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Manuel de l’Utilisateur Finance -> 3. Paiements -> 3.5 Autofacturation - Rebilling (Intermission / Intersection)

LUFI-30501 Autofacturation – Rebilling (intermission / intersection)

A. LU Introduction

Les factures d’intermission et d’intersection sont maintenant synchronisées entre deux instances pour les flux manuels ou d’approvisionnement, de sorte que les factures automatiques soient créées et réconciliées des deux côtés.

Les factures sont créées via un flux d’approvisionnement ou manuellement par le service des finances au niveau de l’instance approvisionneuse/fournisseur. Une fois que l’instance approvisionneuse/fournisseur a validée les factures à refacturer, elles se synchronisent entre l’instance qui approvisionne/fournisseur et l’instance demandeuse/client.

Le demandeur/l’instance demandeuse ne peut pas changer de devise, ni de prix, ni de quantité… Cela permet d’assurer que les montants et la devise correspondent les uns aux autres.

Il y a deux cas possibles :

1. Si les missions décident de ne pas se rembourser alors le règlement se fera au niveau du siège. Dans ce cas-là, le code de comptabilisation des créances à utiliser pour le bordereau de transfert de stock est {Avances et dépenses pour une autre section MSF}. Vous devrez le définir dans la configuration de la société et il sera récupéré lors de la création automatique du bon de transfert. Pour la facture du fournisseur, le code du compte fournisseur sera celui associé à votre partenaire et devrait l’être également. Il n’y aura pas de correspondance sur ces comptes dans l’instance UniField HQ.

2. Les deux missions décident de se rembourser mutuellement. Dans ce cas, le code de comptabilité de contrepartie à utiliser est {Créances avec d’autres sections} pour le bon de transfert de stock et {Dettes avec autres sections} pour la facture du fournisseur. Le compte à recevoir sera défini comme tel dans la configuration de l’entreprise. Pour la facture fournisseur, le compte à payer sera celui lié à votre partenaire.

Dans le menu administration / Configuration / sociétés : « Configuration Intermission » : compte client et compte fournisseur (14010 – Avances et Dépenses pour d’autres missions)   Dans le menu administration / Configuration / sociétés : « Refacturation du compte Intersection » Compte client (12010 Dépenses à refacturer aux autres sections) et compte fournisseur (30010 – Dettes aux autres sections)

COMPORTEMENT DE LA REFACTURATION

• La refacturation est créée et poussée uniquement de l’instance approvisionneuse/fournisseur vers l’instance demandeuse/client.
• Lorsqu’il est lié aux flux d’approvisionnement (Supply Flow), aucune facture de refacturation n’est créée par le demandeur à la réception des marchandises. La réception de la facture de refacturation n’est pas générée en même temps que la réception de la marchandise.
• Les factures sont créées uniquement par la mission qui fournit/facture les marchandises (elles sont créées automatiquement via un flux d’approvisionnement ou créées manuellement par la finance lorsqu’elles sont liées à des services).
• Les factures créées sont ensuite synchronisées depuis le fournisseur au client (et non à l’inverse : pas de factures envoyées de la part de l’instance demandeuse).
• Un nouveau journal specifique a été crée pour les flux intersection. Il s’appelle ISI. Intermission Supply invoice. 
• Dans la configuration de l’instance il va avoir une possibilité pour avoir des bon d’engagements. Il faut aller à admisitration/configuration/paramètres/reconfiguration et activer l’option.
• Afin de suivre les flux intersection et intermission, il y a des rapports spécifiques au flux dans le menu action de la droite :
  • Export Excel – facture
  • Suivi Commande de Terrain Finance
  • Suivi lignes Bons de transfert de Stock
• Edition / validation / approbation de facture

• Seul l’instance qui refacture (fournisseur) peut créer et éditer les factures de refacturation et les valider.
• Le destinataire (client) n’approuvera la facture qu’une fois reçue via synchronisation. Seule la date de comptabilisation sera modifiable par le destinataire avant validation.
• Si le client refacturé n’accepte pas la facture, il peut la valider puis l’annuler à l’aide de la fonction automatisée.
• Les factures créées via un flux d’approvisionnement auront une restriction sur certains champs : impossible de modifier le produit ni les quantités.

B. Refacturation Inter-mission via un Flux d’approvisionnement/logistique

Par exemple, nous avons l’instance HQ1C1 qui souhaite demander des éléments à une autre mission HQ1C2 dans la même section OC.

1 – Un bon de commande est créé par la mission demandeuse HQ1C1, à l’attention de la mission HQ1C2 en tant que fournisseur. (Fait par un utilisateur du département logistique -supply, approvisionnement- et non par un utilisateur du service financier).

2 – Après avoir inséré toutes les informations requises, le bon de commande doit être validé puis confirmé. (Fait par un utilisateur du département logistique -supply, approvisionnement- et non par un utilisateur du service financier).

3 – Après la synchronisation dans les deux instances, une FO en état Brouillon sera créée dans la mission du fournisseur HQ1C2 à la suite de la commande d’achat créée dans la mission de demandeur HQ1C1. (Fait par un utilisateur du département logistique -supply, approvisionnement- et non par un utilisateur du service financier).

4 – Avant de valider le FO, vous devrez mettre à jour à nouveau la distribution analytique, puis vous validez mais ne confirmez pas le document (Fait par un utilisateur du département logistique -supply, approvisionnement- et non par un utilisateur du service financier).

5 – Dans le menu Commandes, cliquez sur l’Outil de Sourcing des Commandes pour obtenir le document (Sourcing: c’est là que vous souhaitez commander les articles demandés, soit de l’entrepôt, soit d’un fournisseur externe). Dans notre cas ici, nous choisirons de commander les articles à un fournisseur externe.

Soit vous sélectionnez le fournisseur sur chaque ligne séparément, puis vous cliquez sur la flèche verte pour sélectionner la source ou soit vous sélectionnez tout, puis cliquez sur Lignes de sourcing dans le menu de droite si vous souhaitez commander les articles auprès du même fournisseur, puis enregistrer et sélectionner la source. (Fait par un utilisateur du département logistique -supply, approvisionnement- et non par un utilisateur du service financier).

6 – Après cela, le FO sera automatiquement confirmé, l’état du FO sera sourcé. (Fait par un utilisateur du département logistique -supply, approvisionnement- et non par un utilisateur du service financier).

7 – Un bon de commande sera automatiquement créé en brouillon après le sourcing/approvisionnement dans la mission approvisionneuse HQ1C2, le fournisseur étant choisi lors de la recherche.

8 – Après avoir vérifié toutes les informations et appliqué les Dates de Livraison Confirmée appliquer à toutes les lignes, vous pouvez valider puis confirmer ce bon de commande (confirmer le document). (Fait par un utilisateur du département logistique -supply, approvisionnement- et non par un utilisateur du service financier).

9 – Une fois le bon de commande confirmé, la livraison entrante sera créée (menu entrepôt). (Fait par un utilisateur du département logistique -supply, approvisionnement- et non par un utilisateur du service financier).

10 – Traiter la livraison entrante lorsque les marchandises sont reçues dans l’entrepôt. (Fait par un utilisateur du département logistique -supply, approvisionnement- et non par un utilisateur du service financier).

11 – Pour sélectionner les articles, allez dans Entrepôt/Gestion d’entrepôt/Livraisons/Picking/ Conversion en sortie simple / Copier tout / Traiter (Fait par un utilisateur du département logistique -supply, approvisionnement- et non par un utilisateur du service financier).

12 – L’IVO (Bon intermission Out) sera créé automatiquement et il sera accessible pour l’utilisateur financier.

Allez à Comptabilité / Clients / Bon intermission Out

13 – Dans la facture de l’instance demandeuse/client, la case à cocher Synchronisé sera déjà cochée et ne pourra pas être modifiée, car le Bon Intermission Out (IVO) a été créé à partir d’un flow d’approvisionnement.

14 – Si toutes les informations sont correctes, l’utilisateur financier validera l’IVO.

(Fait par l’utilisateur financier)

15 – Après la synchronisation dans les deux missions, un IVI (Bon intermission IN) sera créé dans un état Brouillon dans la mission demandeuse HQ1C1.

Dans l’instance demandeuse, allez à Comptabilité/Fournisseur/Bon Intermission IN

16 – L’utilisateur financier doit vérifier que toutes les informations sont correctes (y compris le code comptable et la distribution analytique), puis l’IVI doit être validé. (Fait par un utilisateur de Finance).

Dans le champ account c’est possible de mettre des compte de type : income, payable, receivable et regular.

C. Comment créer manuellement un bon Intermission IN et un bon Intermission OUT

La refacturation pour les flux non supply/logistique (qui ne sont pas issus d’un flux d’approvisionnement) est manuelle des deux côtés. Il repose sur des processus. Ce qui est fait manuellement dans l’instance qui provisionne (fournisseur approvisionneur) doit également l’être dans l’instance demandeuse (client demandeur).

Ci-dessous le processus:

• L’instance qui approvisionne/fournisseur créée les factures refacturées manuellement ou utilise la fonction d’importation dans le journal.

• L’instance qui approvisionne/fournisseur envoie les éléments d’Unifield afin qu’ils puissent créer la facture de refacturation correspondante.

Les risques : les deux côtés peuvent changer / éditer des documents et le risque serait que les factures ne correspondent pas en termes de prix, produits, devises…

Dans l’instance qui approvisionne/fournisseur par Example HQ1C2:

Allez à Comptabilité/ Client/Bon Intermission OUT

1. Cliquez sur {Créer} pour ouvrir un nouveau formulaire et choisir la mission de facturation (par exemple : HQ1C1).

Un formulaire s’affiche pour créer un nouveau bon Intermission OUT. Les champs en bleu sont obligatoires; les champs blancs sont facultatifs; les champs gris ne sont que des vues.

Bon Intermission OUT création à partir du sub-menu Comptabilité/Clients

 

Dans l’onglet {Facture}, sélectionnez et complétez-la {Description}, le {Compte}, le {Quantité} et le {Prix unitaire} pour représenter les différents biens ou services du voucher à créer.

2. Cliquez sur pour avoir des lignes additionnelles, ou sur pour retourner a la facture fournisseur.
3. Assigner la distribution analytique par ligne ou de manière globale a toutes les lignes de la facture. Allouez le centre de coûts au centre de coûts approprié ou à l’instance d’achat.

Allocation de centre de coûts

4. Dans le bons intermission OUT, cochez la case Synchronisé puis validez l’IVO.

5. Après la synchronisation dans les deux instances, dans la mission fournisseur HQ1C1 on aurait le suivant (IVI/facture/demandeur):

Allez à Comptabilité / Fournisseurs /Intermission Voucher IN

Vous devrez de nouveau mettre à jour la distribution analytique, puis valider l’IVI si toutes les informations sont correctes.

D. Refacturation : comment créer de manière manuelle un bon intersection IN and OUT

Le même processus peut être appliqué pour la refacturation intersection entre centres opérationnels. La seule différence sera d’avoir un bon client de transfert de stock à valider au lieu du bons intermission OUT (IVO).

1. Par exemple, un bon de commande a été créé à HQ1C1 (intersection). Nous choisissons un autre partenaire intersection en tant que fournisseur, puis validons et confirmons le bon de commande.

2. After the synchronization in the two instances, an FO will be created in the provider instance (HQ2C1).

3. Le centre de coûts doit être à nouveau mis à jour et après vérification de toutes les informations => valider le Field Order (FO) mais très important, il ne faut pas le confirmer.

4. Sourcez le document à partir de l’Outil de Sourcing des Commandes (menu Commandes), sélectionnez les articles disponibles dans l’entrepôt ou commandez auprès d’un fournisseur externe. Dans notre cas ici, nous choisirons un fournisseur externe.

5. Après cela, le FO sera automatiquement confirmé et un nouveau bon de commande PO sera créé pour commander les articles demandés au fournisseur externe.

6. Même processus qu’en intermission, valider et confirmer le bon de commande après vérification de toutes les informations => confirmer l’envoi entrant dans les livraisons entrantes de la gestion d’entrepôt. Lors de la réception des articles. Après avoir effectuée la préparation avec convertir en Bon de Picking, un bon de transfert de stock devra être validé.

7. Allez sur Comptabilité / Client / Bon clients (de transfert de stock), cochez toutes les informations puis validez (Remarque: la case à cocher de synchronisation sera déjà cochée et ne pourra pas être modifiée).

8. Une fois la synchronisation effectuée dans les deux OCs, une facture fournisseur sera automatiquement créée dans la mission demandeuse HQ1C1 avec la mission qui approvisionne/fournisseuse. Le compte à payer sera 30010 payable to other sections (payable à d’autres sections). Comme d’habitude, le processus vérifie toutes les informations, puis valide la facture.

E. Comment créer un bon client manuel de transfert de stock

Nous montrerons ci-dessous le cas dans lequel la mission rembourse la dépense directement sur le terrain.

Allez à Comptabilité/ Clients/Bons clients (Stock Transfer Vouchers en anglais)

1. Cliquez sur {Créer} pour ouvrir un nouveau bon client.

Un formulaire s’affiche pour créer un nouveau bon. Les champs en bleu sont obligatoires ; les champs blancs sont facultatifs; les champs gris ne sont que des vues.

Bon client de transfert du stock manuel (Stock Transfer Voucher en anglais)

, est utilisé pour appliquer une distribution analytique globale à toutes les lignes de la facture.

2. Dans l’onglet {Facture}, vous complétez des champs supplémentaires et ajoutez des lignes de facture pour représenter les différents biens ou services de la facture à payer.

1. Dans la section {Lignes de facture}, cliquez sur {Nouveau} pour créer une nouvelle ligne de facture.

{Ligne de facture} Fenêtre pour ajouter des lignes sur une facture fournisseur créée manuellement.

4. Cliquer sur le bouton {Sauvegarder & Créer} présent dans la ligne de facture pour avoir des lignes additionnelles ou cliquer sur le bouton {Sauvegarder & Fermer} pour retourner sur la fenêtre de la facture fournisseur.

5. Attribuez la distribution analytique par ligne ou globalement à toutes les lignes de facturation. N’oubliez pas d’utiliser la même distribution analytique que lors de la validation de la facture fournisseur.
Distribution analytique valide sur la ligne de facture

6. Dans l’onglet {Autre information}, complétez-la {Date d’échéance}. La {Entrée-Journal} est liée à l’écriture comptable enregistrée dans le journal des ventes une fois que le bon client est validé. Le champ {Responsable} identifie l’utilisateur qui a validé le bon client. Les autres champs sont automatiquement renseignés s’ils ont été enregistrés dans le formulaire du client.

Bon client validé et onglet {Autre information} complété

7. Sauvegarder. La facture est créée en mode {Brouillon}, en attente de validation.

Le paiement d’un bon client de transfert de stock change le statut de la facture en {Payé} et rapproche automatiquement les écritures comptables. A ce stade, vous pouvez utiliser l’option {Avoirs} du remboursement.

Bon client payé

Une série de filtres est disponible dans la vue {Rechercher : Bons clients} pour vous aider à récupérer un bon client.

Vue {Rechercher: Bons clients}

F. Comment éditer un bon client (-Stock Transfer Voucher- en anglais)

Comme pour les factures fournisseurs, vous pouvez modifier un bon client si l’état est {Brouillon}.

Allez à : Comptabilité/ Clients/Bons client

1. Recherchez le brouillon en sélectionnant le filtre {Brouillon} ou tout autre filtre situé en haut de la vue Rechercher : Bons clients.

2. Une fois le bon trouvé, cliquez sur le crayon pour ouvrir le formulaire.

3. Dans la vue du bon {Bons clients}, modifiez les champs appropriés.

4. Cliquer sur le bouton {sauvegarder}.

Le bon est édité

G. Comment supprimer un bon client (-Stock Transfer Voucher- en anglais)

Comme les factures fournisseurs, vous pouvez supprimer un bon client si l’état est {Brouillon}

Allez à : Comptabilité/ Clients/Bons client

1. Recherchez le brouillon en sélectionnant le filtre {Brouillon} ou tout autre filtre situé en haut de la vue Rechercher : Bons clients.
2. Une fois le bon trouvé, cliquez sur la croix rouge

La facture est effacée

H. Comment valider un bon client (-Stock Transfer Voucher- en anglais)

Comme pour les factures fournisseurs, la validation d’un bon client de transfert de stock créera des écritures comptables dans les journaux.

Allez à : Comptabilité/ Clients/Bons client

1. Recherchez le brouillon en sélectionnant le filtre {Brouillon} ou tout autre filtre situé en haut de la vue Rechercher : Bons clients.

2. Une fois le bon trouvé, cliquez sur le crayon pour ouvrir le formulaire.

3. Modifiez les champs appropriés si nécessaire. Vous devez examiner attentivement les comptes, les destinations, les centres de coûts et les pools de financement attribués à chaque produit sur le bon. N’oubliez pas que les comptes comptables et les distributions analytiques doivent être identiques à la facture fournisseur que vous avez payée.

4. Validez le bon.

Le bon client passe de l’état {brouillon} au stade {Open}. La validation du bon crée également automatiquement une entrée de créances dans le {Journal de vente}

Bon client avec un statut « ouvert »

Lignes d’écritures comptables quand le bon client est validé

5. Lorsque vous recevrez le paiement de ce bon, vous devrez l’importer dans les registres.

{Rechercher Lignes d’Ecriture Comptable} fenêtre qui apparait quand on importe un bon client dans un registre.

6. Les entrées seront dans le registre avec le statut « Temp ».

Enregistrement du paiement en “Temp” correspondant au bon client importé dans le registre

7. Il faut changer du statut Temp au statut comptabilisé afin de créer les lignes dans le journal.

8. In the journals you will view the following accounting moves:

• • Paiement du bon client,
  • 12010 – Créances d’autres sections réconciliée / lettrée

Lignes d’écritures comptables d’un bon client payé par la caisse

9. Le bon client devient {Payé}

Bon Client dans la vue “Rechercher : Bons clients “ avec un bon en statut de {Payé}

CONSEIL : pour imprimer un bon client, accédez à la vue {Rechercher : Bons client} et cochez la case correspondant au bon que vous souhaitez imprimer. Ensuite, à droite de l’écran, dans la section {Rapports}, sélectionnez {Imprimer Rapport}. Un rapport PDF affichera les détails du bon client. Les colonnes {Description} et {Document d’origine} seront complétées si le bon a été déclenché par la validation d’une livraison entrante (générée par un Field Order).

Report Bon Client

D’autre part, une facture fournisseur devra être créée manuellement avec les mêmes informations que le bon client. Le compte comptable de contrepartie sera {30010 – Payable à d’autres sections}.

I Bon d’intermission Out (IVO en anglais) et bons d’intermission In (IVI en anglais) “Export Excel – Facture ” : rapport pour les lignes de facture.

Pour exporter la liste des bons d’intermission Out et des bons d’intermission In avec des détails spécifiques du document, aller à Comptabilité/ Clients (pour les lignes des bons d’Intermission OUT – IVO en anglais-) -Fournisseurs (pour les bons d’Intermission IN -IVI en anglais-).

1. Sélectionner les lignes souhaitées à partir de la vue des bons d’intermission In ou bons d’intermission Out.
2. Allez au menu de droite et cliquer sur : {Export Excel – Facture}.

J Comment procéder à l’annulation d’un bon client et d’un bon d’intermission OUT (Stock Transfer voucher et IVO en anglais)

On peut toujours annuler un bon client et un bon d’intermission OUT quand ils sont encore en état de brouillon (A savoir que le bon d’intermission OUT et le bon client ne synchronisent pas).

Allez à Comptabilité/Clients/Bons clients ou Bons Intermission OUT

Il faut sélectionner le bon d’intermission OUT ou le bon client à annuler et cliquer30102 sur le bouton {Annuler le document).

Bon Intermission OUT à annuler en état brouillon (la même chose est applicable au brouillon des bons client)

Quand on procède à l’annulation des bons clients ou des bons Intermission Out, il n’est plus possible de les synchroniser à d’autres contreparties intermission ou intersection et ce n’est pas possible non plus de les dupliquer, les valider ou de procéder à un avoir.

K Nouveau rapport de suivi commande de terrain finance Bon clients / Bons intermission OUT (en anglais: STV/IVO FO Follow-up Finance)

Rapport disponible dans le menu Actions de droite sous Rapports avec le nom de “Suivi commande terrain finance” dans les interfaces bons clients (STV) et bon intermission out (Intermission Voucher OUT). Similaire au suivi FO par client dans la partie approvisionnement (supply). Possibilité de sélectionner plusieurs STV/IVO et dans ce cas le rapport donne des infos pour les lignes sélectionnées. Sélectionnez sur partenaire et/ou un OP et/ou une période donnée. Dans l’interface STV, nous devrions pouvoir sélectionner uniquement les partenaires d’intersection et les informations liées à l’intersection. Dans l’interface IVO, nous devrions pouvoir sélectionner uniquement les partenaires intermission et les informations relatives à l’intermission.

K Nouveau rapport de suivi de lignes Bons de transfert de stock

Rapport disponible dans le menu Actions de droite sous Rapports avec le nom de “Suivi Lignes Bons de Transfert de Stock”. Cela nous permettra de suivre les bons de transfert de stock de la même manière que les bons intermission.

Comment ajouter le nom légal dans le fichier pdf du menu de la droite “Imprimer Rapport” des Bons de transfert du stock.

Le fournisseur doit avoir le Nom Légal rempli dans l’entéte :

Si le nom legal n’est pas rempli, on verra dans le bon intermission le Nom du fournisseur, et non le nom légale.

Nouveau filtre “Exerc. Comp. Ouvert” pour les bons de Transfert de Stock, Bons Intermissions OUT, Factures fournisseurs Intersection, Bons Intermission IN:

L’exercice Comptable Ouvert correspond à l’année fiscal de la date de comptabilisation.

Les status suivant sont considerés comme PAS OUVERTS: : brouillon, mission fermée and HQ fermée.

Le filtre “Exerc. Comp. Ouvert” est selectionné par défaut.

Quand le filtre “Exerc. Comp. Ouvert” n’est pas selectionné, je vois tous les docuemnts en dependanment de l’année en cours.

Oon a creé the filtres additionnels:

• Bons de Transfert de Stock
• Bons Intermissions OUT
• Factures fournisseurs Intersection
• Bons Intermission IN:

Ils montrent les états des coucments de la contrepartie.

Buttons as below:

• Brouillons de contreparties: Le filtre va monterer les transactions de la contrepartie en état de brouillon.

• Contreparties ouvertes: Le filtre va monterer les transactions de la contrepartie en état ouvert.

• Contreparties payées: Le filtre va monterer les transactions de la contrepartie en état de payé.

• Contreparties fermées: Le filtre va monterer les transactions de la contrepartie en état de fermé.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 3. Paiements -> 3.4 Paiements et Registres Spécifiques -> LUFI-30309 Comptabilisation manuelle dans les journaux comptables

LUFI-30409 Comptabilisation manuelle dans les journaux comptables

LU Introduction

Parfois, il peut être nécessaire qu’un utilisateur avancé crée une entrée directement dans un journal. La création d’entrées manuelle dans un journal dépend de la politique de chaque section.

Étant donné que le crédit et le débit des journaux doivent toujours être équilibrés, il est nécessaire que les entrées créées manuellement soient équilibrées. Par conséquent, au moins deux lignes doivent être créées, une côté débit et une autre côté crédit.

Dans UniField, il est également possible d’importer des écritures comptables par exemple si l’utilisateur doit créer plusieurs entrées de manière répétée (ex. pour la comptabilisation de transactions intermissions lorsque l’instance fait office de centre principal d’approvisionnement pour différentes missions). La fonction {Importer des entrées} (actuellement écritures de migration) située sous {Ecritures Comptables} permet par exemple d’importer les entrées dans le journal INT. Elle s’applique également aux journaux OD et HR

Enfin, il n’est pas possible de modifier le solde d’un registre de caisse ou de banque par le biais d’une entrée de journal manuelle. Les entrées des journaux ne sont donc pas censées être utilisées pour des entrées relatives à des liquidités.

Comment comptabiliser manuellement une écriture comptable

Sélectionnez : Comptabilité/Écritures comptables/Ecritures Comptables

1. Cliquez sur le bouton 

L’écran de création des écritures des journaux s’affiche

Écran Écritures Comptables

1. Complétez les champs obligatoires (en bleu) pour sélectionner le journal, la devise, la période, les dates des entrées et la description.
2. L’utilisateur peut introduire des informations d’identification supplémentaires dans le champ facultatif Référence.
3. Dans la section, Lignes d’Ecritures Comptables, Cliquez sur le bouton
4. Complétez tous les champs affichés
5. Sauvegardez cette entrée en utilisant le bouton situé à la fin de la ligne d’écriture.

1. Créez la deuxième ligne en cliquant sur le bouton {Créer} et complétez les champs obligatoires (en bleu). Les lignes deviennent valides dès qu’une deuxième entrée est créée.
2. Si vous avez utilisé un compte de charges ou de revenus, vous devez affecter des comptes analytiques par le biais de l’assistant d’allocation.

Deux écritures valides créées manuellement balancés

3. Si les montants de crédit et de débit de vos entrées sont équilibrés, vous pouvez approuver l’entrée en cliquant sur le bouton situé en bas de l’écran.

L’entrée comptable peut être retrouvée au travers de la fonction {Lignes d’Ecritures Comptables} situé à droite de l’écran, dans le menu Liens.

Fonction Lignes d’Ecritures Comptables dans le menu Liens pour retrouver les écritures comptables créées manuellement

L’entrées comptable manuellement créée est affichée dans l’écran de recherche Lignes d’Ecritures Comptables

Comment dupliquer une écriture comptable manuelle dans une période fermée

1. Cliquez sur {dupliquer} dans l’écriture comptable que vous souhaitez dupliquer. Voir ci-dessous l’exemple de duplication d’une écriture comptable manuelle pour la période de juillet 2019.

2. Etant donné que la période de Juillet 2019 était déjà clôturée, la duplication prendra la même date de document mais pas la date de comptabilisation. La date de comptabilisation sera dans la première période ouverte qui est aout 2019 dans ce cas.

Comment importer des entrées comptables en utilisant la fonction Import des écritures de migration

Sélectionnez : Comptabilité/Écritures comptables/Import d’écritures de migration

1. Localisez le fichier à importer.

Écran Importer des entrées. La date de comptabilisation est la date indiquée dans l’assistant d’import et la date du document sera celle définie dans votre fichier d’import.

2. Sélectionnez Importer

3. Sélectionnez le bouton {Actualiser} pour actualiser l’import.

Un message confirme que l’import est réussi.

4. Fermez la fenêtre.

Sélectionnez : Comptabilité/Écritures comptables/Lignes d’écritures comptables

1. Vérifiez l’affichage des écritures.
2. Sélectionnez les entrées et allez dans le menu Actions pour comptabiliser ces entrées en cliquant sur Comptabiliser les Ecritures Comptables. La date du document est automatiquement récupérée du fichier d’import. La date de comptabilisation sera celle de l’import du fichier.

Une fenêtre Comptabiliser les écritures comptables s’affiche pour la confirmation de la comptabilisation.

Comptabiliser les écritures comptables : Approuver

3. Sélectionnez Approuver

Ces écritures seront comptabilisées.

Attention !

Les points suivants seront pris en compte lors de l’import d’un fichier contenant des écritures comptables:

• La période doit être identique, vous ne pouvez pas avoir plusieurs périodes dans le fichier.

• Les dates de comptabilisation doivent être comprises dans la même période que celle indiquée dans le fichier.

• Vous pouvez avoir plusieurs dates du document non nécessairement inclues dans la même période de comptabilisation identifiée dans le fichier. Dans ce cas, des entrées séparées seront créées en fonction de la date de chaque document.

• Le débit et le crédit doivent correspondre dans le fichier. En cas de plusieurs dates du document, le groupe de lignes à chaque date de document doit avoir le même total pour le débit et le crédit.

• Le contrôle des montants équilibrés est maintenant effectué par devise, par période et par date de document.

Sur la base des points ci-dessus, vous pouvez créer plusieurs écritures comptables via l’importation d’un fichier. Les entrées séparées seront créées en fonction de la date du document et de la devise.

Très important: quand on crée une entrée manuelle ou on emporte une entrée manuelle avec le fichier d’import, le journal REV n’est pas sélectionnable.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 3. Paiements -> 3.4 Paiements et Registres Spécifiques -> LUFI-30308 Import de lignes de registre

LUFI-30308 Import de lignes de registre

LU Introduction

Il est possible d’importer des entrées directement dans les registres en important un fichier XML externe générant des lignes de registre en mode brouillon. UniField vérifiera le fichier d’import correspondant au registre (code de l’instance propriétaire, code du journal, code de la monnaie) et si le champ tiers doit être complété selon la configuration du compte.

Comment importer des entrées de registre

Sélectionnez : Comptabilité/Registres

1. Sélectionnez le registre approprié.
2. Allez dans le menu Actions et sélectionnez {Importer des lignes de registre}.

L’écran d’import des lignes de registre

Écran d’import de lignes de registre

1. Ajoutez un fichier XML en pièce jointe en utilisant le modèle figurant sur l’écran d’import de lignes de registre. Si les entrées portent sur des comptes de bilan ou des lignes ne concernant pas des comptes de charge, laissez le champ d’allocation analytique vide. Ne complétez pas le champ « Numéro de chèque » pour des imports de lignes de registres de banque et caisse. Les options 1 et 2 (Free 1 et 2) sont facultatives.
2. Si le fichier XML contient des erreurs, UniField en fournira une liste. Pour pouvoir importer le fichier, des actions correctives doivent être exécutées. Le fichier peut ensuite être réimporté.
3. Lorsque l’import est réussi, UniField affiche une confirmation. Le système créera automatiquement des entrées dans votre registre en mode brouillon.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 3. Paiements -> 3.4 Paiements et Registres Spécifiques -> LUFI-30407 Note de débit

LUFI-30407 Note de débit

LU Introduction

Au sein d’UniField, vous pouvez créer une note de débit permettant de cumuler plusieurs factures clients (bons de transfert de stock) et procéder au paiement en une fois.

Comment créer une note de débit

Tout d’abord, vérifiez que le compte inter-section de refacturation est défini sur {Dépenses à refacturer aux autres sections}. Cette action empêche le système d’importer dans les registres les bons de transfert de stock enregistrés sur ce code comptable dans le formulaire du partenaire.

Lorsque vous souhaitez payer plusieurs bons de transfert de stock au travers d’une note de débit, choisissez le code comptable 12011 dans le champ du compte inter-section de refacturation.

Ensuite, procédez à la création de la note de débit.

Imaginons que nous souhaitions consolider le paiement des bons de transfert de stock suivants :

Écran de recherche des bons de transfert de stock

Sélectionnez : Comptabilité/Clients/Note de débit

1. Dans l’écran de recherche des notes de débit, sélectionnez {Créer}

Bouton {Créer} permettant de créer une note de débit

1. Complétez les champs Client et Devise. Choisissez une date de document et de comptabilisation. Ensuite, dans la section Facture, sélectionnez le compte {Créances d’autres sections}.

Création d’une note de débit

1. Sélectionnez pour importer les bons de transfert de stock concernés, puis le bouton {Ajouter}

Écran Recherche de facture

1. Sélectionnez les bons de transfert de stock à importer, puis cliquez sur OK.

Sélection de bons de transfert de stock à importer et bouton OK pour valider l’import

1. Les lignes des bons de transfert de stock s’affichent dans la section des lignes de facture. La note de débit est en mode Brouillon. Validez après avoir vérifié que tous les champs sont correctement complétés.

Note de débit en mode brouillon en attente de validation

La note de débit bascule en mode Ouvert après validation

Ensuite, procédez au paiement de la note de débit dans le registre en utilisant la fonction Paiements en attente.

Utilisation de la fonction {Paiements en attente} pour importer la note de débit dans un registre de banque. L’import crée une cligne de registre en mode Temp.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 3. Paiements -> 3.4 Paiements et Registres Spécifiques -> LUFI-30306 Écritures périodiques

LUFI-30406 Écritures périodiques

LU Introduction

Un paiement anticipé est un actif représentant des espèces réglées à un partenaire pour des biens ou des services à utiliser au cours d’une période comptable ultérieure. Exemple : nous payons un loyer pour le premier trimestre de l’année en janvier. Tous les fonds sont versés en janvier, mais en réalité, les dépenses portent sur les mois de janvier, février et mars.

Afin de comptabiliser cette dépense chaque mois pendant les trois mois, nous utilisons une fonction d’UniField intitulée Écritures périodiques : les entrées sont calculées selon un modèle d’écritures périodiques permettant de répartir la dépense équitablement sur chaque période.

Les écritures périodiques respectent la procédure suivante :

1. Créer la facture fournisseur

L’utilisateur enregistre d’abord l’écriture au moyen d’un compte de charges payées d’avance (sur la facture fournisseur) – donc compte charges payées d’avance vers compte dettes fournisseurs.

2. Payer la facture fournisseur

L’utilisateur enregistre le paiement de la facture fournisseur en important la facture dans un registre. Il y a donc un mouvement de débit sur le compte Dettes fournisseurs et de crédit sur Argent en caisse.

3. Créer un modèle comptable (= modèle périodique)

L’utilisateur établit un modèle périodique en définissant les écritures des journaux qui doivent être répétées. Le mouvement s’effectue des dépenses vers les paiements anticipés.

L’utilisateur doit effectuer une allocation analytique pour la partie « compte de charges » du modèle.

• Créer le Plan d’Ecritures périodiques (= écritures ou lignes d’abonnement)

L’utilisateur définit la périodicité à laquelle les comptabilisations doivent avoir lieu et le nombre de périodes au cours desquelles l’écriture doit être répétée.

• Générer les écritures/entrées dans le journal (= Générer les Ecritures)

L’utilisateur génère des entrées comptables basées sur le modèle périodique et sur les écritures périodiques, donc charges vers paiements anticipés. La création de ces écritures n’est pas automatique. L’utilisateur doit utiliser le modèle périodique afin de les générer à la fin de chaque période. Ces écritures sont créées/générées, mais non comptabilisées : l’utilisateur doit les réviser et les comptabiliser dans le journal. Si elles ne sont pas générées et non comptabilisées, UniField ne vous permettra pas de clôturer la période.

• Lettrer les entrées du compte charges payées d’avance dans le journal.

Le lettrage demeure partiel sur le compte des paiements anticipés jusqu’à ce que toutes les entrées du modèle soient générées, car le montant périodique du paiement anticipé est inférieur à son montant total.

Les lignes périodiques sont créées en mode brouillon. Une fois validées, elles basculent en mode « En cours » jusqu’à ce que l’entrée comptable correspondant à la dernière entrée périodique ait été comptabilisée. Le statut passe ensuite à « Terminé ».

Mouvements de comptes pour un loyer trimestriel payé (800 EUR) à compter de Septembre (200 EUR)

Description	Compte	De	Cr	Lettrage des écritures
Enregistrement de la facture fournisseur
Dettes fournisseurs	30020		800	A1
Charges locatives payées d’avance	13300/13620(OCA)	800		A2
		(600)
Paiement de la facture fournisseur (sept)
Argent en caisse	10100		800
Dettes fournisseurs	30020/15600(OCA)	800		A1
Entrée récurrente générée (sept)
Charges locatives payées d’avance	13300/13620(OCA)		200	A2
Logement expats : loyers, intendances	61110	200	(600)

Comment comptabiliser les charges d’une écriture périodique

Imaginons que nous ayons versé anticipativement 800 USD de loyer pour un bureau. Nous souhaitons comptabiliser ce paiement en le répartissant en 4 dépenses effectuées chaque mois.

Créer la facture fournisseur

Sélectionnez : Fournisseur/Facture fournisseur

1. Créez manuellement une facture fournisseur en utilisant un compte de type charges payées d’avance {13620 pour OCA ou 15600 pour les autres OCs} pour un montant de 800 USD
2. Validez la facture fournisseur. La facture bascule en mode « ouvert ».

Dans les lignes d’Ecritures Comptables on a ceci :

Payer la facture fournisseur

1. Sélectionnez un registre (dans notre cas on a choisi un registre de caisse) pour procéder au paiement de la facture fournisseur.
2. Une fois le registre ouvert, importez la facture et comptabilisez définitivement l’entrée dans le registre.

Facture importée et enregistrée

Créer un Modèle comptable (= Menu de gauche : Modèles périodiques)

Sélectionnez : Traitements Périodiques/Écritures Périodiques/Modèles périodiques

1. Cliquez sur {Créer} pour créer un nouveau modèle.
2. Complétez le champ {Nom du modèle} et le Journal {Achats, PUR}.
3. Sélectionnez la devise du modèle. Dans notre exemple, il s’agit de {USD}.
4. Introduisez 2 lignes du modèle d’entrée (compte 13620 de charges payées d’avance au crédit et comptes de charges 65000 au débit). Le numéro de compte peut être différent en dépendant de l’OC. Nous souhaitons par exemple payer 800 USD en 4 paiements. Nous débitons donc 200 USD du compte de charges et créditons le compte 13310 de 200 USD. N’oubliez pas de sélectionner le tiers adéquat afin de pouvoir lettrer les écritures.
5. Enregistrez une allocation analytique sur le compte de charges.
6. Cliquer sur le bouton {Sauvegarder}. L’illustration ci-dessous illustre la création du modèle périodique.
7. Si les lignes du modèle ne sont pas équilibrées (débit différent au crédit) les lignes serons en bleu ; si les lignes du modèle sont équilibrées (débit égal à crédit) alors elles serons en noir.

Création du modèle périodique (lignes en noir car modèle balancé/équilibré)

Création du modèle périodique (lignes en bleu car modèle non balancée / écriture non équilibrée) : il faut corriger !

Statuts de Modèles périodiques

Les Modèles périodiques ont 3 statuts: Brouillon, En cours et Terminé

• Statuts Brouillon = quand les lignes d’abonnement n’ont pas encore été calculées.

Quand le Modèle périodique est créé et n’as pas encore été rajouté à un Plan d’écritures Périodiques, il peut être édité et effacé.

• Quand le Modèle périodique est créé et a été rajouté à un Plan d’écritures Périodiques, il peut être édité mais il ne peut plus être effacé.

Le message d’erreur sera celui-là:

Cela permet de faciliter la mise à jour des modèles qui ont été créés par erreur / oubliés qui n’ont jamais été utilisés.

Les modèles en statut brouillon sont en couleur bleue. Même couleur pour les brouillons des Plans d’écritures Périodiques.

• Statuts En cours = quand les lignes d’abonnement ont été calculées (bouton Calculer) dans un Plan d’écritures Périodiques.

Les entrées comptables peuvent être en état de postées (comptabilisées) ou non postées (non comptabilisées).

Quand le Modèle périodique est créé et a été rajouté à un Plan d’écritures Périodiques en statut En cours, et il n’y a pas un autre Plan d’écritures périodiques en statut de Terminé, le Modèle peut être édité mais il ne peut plus être effacé.

Les modèles en statut En cours sont en couleur noir. Même couleur pour les Plans d’écritures Périodiques en statut En cours.

• Statuts Terminé = quand toutes les écritures comptables des lignes d’abonnement ont été générées et postées/enregistrées dans le journal.

Les modèles en statut de Terminé sont en couleur grise. Même couleur pour les Plans d’écritures Périodiques en statut Terminé.

Les modèles en statut de Terminé ne peuvent plus être sélectionnés dans un nouveau Plan d’écritures Périodiques ou un déjà existant.

Un Plan d’Ecritures Périodiques ne peut pas être dupliqué si le Modèle est en statut Terminé. Le message d’avertissement sera le suivant :

Pour un Modèle utilisé dans deux Plans d’Ecritures Périodiques dont un Plan est en statut Terminé et l’autre Plan est en statut En cours : Le Modèle sera en Statut Terminé ; Le deuxième Plan, en statut En cours, aura le champs Modèle en mode not éditable/lecture seule.

Statut Modèles Périodiques

Créer le plan d’Ecritures périodiques (= écriture ou lignes périodiques)

Sélectionnez : Traitements Périodiques/Écritures Périodiques/Définir des Écritures Périodiques

1. Cliquez sur {Créer} pour créer un nouveau Plan d’Ecritures Périodiques.
2. Introduisez un {Nom} et sélectionnez le {Modèle}.
3. Sélectionnez la {Date de Début} du Plan (= date de la première comptabilisation des dépenses).
4. Étant donné que nous souhaitons répartir le coût sur quatre (4) périodes et enregistrer la charge tous les mois, choisissez la Périodicité {1}, le Nombre de périodes {4} et le Type de périodes {mois}. Choisissez une date de début. Cela signifie que la comptabilisation finale du code de charge sera effectuée 4 mois après votre date de début.
5. Complétez éventuellement une référence (non obligatoire).
6. Cliquez sur {Calculer} pour afficher automatiquement les lignes d’abonnement.
7. Cliquer sur le bouton {Sauvegarder}.

Création du modèle d’écritures périodiques Les charges seront comptabilisées conformément au calendrier du modèle périodique

Statuts des Plan d’Ecritures Périodiques :

Le Plan d’Ecritures Périodiques comporte trois statuts différents : Brouillon, En cours et Terminé.

• Brouillon = quand les lignes d’abonnement n’ont pas encore été calculées. Le bouton Compute est accessible et disponible.
• En cours = quand les lignes d’abonnement ont été calculées.

Les buttons accessibles sont Supprimer les Ecritures et Calculer.

En brouillon, on peut changer les champs suivants : Nom, Date de Début, Période, Nombre de Périodes et Type de Période.

Example: nous pouvons décider de changer le nombre de mois à ce stade: de 4 mois à 6 mois.

On clique sur Calculer et deux nouvelles lignes d’abonnement sont créés et un recalcul est effectué.

J’ai un Plan comme cet écran le montre, avec 4 périodes :

Je change le Plan. De 4 périodes à 6 périodes :

• Terminé = quand toutes les écritures comptables des lignes d’abonnement ont été générées et postées/enregistrées. Aucun bouton n’est disponible. Les champs sont tous en mode lecture seule/non éditable.

Lorsqu’un plan récurrent est en statut Terminé, le Modèle périodique associé est défini comme Terminé et n’est plus modifiable ni effaçable.

Statuts des Plan d’Ecritures Périodiques

Générer les écritures dans le journal

Aller à: Traitements Périodiques/Ecritures périodiques/Plan d’écritures Périodiques

• Utilisez cette fonction pour générer vos écritures à une date donnée. Vous devez d’abord sélectionner Générer les Ecritures. Dans notre Exemple on sélectionne le mois de Septembre 2020 car le modèle commence en Septembre 2020.

A savoir que les entrées de Décembre doivent être générées dans le mois de Décembre standard et pas dans les périodes spéciaux du 13 au 16 (cette possibilités a été bloquée).

Les écritures sont générées. Leur statut est Non comptabilisé :

A ce stade on peut encore utiliser le bouton Supprimer les Ecritures Non Comptabilisées

Dans le cas où l’on procède à comptabiliser les écritures, ce bouton ne sera plus utilisable.

Sur l’écran Rechercher des lignes d’écriture comptables, sélectionnez les deux écritures à comptabiliser et sélectionnez à droite de l’écran dans le menu Actions : Comptabiliser les Ecritures Comptables.

A savoir que Sur l’écran Rechercher des lignes d’écriture comptables on aura toutes les écritures à poster d’autres plans s’il y en a, donc c’est à nous de choisir lesquelles on veut comptabiliser.

Cliquez sur le bouton {Approuver}.

Écran de confirmation de la comptabilisation des écritures des journaux

Le loyer mensuel est comptabilisé en Septembre 2020

Lettrer les entrées dans le journal

Sélectionnez Ecritures comptables/Lignes d’écritures comptables

• Cochez les lignes des comptes de charges payées d’avance à lettrer

• Cliquez sur {Lettrer les Écritures} dans le menu Actions de droite. Les références de lettrage s’affichent. N’oubliez pas que le lettrage demeure partiel jusqu’à ce que toutes les entrées/écritures du plan soient générées et comptabilisées.

L’écran Lettrer les écritures s’affiche et propose un lettrage partiel, puisque les lignes d’écriture sélectionnées ne permettent pas un lettrage complet.

• Cliquez sur le bouton {Lettrage partiel}.

• Sur l’écran Rechercher des lignes d’écriture comptables, le compte 13620 est partiellement lettré, avec un solde restant de 600 USD.

Bouton Réinitialiser l’AA au niveau de la ligne permettant d’introduire une AA valide

Comment supprimer un modèle de charges d’une entrée périodique

ENTRÉES EN MODE « BROUILLON » (PAS ENCORE GÉNÉRÉES)

Supprimer un Modèle périodiques

1. Sélectionnez Traitements Périodiques /Écritures Périodiques/Modèles périodiques
2. Supprimez les modèles périodiques à supprimer en cliquant sur la croix rouge.
3. On ne peut pas supprimer un modèle qui est déjà utilisé dans un Plan. Il y aura un message d’avertissement :

Supprimer un Plan d’écritures périodiques

1. Sélectionnez Traitements Périodiques /Écritures Périodiques/Plan d’écritures périodiques.
2. Supprimez le Plan souhaité en cliquant sur la croix rouge.

Mise à jour du module des écritures périodiques pour la gestion des immobilisations

Un nouveau journal analytique DEP (Dépréciation) a été créé afin d’utiliser le module des écritures périodiques pour la gestion des immobilisations.

Une communication future sera faite à toutes les missions afin d’expliquer comment utiliser correctement ce module pour la gestion des immobilisations.

Pour le moment, veuillez continuer à utiliser le module des écritures périodiques comme vous le faisiez avec le journal PUR.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 3. Paiements -> 3.4 Paiements et Registres Spécifiques -> LUFI-30305 Acomptes

LUFI-30405 Acomptes

LU Introduction

Un acompte est généralement octroyé à un fournisseur au moment de la commande de marchandises ou de services, lorsque l’achat n’est pas encore facturé. Exemple : un achat pour lequel le fournisseur a demandé une avance avant le paiement de la facture finale.

Dans UniField, les acomptes fournisseur sont enregistrés dans un registre de banque, de caisse ou de chèques afin de garantir que le transfert sortant soit repris dans le solde du registre. Ils sont enregistrés sous le compte {Avance aux tiers} avec mention obligatoire d’un tiers. Cette icône aide l’utilisateur à relier le PO confirmé à l’acompte fournisseur inscrit dans le registre. Elle apparaît lorsque vous sauvegardez la ligne du registre.

L’acompte s’affiche sous l’onglet {Bon de commande, Livraison et Facturation} lorsque sa ligne comptable est comptabilisée définitivement dans le registre. À ce stade, il n’existe pas de facture fournisseur, puisque les marchandises n’ont pas encore été livrées.

Après la réception des biens/services, une facture fournisseur est créée automatiquement en mode brouillon dans le système pour le montant total des biens/services achetés. Il est alors possible de visualiser l’acompte sur la facture fournisseur brouillon qui doit être validée sous l’onglet {Acomptes}. L’acompte s’affiche sous l’onglet uniquement si son entrée a été comptabilisée définitivement.

Une fois la facture validée par un utilisateur autorisé, la facture fournisseur indique qu’un paiement partiel a déjà été effectué. Cette information est disponible non seulement sous l’onglet {Acomptes}, mais aussi sous celui des {Paiements} dans le formulaire de la facture fournisseur. La facture validée indique un montant restant à payer sur la base de l’acompte déjà déboursé.

Vue formulaire d’une facture fournisseur en mode « ouvert » et indication dans l’onglet Paiements qu’un versement a déjà été effectué pour cette facture

Vue formulaire d’une facture fournisseur en mode « ouvert » et indication dans l’onglet Acomptes qu’une avance a été versée pour cette facture

Onglet {Facture} indiquant un paiement déjà effectué sur cette facture de 15EUR

Mouvements comptables reflétant une avance fournisseur octroyée et la validation de la facture fournisseur

1. Lorsque l’acompte est accordé, l’avance est débitée du compte 13100 Avances aux tiers et le compte Argent en caisse est crédité dans le journal des liquidités.

2. Une fois la facture validée, le compte de charges est débité du coût total avec son compte de contrepartie correspondant Dettes fournisseurs dans le journal des achats.

Compte – Lettrage automatique : Dans le journal des liquidités, le compte {Avances aux tiers} est lettré (HQ-17) et le compte {Dettes fournisseurs} partiellement lettré (HQ-18) affiche un solde à payer.

! Ces entrées n’étant pas toutes reflétées dans le registre, on peut donc s’attendre à un écart de séquence lors de la validation d’une nouvelle ligne de registre. Cependant cet écart est identifiable à l’aide du « Rapport Complet » disponible dans le menu « Action » de chaque registre.

Facture à importer montrant le solde à payer d’une facture fournisseur.

Le paiement final est effectué au travers de l’import de la facture fournisseur dans le registre.

Une fois le paiement effectué et comptabilisé dans le registre, UniField adapte automatiquement la référence de lettrage.

Voici ce que vous verrez dans le registre de caisse, le paiement du solde dû :

Et dans les journaux (Plan comptable OCG):

Comment enregistrer un acompte

(La procédure est identique pour l’enregistrement dans un registre de caisse, de banque ou de chèques)

Sélectionnez : Comptabilité/Registre

1. Sélectionnez le registre utilisé pour verser l’acompte.
2. Cliquez sur {Créer} pour créer une ligne d’écriture
3. Complétez la ligne. Dans le champ {COMPTE}, sélectionnez le compte {Avances aux tiers}. Veuillez choisir votre fournisseur dans le champ {PARTENAIRE}
4. Sauvegardez cette écriture.

La ligne est sauvegardée en mode brouillon. L’icône suivante apparaît. 

1. Cliquez sur l’icône pour rattacher cet acompte au PO correspondant.

Un assistant {Acompte fournisseur} apparaît

Un assistant {Acompte fournisseur} apparaît

2. Sélectionnez le PO correspondant dans le champ {Bon de Commande} afin de lui rattacher l’acompte et validez l’action. A ce stade aucune facture fournisseur n’existe, car les marchandises n’ont pas encore été réceptionnées. Si vous ne parvenez pas à visualiser votre bon de commande, vérifiez que la devise est correcte, et que vous avez sélectionné le fournisseur correspondant au PO. Vérifiez également le statut des lignes du bon de commande. Seules les lignes de PO en mode {Confirmé} sont associables à un acompte. Le montant total de l’avance ne peut jamais excéder le montant des factures validées et associées à ce PO ainsi que les lignes du PO qu’il reste à confirmer.

3. Retournez à la ligne de registre et sauvegardez cette écriture.

L’acompte est enregistré dans votre registre. Seul un acompte comptabilisé définitivement sera enregistré dans le bon de commande associé, sous l’onglet Factures.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 3. Paiements -> 3.4 Paiements et Registres Spécifiques -> LUFI-30304 Gestion des avances opérationnelles

LUFI-30404 Gestion des avances opérationnelles

LU Introduction

On définit une avance opérationnelle comme des fonds fournis à un employé afin d’être utilisés pour payer des tiers pour l’achat de marchandises ou de services pour le compte de MSF. L’employé revient avec les marchandises ou les services et une preuve de paiement. Les espèces non utilisées sont restituées dans la caisse ou en banque et le paiement est comptabilisé pour la charge engendrée.

UniField est en mesure d’assurer la gestion des avances opérationnelles du décaissement à la restitution. Pour créer des entrées d’avances opérationnelles, sélectionnez le compte d’attente {Avances de fonctionnement}. Les espèces versées à l’employé sont inscrites à son nom en tant que tiers.

Si l’avance est associée à un PO standard ou à un POD, associez-la au PO lors de la création de la ligne de registre. Cette action permet, lors d’une étape ultérieure du processus, de choisir la facture fournisseur automatique dans l’assistant de retour d’avance. Les avances opérationnelles peuvent être clôturées une fois la réception des marchandises/services validée.

Cela génère automatiquement une facture fournisseur qui doit être validée afin de clôturer l’avance de manière adéquate. Vous pouvez utiliser l’assistant {Retour d’avance} afin d’associer l’avance initiale à la restitution des espèces. Pour lancer l’assistant, cliquez sur l’icône qui apparaît sur la ligne de registre de l’avance dès qu’elle est comptabilisée définitivement.

Avance en espèce et retour d’avance

Comment enregistrer une avance opérationnelle

Sélectionnez : Comptabilité/Registres/Registres de Caisse

1. Ouvrez le registre de caisse de la devise dans laquelle l’avance opérationnelle a été octroyée.
2. Dans l’onglet {Transactions en espèces}, créez une nouvelle ligne de relevé et complétez les champs. Dans le champ {COMPTE} choisissez le compte {Avances de fonctionnement}
3. Saisissez/sélectionnez comme {TIERS} le nom de l’employé qui reçoit l’avance (obligatoire).
4. Introduisez un {MONTANT SORTANT}.
5. Dans la case AVANCE OP-LIEN PO, associez l’avance au PO pour lequel elle a été demandée, s’il s’agit d’un PO standard ou d’un POD. Pour apparaître dans la fenêtre de recherche des bons de commande, ce PO doit avoir été confirmé, mais pas encore clôturé.

Comptabilisation d’une avance opérationnelle associée à un PO qui n’est pas du type Liste d’achats

Recherche du PO auquel associer l’avance

6. Sauvegardez la ligne. L’avance est en mode brouillon. Pour la clôturer, il faut la comptabiliser définitivement. L’avance accordée n’est pas reflétée sur le PO.

Avance opérationnelle enregistrée en mode brouillon dans le registre de caisse

Comment générer une liste d’avances ouvertes

Une fois l’avance enregistrée, elle doit être clôturée dans UniField. Vous pouvez utiliser le bouton {Liste des Avances en cours} pour retrouver l’écriture de l’avance recherchée. Seules les avances comptabilisées définitivement s’affichent.

Une liste générée au niveau de la coordination affiche les avances ouvertes des instances de coordination et de projet. Une liste générée au niveau du projet affiche uniquement les avances ouvertes de l’instance de projet.

Sélectionnez : Comptabilité/Registres/Registres de Caisse

1. Ouvrez le registre de caisse dans lequel votre avance a été enregistrée.
2. Cliquez sur {Liste des Avances Ouvertes}

Bouton {Liste des avances ouvertes} dans un registre de caisse, utilisé pour extraire les avances opérationnelles comptabilisées

• Une liste d’avances enregistrées dans le registre de caisse apparaît. Elle permet de sélectionner l’avance à clôturer en cliquant sur l’icône

Fenêtre {Rechercher : Avances en cours} affiche les avances comptabilisées définitivement qui n’ont pas encore été remboursées

Nous avons la possibilité de sortir une liste en Excel des avances en cours avec leur status correspondant :

Voici la liste en Excel :

Comment clôturer une avance opérationnelle en important une facture fournisseur

La validation de la réception par le service Logistique déclenche la création d’une facture fournisseur en mode brouillon. Le service Finance la révise et la valide. À partir de cette étape, deux options sont possibles :

• 1. Si l’avance n’est pas associée à un PO, elle peut être justifiée en important la facture fournisseur dans l’assistant Retour d’avance uniquement si celle-ci a été créée à partir d’un PO de type Liste d’achats.
  2. Si vous avez associé l’avance à un PO lors de l’enregistrement de la ligne de registre, les détails de la facture sont automatiquement extraits et affichés au sein de la section des lignes de facture lors du lancement de l’assistant Retour d’avance.

Assistant Retour d’avance et ajout automatique des lignes de facture

Sélectionnez : Comptabilité/Registres

1. Sélectionnez le registre où l’avance ouverte a été enregistrée.
2. Pour localiser l’avance octroyée plus rapidement, cliquez sur le bouton {Liste des Avances en cours}. Une nouvelle fenêtre s’affiche où figurent toutes les avances en cours enregistrées dans le registre.

Écran de recherche des Avances ouvertes

3. Localisez l’avance et cliquez sur le bouton {Retour d’avance}.

L’écran des avances opérationnelles s’affiche. Les lignes de facture s’affichent automatiquement, car l’avance a été associée au PO pour lequel elle a été demandée. Le montant initial de l’avance est celui établi en tant que sortie d’espèces dans le registre.

Assistant Retour d’Espèce

1. Indiquez le montant (le cas échéant) et la date du remboursement d’espèces. La date doit correspondre au mois du registre.
2. Au besoin, indiquez un montant de retour d’avance.
3. Cliquez sur le bouton {Calculer} pour calculer le montant justifié = lignes d’avance + montant du retour d’avance. Il devrait être égal au montant initial de l’avance.
4. Cliquez sur le bouton {OK}.

L’avance est clôturée.

Avance clôturée et lettrée dans le registre (case Montant Lettré cochée)

Dans les journaux (Plan comptable OCG), nous obtenons :

Avance opérationnelle enregistrée dans le journal des liquidités

• 10100 Argent en caisse au crédit (35 EUR)
• 13000 Avance opérationnelle au débit (35 EUR)

Avance opérationnelle en cours

Charges enregistrées dans le journal des achats après la validation de la facture fournisseur

• 30020 Dettes fournisseurs au crédit (30 EUR)
• 61120 Fournitures, matériel de bureau et autres consommables au débit (30 EUR)

Facture fournisseur validée

Retour d’avance opérationnelle enregistré dans le journal des liquidités

• 13000 Avance opérationnelle au crédit (5 EUR) – lettré HQ-12
• 10100 Argent en caisse au débit (5 EUR)
• 30020 Dettes fournisseurs au débit (30 EUR) – lettré HQ-11

Comment clôturer une avance opérationnelle manuellement

Sélectionnez : Comptabilité/Registres

1. Ouvrez le registre dans lequel vous avez enregistré l’entrée de l’avance.
2. Assurez-vous que la ligne d’avance est comptabilisée définitivement.
3. Cliquez sur le bouton {Liste des avances en cours} et une fois votre avance localisée dans l’écran de recherche {Avances en cours}, cliquez sur le bouton {Retour d’avance} situé sur la ligne d’avance.

Icône de {Retour d’avances} situé sur une ligne d’avance comptabilisée définitivement

1. Dans {Montant du retour d’avance}, introduisez le montant des espèces retournées ainsi que la date du remboursement. Si aucun montant n’a été remboursé, laissez le champ vide.
2. Dans le champ {Lignes d’avance}, sélectionnez {Créer} et complétez les champs obligatoires. Vous pouvez sélectionner un partenaire générique appelé {Marché local} ou effectuer l’enregistrement sur un partenaire spécifique. UniField effectue le lettrage automatiquement. Sauvegardez la ligne.

Introduction manuelle des lignes d’avance dans l’assistant Retour d’avance

1. À présent, procédez à l’allocation de ce coût. Sélectionnez l’icône située sur la ligne d’avance si vous devez affecter différents comptes analytiques à plusieurs lignes d’avance. À défaut, utilisez le bouton situé sur l’en-tête. La destination est complétée par défaut si vous effectuez l’allocation au niveau de la ligne.
2. Sauvegardez la ligne . La ligne devient bleue. L’allocation est valide.

Allocation analytique valide dans un assistant Retour d’espèces

1. Au besoin, indiquez une référence de retour d’avance.
2. Cliquez sur le bouton {Calculer} pour calculer le montant justifié = lignes d’avance + montant du retour d’avance. Il devrait être égal au montant initial de l’avance.
3. Cliquez sur le bouton {OK}.

La fenêtre se ferme. L’avance est clôturée dans le registre. Utilisez l’action Retour au Registre pour vérifier les entrées créées.

Avance clôturée et lettrage automatique du compte de l’avance opérationnelle

Dans les journaux, (Plan Comptable OCG) nous obtenons :

Avance opérationnelle enregistrée dans le journal de liquidités

• • 10100 Argent en caisse au crédit (65EUR)
  • 13000 Avance opérationnelle au débit (65EUR) – lettré HQ-14

Lettrage de Dettes fournisseurs dans le journal de liquidités lors de l’enregistrement du retour d’espèces

• 30020 Dettes fournisseurs au crédit (62EUR) – lettré HQ-13
• 30020 Dettes fournisseurs au débit (62EUR) – lettré HQ-13

Retour d’avance opérationnelle enregistré dans le journal de liquidités

• • 13000 Avance opérationnelle au crédit (65EUR) – lettré HQ-14
  • 10100 Argent en caisse au débit (3 EUR)
  • 61020 Nourriture non thérapeutique (62EUR)

Comment clôturer une avance en combinant l’import de facture fournisseur et des entrées manuelles

Sélectionnez : Comptabilité/Registres/Registres de Caisse

1. Ouvrez le registre de caisse de la devise dans laquelle l’avance opérationnelle a été octroyée.
2. Vérifiez que la ligne est bien comptabilisée définitivement dans les journaux
3. Pour localiser l’avance plus rapidement, cliquez sur le bouton {Liste des Avances en cours}. Une nouvelle fenêtre s’affiche où figurent toutes les avances en cours enregistrées dans le registre. Sélectionnez l’avance à clôturer puis l’icône {Retour d’avance} de la ligne du registre
4. Dans {Montant retour d’avance} introduisez le montant du retour d’avance ainsi que la date du retour. Laissez le champ vide s’il n’y en a pas.
5. Si vous avez associé un PO à l’avance, les détails de la facture fournisseur figureront déjà dans la section “lignes de facture” de la fenêtre du retour d’avance. Si non, vous sélectionnerez la facture fournisseur appropriée en suivant les étapes ci-dessous.
6. Dans la vue “Rechercher Facture”, choisissez la facture à importer et sélectionnez le bouton “Sélectionner” pour fermer la fenêtre.

Vue Recherche de factures lorsque la fonction “import de factures” est activée

7. Sélectionnez ensuite “Rajouter facture” pour afficher les lignes de facture dans la partie appropriée de la fenêtre du retour d’avance

8. Pour introduire manuellement des lignes de dépenses, consultez la section précédente “Comment clôturer une avance opérationnelle manuellement”

L’ensemble de ces actions a clôturé l’avance dans le registre et créé de nouvelles séquences dans les journaux (seules celles du journal de liquidité sont visibles dans le registre en mode comptabilisé définitivement). Le compte d’avance 13000 et Dettes fournisseur 30020 sont réconciliés. Pour vérifier les factures utilisées pour clôturer l’avance, vous pouvez sélectionner cet icone qui ouvrira la facture correspondante.

Avance clôturée dans le registre

Dans les journaux, vous observerez les mouvements suivants:

1. Avance opérationnelle enregistrée dans le journal de liquidité
   • 10100 Liquidité au credit (100 USD)
   • 13000 Avance opérationnelle au débit (100 USD) – réconcilié CD1AD-145

2. Compte Dettes fournisseurs réconcilié (CD1AD-143) quand la facture est importée. Les mouvements de compte s’opèrent sur le journal d’achat et celui des liquidités.

3. Compte Dettes fournisseurs réconcilié (CD1AD-144) quand l’entrée manuelle est validée, impactant le journal de liquidité.

4. Retour d’avance en caisse et journal de liquidité impacté

Comment clôturer une avance lorsque la dépense réelle dépasse l’avance

Nous utiliserons l’exemple d’une clôture manuelle. Une avance de 300 MWK a été octroyée pour un achat de mobilier, dépense réelle de 310 MWK.

Sélectionnez : Comptabilité/Registres

1. Ouvrez le registre dans lequel vous avez enregistré l’entrée de l’avance.
2. Assurez-vous que la ligne d’avance est comptabilisée définitivement.
3. Cliquez sur le bouton {Liste des avances en cours} et une fois votre avance localisée dans l’écran de recherche {Avances en cours}, cliquez sur le bouton {Retour d’avance} situé sur la ligne d’avance.
4. Dans {Montant supplémentaire avancé}, introduisez le montant avancé par l’employé. Laissez la valeur du montant du retour d’avance à 0.00 et indiquez la date du remboursement même si aucun remboursement d’espèces n’a lieu. Il s’agit de la date à laquelle l’avance est justifiée et donc enregistrée dans les journaux (comptes de charges et de caisse).
5. Dans le champ {Ligne d’avance}, sélectionnez {Créer} et complétez les champs obligatoires. Vous pouvez sélectionner un partenaire générique appelé {Marché local} ou effectuer l’enregistrement sur un partenaire spécifique. UniField effectue le lettrage automatiquement. Sauvegardez la ligne.
6. À présent, procédez à l’allocation de ce coût. Sélectionnez le bouton situé sur la ligne d’avance si vous devez affecter différents comptes analytiques à plusieurs lignes d’avance. À défaut, utilisez le bouton situé sur l’en-tête. La destination est complétée par défaut.
7. Sauvegardez la ligne . La ligne devient bleue. L’allocation est valide.
8. Au besoin, indiquez une référence de retour d’avance.
9. Cliquez sur le bouton {Calculer} pour calculer le montant justifié = lignes d’avance + montant du retour d’avance. Il devrait être égal au montant initial de l’avance.
10. Cliquez sur le bouton {OK}.

La fenêtre se ferme. L’avance est clôturée dans le registre. Utilisez l’action Retour au Registre pour vérifier les entrées créées.

Dans les journaux, (Plan Comptable OCG) nous obtenons :

Avance opérationnelle enregistrée dans le journal de liquidités

• • 10100 Argent en caisse au crédit (300 MWK)
  • 13000 Avance opérationnelle au débit (300 MWK)

Retour d’avance opérationnelle enregistré dans le journal de liquidités

• 13000 Avance opérationnelle au crédit (310 MWK) – lettré XXX-1XXX
• 13000 Avance opérationnelle au débit (10 MWK)
• 13000 Avance opérationnelle au débit (300 MWK)

1. Retour d’avance opérationnelle enregistré dans le journal des liquidités
   • 10100 Argent en caisse au crédit (10 MWK)
   • 61170 Mobilier au débit (310 MWK)
2. Lettrage de Dettes fournisseurs dans le journal des liquidités lors de l’enregistrement du retour d’espèces
   • 30020 Dettes fournisseurs au crédit (310 MWK) – lettré XXX-2
   • 30020 Dettes fournisseurs au débit (310 MWK) – lettré XXX-2

Message d’avertissement de l’assistant Retour d’espèce

A savoir qu’il y aura une ligne d’écriture comptable par ligne d’avance. Les entrées automatiques de factures fournisseurs doivent être regroupées avec l’entrée directe de ‘avance.

Le montant de l’avance supplémentaire le cas échéant : doit être une séquence de saisie distincte.

Pour activer la traçabilité entre l’avance initiale et le retour de l’avance on aura la même référence.

Lorsque l’assistant d’avance est utilisé, utilisez cette référence dans le champ “Référence d’avance” => le champ est en lecture seule et non modifiable.

Les écritures comptables d’avance initiale et de retour d’avance auront la même référence en fonction de l’avance initiale.

Notez qu’il ne sera pas possible de changer la référence une fois l’avance initiale validée. La description au niveau des lignes d’avance se retrouvera dans cette colonne “description” de l’écriture comptable. La référence au niveau des lignes de retour anticipé qui se trouve dans la colonne “Référence” (à droite de la description) sera supprimée des lignes de l’assistant.

Vous pourrez sélectionner un tiers de type Journal sur l’entrée de retour d’avance opérationnelle si les codes comptables “14120 – Transfert Interne Dans La Même Devise” ou “14130 – Transfert Interne Avec Changement De Devise” sont sélectionnés.

A savoir qu’on peut clôturer une avance de caisse effectuée initiallement dans un registre de cheque à partir d’un registre de caisse ou à partir d’un registre de banque.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 3. Paiements -> 3.4 Paiements et Registres Spécifiques -> LUFI-30303 Dépôts ou garanties.

LUFI-30403 Dépôts ou garanties.

LU Introduction

Il arrive que les fournisseurs demandent une garantie (p. ex. pour louer une maison, pour une ligne téléphonique, etc.), qui doit normalement être restituée en fin de contrat. Quand l’avance est remise en liquide au fournisseur, vous enregistrerez une écriture dans le registre sur un compte {Garanties et dépôts}.

En fonction de la politique de votre section, vous pouvez procéder différemment selon que la garantie soit supérieure ou inférieure à un an et utiliser un compte différent selon le cas.

Lorsque la garantie est restituée en fin de contrat, vous l’enregistrerez dans le registre. Un lettrage manuel du compte {Garanties et dépôts} doit être effectué. Vous pourrez lettrer ce compte dès lors que les entrées sont comptabilisées définitivement.

Dépôt de garantie locative = USD 3,000 (Plan comptable OCG)

Description	Compte	De	Cr	Lettrage des écritures
Garantie versée au fournisseur
Argent en caisse	10100		3 000
Garanties et dépôts	11000	3 000		A1
Restitution de la Garantie
Argent en caisse	10100	3 000
Garanties et dépôts	11000		3 000	A1

Comment enregistrer un dépôt ou une garantie à un fournisseur

Sélectionnez : Comptabilité/Registres

1. Ouvrez le registre approprié pour enregistrer le transfert sortant.
2. Cliquez sur {Créer} pour créer une ligne d’écriture
3. Complétez la ligne. Sélectionnez le compte {Garanties et dépôts} dans le champ {COMPTE}. Sélectionnez votre fournisseur dans le champ {PARTENAIRE}
4. Sauvegardez cette écriture.
5. Après la restitution des fonds, répétez la procédure pour le transfert entrant. Sauvegardez l’entrée. Assurez-vous que les deux entrées sont comptabilisées définitivement.
6. Elles peuvent alors être lettrées dans les journaux.

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 3. Paiements -> 3.4 Paiements et Registres Spécifiques -> LUFI-30302 Avances de sécurité

LUFI-30402 Avances de sécurité

LU Introduction

Dans le cadre de certaines missions, des avances de sécurité devront être accordées au personnel expatrié ou national. On suppose que ces avances seront restituées lorsqu’elles ne seront plus nécessaires.

Comment enregistrer une avance de sécurité

Sélectionnez : Comptabilité/Registres

1. Ouvrez le registre approprié pour enregistrer le transfert sortant.
2. Cliquez sur {Créer} pour créer une ligne d’écriture
3. Complétez la ligne. Dans le champ {COMPTE} choisissez le compte {Enveloppes de sécurité}. Sélectionnez l’employé approprié dans le champ {PARTENAIRE}.
4. Sauvegardez cette écriture.
5. Comptabilisez cette entrée définitivement. L’assistant Retour d’avance s’affiche.

• Une fois les fonds restitués, localisez votre entrée en utilisant le bouton Liste des Avances Ouvertes.

• Sélectionnez l’assistant Retour d’avance.

La fenêtre Retour d’avance s’affiche.

1. Si l’avance n’est pas restituée intégralement, complétez le Montant du retour d’Avance ; sinon, laissez la valeur 0.00.
2. Complétez le champ Avance supplémentaire si l’employé a dû utiliser des fonds de sa poche.
3. Si l’avance est restituée avec une facture, vous pouvez enregistrer une facture fournisseur et l’importer en utilisant la loupe. Sélectionnez ensuite le bouton Ajouter facture. L’enregistrement de la restitution peut également être effectué en introduisant manuellement les lignes Retour d’avance en cliquant sur {Créer} dans la section des Lignes d’avance.
4. Le cas échéant, introduisez un partenaire. Nous expliquerons ci-dessous les mouvements comptables qui ont lieu selon que vous complétiez ce champ ou non.
5. Affectez la charge à des comptes analytiques.

• Cliquez sur OK.

L’assistant Retour d’avance crée une seconde entrée pour lettrer l’avance initiale et enregistrer la charge dans le registre.

Les entrées ont été lettrées automatiquement. Voici ce qui s’affiche dans les journaux des liquidités :

Description	Compte	De	Cr	Lettrage des écritures
Avance accordée
Argent en caisse	10100		100
Compte de l’avance	13010	100		M1-17
Avance restituée
Compte de charges	61200	95
Argent en caisse	10100	5
Compte de l’avance	13010		100	M1-17
Dettes fournisseurs	30020	95		M1-16
Dettes fournisseurs	30020		95	M1-16

Mouvements comptables lorsque le champ PARTENAIRE est complété lors de l’enregistrement de la restitution d’une avance (Plan comptable OCG)

Description	Compte	De	Cr	Lettrage des écritures
Avance accordée
Argent en caisse	10100		356
Compte de l’avance	13010	356		M1-18
Avance restituée
Compte de charges	61200	350
Argent en caisse	10100	6
Compte de l’avance			356	M1-18

Mouvements comptables lorsque le champ PARTENAIRE est vide lors de l’enregistrement de la restitution d’une avance (Plan comptable OCG. Il n’y a, bien entendu, pas de mouvements sur le compte Dettes fournisseurs

Manuel de l’Utilisateur Finance -> 3. Paiements -> 3.4 Paiements et Registres Spécifiques -> LUFI-30301 Transferts internes

LUFI-30401 Transferts internes

LU Introduction

Les transferts monétaires internes s’effectuent à partir de tout type de registre (de banque, de caisse ou, occasionnellement, de chèques). Ils se composent de deux entrées : l’une dans le registre d’origine (d’envoi) et l’autre dans le registre de destination (de réception). Exemple : un transfert du coffre principal de la coordination vers le coffre principal d’un projet. Ces transferts peuvent utiliser la même devise ou deux devises différentes.

Côté émission, le {Tiers} est le journal recevant les liquidités. Côté encaissement, le tiers est le journal de caisse remettant les liquidités.

Un lettrage manuel doit être effectué sur le compte de transfert interne. En ce qui concerne les transferts de projets à la coordination, c’est cette dernière qui effectue le lettrage au sein de l’instance de coordination. Au niveau du projet, les entrées du compte de transfert ne sont pas régularisées, puisque les entrées du bilan de la coordination ne sont pas synchronisées avec les instances de projet.

Les pertes/gains de change sont automatiquement calculés et enregistrés dans le journal {Ajustement de change, Currency Adjustment} si le transfert interne côté décaissement est enregistré sous une période différente de celle du côté encaissement ou si le taux de change est différent de celui du système.

NB : Imaginons que vous deviez retirer des espèces à la banque en utilisant un chèque. Veuillez vérifier la procédure de votre OC pour établir si vous devez enregistrer le montant sortant à partir du registre de banque ou de chèques et ajustez le tiers dans le registre de caisse en conséquence.

Comment enregistrer un transfert interne dans la même devise

Côté décaissement

Sélectionnez : Comptabilité/Registres

1. Ouvrez un registre pour y enregistrer un transfert interne sortant. Les transferts internes sont enregistrés de la même façon dans chaque type de registre.
2. Créez et complétez une ligne d’écriture en sélectionnant le compte {Transferts internes dans la même monnaie}
3. Le {Tiers} est automatiquement {Journal}. Choisissez le journal sur lequel vous avez transféré les fonds.
4. Sauvegardez cette entrée.

L’écriture est sauvegardée en mode brouillon. L’entrée doit être comptabilisée définitivement pour pouvoir être lettrée ultérieurement.

Côté encaissement

Sélectionnez : Comptabilité/Registres

1. Ouvrez le registre bénéficiaire pour enregistrer un transfert interne de liquidités reçu.
2. Créez et complétez une ligne d’écriture en sélectionnant le compte {Transferts internes dans la même monnaie}
3. Le {Tiers} est automatiquement {Journal}. Choisissez le journal de caisse à partir duquel vous avez transféré les fonds.
4. Sélectionnez un {Tiers} : il s’agira du journal de caisse. Sauvegardez cette entrée.

L’écriture est sauvegardée en mode brouillon. L’entrée doit être comptabilisée définitivement pour pouvoir être lettrée ultérieurement.

Comment enregistrer un transfert interne avec change de devise

En ce qui concerne les transferts avec change de devise, il n’est pas obligatoire de connaître le montant qui sera perçu par l’autre côté au moment de la comptabilisation.

Côté décaissement

Sélectionnez : Comptabilité/Registres

1. Ouvrez un registre pour y enregistrer un transfert interne sortant.
2. Créez et complétez une ligne de registre en sélectionnant le compte {Transferts internes avec change de devise}
3. Le {Tiers} est automatiquement {Journal}. Choisissez le journal sur lequel vous avez transféré les fonds.
4. Sauvegardez cette écriture.

Cette icône apparaît. Elle vous permet de saisir le montant réel reçu en devise, qui pourrait être différent du montant résultant du taux de change enregistré dans UniField. Rappel : il n’est pas obligatoire de saisir cette valeur. Si vous ne disposez pas de l’information, laissez le champ vide.

• Cliquez sur l’icône pour enregistrer manuellement la valeur en devise au taux de change local.

Un assistant {Transfert avec changement de devise} s’affiche

Assistant {Transfert avec changement de devise} côté décaissement, facultatif

1. Dans le champ {Montant Transfert converti au taux réel} enregistrez manuellement la valeur reçue en devise locale.
2. Validez et sauvegardez votre écriture.

L’écriture est sauvegardée en mode brouillon. L’entrée doit être comptabilisée définitivement pour pouvoir être lettrée ultérieurement.

Côté encaissement

Sélectionnez : Comptabilité/Registres

1. Ouvrez le registre bénéficiaire pour enregistrer un transfert interne reçu.
2. Créez et complétez une ligne d’écriture en sélectionnant le compte {Transferts internes avec change de devise}
3. Le {Tiers} est automatiquement {Journal}. Choisissez le journal à partir duquel vous avez transféré les fonds.
4. Sélectionnez un {Tiers} : il s’agira du journal à partir duquel vous avez transféré les fonds.
5. Sauvegardez cette écriture.

Cette icône apparaît. Elle vous permet de saisir le montant envoyé dans l’autre devise, qui pourrait être différent du montant résultant du taux de change enregistré dans UniField.

• Cliquez sur l’icône de cette ligne d’écriture pour enregistrer la valeur originale de la devise changée.

Un assistant {Transfert avec change de devise} s’affiche

Assistant {Transfert avec change de devise} côté bénéficiaire, facultatif

1. Dans le champ {Montant Transfert converti au taux réel} enregistrez manuellement la valeur envoyée
2. Validez et sauvegardez votre écriture.

L’écriture est sauvegardée en mode brouillon. L’entrée doit être comptabilisée définitivement pour pouvoir être lettrée ultérieurement.

Retrait d’un compte bancaire de 10,000 USD et dépôt dans une caisse USD (Plan comptable OCG)

Description	Compte	De	Cr	Lettrage des écritures
Retrait d’espèce USD d’un compte bancaire USD
Transferts internes dans la même monnaie	14120	10 000		A1
Banques	10200		10 000
Dépôt d’espèce en caisse USD provenant d’un compte bancaire USD
Transferts internes dans la même monnaie	14120		10 000	A1
Argent en caisse	10100	10 000

Retrait d’un compte bancaire de 10,000 USD et dépôt dans une caisse KGS (471 440 KGS) (Plan comptable OCG)

Description	Compte	De	Cr	Lettrage des écritures
Retrait d’espèce USD d’un compte bancaire USD
Transferts internes avec change de devise	14130	10 000		A1
Banques	10200		10 000
Dépôt d’espèce en Caisse KGS
Transferts internes avec change de devise	14130		471 440	A1
Argent en caisse	10100	471 440

Comment enregistrer un virement en provenance du siège

Les fonds en provenance du siège sont enregistrés dans le registre de banque bénéficiaire sur un compte d’attente {Transferts bancaires avec le Siège ou, Transferts de caisse avec le Siège}, généralement au niveau de la coordination. Le champ Tiers devrait rester vide.

Sélectionnez : Comptabilité/Registres

1. Ouvrez le registre approprié pour enregistrer le transfert du siège.
2. Créez une nouvelle transaction en choisissant le compte {Transferts bancaires avec le Siège ou, Transferts de caisse avec le Siège}.
3. Sauvegardez cette écriture.

Comment enregistrer un transfert de fonds intermission

1. Un transfert d’argent d’une mission à une autre est enregistré dans les deux comme mouvement sortant et entrant.
2. Il n’y a pas de règlement au niveau de la mission, mais à celui du siège, puisqu’aucun remboursement physique n’a lieu entre les missions d’une même section.
3. Un lettrage manuel est requis sur le compte {Transfert de/à une autre mission financière : même section} au niveau de l’instance du siège.

Mouvements de comptes côté décaissement et encaissement pour un transfert en espèces de 34 000 USD sans remboursement local (Plan comptable OCG)

Description	Compte	De	Cr	Lettrage des écritures
Sortie d’espèces côté décaissement
Argent en caisse	10100		34 000
Transfert de/à une autre mission financière : même section	14140	34 000		Siège
Entrée d’espèces côté encaissement
Argent en caisse	10100	34 000
Transfert de/à une autre mission financière : même section	14140		34 000	Siège

Comment enregistrer un transfert de fonds intersection

1. Un transfert d’argent d’une section à une autre est enregistré dans les deux registres comme mouvement sortant et entrant
2. L’enregistrement de cette transaction dépend de la façon dont s’effectue le remboursement. S’il a lieu au niveau du terrain, la transaction est enregistrée sur un compte clients et fournisseurs dans les registres des deux côtés et le règlement est comptabilisé en enregistrant également le mouvement inverse dans les registres des deux côtés lors du remboursement. Les comptes utilisés sont {Créances d’autres sections} et {Dettes aux autres sections} ou un autre compte selon la politique de votre section.
3. Il est nécessaire d’effectuer un lettrage manuel sur le compte {Créances d’autres sections} ou {Dettes aux autres sections}, selon le côté du transfert à partir duquel vous agissez.
4. Si le remboursement s’effectue au niveau du siège, il n’y a pas de règlement au niveau de la mission, mais à celui du siège, et le compte utilisé lors de l’enregistrement de la transaction sur le terrain est le {Transfert bancaire de/à une autre mission : autre section}.
5. Aucun lettrage ne doit être effectué et l’entrée sur le compte {Transfert bancaire de/à une autre mission : autre section} demeure non régularisée.

Mouvements de comptes pour un transfert en espèces de 34 000 USD et remboursement au niveau de la mission (Plan comptable OCG)

Description	Compte	De	Cr	Lettrage des écritures
Sortie d’espèces côté décaissement
Argent en caisse	10100		34 000
Transfert de/à une autre mission financière : autre section	12010	34 000		A1
Entrée d’espèces côté encaissement
Argent en caisse	10100	34 000
Transfert de/à une autre mission financière : autre section	30010		34 000	A2
Entrée d’espèces côté décaissement
Argent en caisse	10100	34 000
Transfert de/à une autre mission financière : autre section	12010		34 000	A1
Sortie d’espèces côté encaissement
Argent en caisse	10100		34 000
Transfert de/à une autre mission financière : autre section	30010	34 000		A2

Transfers internes dans la propre instance

Overview:

A- Définition du transfert interne
B- Ancien comportement pour le transfert interne entre instance d’un même projet
C- Nouveau comportement pour le transfert interne au sein d’une instance Unifield
1- Enregistrement automatique de contreparties
2- Rapprochement/réconciliation automatique
3- Lorsque le rapprochement automatique ne fonctionne pas
D- Conséquences des changements
4- Avant l’enregistrement d’un transfert interne
5- Modification après l’enregistrement de l’écriture en temp
6- Rapprochement manuel
7- Comment comptabiliser une entrée sans contrepartie

A-       Définition du transfert interne

Le transfert interne est le processus de transfert de liquidités (argent) d’un journal/registre de liquidités à un autre, au sein d’un programme national. Il existe deux types de transferts internes :
1- Code de compte 21600 – Transfert interne dans la même devise. La devise du journal/registre expéditeur et celle du journal/registre destinataire sont identiques.
2- Code de compte 21610 – Transfert interne échange de devises. Les devises d’envoi et de réception du journal/registre sont différentes.
Les transferts peuvent avoir lieu au sein d’une instance UniField (par exemple, du coffre-fort à la caisse), ou entre deux instances UniField (par exemple, de la banque de coordination à la banque de projet).
Exclusion : Les transferts de caisse/banque de/vers le siège ou de/vers l’intermission/intersection ne sont pas considérés comme des transferts internes.

B- Ancien comportement pour le transfert interne entre instances d’un même projet

Les virements internes (dans la même devise ou avec échange de devises) sont des écritures de registre comptabilisées manuellement. Un transfert se compose de deux écritures : une dans le registre d’origine (émetteur) et une autre dans le registre de destination (récepteur). Référence au manuel d’utilisation : LUFI-30401 Transferts internes

• Entrées : deux entrées sont enregistrées manuellement.
• La description et la référence doivent être identiques. Elles sont remplies manuellement et conservées en dehors de l’UF.
• Tiers : Du côté de l’expéditeur, le “Tiers” est le journal qui reçoit les liquidités. Du côté du destinataire, le “Tiers” est le journal qui envoie l’argent.
• Montant : Du côté de l’émetteur, le montant est OUT. Du côté du destinataire, le montant est IN.
• Le rapprochement est manuel.
  Le comportement décrit ci-dessus est toujours applicable pour les transferts internes entre deux instances UniField : par exemple, la coordination qui envoie de l’argent au projet, ou entre deux instances de projet.
  En ce qui concerne les transferts internes au sein d’une instance (l’instance propriétaire des journaux/registres concernés est la même), voir ci-dessous.

C- Nouveau comportement pour le transfert interne au sein d’une instance Unifield

Cette modification vise à faciliter la comptabilisation des virements internes, l’une des entrées de registre les plus fréquentes, grâce à la comptabilisation automatique de la deuxième entrée de virement et au rapprochement automatique. Il y a toujours deux inscriptions au registre par transfert.

1- Comptabilisation automatique de la contrepartie
Lorsque des transferts internes ont lieu au sein d’une instance (l’instance propriétaire des journaux/registres concernés est la même), par exemple un retrait bancaire vers le coffre-fort ou un transfert du coffre-fort vers la petite caisse, le changement suivant est applicable.
Notez que le transfert entre un bureau de projet et un sous-site du bureau de projet qui utilise la même instance UniField est également considéré comme “au sein d’une instance UniField”.
Après la version UF30, lorsqu’un transfert interne est enregistré “temporairement” ou directement “en dur” dans le registre, UniField crée automatiquement l’enregistrement de contrepartie dans le registre des tiers.
Par exemple, le caissier comptabilise le transfert IN #584 reçu du coffre CA001 dans le registre CA002 – Petite caisse.

Lorsque cette écriture est comptabilisée temporairement (ou directement en dur), UF crée automatiquement dans CA001 l’écriture de contrepartie suivante en brouillon :

UF reprend de l’écriture initiale toutes les informations nécessaires pour remplir les champs de l’écriture de contrepartie :

• Les dates du document et de la comptabilisation de l’écriture initiale.
• Description et référence de l’écriture initiale.
• Le tiers est le registre d’envoi de l’écriture initiale.
• Le montant figure dans le champ opposé. Si l’écriture initiale est OUT, la contrepartie est IN. Il est possible que le transfert IN soit comptabilisé en tant qu’écriture initiale et que la contrepartie soit IN.

2-       Reconciliation/rapprochement automatique

Les entrées de virement interne ayant une contrepartie sont marquées d’un lien à côté du champ tiers. Cliquez sur le lien pour voir l’écriture de contrepartie. Ce lien est visible sur l’écran du registre et sur l’écran du poste de journal et est également synchronisé avec le Coor.
Lorsque les deux écritures sont comptabilisées, UF les réconcilie automatiquement (au moment de la comptabilisation de la dernière). Ce rapprochement peut être annulé. Il n’est pas possible de réconcilier manuellement (au niveau du projet ou du Coor) une écriture de transfert avec un lien (= ayant une écriture de contrepartie).
Si l’une des deux entrées est supprimée, le lien est rompu et l’entrée restante peut être réconciliée manuellement.

3-       Quand le rapprochement/reconciliation automatique ne marche plus

Lorsque les montants comptabilisés ne correspondent pas à la même devise dans le transfert interne, le processus de comptabilisation directe de la deuxième écriture affichera un message d’erreur mentionnant la “description-référence” de l’écriture. UniField propose deux options:

“NO”= L’entrée ne sera pas affichée en dur. L’utilisateur peut alors modifier le montant et l’enregistrer ultérieurement. Ce contrôle est une dernière vérification du montant avant l’enregistrement. Il est utilisé lorsque la modification du montant par rapport à l’entrée initiale (par exemple, en raison d’une faute de frappe) n’a pas été reflétée dans la contrepartie.

“OUI”= L’écriture sera comptabilisée en dur. Il n’y a pas de rapprochement automatique (pas de rapprochement partiel). Le lien est rompu. Les deux écritures peuvent être rapprochées/réconciliées manuellement avec d’autres écritures sans contrepartie. A utiliser si un transfert OUT est reçu en 2 ou plusieurs petits IN (par exemple, le fournisseur de transfert local n’avait pas assez de liquidités).
Ce contrôle ne s’applique qu’au transfert interne dans la même devise. Pour le change, le rapprochement se fait toujours.

Nous avons ajouté une nouvelle contrainte pour empêcher de changer le code de compte sur une ligne de contrepartie : si des entrées avec des comptes de transfert interne de la même devise et des transferts internes avec échange de devises ont été temporairement postées, les champs Compte et Tiers seront gelés.

D-   Conséquences des changements

4-       Avant l’enregistrement du transfer interne

Il faut toujours rafraîchir le registre avant d’enregistrer manuellement un nouveau transfert interne. Une bonne coordination au sein de l’équipe permet également de savoir qui enregistre habituellement ou toujours l’entrée initiale. Les scénarios suivants sont proposés à titre d’inspiration. Chaque programme national/bureau peut définir ce qui est le plus approprié. Par exemple :

• Le caissier/assistant financier est chargé de comptabiliser le transfert reçu en petite caisse depuis le coffre-fort. FinCo/Admin aura des projets de contreparties prêts à être comptabilisés.
• Les entrées par chèque sont comptabilisées en premier, car le chèque doit être émis pour un retrait d’argent par chèque. La contrepartie dans le coffre-fort sera une traite.

5-       Modification après l’enregistrement de l’écriture en temp

L’entrée initiale et l’entrée de contrepartie peuvent toutes deux être modifiées et supprimées. UniField n’envoie pas de mise à jour à l’autre entrée. Toute modification appliquée de part et d’autre après l’affichage temporaire de l’entrée initiale doit être communiquée à l’autre propriétaire du registre et appliquée à l’autre entrée.
Modifications majeures : Si la modification concerne le code de tiers ou de compte, il est préférable de supprimer l’écriture initiale et l’écriture de contrepartie et de recommencer à zéro. Pour ce faire, cliquez sur le lien pour accéder à l’entrée de contrepartie et supprimez-la avec le x rouge avant de supprimer l’entrée initiale. Enregistrez ensuite l’entrée correcte.

La modification du code tiers ou du code compte a eu pour conséquence que le registre des contreparties n’est pas correct. Par conséquent, l’écriture de contrepartie créée ne peut pas être utilisée car il n’est pas possible de la déplacer vers un autre registre.
Conseils : Examinez ces champs avant de comptabiliser “provisoirement” une écriture de transfert initiale – en particulier le tiers (erreur fréquente).

Modifications mineures : Si les modifications portent sur les dates, la description, la référence, le montant, les deux écritures peuvent être simplement éditées. Ces modifications doivent être communiquées au propriétaire du registre de contrepartie et appliquées à l’écriture de contrepartie. Il est possible de cliquer sur le lien et d’accéder à l’entrée de contrepartie afin de vérifier si les modifications ont été appliquées.
Si l’une des entrées est supprimée, le lien est rompu et l’entrée restante peut être réconciliée avec d’autres entrées sans contrepartie.

6-       Reconciliation manuelle

Après la comptabilisation de toutes les écritures du registre, tous les transferts avec la contrepartie seront automatiquement rapprochés/rèconciliés. La liste des transferts non rapprochés/réconciliés doit être examinée parmi les autres écritures pouvant être rapprochées/réconciliées manuellement, conformément aux procédures. Ces transferts sont les suivants:

• vers/depuis d’autres instances
• Au sein de la même instance, mais la contrepartie a été supprimée.

7-       Comment enregistrer une entrée sans contrepartie

Si un transfert de correction sans contrepartie est nécessaire (par exemple, pour remplacer une contrepartie qui a été supprimée), enregistrez une entrée de transfert dans le registre approprié. Ensuite, à l’aide du lien, supprimez la contrepartie immédiatement après le transfert temporaire. Le lien est rompu. L’entrée est conciliable avec d’autres entrées sans contrepartie.

Quelques exemples:

Transfer interne avec la même devise

• Lorsque l’on enregistre une transaction en tant que transfert interne avec la même devise, la transaction de contrepartie sera créée automatiquement sur la base du “Journal” du tiers qui a été utilisé dans la transaction en fonction des spécifications ci-dessous :
• La transaction enregistrée doit être comptabilisée temporairement pour créer la transaction de contrepartie.
• Une fois que le transfert interne est comptabilisé temporairement (status en temp), il crée un lien appelé “Lié à une ligne de contrepartie” entre les colonnes “Compte” et “Tiers”, comme indiqué ci-dessous :

• En cliquant sur le lien, la fenêtre contextuelle “Rechercher : Lignes de Registre” affiche le projet d’entrée de contrepartie avec la fenêtre contextuelle :

• Dans notre exemple, la contrepartie est CA003, donc vérifier dans CA003, l’entrée draft est disponible en tant que draft :

Nous devons tenir compte de ce qui suit :

• Si l’entrée originale est créée avec une “date de document” erronée, la correction doit être effectuée manuellement des deux côtés.
• Si le tiers du journal utilisé est erroné, il est possible de cliquer sur le lien de l’entrée originale et de la supprimer par un X, puis de cliquer sur Enregistrer ; après vérification, l’entrée de contrepartie est supprimée.

Transfer interne avec une devise differente

• Lors de l’enregistrement d’une transaction en tant que transfert interne avec échange de devises, la transaction de contrepartie sera créée automatiquement sur la base du “Journal” du tiers qui a été utilisé dans la transaction, conformément aux spécifications ci-dessous :
• La transaction enregistrée doit être comptabilisée temporairement pour créer la transaction de contrepartie.
• Une fois que le transfert interne a été comptabilisé temporairement, un lien nommé “Lié à une ligne de contrepartie” est créé entre les colonnes “Compte” et “Tiers”
• En cliquant sur le lien, la fenêtre contextuelle “Recherche : Lignes de registre”, qui affiche le projet d’écriture de contrepartie avec une fenêtre contextuelle indiquant le montant comptabilisé dans le montant équivalent :

Dans le cas d’un transfert identique avec la même devise, il faut tenir compte de ce qui suit :

• Si l’entrée originale a été créée avec une “date de document” erronée, la correction doit être effectuée manuellement des deux côtés.
• Si le tiers du journal utilisé est erroné, il est possible de cliquer sur le lien de l’écriture originale et de la supprimer par un X, puis de cliquer sur Enregistrer ; après vérification, l’écriture de contrepartie est supprimée.
  Dans le cas d’un “Transfert interne avec la même devise” et d’un “Transfert interne avec change de devise”, si le compte est modifié, le tiers du journal est automatiquement modifié, de sorte que l’écriture de contrepartie doit être supprimée en cliquant sur X :