Category: Commandes et Achats

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.6 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Généralités -> H. Comment ajouter une ou plusieurs Distributions Analytiques à une ligne ou à des lignes de Bons de Commande

H. Comment ajouter une ou plusieurs Distributions Analytiques à une ligne ou à des lignes de Bons de Commande

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d’ajouter ou de mettre à jour les Distributions Analytiques (DA) (les Centres de Coût, les Destinations et le Pourcentage) des lignes de Bons de Commande (PO) en statut Brouillon. Les utilisateurs ont trois options pour ajouter ou mettre à jour les DA :

1- Ajouter des AD au niveau de l’en-tête :

Allez à : Achats > Gestion des Achats > Bons de Commande et cliquez le bouton Distribution Analytique

En cliquant sur “Distribution Analytique“, un nouvel écran s’ouvre. En cliquant sur “Créer“, l’utilisateur peut ajouter un ou plusieurs DA à appliquer sur toutes les lignes des Bons de Commande de la même manière.

2- Ajout manuel de DA au niveau de la ligne :

L’utilisateur peut ajouter la DA à la ligne manuellement en cliquant sur l’icône DA au niveau de la ligne pour ouvrir l’écran Distribution Analytique. En cliquant sur “Créer“, l’utilisateur peut ajouter la DA à la ligne :

3- Ajout de DA par importation

Cette option facilite l’ajout d’un ou plusieurs DA à une seule ligne ou l’ajout de différents DA à plusieurs lignes d’un même Bon de Commande. Au contraire de la première option (ajout de DA au niveau de l’en-tête), cette option peut être utilisée pour ajouter des DA différents à des lignes différentes.

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton “Importer DA“, d’exporter le modèle de la page qui s’affiche et de saisir les informations relatives au Centre de Coût, à la Destination et au Pourcentage pour chaque ligne du document exporté. Si une ligne comporte plusieurs DA, les valeurs de ces trois colonnes doivent être séparées par un point-virgule (;).

Si une ligne a été fractionnée et si les informations DA sont saisies dans le document d’importation, les valeurs saisies dans la première ligne seront utilisées pour remplir toutes les lignes fractionnées à partir du même numéro de ligne.

Dans le fichier d’importation, seules les valeurs DA seront importées. Aucune autre information ne peut être modifiée ou ajoutée via le fichier d’importation. La somme des pourcentages doit être égale à “100%” et le nombre total de points-virgules dans les colonnes Pourcentage, Centre de Coût et Destination doit être le même. Le système vérifiera que le numéro de ligne et le code produit correspondent à ceux de la commande affichée à l’écran.

Si une DA a déjà été ajoutée dans le Bon de Commande à l’écran, le modèle exporté affichera les valeurs saisies. Il est possible de supprimer les valeurs DA qui ont déjà été saisies à l’écran en important un fichier dans lequel les valeurs DA de la ligne sont vides. Lors de l’importation, il y a un contrôle de l’existence des valeurs DA, mais le contrôle principal/secondaire est maintenu après l’importation, lorsque la ligne/le Bon de Commande est validée.

*** Les mêmes options sont disponibles pour les Commandes de Terrain (FO) au statut brouillon.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) -> D. Comment ajouter une ou plusieurs Distributions Analytiques à une ligne ou à des lignes de Commandes de Terrain

D. Comment ajouter une ou plusieurs Distributions Analytiques à une ligne ou à des lignes de Commandes de Terrain

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d’ajouter ou de mettre à jour les Distributions Analytiques (DA), les Centres de Coût et les Destinations des lignes de Commandes de Terrain en statut Brouillon. Les utilisateurs ont trois options pour ajouter ou mettre à jour les DA :

1- Ajouter des AD au niveau de l’en-tête :

Allez à : Commandes > Commandes de Terrain et cliquez le bouton Distribution Analytique

en cliquant sur “Distribution Analytique“, un nouvel écran s’ouvre. En cliquant sur “Créer“, l’utilisateur peut ajouter un ou plusieurs DA à appliquer sur toutes les lignes des Commandes de Terrain de la même manière.

2- Ajout manuel de DA au niveau de la ligne :

L’utilisateur peut ajouter la DA à la ligne manuellement en cliquant sur l’icône DA au niveau de la ligne pour ouvrir l’écran Distribution Analytique. En cliquant sur “Créer“, l’utilisateur peut ajouter la DA à la ligne :

3- Ajout de DA par importation

Cette option facilite l’ajout d’un ou plusieurs DA à une seule ligne ou l’ajout de différents DA à plusieurs lignes d’un même commande de terrain. Au contraire de la première option (ajout de DA au niveau de l’en-tête), cette option peut être utilisée pour ajouter des DA différents à des lignes différentes.

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton “Importer DA“, d’exporter le modèle de la page qui s’affiche et de saisir les informations relatives au Centre de Coût, à la Destination et au Pourcentage pour chaque ligne du document exporté. Si une ligne comporte plusieurs DA, les valeurs de ces trois colonnes doivent être séparées par un point-virgule (;).

Si une ligne a été fractionnée et si les informations DA sont saisies dans le document d’importation, les valeurs saisies dans la première ligne seront utilisées pour remplir toutes les lignes fractionnées à partir du même numéro de ligne.

Dans le fichier d’importation, seules les valeurs DA seront importées. Aucune autre information ne peut être modifiée ou ajoutée via le fichier d’importation. La somme des pourcentages doit être égale à “100%” et le nombre total de points-virgules dans les colonnes Pourcentage, Centre de Coût et Destination doit être le même. Le système vérifiera que le numéro de ligne et le code produit correspondent à ceux de la commande affichée à l’écran.

Si une DA a déjà été ajoutée dans la Commande de Terrain à l’écran, le modèle exporté affichera les valeurs saisies. Il est possible de supprimer les valeurs DA qui ont déjà été saisies à l’écran en important un fichier dans lequel les valeurs DA de la ligne sont vides. Lors de l’importation, il y a un contrôle de l’existence des valeurs DA, mais le contrôle principal/secondaire est maintenu après l’importation, lorsque la ligne/la commande de terrain est validée.

*** Les mêmes options sont disponibles pour les Bons de Commande (PO) au statut Brouillon.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) ->  M. Comment ajouter de nouvelles lignes à une Commande de Terrain (FO) créée par Synchronisation

M. Comment ajouter de nouvelles lignes à une Commande de Terrain (FO) créée par Synchronisation

En ajoutant de nouvelles lignes directement à une Commande de Terrain (FO) créée par synchronisation, il est nécessaire d’ajouter la référence à la Demande Interne (IR) de l’instance demandeuse. Cette fonctionnalité est similaire à celle qui existe lors de l’ajout de nouvelles lignes à un Bon de Commande (PO) qui est sourcé à partir d’un FO créé par un PO/IR dans une autre instance.

La fonctionnalité permet à l’instance fournisseuse d’ajouter la référence IR de l’instance demandeuse après la synchronisation. Vous pouvez voir la ligne ajoutée au niveau du projet sur la référence IR et PO. Le champ “Commande en Instance Sync” est ajouté dans l’instance fournisseur.

Allez à : Commandes > Commandes de Terrain > Ajouter une ligne

La fenêtre des lignes de Commandes de Terrain s’ouvre avec l’icône “page” de la vue du formulaire pour la nouvelle ligne ajoutée. Cliquez sur la loupe dans “Commande en instance sync” pour lier la ligne à l’IR/FO d’origine.

Il ne devrait être possible de sélectionner qu’un IR/FO qui n’est pas en statut Clôturé ou Annulé. La ligne peut alors être sauvegardée et clôturée. Au prochain changement de statut / synchronisation, le PO du projet et l’IR/FO seront mis à jour avec la ligne ajoutée.

Un FO créé à partir de zéro ne peut pas utiliser ce champ, qui sera donc grisé. Pour que des lignes additionnelles puissent être ajoutées au document d’origine, ce dernier doit avoir un statut autre que Fermé, Annulé ou Confirmé (-p).

Veillez à toujours sélectionner le document source correct, car une fois la ligne enregistrée, vous ne pourrez plus modifier ce champ. En cas d’erreur, la seule option sera d’annuler la ligne et d’en créer une nouvelle avec la source correcte.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.6 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Généralités -> R. Comment annuler une ou plusieurs lignes d'un Bon de Commande (PO)

R. Comment annuler une ou plusieurs lignes d’un Bon de Commande (PO)

Pour annuler une ligne spécifique d’une Bon de Commande, cliquez sur la croix rouge (annuler) située à droite de la ligne que vous souhaitez annuler et confirmez l’action sur l’écran pop-up.

La ligne du Bon de Commande annulée passe à l’état “Annulé“. Notez que vous devez utiliser le filtre situé en haut du tableau des lignes pour voir la ligne annulée.

Pour annuler plusieurs lignes de la commande, sélectionnez les lignes que vous souhaitez annuler dans la partie droite des lignes, puis cliquez sur “Annuler les lignes” et confirmez l’action dans l’écran pop-up.

Les lignes du Bon de Commande annulées passent à l’état “Annulé“. Notez que vous devez utiliser le filtre situé en haut du tableau des lignes pour voir les lignes annulées.

Les lignes du Bon de Commande validées peuvent également être annulées une par une ou en tant que document complet, sauf si le fournisseur du Bon de Commande est un fournisseur partenaire interne (une autre instance). Dans ce cas, le bouton d’annulation ne sera pas disponible en bas de l’écran de la commande et l’annulation devra être effectuée sur l’instance du fournisseur.

Il est possible d’annuler / annuler et re-sourcer plusieurs lignes (brouillon/validé) dans les Bons de Commande brouillon-p / validés/ validés-P avec un fournisseur de type ESC ou externe, (il n’est pas possible d’annuler / annuler et re-sourcer des lignes validées dans des bons de commande avec des fournisseurs de type Interne/Intermission/Intersection s’ils ont dépassé le statut “brouillon” car si les lignes du Bon de Commande sont validées, elles peuvent avoir été synchronisées et ne doivent pas être annulées ou annulées et re-sourcées par l’instance demandeuse).

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.10 FONCTIONNALITES AVANCEES : Approvisionnement - Fonctionnalités Avancées -> A. LU-SU3401 Introduction

Comment configurer un message personnalisé par défaut de BdC

Cette fonction permet aux utilisateurs d’ajouter un message personnalisé à afficher au bas de l’imprimé BdC (PDF).

Au niveau en-tête du BdC, la case “ Montrer le Message de BdC par Défaut” doit être cochée pour activer l’option. Cette case ne peut être cochée que lorsque le BdC est au statut « Brouillon » ou « Validé ».

Afin de configurer ce message, l’utilisateur doit:

Aller à: Configuration Approvisionnement / Commandes / Texte de BdC Personnalisé

1. Saisir un message dans la zone de texte.
2. Cliquer sur “Sauvegarder”

Message personnalisé BdC

3. Ouvrir un nouveau BdC Brouillon et saisir les informations de base.

4. Cocher la case « Montrer le Message de BdC par défaut ».

Case de message personnalisé de BdC par Défaut

1. Cliquer sur “Bon de Commande” dans le menu d’action de droite (pour imprimer le PDF)

Imprimé PDF BdC (sous les Notes s’il y en a)

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.10 FONCTIONNALITES AVANCEES : Approvisionnement - Fonctionnalités Avancées -> I. LU-SU3401 Comment arrondir la quantité commandée à la quantité standard de commande (SoQ)

Comment arrondir la quantité commandée à la quantité standard de commande (SoQ)

L’objectif de cette fonctionnalité est d’aider l’utilisateur à introduire des quantités exactes dans les commandes (IRs, FOs ou POs). La quantité standard de commande est souvent liée au conditionnement.

Cette fonctionnalité arrondit (vers le haut) les quantités introduites dans les commandes en fonction des quantités standards de commande définies dans le système.

Une quantité standard de commande (SoQ) peut être définie sur la fiche article et sera utilisé sur les IRs et les FOs.

Une quantité standard de commande peut également être définie dans un catalogue fournisseur.

Sur un PO, si définie dans un catalogue fournisseur, cette quantité standard de commande sera utilisée; si ce n’est pas le cas (i.e. pas de catalogue fournisseur existant), la quantité standard de commande de la fiche article sera utilisée.

Cette fonctionnalité n’est disponible que sur les commandes (IRs, FOs, POs) dont le statut est “Brouillon”.

Cette fonctionnalité n’est disponible qu’au niveau entête (i.e. si utilisé, cette fonctionnalité impactera toutes les lignes de la commande).

L’utilisation de cette fonctionnalité est facultative. Même si elle a été utilisée, et les quantités mises à jour en fonction, l’utilisateur peut encore modifier les quantités manuellement.

La quantité standard de commande (SoQ) peut être définie sur une fiche article, sur l’onglet “Information”.

SoQ sur une fiche article

Notez que les produits UniData ne peuvent être mis à jour que sur l’instance HQ. La SoQ doit suivre cette règle. Cela signifie que, pour les produits UniData, la SoQ doit être définie au niveau HQ et être la même pour toutes les instances liées à ce HQ.

Pour les produits locaux, la SoQ est définie au niveau coordination.

La SoQ peut également être définie sur un catalogue fournisseur. Dans ce cas, elle ne sera valable (utilisée) que sur les POs adressés à ce fournisseur.

SoQ sur un catalogue fournisseur

Notez que les catalogues ESC (y inclus les SoQs) sont définis au niveau HQ et synchronisés (poussés) vers toutes les coordinations liées à ce HQ. Une SoQ spécifique à un ESC doit être mise à jour au niveau HQ, sur le catalogue de ce fournisseur.

Vous pouvez définir des catalogues locaux (y inclus des SoQs) pour des fournisseurs locaux au niveau coordination ou au niveau projet.

Tandis que les SoQs définies sur les fiches articles peuvent être interprétées comme “quantité standard typique pour passation de commande”, les SoQs définies sur les catalogues fournisseurs sont souvent liées aux conditionnements proposés par ces fournisseurs.

Pour arrondir les quantités d’une commande en fonction des SoQs définies dans le système, cliquez sur le bouton “Arrondir la Qté à la QS”.

IR au statut “Brouillon” avant d’arrondir les quantités aux SoQs

IR au statut “Brouillon” après avoir arrondi les quantités aux SoQs

Notez que les quantités sont toujours arrondies vers le haut (i.e. elles ne diminueront jamais).

Après avoir cliqué le bouton ” Arrondir la Qté à la QS”, les lignes qui ont été mises à jour apparaissent en bleu.

Si aucune SoQ n’est définie pour un article, la quantité n’est pas mise à jour.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.10 FONCTIONNALITES AVANCEES : Approvisionnement - Fonctionnalités Avancées -> H. LU-SU3401 Comment sourcer une commande (IR ou FO) sur plusieurs POs adressés à un même ESC

Comment sourcer une commande (IR ou FO) sur plusieurs POs adressés à un même ESC

Il peut être nécessaire d’éclater une requête (IR ou FO) vers plusieurs POs au moment de son sourcing sur commande, même si toutes les lignes de cette requête sont sourcées vers le même fournisseur et demandées pour la même date de livraison souhaitée.

UniField permet de faire ce type de sourcing mais uniquement lorsque le fournisseur est un ESC.

Exemples:

-Dans certains pays, les taxes d’importation varient en fonction de la nature des produits importés. Si vous groupez ensemble sur un même PO des produits suivant différents régimes d’importation, les autorités pourraient décider de taxer tous ces produits de la même manière. Eclater les lignes sur différents POs en fonction de leur régime fiscal permettra d’éviter cette situation et pourrait générer des économies importantes.

-Lorsqu’un sourcing est fait sur commande et vers un PO adressé à un ESC, vous pourriez décider, lors de cette étape, de faire livrer les marchandises via différents modes de transport. Etant donné que le mode de transport est défini sur l’entête de PO, sourcer différentes lignes sur différents POs vous permettra de faire livrer les différents produits via différents mode de transport.

Le champ “Mode de création des commandes”, défini sur la fiche du partenaire, permet d’éclater les requêtes sur différents POs selon différentes règles: par projet, par catégorie, par catégorie & projet, ou par (référence de) commande. L’objectif ici est d’aller encore plus loin car dans ce cas, le souhait est d’éclater une même commande sur différents POs, même si toute les lignes de cette commande sont sourcées vers le même ESC et demandées pour la même date.

Le paramètre “Groupe de sourcing” permet d’effectuer ce type de sourcing. Il peut être activé sur la fiche partenaire, mais uniquement pour les ESCs. Lorsque le champ “Split PO” est mis sur “Yes”, l’utilisateur sera obliger de sélectionner un groupes de sourcing (colonne “Group”) dans l’OST, ce qui lui permettra la génération de différents PO depuis une même commande.

Pour activer le paramètre “Split PO” sur un partenaire (ESC):

Allez à: Partenaires / Fournisseurs / Fournisseurs

1. Sélectionnez un fournisseur (sont le type de partenaire est “ESC”).
2. Paramétrez le champ “Split PO” en sélectionnant “Yes” (notez que ce champ n’est disponible que pour les ESCs).

Champ “Split PO” sur une fiche partenaire (de type ESC)

Pour créer les “groupes de sourcing”:

Allez à: Configuration Approvisionement / Commandes / Groupes de Sourcing

1. Cliquez sur “Créer” pour créer un nouveau groupe de sourcing.
2. Entrez un nom et une description.
3. Sauvez la ligne

Création de groupes de sourcing

Pour utiliser les “groupes de sourcing” dans l’OST (on suppose dans l’exemple ci-dessous qu’un IR ou un FO validé est disponible):

Allez à: Commandes / Commandes / Outil de Sourcing des Commandes

1. Entrez un fournisseur ESC sur les lignes de commande que vous souhaitez sourcer.

Utilisation des “groupes de sourcing” dans l’OST

3. Sélectionnez un “Groupe” pour chacune des lignes de commande que vous souhaitez sourcer.

4. Sourcez les lignes de commande.

Le sourcing a été fait en utilisant les “groupes de sourcing”

NB: dans le cas spécifique ou une quantité commandée dans une PO est plus petite que la “Quantité Minimum commandée » d’un Catalogue fournisseur, alors l’arrondi se fera par rapport à la « Quantité Minimum Commandée” du Catalogue.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.10 FONCTIONNALITES AVANCEES : Approvisionnement - Fonctionnalités Avancées -> G. LU-SU3401 Comment adresser une réclamation à un fournisseur ou enregistrer une réclamation d'un client

Comment adresser une réclamation à un fournisseur ou enregistrer une réclamation d’un client

Cette section explique brièvement pourquoi l’on retrouve une fonction “Réclamation” tant dans l’application “Commandes” que dans l’application “Achats” (voir les détails relatifs au traitement d’une réclamation dans LU-SU4202, chapitre Entrepôt).

Menu “Réclamation” dans l’application “Commandes”

Menu “Réclamation” dans l’application “Achats”

La seule différence entre les fonctions de réclamation sous “Commandes” et “Achats” réside dans sa nature. Dans le premier cas, il s’agit d’une réclamation venant d’un client et dans le second d’une réclamation adressée à un fournisseur.

Une réclamation est adressée à un fournisseur lorsque les produits ne sont pas conformes au PO confirmé. Le fournisseur peut être externe, ESC ou interne. Une réclamation fournisseur découle souvent d’une livraison entrante, mais il arrive qu’on doive en créer une manuellement

Une réclamation d’un client est quant à elle introduite par une instance dont le client n’est pas satisfait. Exemple: la coordination introduira une réclamation client si elle reçoit une plainte d’un client qui ne serait pas satisfait des produits envoyés par la coordination. Le cas échéant, la coordination introduira à son tour une réclamation contre le fournisseur.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.10 FONCTIONNALITES AVANCEES : Approvisionnement - Fonctionnalités Avancées -> F. LU-SU3401 Comment clôturer un document une transaction et annuler tous les documents associés

Comment clôturer un document/une transaction et annuler tous les documents associés

Il peut être nécessaire de fermer un document et d’annuler les documents connexes afin qu’ils ne soient pas laissés en attente ou accidentellement traités. UniField propose un outil pour clôturer les IR, FO et POs, ainsi que tous leurs documents connexes.

Allez à: Outils / Documents “En cours”

1. Recherchez le document ou la transaction que vous souhaitez clôturer en utilisant les filtres de recherche (en haut de la fenêtre), puis en cliquant sur “Rechercher”. Notez que par défaut, le filtre “Créateur” est activé. Réinitialisez-le si nécessaire. Ouvrez le document souhaité.
2. Le système affiche les attributs de chaque document: date de création, partenaire, type de document et statut. Vous pouvez vérifier si des documents connexes existent grâce à la case à cocher “documents associés”. (si elle est noircie, cela signifie que des documents connexes existent).

Documents en cours

3. Pour clôturer un document, cliquez sur le bouton “Fermer” situé à droite de la ligne.

4. Le système affiche alors tous les documents associés. Si vous souhaitez ouvrir l’un de ces documents, cliquez sur la loupe juste à côté et le système affichera la transaction en question dans un nouvel onglet.

Documents en cours – Documents associés

5. Si vous souhaitez annuler tous les documents connexes affichés et clôturer le document sélectionné initialement, cliquez sur le bouton “Annuler les documents associés et fermer le document”.

6. Le système affichera un message confirmant que le document original a été clôturé et que les documents connexes ont été annulés.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.10 FONCTIONNALITES AVANCEES : Approvisionnement - Fonctionnalités Avancées -> E. LU-SU3401 Comment remplacer un kit avec ses composants sur un PO ou une FO

Comment remplacer un kit avec ses composants sur un PO ou une FO

Il est parfois nécessaire d’exploser un kit en autant de composants qu’il comporte sur un PO ou une FO. C’est par exemple le cas lorsqu’une commande est passée auprès d’un ESC qui, au lieu de confirmer le kit dans son intégralité, n’en confirme que certains produits ou modules. Par conséquent, le kit doit être remplacé par les articles pertinents dont l’ESC a confirmé l’approvisionnement, et ce, après validation mais avant confirmation du PO ou de la ligne de PO

Les FOs suivent le même processus, sauf que le remplacement d’un kit par ses composants doit être effectué lorsque la FO (ou ligne de FO) est encore au statut “Brouillon”, avant sa validation.

Pour rappel, une composition théorique de kit dans le statut “Terminé” est nécessaire pour qu’un kit puisse être remplacé par ses composants sur un PO ou une FO.

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande (ou Commandes / Commandes / Commandes de terrain)

1. Recherchez le PO (brouillon ou validé) ou la FO (brouillon) adéquat(e), puis cliquez sur l’icône représentant un crayon pour le/la modifier.
2. Identifiez parmi les lignes de commande ou se situe le kit que vous souhaitez exploser, et cliquez sur l’icône pour remplacer le kit par ses composants.

Remplacement d’un kit par ses composants sur une FO

3. L’écran de “Sélection d’articles de remplacement” apparait. Sélectionnez un kit théorique (une version) qui sera utilisé comme modèle pour effectuer le remplacement (alternativement, vous pouvez aussi entrer les articles de remplacement l’un après l’autre en utilisant le bouton “Créer”).

4. Cliquez sur le bouton “Importer des articles du Kit Théorique”. Les composants du kit théorique sélectionné apparaissent comme articles de remplacement. Vérifiez que tous les datails sont corrects et apporter une modification si nécessaire.

Ecran de sélection des articles de remplacement

5. Cliquez sur “OK”.

6. Le kit a été remplacé par ses composants.

Kit remplacé par ses composants sur une FO