être lettrées. Au sein d’UniField, les lettrages comptables se font parfois automatiquement et parfois manuellement. Toutefois, certaines situations nécessitent un lettrage manuel. Le lettrage comptable est expliqué dans le manuel Finance d’UniField : chapitre 5 « Recherche, correction et clôture de fin de mois».

Compte {1412 Transferts internes dans la même monnaie}, pouvant être lettré

Dans l’onglet {Type de partenaires autorisés}, le type de partenaires que l’on peut associer à un compte est éditable. Par défaut, tous les partenaires sont sélectionnés pour tous les comptes. Pour restreindre les partenaires, il suffit donc de décocher leur case.

Cette restriction s’applique au moment de valider une entrée: si une combinaison Partenaire/Compte n’est pas autorisée, l’entrée comptable ne sera pas validée. Référez-vous aux procédures de votre section pour connaitre ces restrictions.

Liste des types de partenaires pouvant être associés au compte 30020

L’onglet {Clôture annuelle} est associé à l’Action {Inclure dans le mouvement annuel à 0} pour la clôture annuelle. Si la case est cochée, la balance du compte basculera automatiquement à 0 et créera une entrée comptable au moment de clôture annuelle. Pour plus d’informations, référez-vous au chapitre 5 « Recherche, correction et clôture de fin de mois».

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La case “Inclure dans le mouvement annuel à 0” doit être sélectionnée pour que la balance du compte 14000 soit mise à 0

Si la case {Réévaluation monétaire} est sélectionnée, le compte sera inclus dans le processus de réévaluation mensuelle et/ou annuelle des balances comptables. Veuillez consulter les procédures de votre section pour en connaitre les usages.

Le compte {10100} est inclu dans les réévaluations mensuelles et anuelles

Comment créer manuellement un compte financier

La création manuelle de comptes financiers doit rester exceptionnelle et respecter les procédures des sections. Pour rappel, elle a lieu au niveau du siège, puis est synchronisée avec toutes les missions.

Cet exemple explique comment créer manuellement un compte de charges pour la location d’un bateau. Vous devez lier ce compte au compte parent {Transport, fret, Stockage} et à la destination analytique {Opérations}. Veuillez noter que le lien entre comptes de charges/destination analytique est en principe effectué manuellement une fois que le plan comptable est téléchargé et à partir du sous-module Comptes analytiques (Pour plus de détails, veuillez vous référer au manuel d’utilisateur informatique UniField).

Dans ce cas, la date d’activation est introduite manuellement.

Sélectionnez : Comptabilité/Comptabilité Financière/Comptes/Comptes.

1. Cliquez sur  {Créer} pour visualiser une nouvelle fenêtre d’affichage de compte.
2. Dans le champ {Nom} introduisez {Location de bateau} et dans le champ {code}, le code {65022}
3. Dans le champ {Parent}, cliquez sur la loupe et dans l’assistant {Rechercher Plan de Comptes} saisissez le code  {650} dans le champ {code} pour rattacher ce compte au compte parent.
4. Une fois le code saisi, cliquez sur {Rechercher} pour afficher les résultats.
5. Sélectionnez le code {650}.
6. Sélectionnez {Normal} dans le champ {Type interne}.
7. Sélectionnez {Charges} dans le champ {Type de compte}.
8. Sélectionnez {Aucun} dans le champ {Type de traitement spécifique}.
9. Sélectionnez la date d’activation dans l’onglet {Informations générales}.
10. Dans l’onglet {Destination Analytique} saisissez le code {OPS} par défaut.
11. Cliquer sur le bouton {Sauvegarder}

Le compte financier {Location de bateau} est créé et est rattaché par défaut à la destination analytique {Opérations}

Vue Formulaire du compte 65022, Location de bateau

 

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 2. Configurations Finance -> 2.3 Gestion Multidevise -> LUFI-20306 Mise à jour de devises manuelle

LUFI-20306 Mise à jour de devises manuelle

LU Introduction

De même que vous pouvez créer des devises manuellement dans la base de données du Siège, vous pouvez les modifier.

Comment actualiser manuellement un taux de change pour une période

Étant donné que MSF s’attend à ce que les mêmes taux de change soient utilisés au sein de chacune des missions, la mise à jour mensuelle des devises doit avoir lieu uniquement dans l’instance du Siège, puisqu’elle est ensuite synchronisée avec l’ensemble des missions.

Sélectionnez : Comptabilité/Configuration/Gestion de Devises/Devises

Une liste de devises actives s’affiche

1. Supprimez le filtre actuel  {Actif} en cliquant sur {Effacer}

Une liste de devises standard s’affiche (actives et inactives)

1. Dans le champ {Devises}, introduisez le code de la devise à actualiser.
2. Une fois la devise localisée, cliquez sur le crayon de la ligne pour modifier la fiche concernée.

La fiche de la devise sélectionnée s’affiche

1. Dans le champ des taux, cliquez sur {Créer} pour ajouter un taux. N’oubliez pas de sauvegarder la fiche.
2. Synchronisez.

Possibilité de suivre les changements dans l’écran des « Tables des devises » et des « Devises ».

Selectionnez:

1. Comptabilité/configuration/gestion des devises/Tables des devises

2. Comptabilité/configuration/gestion des devises/Devises

Le suivi des modifications des « Tables des devises » comme ci-dessous :

• la création de la table des devises.
• les éditions du code, le nom, l’état, l’ajout et la suppression de devises.
• pour voir les changements sur une devise elle-même : cliquez sur le bouton à droite de la ligne devise.

Affichage des modifications de suivi après l’édition d’une table de devises à partir du stylo jaune

Le suivi des modifications sur les devises :

• La création de la devise.
• Les éditions de chaque domaine, y compris les changements sur les taux.

Affichage du suivi des modifications des “devises”

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 2. Configurations Finance -> 2.3 Gestion Multidevise -> LUFI-20305 Création manuelle de devises

LUFI-20305 Création manuelle de devises

LU Introduction

La plupart des devises utilisées par MSF se fondent sur la norme ISO. Toutefois, il peut parfois être nécessaire d’ajouter une devise non standard. Le cas échéant, vous devez demander au Siège de créer la devise en question. Celle-ci sera ensuite synchronisée avec votre instance en mode « Inactif » et vous devrez donc l’activer.

Comment créer une devise non standard manuellement

Sélectionnez : Comptabilité/Configuration/Gestion de Devises/Devises

Une liste de devises actives s’affiche

1. Dans la fenêtre d’affichage des devises, cliquez sur  {Créer} Sélectionnez {Créer} dans l’écran de recherche des devises.
2. Complétez le formulaire de devise de la manière suivante.

1. Dans le champ {Taux}, cliquez sur {Créer} pour ajouter un taux.

3. Introduisez la {Date} et le {Taux}. Cliquez sur {Sauvegarder & Fermer} si vous avez terminé, ou sur {Sauvegarder & Créer} si vous devez ajouter des taux pour d’autres périodes.

Le taux est sauvegardé dans la fiche de devise

4. N’oubliez pas de sauvegarder la fiche 

5. Synchronisez.

Création manuelle d’une devise non standard