Category: Commandes et Achats

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.2 LU-SU3101: COMMANDES: Demandes Internes (DI - Internal Request(IRs) -> D. LU-SU3101 Comment mettre à jour modifier une Demande Interne (IR).

Comment mettre à jour / modifier une Demande Interne (IR)

Mettre à jour une Demande Interne ne peut se faire que si celle-ci est dans le statut “Brouillon”,”Brouillon-p”, « Validé » ou « Validé-p ». Une Demande Interne est dans le statut “Brouillon” quand toutes ses lignes sont dans le statut “Brouillon”. Une Demande Interne est dans le statut “Brouillon-p” quand au moins une des ses lignes est en Statut « Brouillon » ET qu’au moins une autre ligne est en statut « Validé » ou plus (Sourcé, Confirmé, Fermé…)

Allez à: Commandes / Commandes / Demandes Internes

1. Entrez dans les filtres les informations nécessaires pour trouver votre IR puis cliquez sur “Rechercher”. Cliquez ensuite sur l’icône représentant un crayon située à gauche de l’IR que vous souhaitez modifier pour l’ouvrir en mode édition.
2. Modifiez certaines informations sur l’entête si nécessaire (certains champs ne peuvent être mis à jour qu’en Statut « Brouillon/ Brouillon-p ».
3. Pour modifier une ligne, cliquez sur l’icône représentant un crayon située à gauche de cette ligne.
4. Modifiez certaines informations sur cette ligne si besoin (UDM, Quantité, Prix unitaire, Notes,…).
5. Sauvez la ligne en cliquant sur l’icône représentant une disquette située à droite de la ligne  ou en tapant “Entrée” sur votre clavier.

Mise à jour d’une Demande Interne (IR)

Notez que tout changement sur les champs « Produit », « Quantité », « Prix » et « UdM » sur une ligne « Validée » (ou plus si changement dans documents liés) enclencherons la coche de la case « Changé ». Les changements peuvent être vu en cliquant sur l’icône « loupe » ; une fois cliquée, un pop-up affichera les changements de la ligne concernée avec la « valeur actuelle » et la « valeur originale ».

Changement sur une ligne Validé – 1

Changement sur une ligne Validé – 2

Notez également l’existence d’un rapport qui permet de tracer le suivi des changements que l’on trouve sous : Commandes > « Suivi Changements Demandes Internes »

Rapport « Suivi Changements Demandes Internes

Tant que l’IR est en statut « Validé », il reste possible d’ajouter de nouvelles lignes à la commande, cependant cela enclenchera la coche de la case « Changé ».

L’ajout d’une nouvelle ligne à une IR « Validé » est conditionné par les droits utilisateurs. Un nouveau bouton « Add Line » remplacera le bouton « Créer » que l’on trouve uniquement au statut « Brouillon ». Les nouvelles lignes ajoutées en statut document IR « Validé » seront créées en « Brouillon » (niveau ligne) et nécessiteront la validation d’un utilisateur autorisé.

Ajout de nouvelle ligne en statut IR « Validé »

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.2 LU-SU3101: COMMANDES: Demandes Internes (DI - Internal Request(IRs) -> C. LU-SU3101 Comment creer une Demande Interne incluant des lignes par Nomenclature.

Comment créer une Demande Interne (IR) incluant des lignes par Nomenclature

Dans certaines situations, une mission peut avoir la nécessité de commander des produits non référencés (aussi appelé lignes non codifiées, lignes NC ou codes *). Un projet pourrait souhaiter commander un produit dont le code (local) n’a pas encore été créé par la coordination. Une coordination pourrait souhaiter commander un produit à un ESC dont le code n’est pas présent dans UniField.

UniField permet d’inclure des lignes par nomenclature dans les commandes. Ces lignes peuvent désormais être sourcées vers tout type de fournisseur. Le code produit sera ajouté (après création si besoin) une fois que la commande sera traitée au niveau de la coordination ou de l’ESC. Le code produit sera alors synchronisé vers l’instance et remplacera le produit non référencé. Notez qu’une codification correcte sera nécessaire à un certain point du processus d’approvisionnement, i.e. vous n’aurez pas la possibilité de compléter un processus d’approvisionnement sans code article.

Ces lignes par nomenclature peuvent cohabiter avec des lignes codifiées sur la même Demande Interne. La seule différence consiste en la manière dont la ligne est créée.

1. Cliquez sur le bouton “Créer” situé sur l’onglet “Produits” pour ajouter une nouvelle ligne de commande.
2. Remplissez le champ “Commentaire remplaçant le produit” en indiquant une description claire du produit souhaité.
3. Indiquez quantité et prix unitaire estimé.
4. Sauvez la ligne en cliquant sur l’icône représentant une disquette située à droite de la ligne de commande ou en tapant “Entrée” sur votre clavier.
5. Cliquez sur l’icône “Configurateur”

Ligne par nomenclature dans une Demande Interne (IR) – Configurateur

6. Sélectionnez l’onglet “Sélection de la Nomenclature”.

7. Indiquez la nomenclature du produit dans les champs “Type Principal”, “Groupe”, “Famille” et éventuellement “Origine”.

8. Cliquez sur le bouton “Sauver et Fermer”.

Ligne par nomenclature dans une Demande Interne (IR) – Nomenclature

9. La colonne “Produit” apparaitra vide sur l’écran principal de l’IR.

10. Les niveaux de nomenclature ainsi que le commentaire aideront la coordination ou l’ESC à définir le produit souhaité et à créer une fiche produit pour celui-ci si besoin.

Ligne par nomenclature dans une Demande Interne (IR)

Notez que le champ “Commentaire remplaçant le produit” peut également être utilisé sur des lignes de commande codifiées. Il peut être utile pour clarifier d’avantage une demande. Ce commentaire sera transmis vers tous les documents ultérieurs au cours du processus d’approvisionnement (cette remarque est également valable pour les commentaires inclus sur les lignes de FOs et POs).

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.2 LU-SU3101: COMMANDES: Demandes Internes (DI - Internal Request(IRs) -> B. LU-SU3101 Comment créer une Demande Interne (IR)

Comment créer une Demande Interne (IR)

Allez à: Commandes / Commandes / Demandes Internes

1. Cliquez sur le bouton “Créer“.
2. Entrez le nom du demandeur dans le champ “Demandeur“.
3. Entrez la “Zone de Demande“. Il s’agit de la zone de destination, là où les marchandises doivent être livrées. Vous pouvez entrer une zone interne existant par défaut dans UniField (LOG/MED), un stock intermédiaire, une unité de consommation interne ou une unité de consommation externe.

NB: Ces différents types de zone sont expliquées en détails dans le chapitre Entrepôt. Dès le départ, il est important de déterminer correctement la destination finale des produits, là où ils seront livrés, car cette information sera transmise tout au long du processus d’approvisionnement – et ce jusqu’à la livraison – et aura une incidence sur d’autres transactions comme la Livraison Entrante (IN) ou le Bon de Livraison (OUT) (voir LU-SU4101 Livraisons Entrantes et LU-SU4105 Bons de Livraison dans le chapitre Entrepôt).

4. Entrez la date (de livraison) souhaitée dans le champ “Date demandée” en utilisant le calendrier situé à droite de ce champ (i.e. la date à laquelle le demandeur souhaite recevoir la marchandise).

5. Comme “Origine”, vous pouvez indiquer une information expliquant ce qui a déclenché la création de l’IR (référence du formulaire de demande papier, référence d’un e-mail,…).

6. Sélectionnez une catégorie via la liste déroulante disponible dans le champ “Catégorie de la commande“. Entrer une catégorie appropriée vous aidera par la suite à classifier correctement vos Demandes Internes. Notez que si vous essayez d’introduire sur une IR un produit dont le type principal ne correspond pas à la catégorie de la commande (e.g. si vous tentez d’introduire un produit MED sur une IR de catégorie “Logistique”), le système vous enverra un message d’avertissement non bloquant.

Message d’avertissement sur une Demande Interne

7. Si l’IR est créée suite à un inventaire réalisé au préalable, vous pouvez entrer dans le champ “Date de Prise de Stock” la date à laquelle cet inventaire a été réalisé. Cette information sera utile par la suite afin de mesurer des indicateurs clés de performance (ICPs ou KPIs).

8. Dans le champ “Details” field, vous pouvez entrer le nom de la commande ou tout autre détail de la demande interne (IR) qui sera transféré dans les documents suivants, y compris l’OUT (ou le Pick s’il est converti).

9. Sur l’onglet “Notes”, vous pouvez entrer une description de l’IR si nécessaire. Ce texte apparaitra sur le fichier PDF si vous décidez d’imprimer l’IR (mais ne sera pas transféré sur les documents ultérieurs).

10. Insérez manuellement l’une après l’autre les lignes de commande en cliquant sur le bouton “Créer” situé sur l’onglet “Produits” ou toutes en même temps en cliquant sur le bouton “Ajouter plusieurs lignes” disponible sur ce même onglet.

1. • Bouton “Créer”: entrez le code produit (en tout ou en partie) ou (une partie de) la description du produit dans le champ “Produit” et sélectionnez le produit que vous souhaitez. Une alternative est de cliquer sur la loupe afin d’ouvrir l’écran “Rechercher Produits”. Recherchez et sélectionnez le produit souhaité en utilisant les filtres disponibles (Description, Nomenclature,…).
   • Bouton “Ajouter plusieurs lignes”: cliquez sur “Ajouter” dans la fenêtre “Ajouter plusieurs produits” et recherchez les produits que vous souhaitez via l’écran “Rechercher Produits”. Utilisez les filtres adéquats : Nomenclature, Description, Code, Listes, Catalogues,… Sélectionnez les produits souhaités en noircissant la case à cocher au début de la ligne de chacun de ces produits et cliquez sur “Sélectionner” pour ajouter les produits cochés à la liste des produits à inclure sur l’IR. Une fois que vous avez sélectionné tous vos produits, cliquez sur “Ajouter”. Notez que les quantités peuvent déjà être introduites sur la fenêtre “Ajouter plusieurs produits”.

NB: Nous verrons plus tard qu’il est également possible d’importer des lignes de commande depuis un fichier Excel (via le bouton “Importer des lignes”). Cela peut grandement faciliter l’encodage car les demandeurs transfèrent souvent leurs requêtes au département appro via des fichiers Excel.

Ajout de ligne(s) sur une Demande Interne (IR)

1. Si vous souhaitez introduire une ligne avec un produit générique (non codifié) qui sera spécifié (codifié) ultérieurement, entrez sa description dans le champ “Commentaire remplaçant le produit” (voir plus bas pour d’avantages de détails sur ce type de ligne de commande). Ce commentaire sera transmis à travers tous les documents appro, depuis la demande initiale jusqu’à la livraison. Notez que ce champ est également disponible sur les lignes de commande codifiées et peut être utilisé pour clarifier d’avantage la demande. Ce commentaire sera imprimé sur la version PDF de l’IR si la ligne n’est pas codifiée mais ne sera pas imprimé si la ligne est codifiée.
2. Sur la ligne de produit, vérifiez et changez l’Unité de Mesure si nécessaire. Cela n’est généralement pas nécessaire car la plupart des produits sont gérés en pièces (PCE).
3. Entrez la quantité demandée dans le champ “Quantité (UDM)”.

NB: Notez que la « Quantité » et le « Prix Unitaire » ont un nombre de chiffres limités (mais la limite reste très large et un message d’erreur vous informera en cas de dépassement).

1. Entrez un prix unitaire ou modifiez le prix proposé par le système si besoin. Le prix proposé par le système vient de la fiche de données de base du produit. Notez que ce prix ne sera pas transmis vers les documents ultérieurs (et ne sera donc visible que sur l’IR).
2. Dans le champ “Notes“, vous pouvez entrer une information supplémentaire si besoin. Cette information apparaitra si vous imprimez l’IR en PDF mais ne sera pas transmise vers les documents ultérieurs.
3. Si vous souhaitez modifier la méthode d’approvisionnement (Du stock/Sur commande) proposée par le système (et venant de la fiche DBP), modifiez la dans le champ “Approvisionnement-Méthode”. Notez que cette méthode sera fixée de manière définitive à l’étape de sourcing de la commande (dans l’OST).
4. La date de prise de stock peut être spécifiée au niveau de la ligne car des inventaires peuvent avoir été réalisés à des dates différentes selon les produits.
5. Sauvez la ligne en cliquant sur l’icône représentant une disquette située à droite de la ligne de commande ou en tapant “Entrée” sur votre clavier.
6. Si vous souhaitez ajouter d’autre lignes, répétez les étapes 9 à 17 autant de fois que nécessaires.
7. Cliquez sur le bouton “Sauvegarder” en haut de l’écran pour sauvegarder votre Demande Interne (IR).
8. Optionnellement, vous pouvez cliquer sur “Arrondir la Qté à la QcS”(voir LU-SU3401 pour d’avantages de détails sur cette fonctionnalité).
9. La Demande Interne est sauvegardée dans le statut “Brouillon” et toutes ses lignes ont le statut “Brouillon”.

Ajout d’une ligne de commande sur une Demande Interne (IR)

Dans le cas où vous avez fait une erreur et souhaitez supprimer certaines lignes de commande, vous pouvez le faire en cliquant sur la croix rouge (“Supprimer”, uniquement disponible en mode édition) située sur la droite d’une ligne que vous souhaitez supprimer ou en sélectionnant plusieurs lignes (via les cases à cocher situées à gauche de ces lignes) et en cliquant sur le bouton “Supprimer” situé en haut des lignes de commande (ce bouton apparait en mode édition si vous sélectionnez au moins une ligne de commande via sa case à cocher).

Edition d’une Demande Interne (IR) “Brouillon”

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.2 LU-SU3101: COMMANDES: Demandes Internes (DI - Internal Request(IRs) -> A. LU-SU3101 Introduction

Introduction

Une Demande Interne (IR) est un document utilisé pour exprimer les besoins d’un demandeur. C’est la version électronique du formulaire de demande papier (Request Form). Elle doit être utilisée conformément aux procédures de votre OC. Les besoins peuvent provenir d’un utilisateur projet comme d’un utilisateur de la coordination. Cette IR va générer la plupart des documents appro nécessaires à la livraison des produits vers l’instance qui a émis cette IR, et vers la zone de demande indiquée sur l’IR. Une IR doit être contrôlée et validée avant d’être traitée à travers l’Outil de Sourcing des Commandes (et être confirmée).

Processus de traitement d’une Demande Interne (IR)

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.2 LU-SU3101: COMMANDES: Demandes Internes (DI - Internal Request(IRs)

LU-SU3101: COMMANDES: Demandes Internes (DI – Internal Request(IRs)

A. Introduction

B. Comment créer une Demande Interne (IR)

C. Comment creer une Demande Interne incluant des lignes par Nomenclature

D. Comment mettre à jour modifier une Demande Interne (IR)

E. Comment importer des lignes sur une Demande Interne (IR)

F. Comment exporter une Demande Interne (IR)

G. Comment valider une Demande Interne (IR)

H. Comment annuler ou supprimer une Demande Interne (IR)

I. Comment supprimer une ligne d’une Demande Interne (IR)

J. Comment faire le suivi d’une Demande Interne (IR)

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.1 APERCU DU CHAPITRE : Commandes, Achats et Reporting

APERCU DU CHAPITRE : Commandes, Achats et Reporting

Ce chapitre couvre les différents types de commandes disponibles sur UniField, ainsi que chacune des différentes étapes du processus de sourcing et d’approvisionnement (via un achat ou depuis le stock). Ce processus démarre avec une expression du besoin qui peut être couvert par un achat, le stock, un prêt,… et peut impliquer des partenaires internes (et donc la synchronisation) ou externes.

Il est essentiel de comprendre comment sont traitées les commandes de produits sur UniField, car une commande peut passer par différentes étapes avant que le produit n’atteigne sa destination finale. Toutes les étapes, et ce jusqu’au point de réception du produit, sont détaillées dans ce chapitre.

Le chapitre traite également de la relation entre projets et coordination et du rôle que peut jouer la synchronisation dans le flux de commandes entre ces derniers.

Ce chapitre introduit graduellement les différentes fonctionnalités d’ UniField nécessaires à la gestion de l’approvisionnement en commençant par les Demandes Internes, puis en continuant avec l’Outil de Sourcing des Commandes avant de se concentrer sur les Commandes de Terrain et sur les Bons de Commande. Etant donné que, sur UniField, ces fonctionnalités sont très interconnectées, il n’a pas été possible de les cloisonner complètement dans différentes unités d’apprentissage. C’est la raison pour laquelle certaines fonctionnalités comme les Commandes de Terrain ou les Bons de Commande sont déjà évoquées avant leur unité d’apprentissage dédiée.

Depuis la version 7.0 de UniField (UF7.0, introduite en Janvier 2018), les documents utilisés dans l’approvisionnement (Demandes Internes –Internal Requests ou DI/IR–, Commandes de Terrain –Field Orders ou CT/FO– et Bons de Commande –Purchase Orders ou BdC/PO–) peuvent être gérés en entête (pour l’ensemble du document) ou à la ligne (pour une ligne particulière du document). Il s’agit d’un changement majeur qui a été introduit sur UniField pour permettre –notamment– le sourcing partiel et la confirmation partielle.

A travers ce chapitre, vous rencontrerez beaucoup d’acronymes. Ils sont principalement utilisés pour raccourcir des mots anglais mais sont utilisés dans le manuel en version anglaise comme dans celui en version française (i.e. vous trouverez l’acronyme PO –pour Purchase Order– dans la version française du manuel afin de désigner un Bon de Commande). Dans la table ci-dessous, vous trouvez les principaux acronymes utilisés dans ce chapitre et leur signification. Les acronymes français, tout comme les noms des documents en français dans une moindre mesure, sont peu utilisés. On leur préfère les acronymes et noms de documents en anglais. Dans le logiciel, les références (numéros) des documents comportent d’ailleurs presque toujours l’acronyme anglais du document (e.g. 18/IR00019, 18/HQ/MW101/FO00033, 18/HQ/MW101/PO00045,…), indépendamment de la langue dans laquelle le logiciel est utilisé.

La langue dans laquelle UniField est développée est l’anglais. Le logiciel est ensuite traduit en français. C’est la raison pour laquelle vous pourriez retrouver certains termes en anglais (dans des écrans, sur des messages,…) même si vous êtes connecté en français. La traduction du logiciel se fait en continu et certaines améliorations doivent encore être apportées de ce côté.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats

4.1 APERCU DU CHAPITRE: Commandes, Achats et Reporting

4.2 COMMANDES: Demandes Internes (DI – Internal Request(IRs)

4.3 COMMANDES: Outil de Sourcing des Commandes (Order Sourcing Tool – OST)

4.4 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders – FOs)

4.5 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders – FOs) – Spécificités Généralités

4.6 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders – POs) – Généralités

4.7  ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders – POs) – Spécificités

4.8 ACHATS: Appels d’Offres (Tenders/CFTs) et Demandes de Devis (Requests for Quotations/RFQs)

4.9 RAPPORT: Rapport d’Approvisionnement

4.10 FONCTIONNALITES AVANCEES : Approvisionnement – Fonctionnalités Avancées