LUFI-21003 Configuration de la position fiscale des partenaires
A. LU Introduction
Parfois, nous avons un accord portant sur la récupération de la TVA, mais tous les fournisseurs locaux ne sont pas pour autant en mesure de facturer la TVA à MSF. Par conséquent, nous devons associer un régime fiscal spécifique à ces fournisseurs. Dans ces cas exceptionnels nous utilisons le sous-module Position fiscale.
B. Comment configurer une position fiscale
En premier lieu, vous devez configurer, pour le partenaire n’assurant pas la gestion de la TVA, une taxe égale à 0 % dans le sous-module des taxes.
Sélectionnez et sur la fiche Position fiscale, introduisez un nom.
Fiche Position fiscale
Dans la section Correspondance de Taxe, sélectionnez et associez une SOURCE DE TAXE à une TAXE DE REMPLACEMENT. La TAXE DE REMPLACEMENT doit être égale à 0 %. Sauvegardez la ligne . Le système comprend que chaque fois qu’il a affaire à une taxe d’une valeur de 20 %, il doit la remplacer par une taxe à 0 %.
Correspondance de taxes permettant de déterminer une position fiscale
Cliquez sur le bouton {Sauvegarder}.
La dernière étape consiste à configurer les informations comptables des fournisseurs.
Ouvrez la fiche du fournisseur que vous souhaitez associer à une position fiscale.
Sous l’onglet Comptabilité, dans le champ Position Fiscale, sélectionnez la position fiscale créée.
Configuration d’une position fiscale sur une fiche fournisseur.
Cliquez sur le bouton {Sauvegarder}.
Lorsqu’une facture adressée à un partenaire associé à une position fiscale est générée, le système ignore la taxe associée aux produits facturés grâce à la correspondance que vous avez établie. Au moment de sélectionner le produit, la taxe reprise est égale à 0.
Étant donné que le pourcentage de TVA applicable peut varier d’un produit à l’autre, il existe deux manières de procéder pour appliquer la TVA au niveau d’une facture :
Affecter la TVA à chaque produit sur la fiche produit même
Affecter la TVA au montant total de la facture
Le produit est associé à la TVA sur la fiche produit, sous l’onglet Comptabilité.
Taxes à l’achat sur la fiche produit
B. Comment appliquer la TVA à un produit
Sélectionnez : Produits
Sur l’écran {Rechercher- Produits}, localisez le produit à associer à une TVA et ouvrez sa fiche.
Pour ajouter une taxe, ouvrez l’onglet {Comptabilité} de la fiche Produit et sélectionnez {Ajouter} dans la section {Taxes} à l’achat.
La fenêtre {Rechercher Compte- Taxe} s’affiche
Dans la liste des taxes, sélectionnez celle que vous souhaitez associer au produit.
Fenêtre {Rechercher Compte de taxe} et sélection d’une taxe à associer à un produit
La fenêtre Rechercher Compte- Taxe se ferme. La taxe s’affiche dans la section Taxes à l’achat. Vous pouvez la modifier ou la supprimer. N’oubliez pas que la modification d’une taxe de cette section modifie la configuration initiale de la taxe du module de configuration.
Configuration de la taxe dans la section {Taxes} à l’achat sous l’onglet {Comptabilité} d’une fiche produit
Localisez l’étape {Gérer la TVA} en cliquant sur le bouton
Étape Gérer la TVA
2. Sur la fenêtre {Gérer la TVA}, cochez la case {Gérer la TVA localement}.
3. Cliquez sur lorsque vous avez terminé.
Si l’étape {Gérer la TVA} n’est pas complétée, la section Taxes est supprimée du sous-module Configuration.
Ainsi, le champ {Position fiscale} de l’onglet {Comptabilité} d’une fiche fournisseur est masqué.
La section {Compte de taxe} de l’onglet {Comptabilité} d’une fiche produit est supprimée.
La section {Taxes} est également supprimée de tous les documents de paiement (factures fournisseur, factures d’avoir, factures directes).
Abordons à présent la configuration des taxes au sein d’UniField.
En partant du principe que la TVA appliquée aux ventes est hors du champ d’action d’UniField, trois cas ont été identifiés en ce qui concerne les achats :
TVA non récupérable : les achats sont comptabilisés à un prix incluant la TVA. Dans ce cas, pas de gestion de la TVA.
Exonération de TVA : les achats sont comptabilisés à un prix excluant la TVA. Dans ce cas, pas de gestion de la TVA.
TVA récupérable (à recevoir) : les achats sont comptabilisés à un prix incluant la TVA, mais celle-ci est isolée sur un compte clients distinct pour être réglée ultérieurement au moyen d’une déclaration de TVA. La TVA à recevoir est enregistrée au débit comme tout autre compte client, puisqu’on s’attend à ce que son remboursement soit demandé au gouvernement.
TVA à recevoir enregistrée au débit
La création des différents pourcentages des taxes applicables dans un pays s’effectue au travers du sous-module des taxes.
Si elle a lieu au niveau du siège, elle fait l’objet d’une synchronisation descendante vers la mission (coordination et projet). Dans ce cas, le Siège peut créer une fiche standard, puis la synchroniser, et il revient à la mission de modifier le pourcentage en fonction du taux applicable au niveau local.
Si la mission crée un code de TVA, il ne sera pas synchronisé avec le siège.
La TVA configurée au sein de l’instance de projet demeure dans celle-ci et n’est donc pas synchronisée avec la Coordination. Cette opération doit donc rester centralisée en coordination pour toute la mission.
Veuillez vérifier les procédures de votre OC.
Les listes de taxes se trouvent dans l’écran de recherche des taxes, dans le sous-module Configuration, comme illustré ci-dessous :
Nous pouvons faire des filtres par taxe actif ou inactif et par taxe inclus dans le prix ou pas incluse dans le prix.
Liste de taxes dans le sous-module des taxes
La fiche d’une taxe est l’objet utilisé pour déterminer le pourcentage, le calcul, l’application et le code comptable d’une taxe.
Fiche d’une taxe
Lorsqu’un code TVA a été établi, vous pouvez :
Associer une TVA à un produit sur le formulaire du produit (voir LUFI-20902 Association de la TVA et d’un produit).
Associez une TVA directement à l’ensemble d’une facture avant la validation (voir le chapitre Paiements).
Dans le champ Application de Taxe, sélectionnez la valeur {Achat}. Commande et Tous (tes) ne sont pas utilisés. La case Actif est cochée automatiquement.
Ne complétez pas la case {Taxe Incluse dans le prix}.
En-tête d’une fiche de taxe
Sous l’onglet Définition taxe, sélectionnez le type de taxe {Pourcentage}. Le type de taxe détermine la méthode de calcul du montant de la taxe. Les valeurs {Montant fixe, Aucun, Code Python et Solde} ne sont pas utilisées.
Saisissez une valeur comprise entre 0 et 1. Par exemple, pour une taxe de 20 %, introduisez 0,20. Vous devez introduire une valeur positive pour que cette taxe (à récupérer) soit enregistrée au débit, comme tout autre compte client.
Dans la section Informations comptables, introduisez un compte client pour les deux champs Facture – Compte de taxe et Compte de Taxe sur Avoirs.
Définition d’une taxe : configuration de la méthode de calcul et des codes comptables
Les autres sections de la fiche ainsi que l’onglet Calcul Spécial ne doivent pas être complétés.
Sauvegardez cette fiche.
La taxe s’affiche dans la liste de l’écran de recherche des taxes. Vous pouvez toujours la modifier ou la supprimer.
Liste de taxes affichées dans l’écran de recherche des taxes.
Selon les accords conclus avec les gouvernements locaux, MSF assure ou non la gestion de deux types de taxes : la TVA et les retenues fiscales. Veuillez vous référer à vos procédures spécifiques pour déterminer si l’enregistrement de la TVA et des retenues fiscales sont obligatoires au sein de votre section. Quoi qu’il en soit, leur gestion peut être assurée par UniField.
Il existe un fichier de données de base concernant les produits internationaux, commun à l’ensemble des sections et missions, mais les missions individuelles peuvent également créer des produits locaux sur la base de leurs procédures financières et d’approvisionnement. Pour rappel, l’unité de mesure communément utilisée au sein de MSF est l’unité (pièce).
Comment créer un nouveau produit local
Sélectionnez : Produits/Produits
Cliquez sur {Créer}.
Complétez tous les champs bleus obligatoires. Le Code et la Description doivent respecter les normes de la mission.
Sous l’onglet Informations, complétez les éléments suivants :
Produit Stockable, Non Stockable ou Service avec Réception.
Méthode valorisation : Prix Moyen ou Prix Standard. Si vous sélectionnez Prix moyen, UniField recalculera automatiquement les coûts moyens sur la base de ceux payés lors de la réception des marchandises dans le module des entrepôts. Si vous sélectionnez Prix Standard, vous devez introduire un prix standard, qui continuera d’être utilisé indépendamment des coûts réels.
Sous l’onglet Nomenclature, complétez les quatre couches dont se compose la catégorie du produit. Veillez à respecter les protocoles de la mission.
La catégorie de produit détermine le code de compte sur la base d’une liste standard.
Les données de base des produits ITC sont chargées lors de l’installation et sont partagées par toutes les OCs. Chaque produit est associé à une catégorie, qui se rapporte à son tour à un code comptable. Cela signifie que chaque produit individuel ne dispose pas nécessairement d’un code comptable, car celui utilisé par défaut est celui de la catégorie à laquelle appartient le produit.
Si le code de compte qui doit être associé à un produit diffère du compte défini pour la catégorie du produit, associez un code de compte spécifique directement au produit. Dans ce cas, UniField utilisera par défait le compte défini pour le produit plutôt que celui de la catégorie.
Chaque mission a la possibilité de créer des produits locaux ne figurant pas dans le fichier des données de base, un service « loyer de maison » par exemple.
Il existe différents types de produits :
Produit stockable : pour les produits qui sont généralement en stock et peuvent être stockés.
Produit non stockable : pour les produits qui ne sont pas gérés dans les stocks des entrepôts. Par exemple : aliments expatriés, certaines fournitures de bureau, etc.
Service avec réception : des services reçus officiellement dans le système afin de confirmer qu’ils ont été utilisés. Par exemple : factures d’électricité, contrats de construction ou de transport.
Un produit, par exemple un câble, est affecté à un champ de catégorie sous l’onglet Informations.
Catégorie de produits sous l’onglet Information d’une fiche produit
Chaque catégorie de produits est rattachée à un compte de charges et de revenus (enregistrés dans le journal des achats) ainsi qu’à un compte de donations (enregistré dans un journal extracomptable). Par conséquent, chaque fois qu’un produit est sélectionné, UniField l’associe automatiquement à un compte de charges et à un compte de donation.
Catégorie de produits {DATA PROCESSING} et propriétés comptables associées
La correspondance (et l’actualisation) du lien catégorie de produits/compte de charges/compte de revenus/compte de donations doit être effectuée par la personne chargée de la configuration de la base de données au niveau du siège (fichier d’importation) dans le sous-module {Catégories de produits} sous Comptabilité/Configuration/Divers/Produits- Catégories
Avant de désactiver un partenaire ou un fournisseur, vous devez confirmer que tous les documents (factures, bons de commande, commandes de terrain et bons de tous types) associés à ce partenaire sont clôturés. Si ce n’est pas le cas, vous ne pouvez pas désactiver le partenaire et le message d’erreur suivant s’affiche:
1.La liste de partenaires de type fournisseur s’affiche. Vous pouvez utiliser les boutons filtres ou les champs pour restreindre votre recherche à un fournisseur ou un client spécifique.
2. Pour afficher les statuts des partenaires avec 3 boutons :
MONTRER LES ACTIFS : Affiche uniquement les partenaires actifs.
MONTRER LES SUPPRIMES : Affiche les partenaires désactivés mais encore liés à des documents ouverts. Aucun nouveau document ne peut être créé avec un partenaire en phase de sortie.
MONTRER LES INACTIFS : Affiche les partenaires inactifs. Tous les documents liés doivent être clôturés avec la fin du processus.
3. Lorsque votre partenaire est localisé, cliquez sur le crayon pour modifier le formulaire du partenaire, puis le formulaire s’ouvre :
Une case « Statut partenaire » avec la valeur actif sous la liste déroulante « Type de partenaire »
Les boutons « Désactiver le partenaire » et « Réactiver le partenaire » sous la case « Statut du partenaire »
La case à cocher actif est toujours figée, qu’elle soit cochée ou non. Elle est cochée dans les deux statuts : Actif et Supprimé
Dans Rechercher : Suivi des Modifications, on peut de voir les éléments suivants :
Description du champ >> « Actif » avec deux valeurs : Vrai et Faux
Description du champ >> « Statut du partenaire » avec trois valeurs : active, inactive et phase out comme indiqué ci-dessus
Les services Finance et Achats disposent d’une fonction pour supprimer par exemple des fiches partenaires lorsqu’elles ont été créées par erreur. N’oubliez pas que les partenaires ne peuvent pas être supprimés si des transactions sont en cours. Dans ce cas, un message d’avertissement s’affiche.
Dans cet exemple, vous ne pouvez pas supprimer ce partenaire, car il est concerné par une transaction comptabilisée dans le registre de banque.
La liste de partenaires de type fournisseur s’affiche. Vous pouvez utiliser les boutons filtres ou les champs pour restreindre votre recherche à un fournisseur ou un client spécifique.
Cliquez sur la croix rouge à droite sur la ligne du partenaire que vous voulez supprimer.
Une fenêtre de confirmation apparaît.
Cliquez sur {OK}.
Boutons de suppression d’une fiche partenaire
Comme les parners synchronisent d’une instance a une autre, noue ne recommandons pas the les effacer sauf si c’est strictement nécessaire. A la place, on recommande de les déactiver.
Cliquer sur {Créer} pour créer une nouvelle fiche fournisseur
Une fiche fournisseur apparaît (la case fournisseur est cochée automatiquement)
Introduisez le nom du fournisseur dans le champ {Nom}. Dans ce cas, il s’agit de {Sécurité sociale}. S’il s’agit d’une entreprise commerciale, saisissez les données telles qu’elles apparaissent sur la facture/l’en-tête.
Introduisez la référence {SSEC} dans le champ {Référence}. S’il s’agit d’une entreprise commerciale, vous pourriez saisir ici le type de service fourni par l’entreprise en question.
Ajustez le champ {Type de partenaire} sur {Externe} puisque nous créons un partenaire non rattaché à MSF
Ajustez la {Langue} de communication. Tous les documents relatifs à ce partenaire seront imprimés dans la langue choisie. Si vous ne faites aucun choix, l’anglais sera la langue par défaut
Ajustez le champ {Zone} sur {National}. {National} est la valeur pour tous les partenaires présents dans le pays. S’il s’agit d’un partenaire {International}, consultez le responsable logistique.
Dans le champ {Mode de création de la commande}, la valeur {Tous les besoins} est configurée par défaut.
La case {Actif} est cochée par défaut.
Dans l’onglet {Général}, inscrivez le nom de votre contact dans le champ {Nom du contact}. S’il s’agit d’une entreprise commerciale,saisissez les données telles qu’elles apparaissent sur la facture/l’en-tête.
Choisissez la valeur adéquate du menu déroulant {Titre}, et saisissez manuellement une fonction.
Cochez la case {Actif} si vous souhaitez afficher les coordonnées de ce partenaire dans la liste des partenaires.
Dans la section {Adresse postale}, complétez les différents champs. S’il s’agit d’une entreprise commerciale, saisissez les données telles qu’elles apparaissent sur la facture.
Complétez les champs de la section {Communication}. S’il s’agit d’une entreprise commerciale, saisissez les données telles qu’elles apparaissent sur la facture.
Dans l’onglet {Commande de terrain & Achats} sélectionnez la {Devise d’achat par défaut}. La {Devise de commande de terrain par défaut} devrait être identique. La devise choisie est celle que vous utilisez par défaut pour payer ce fournisseur. Quand on met la devise dans le champs “achat. Devise par Défault”, le champ “Commandes de Projet: Devise par Défautl” est rempli automatiquement.
Dans {Délai fournisseur} conservez la valeur {0}.
Allez dans l’onglet {Comptabilité} et introduisez le Compte client 12040 {Charges sociales à récupérer} et le compte fournisseur 30200 {Sécurité sociale}
Les champs restants peuvent rester libres. Sauvegardez cette fiche.
⮡ La fiche fournisseur Sécurité Sociale est créée
Fiche Sécurité sociale et onglet comptabilité
Fenêtre d’import de Fournisseur
Pour créer plus rapidement une fiche partenaire, vous pouvez utiliser la fonction “Importer” située dans le menu « Actions » en haut de l’écran, à droite du menu « Fournisseurs ». Pour cela, vous devrez vous munir d’un fichier de type csv. Les restrictions sur les comptes s’appliqueront également.
Pour rappel, les comptes 12040 et 30200 sont utilisés, car il s’agit d’un organisme de sécurité sociale. S’il s’agissait de l’achat de marchandises auprès d’un fournisseur externe, les codes comptables seraient 30020 {Dettes fournisseurs} et 12050 {Autres créances}.
Globalement les comptes « à recevoir » doivent correspondre aux restrictions suivantes :
Type interne : Créditeurs (pas de restriction sur le type de compte)
OU Type interne : Normal et Type de compte: Liquidité
Les comptes « à payer » doivent correspondre aux paramètres suivants :
Un partenaire est un tiers avec lequel MSF est en relation pour réaliser une transaction commerciale. Dans UniField, les transactions avec des tiers doivent être enregistrées dans les comptes fournisseurs/clients qui comptabilisent des dettes ou des actifs.
Il existe dans UniField plusieurs types de partenaires :
Internes : entités appartenant à la même mission. Il peut s’agir de fournisseurs, de clients ou des deux, par ex. une coordination (fournisseur) achetant pour un projet (client) d’une même mission.
Inter-mission : entités appartenant à la même section mais à des missions différentes. Il peut s’agir de fournisseurs, de clients ou des deux, par ex. une coordination à Nairobi (Kenya) achetant pour une coordination à Bunia (RDC). L’une et l’autre appartiennent à l’OCG.
Inter-section : entités appartenant à des sections différentes. Il peut s’agir de fournisseurs, de clients ou des deux, par ex. une coordination OCA basée au Tchad fournissant des tentes à la coordination OCG également basée au Tchad.
Externe : entités non liées à MSF. Il peut s’agir de fournisseurs, de clients ou des deux, par ex. un propriétaire fournissant des locaux à MSF, ou une entreprise de matériel de bureau fournissant des stylos pour un projet, ou bien UNICEF faisant une donation de moustiquaires à OCA.
ESC : Centres d’approvisionnement européens, tels que MSF Logistique et MSF Approvisionnement, qui sont utilisés par différentes sections pour acheter des marchandises à l’international.
Ce n’est pas possible d’activer un partner intermission quand un partner interne avec le même nom est déjà existant.
Le choix des utilisateurs chargés de créer les fournisseurs varie selon les sections (Achats, Finance ou les deux). Consultez les procédures financières de votre mission.
Les fournisseurs et les clients sont configurables depuis l’application {Partenaires} ou {Comptabilité}. Tout dépend du niveau d’accès de l’utilisateur. Le personnel des services Achats et Finance partagent la même base de données dans UniField. Ainsi, un fournisseur créé via l’application {Comptabilité} est aussi visible à partir de l’application {Partenaires} et inversement.
Fournisseur A.D.P.E.I visible à partir de l’application PARTENAIRES
Fournisseur A.D.P.E.I accessible à partir de l’application COMPTABILITÉ
Comment éviter de dupliquer un partenaire dans UniField ?
Si vous créez un partenaire (ou client) qui existe déjà dans la base de données avec un même nom et une ville identique, vous recevrez un message d’erreur vous bloquant dans votre démarche. Cela permet d’éviter de dupliquer des partenaires dans une base de données au moment de la création.
Si vous devez créer un partenaire pour une même entreprise mais avec une adresse différente et facturation séparée, spécifiez l’emplacement lorsque vous saisirez son nom (par exemple, Marché local Addis Abeba vs. Marché local Abdurafi).
Veuillez noter que tous les partenaires créés au sein d’une même instance feront l’objet d’une synchronisation bidirectionnelle en mode « inactif » au sein de la mission. Si un partenaire est utilisé par plusieurs instances au sein d’une mission, il doit être créé une seule fois au sein d’une instance, puis défini comme actif dans les autres pour être identique dans l’ensemble des instances.
N’oubliez pas que le type de partenaire (et de commande) a un impact sur la création de documents financiers spécifiques. Par conséquent, lors de la création de la fiche d’un partenaire, il convient de sélectionner le type adéquat.
Les comptes fournisseurs reflètent ce qu’une entité doit aux fournisseurs pour des produits/services achetés, tandis que les comptes clients reflètent les sommes dues à une organisation pour un produit/service fourni.
Au sein d’UniField, chaque partenaire doit être associé à un compte financier configuré sous l’onglet {Comptabilité} de la fiche Fournisseur/Client, un pour le compte client et un autre pour le compte fournisseur. Par conséquent, les documents générés associés au fournisseur utiliseront l’un de ces codes de compte en fonction de la nature du montant : à payer (dette fournisseur, par exemple une facture fournisseur) ou à recevoir (par exemple avoir fournisseur).
Les OC doivent définir les procédures et déterminer s’il est nécessaire que le service Finance fournisse ces informations à l’équipe Achats ou s’il l’introduit lui-même.
Voici quelques exemples :
Un fournisseur externe de biens et services sera lié aux comptes 30020 {Dettes fournisseurs} et 12050 {Autres débiteurs}.
Vue formulaire d’un fournisseur {Externe} de biens et services et codes comptables associés
L’organisme de sécurité sociale est un partenaire externe. Il est associé au compte 30200 {Sécurité sociale} et 12040 {Sécurité Sociale à recevoir}.
Vue formulaire {Sécurité sociale} et codes comptables associés
Le centre des impôts (pour enregistrer des créances d’impôt) est aussi un partenaire externe qui doit être rattaché au compte 30310 {Impôts sur salaire à payer} et 12030 {Impôts à recevoir}.
Fiche partenaire de type centre des impôts et codes comptables associés
Un partenaire de type interne (par ex. coordination) doit être rattaché au compte 30020 {Dettes fournisseurs} et 12050 {Autres débiteurs}.
Coordination est un partenaire interne à la fois de type fournisseur et de type client
Des comptes créditeurs (fournisseurs) et débiteurs (clients) doivent être affectés aux partenaires de type inter-missions et inter-sections :
Les partenaires inter-sections sont associés aux comptes 12010 {Débiteurs d’autres sections} et 30010 {Dettes d’autres sections}
Coordination est un partenaire inter-sections de type fournisseur
Vous pouvez également décider d’associer un partenaire de type inter-sections au compte créditeur 12011 {Dépenses à refacturer à autres sections} et créer des notes de débit périodiquement.
Les partenaires de type inter-missions sont associés par défaut aux comptes 14010 {Avances et dépenses pour d’autres missions} et 30000 {Dettes aux autres missions}.
Coordination est un partenaire inter-missions de type fournisseur
Il y a quatre rôles pour un partenaire : Fournisseur, Client, Fabricant et Transporteur.
Lors de la création/de la modification d’un partenaire, il est obligatoire de cocher un des rôles, sinon un message d’avertissement apparaîtra en dessous :
Il est possible d’avoir deux partenaires externes avec le même nom mais des villes différentes dans la même instance, mais il n’est pas possible de modifier le partenaire externe pour avoir la même ville pour les deux partenaires externes avec le même nom, sinon un message d’avertissement apparaîtra comme ci-dessous :
We use cookies to ensure that we give you the best experience on our website. If you continue to use this site we will assume that you are happy with it.