Category: Commandes et Achats

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.8 ACHATS: Appels d'Offres (Tenders/CFTs) et Demandes de Devis (Requests for Quotations/RFQs)

4.8 ACHATS: Appels d’Offres (Tenders/CFTs) et Demandes de Devis (Requests for Quotations/RFQs)

A. LU Introduction

B. Comment créer un Appel d’Offres (CFT) manuellement

C. Comment créer et envoyer des Demandes de Devis (RFQs)

D. Comment annuler & re-sourcer des lignes d’une RFQ générée depuis l’OST

E. Comment mettre à jour une Demande de Devis (RFQ)

F. Comment mettre à jour une Demande de Devis (RFQ) envoyée à un fournisseur par import de fichier

G. Comment comparer les offres des fournisseurs sur un Appel d’Offres (CFT)

H. Comment annuler & re-sourcer un Appel d’Offres (CFT)

I. Comment créer des Bons de Commande (POs) depuis un Appel d’Offres (CFT) ou une Demande de Devis (RFQ)

J. Comment mettre à jour une fiche produit (onglet fournisseurs) depuis un Appel d’Offres (CFT)

K. Comment importer des lignes sur un Appel d’Offres (CFT)

L. Comment exporter des lignes depuis un Appel d’Offres (CFT)

M. Comment importer des lignes sur une Demandes de Devis (RFQ)

N. Comment exporter des lignes depuis une Demande de Devis

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.7 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Spécificités -> G. LU-SU3202 Comment créer un Bon de Commande (PO) – Liste d'Achats (PL)

Comment créer un Bon de Commande (PO) – Liste d’Achats (PL)

Ce type de PO est utilisé quand une avance opérationnelle est prise auprès de la finance pour acheter des biens sur le marché local. C’est pour cette raison que le fournisseur par défaut est “Local Market”. Cependant, si vous avez créé le fournisseur en question dans le système, vous pouvez modifier le champ fournisseur et saisir celui-ci à la place du “Local Market”. Généralement, les montants ne sont pas significatifs par rapport au budget total. La création d’une liste d’achats (PL) est similaire à celle d’un PO, sauf que le type de commande sera “Liste d’Achats”. Renseignez-vous auprès de votre OC quant aux procédures spécifiques de validation, car le PO doit être validé avant l’achat des produits. Le cas échéant, les produits peuvent être achetés et le PO peut être ensuite modifié de façon à inclure le prix réellement payé si celui-ci diffère du prix initialement estimé. Finalement, le PO sera alors confirmé. Une fois le PO (PL) confirmé, le département des finances sera en mesure de lier le paiement à l’avance opérationnelle (référez-vous au module Supply-Finance dans le manuel Finance pour plus de détails).

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande

1. Créer un nouveau PO en cliquant sur le bouton “Créer”.
2. Comme “Type de Commande”, sélectionnez “Liste d’Achats”.
3. Remplissez les autres informations d’entête (catégorie de la commande, priorité, détails,…).
4. Le champ “Fournisseur” est initialisé avec “Local Market” mais vous pouvez le modifier si vous souhaitez indiquer un autre fournisseur.
5. Ajouter les lignes de commandes manuellement ou par import de fichier (en incluant produits, quantités, dates de livraison souhaitée,…).
6. Entrez une distribution analytique.
7. Sauvegardez le PO.

PO de type “Liste d’Achats” (PL)

Selon les procédures en place sur votre mission, ce PO peut être imprimé en PDF et utilisé pour l’obtention de l’avance opérationnelle auprès de la finance.

Notez qu’une ligne de PO de type PL ne doit être confirmée qu’après l’introduction du prix final dans le système. Cela peut signifier (référez-vous aux procédures de votre OC) que la ligne de PO de type PL ne sera confirmée qu’après achat des produits. Dans ce cas, la livraison entrante ne sera créée qu’après l’arrivée des produits. Il peut donc être intéressant d’informer le responsable de l’entrepôt au préalable afin qu’il/elle soit préparé(e) à recevoir les marchandises.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.7 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Spécificités -> F. LU-SU3202 Comment créer un Bon de Commande (PO) pour recevoir un prêt

Comment créer un Bon de Commande (PO) pour recevoir un prêt

Pour emprunter une quantité de stock à une autre instance (e.g. en cas de rupture de stock temporaire tandis que le réapprovisionnement est en cours, ou pour satisfaire un besoin ponctuel) ou à un partenaire externe, l’instance requérante (emprunteur) doit créer un PO de prêt.

Dans le cas d’un prêt interne, comme pour tout autre PO, une fois validé et synchronisé, ce PO de prêt générera une FO du côté de l’instance fournisseur (prêteur). Cependant, et de façon à agir comme rappel des deux côtés, le système créera aussi un PO de prêt du côté du prêteur quand le FO sera sourcé (en général depuis le stock). La FO correspondante sera créée du côté de l’emprunteur, une fois le PO validé et synchronisé par le prêteur. Ceci a pour but de rappeler que les produits doivent être retournés à la date convenue.

Dans le cas d’un prêt accordé par un fournisseur externe, la FO créée sert de rappel, une fois le PO confirmé.

Un PO de prêt ne sera jamais créé depuis l’OST; il sera toujours créé manuellement (“from scratch”) ou par synchronisation.

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande

1. Créer un nouveau PO en cliquant sur le bouton “Créer“.
2. Comme “Type de Commande“, sélectionnez “Prêt“.
3. Remplissez les autres informations d’entête (catégorie de la commande, priorité, détails,…).
4. Dans le champ “Durée du Prêt“, entrez le nombre de mois pendant lesquels vous souhaitez emprunter les marchandises. Si vous souhaitez emprunter différents produits pour différentes durées, entrez ici la durée la plus courte ou créez différents POs. Le système se basera sur le nombre de mois indiqué dans ce champ pour calculer la date à laquelle les articles prêtés devront être retournés. Celle-ci sera reprise dans les PO ou FO qui seront créés à cet effet, une fois le PO initial confirmé.
5. Comme “Fournisseur“, sélectionnez l’instance qui prêtera les produits (ou un fournisseur externe si les biens sont empruntés à l’extérieur).
6. Ajouter les lignes de commandes manuellement ou par import de fichier (en incluant produits, quantités, dates de livraison souhaitée,…).
7. Entrez une distribution analytique (optional).

PO de type “Prêt”

8. Confirmer la commande, un document de “rappel” sera automatiquement généré par le système (FO dans ce cas), le système ajoutera le type de raison “Retour de Prêt” à ce document et à tous les documents de transport qui suivront. La même logique s’applique à la création d’un FO de prêt pour prêter des produits ; lorsque le FO de prêt est traité, une commande de type “Retour de Prêt” est automatiquement créée.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.7 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Spécificités -> E. LU-SU3202 Comment créer un Bon de Commande (PO) pour recevoir une donation en nature

Comment créer un Bon de Commande (PO) pour recevoir une donation en nature

Un PO de type “Donation en Nature” est un PO qui reprend des produits offerts gratuitement par des donateurs, définis dans le système comme partenaires externes (e.g. moustiquaires données par l’Unicef).

Notez que la donation en nature (au contraire de la donation normale et de la donation avant expiration) ne peut pas être initiée depuis un FO, ce qui est logique vu que les partenaires externes n’utilisent pas UniField.

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande

1. Créer un nouveau PO en cliquant sur le bouton “Créer”.
2. Comme “Type de Commande”, sélectionnez “Donation en Nature”.
3. Remplissez les autres informations d’entête (catégorie de la commande, priorité, détails,…).
4. Comme “Fournisseur”, sélectionnez le partenaire externe qui donnera les marchandises (le donateur).
5. Ajouter les lignes de commandes manuellement ou par import de fichier (en incluant produits, quantités, dates de livraison souhaitée,…)
6. Entrez une distribution analytique.
7. Sauvegardez le PO.

In Kind Donation PO

Notez que pour pouvoir valider le PO, le partenaire doit avoir un “Compte Fournisseur Donation” défini sur sa fiche partenaire (donnée de base). Vérifiez avec la finance quels comptes doivent être utilisés si vous avez un doute.

Fiche partenaire – Onglet “Comptabilité”

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.7 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Spécificités -> D. LU-SU3202 Comment créer un Bon de Commande (PO) pour recevoir une donation avant expiration

Comment créer un Bon de Commande (PO) pour recevoir une donation avant expiration

Le processus est similaire à celui de la création d’un PO pour donation normale (voir ci-dessus). La principale différence est que les produits sont donnés parce qu’ils vont bientôt expirer et ont peu de chances d’être utilisés à temps, là où ils se trouvent actuellement. Les étapes de la création d’un PO pour une donation avant expiration sont exactement les mêmes que celles pour une donation normale, si ce n’est que le type de commande doit être “Donation avant expiration”.

PO de type “Donation avant expiration”

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.7 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Spécificités -> C. LU-SU3202 Comment créer un Bon de Commande (PO) pour recevoir une donation normale

Comment créer un Bon de Commande (PO) pour recevoir une donation normale

En général, un processus de donation est initié par l’instance donatrice (i.e. via une FO). Cependant, l’instance réceptrice peut aussi créer un PO manuellement (“from scratch”) pour recevoir des marchandises.

Les POs de type “donation normale” ne seront jamais créés par l’OST; ils doivent être créés soit par la synchronisation, soit manuellement (“from scratch”).

Si le processus débute sur l’instance donatrice (i.e. avec une FO), le client doit être un partenaire interne, un partenaire inter-mission, un partenaire inter-section ou un partenaire (client) externe. Si le processus débute sur l’instance réceptrice (i.e. avec un PO), le fournisseur doit être une autre instance (i.e. un partenaire interne, un partenaire inter-mission ou un partenaire inter-section).

Des marchandises peuvent être données ou reçues via une donation normale quand elles ne sont plus nécessaires ou lorsqu’un projet ou une mission ferme.

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande

1. Créer un nouveau PO en cliquant sur le bouton “Créer”.
2. Comme “Type de Commande”, sélectionnez “Donation normale”.
3. Remplissez les autres informations d’entête (catégorie de la commande, priorité, détails,…).
4. Comme “Fournisseur”, sélectionnez l’instance qui donnera les marchandises (l’instance donatrice).

PO de type “Donation normale”

5. Ajouter les lignes de commandes manuellement ou par import de fichier (en incluant produits, quantités, dates de livraison souhaitée,…)

6. Entrez une distribution analytique.

7. Sur l’onglet “Livraison & Facturation” du PO, vérifiez l'”Adresse de destination” (liée à l’instance réceptrice)

8. Enregistrez le PO en cliquant sur le bouton “Sauvegarder” situé en haut de l’écran principal du PO.

9. Le PO peut ensuite être imprimé et signé pour accord par la personne appropriée, et ensuite validé.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.7 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Spécificités -> B. LU-SU3202 Comment créer un Bon de Commande Directe (DPO)

Comment créer un Bon de Commande Directe (DPO)

Un Bon de Commande Directe (DPO) est un PO pour lequel les produits doivent être livrés non pas à l’instance qui a généré le DPO (d’ordinaire la coordination), mais à celle (souvent un projet) qui a émis la demande initiale (en général via un PO régulier). Un DPO ne peut pas être créé manuellement (“from scratch”) mais doit obligatoirement être créé depuis l’OST. Les fournisseurs autorisés sur un DPO sont les partenaires externes ou les ESCs (mais pas les partenaires internes). Notez que l’instance qui génère le DPO et l’instance qui recevra la marchandise doivent faire partie de la même mission.

Dans les exemples ci-dessous, on part d’une situation où une FO validée est disponible. Cette FO peut avoir été créée manuellement (from scratch/FO poussée) ou via la synchronisation (FO tirée, créée depuis un PO synchronisé à partir de l’instance demandeuse).

Allez à: Commandes / Commandes / Outil de Sourcing des Commandes

1. Sourcer la FO sur commande vers un DPO.

Sourcing d’un FO vers un DPO

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande

1. Retrouvez le DPO (qui sera dans le statut “Brouillon”).
2. Vérifiez que le type de commande est bien “Bon de Commande Directe”.
3. Vérifiez les autres informations d’entête et modifiez-les si nécessaire (catégorie de la commande, priorité, détails,…)
4. Vérifiez que le fournisseur est correct.
5. Vérifiez que la FO indiquée dans le champ “Document d’origine” est correcte.

DPO créé depuis l’OST

6. Cliquez sur l’onglet “Livraison & Facturation” et vérifiez les détails du “Partenaire de destination” (i.e. instance – en général un projet – où les marchandises devraient être livrées en direct).

DPO – Onglet Livraison & Facturation

Les étapes suivantes sont exactement les mêmes que pour un PO normal (validation, confirmation,…)

Nous verrons dans le chapitre Entrepôt comment les DPOS sont réceptionnés.

Notez qu’une facture dans le statut “Brouillon” sera créée dès que le DPO sera confirmé sur l’instance où il a été généré, mais aucune livraison entrante (IN) ne sera créée sur cette instance. La livraison entrante (IN) sera disponible sur l’instance réceptrice de la marchandise, dans le statut “Disponible expédié”. Après réception de ce IN, le DPO devra être clôturé manuellement.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.7 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Spécificités -> A. LU-SU3202 Introduction

Introduction

Il est parfois nécessaire d’utiliser des Bons de Commande (POs) d’un type spécifique, afin de faciliter la réception d’une donation ou d’un prêt ou encore de demander à un fournisseur d’envoyer directement la marchandise vers une autre instance.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.7 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Spécificités

4.7 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders – POs) – Spécificités

A. LU Introduction

B. Comment créer un Bon de Commande Directe (DPO)

C. Comment créer un Bon de Commande (PO) pour recevoir une donation normale

D. Comment créer un Bon de Commande (PO) pour recevoir une donation avant expiration

E. Comment créer un Bon de Commande (PO) pour recevoir une donation en nature

F. Comment créer un Bon de Commande (PO) pour recevoir un prêt

G. Comment créer un Bon de Commande (PO) – Liste d’Achats (PL)

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.6 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Généralités -> R. LU-SU3201 Comment utiliser le rapport d’allocation des lignes d’un Bon de Commande (PO)

Comment utiliser le rapport d’allocation des lignes d’un Bon de Commande (PO)

Ce rapport sert à vérifier l’allocation analytique des comptes de charges liés à des produits commandés. Ce rapport peut être généré sur l’instance et exporté.

Les filtres permettent de restreindre l’analyse à un ou plusieurs POs. La sélection peut être exportée en PDF ou en Excel. Utilisez les cases à cocher pour décider ce que vous souhaitez exporter en PDF. Si vous exportez les données vers Excel, sélectionnez les colonnes que vous souhaitez voir dans le rapport.

Pour générer un rapport d’allocation des lignes d’un PO en Excel

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Rapport d’allocation des lignes du BC

1. Utilisez les filtres pour restreindre la sélection des commandes si nécessaire.
2. Par défaut, seules les 20 premières lignes apparaissent sur l’écran. Utilisez le filtre situé au-dessus de la table “Allocation de la ligne du Bon de Commande” si vous souhaitez afficher davantage de lignes. Notez que les cases à cocher situées à gauche des lignes ne sont utiles que pour l’export vers PDF.

Rapport d’allocation analytique des lignes du PO

3. Cliquez sur “Exporter” dans le panneau de droite et sélectionnez les informations que vous souhaitez exporter. Assurez-vous que la case “Export all query results” soit cochée.

Rapport d’allocation analytique des lignes du PO – Export vers Excel

4. Cliquez sur “Exporter vers un fichier” pour générer le fichier.

Rapport d’allocation analytique des lignes du PO – Export Excel

Pour générer un rapport d’allocation des lignes d’un PO en PDF

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Rapport d’allocation des lignes du BC

1. Utilisez les filtres pour restreindre la sélection des commandes si nécessaire.
2. Cochez les cases situées à gauche des lignes de PO que vous souhaitez exporter en PDF.
3. Dans le panneau de droite, cliquez sur “Allocation – Rapport” (sous “Rapports”) pour générer le fichier

Rapport d’allocation analytique des lignes du PO – Export vers PDF

Rapport d’allocation analytique des lignes du PO – Export PDF

Pour voir la vue globale des données d’un rapport d’allocation des lignes de commande :

Allez à: Achats / Gestion des achats / Bons de Commande

1. Cliquez sur la case à cocher située en face du bon de commande dont vous voulez voir le rapport de répartition des lignes.
2. Dans le menu d’action à droite, cliquez sur “Rapport d’allocation” (sous Liens) pour voir les données.