Category: Commandes et Achats

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.5 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) - SpécificitésGénéralités -> B. LU-SU3104 Comment créer une Commande de Terrain (FO) de type Donation avant expiration

Comment créer une Commande de Terrain (FO) de type “Donation pour éviter les pertes”

Cette catégorie de FO est utilisée pour initier une donation de produits à un autre partenaire pour des produits qui ne seront pas utilisés par l’instance et qui seraient considérés comme une “perte”,  (par exemple parce qu’ils ont une date de péremption courte et qu’il est peu probable qu’ils soient utilisés à temps par leur propriétaire actuel).

Pour en savoir plus sur les dates d’expiration et sur les méthodes d’identification des produits qui sont sur le point d’expirer, veuillez consulter l’unité d’apprentissage LU-SU4303 Gestion des dates d’expiration.

Allez à: Commandes / Commandes / Commandes de terrain

1. Créez une FO manuellement (voir “Comment créer une Commande de Terrain (FO) manuellement” dans l’unité d’apprentissage précédente). Le processus est exactement le même, mis à part le type de commande.
2. Comme “Type de Commande” de la FO, choisissez l’option “Donation pour éviter les pertes” plutôt que “Normal”.
3. Dans le champ “Client”, introduisez le partenaire (interne, externe, inter-mission ou inter-section) à qui vous souhaitez donner la marchandise.
4. Ajoutez les produits que vous souhaitez donner.
5. Validez la FO créée. Notez qu’à cette étape, le système modifie (si besoin) la méthode d’acquisition à “Du stock”.
6. Sourcez la FO dans l’Outil de Sourcing des Commandes

Donation pour éviter les pertes

Notez que pour valider une “Donation pour éviter les pertes”, vous n’êtes pas obligés d’introduire une Distribution Analytique.

Notez que si le client est une autre instance (i.e. partenaire interne, inter-mission ou inter-section), la validation du FO entrainera (après synchronisation des deux instances) la création d’un PO de type “Donation pour éviter les pertes” sur l’instance où les marchandises seront reçues.

Dans l’exemple ci-dessus, la donation est initiée par le “donneur”. Si le “receveur” est une autre instance, le processus de donation peut aussi être initié par le “receveur” via la création manuelle d’un PO de type “Donation pour éviter les pertes” sur son instance. Cependant, dans la plupart des cas, le processus de donation sera initié par le “donneur”.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.5 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) - SpécificitésGénéralités -> A. LU-SU3104 Introduction

Introduction

Il peut arriver qu’un projet ou une coordination possède une quantité excessive de produits en stock qu’il/elle ne pourra pas utiliser (ce qui peut être coûteux en termes de stockage) ou qui sont sur le point d’expirer. Une solution à ce problème consiste à faire don de ces produits ou à les prêter à un partenaire qui pourra les utiliser (avant qu’ils n’expirent).

Pour enregistrer ces mouvements de produits dans le système, il faut recourir à des Commandes de Terrain (FOs), documents qui permettent de sortir des biens d’une instance. Les FOs spécifiques qui doivent être utilisées dans ce cas sont: la Donation avant expiration, la Donation normale et le Prêt.

Ces 3 types de FOs peuvent avoir pour client un partenaire interne, un partenaire externe mais aussi un partenaire inter-mission ou inter-section (mais pas un ESC). Pour permettre l’inclusion d’un partenaire comme client sur une FO, il faut le cocher comme “Client” sur sa fiche partenaire (donnée de base).

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.5 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) - Spécificités Généralités

4.5 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders – FOs) – Spécificités Généralités

A. LU Introduction

B. Comment créer une Commande de Terrain (FO) de type Donation avant expiration

C. Comment créer une Commande de Terrain (FO) de type Donation normale

D. Comment créer une Commande de Terrain (FO) de type Prêt

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) -> L. LU-SU3103 Comment faire le suivi des Commandes de Terrain (FOs)

Comment faire le suivi des Commandes de Terrain (FOs)

Les commandes de terrain doivent être suivies régulièrement pour s’assurer que toutes les demandes du terrain soient traitées dans les délais et éviter d’avoir des demandes en attente ou “oubliées“.

Le “Tableau de bord du Gérant des commandes” (Commandes/Commandes) et la liste générale des FOs également appelée écran “Rechercher: Commandes de terrain” (Commandes/Commandes/Commandes de terrain) fournissent déjà certaines informations utiles: statut, pourcentage prélevé, client, référence client, responsable,…

Liste générale des FOs également appelée écran “Rechercher: Commandes de terrain”

Le Suivi Commande de Terrain donne davantage de détails sur la situation d’une Commande Terrain (FO) spécifique. Notez que ce rapport n’a pas été maintenu. Il est préférable d’éviter de l’utiliser.

Allez à: Commandes / Commandes / Suivi Commande de Terrain

1. Dans la fenêtre contextuelle, l’utilisateur peut rechercher la commande souhaitée par “Référence interne” ou par “Référence client“. Recherchez et sélectionnez la Commande Terrain désirée.
2. Cliquez sur le bouton “Aller sur suivi”.
3. Le système affichera toutes les informations concernant la commande sélectionnée, y compris les informations de sourcing et de livraison entrante et sortante.

Suivi Commande de Terrain

Ce suivi peut être rafraichi à tout moment grâce au bouton “Mettre à jour“. Il peut également être exporté vers Excel (bouton “Export Excel“) ou PDF (bouton “Export PDF).

La plupart du temps, vous souhaiterez faire le suivi de plusieurs FO pour un partenaire spécifique. Dans ce cas, vous utiliserez un rapport appelé “Export Suivi Commande Terrain” disponible dans Commandes / Commandes. Ce rapport peut être généré en Excel ou PDF. Cette fonctionnalité vous permettra de faire le suivi des reliquats (back-orders) de vos différents clients.

Allez à: Commandes / Commandes / Export Suivi Commande Terrain

1. Compléter les champs “Date de début” et “Date de fin” pour limiter le nombre de FOs sélectionnées.
2. Sélectionnez un “Partenaire” et/ou une référence de commande (“Ref Commande“).
3. Cochez une ou plusieurs cases “Statut Commande” si besoin.
4. Cochez une ou plusieurs cases “Catégories de Commande” si besoin.
5. Cochez une ou plusieurs cases “Types de Commande” si besoin.
6. Cochez la case “MSL/MML Non Conforme” si vous ne souhaitez visualiser que les lignes de commande qui ne sont pas conformes au MSL/MML.
7. Cochez la case “Seulement les lignes des commandes en cours (PDF) si vous ne souhaitez visualiser que les lignes de commande qui n’ont pas encore été livrées au demandeur (notez que ce paramètre ne fonctionne que pour le format PDF).
8. Cochez la case “Inclure les notes de la commande de terrain (PDF)” si vous souhaitez que les commentaires des lignes de commande (FO) soient affichés dans l’export PDF.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) -> K. LU-SU3103 Comment annuler une ligne spécifique d'une Commande de Terrain (FO)

Comment annuler une ligne spécifique ou plusieures lignes d’une Commande de Terrain (FO)

Il y a deux façons différents d’annuler des lignes dans une Commande de Terrain (FO)

1- Pour annuler plusieures lignes, vous pouvez sélectionner les lignes, et puis utilisez le bouton “Annuler des lignes”:

•  Sur un FO en état Brouillon, sélectionnez les lignes que vous souhaitez annuler, puis cliquez sur le bouton “Annuler des lignes“

• La fenêtre “Annuler des lignes” va s’ouvrir avec la sélection de produits choisie
• Pour confirmer que toutes les produits affichés dans la fenêtre “Annulez des lignes” doivent être annulés, cliquez sur le bouton “Annuler les lignes sélectionnées” ces lignes seront annulées du document.

2- Pour annuler une ligne spécifique, vous pouvez utiliser la croix rougne sur la droite:

Si vous devez annuler une ligne d’une commande de terrain (FO) avec statut Brouillon, utilisez la croix rouge située à droite de cette ligne.

La commande de terrain (FO) conservera son statut “Brouillon” mais la ligne annulée passera au statut “Annulé“.

Si la FO a été créée par synchronisation, depuis un PO créé (et validé) sur une autre instance, ce PO gardera son statut “Validé” mais la ligne annulée sur la FO prendra le statut “Annulé” sur le PO.

PO avec une ligne annulée sur l’instance du client

Notez qu’une ligne de FO dont le statut est Brouillon (-p) ou Validé (-p) peut être annulée. Une ligne de FO déjà sourcée ne peut pas l’être. A ce stade, l’annulation devra se faire sur le document ultérieur (e.g. PO ou PICK).

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) -> J. LU-SU3103 Comment annuler une Commande de Terrain (FO)

Comment annuler une Commande de Terrain (FO)

Si la coordination n’est pas d’accord avec une commande passée par un projet ou si elle n’est pas capable de répondre à la demande, la FO devra être annulée. Au niveau projet, le PO correspondant sera alors annulé automatiquement après synchronisation.

Allez à: Commandes / Commandes / Commandes de terrain

1. Sélectionnez la FO à annuler en cliquant sur la ligne appropriée pour l’ouvrir. La FO devrait être dans le statut “Brouillon”. Cliquez ensuite sur le bouton “Annuler le document” situé au bas de l’écran principal de la FO. Le système vous avertira que vous êtes sur le point d’annuler, confirmez si vous souhaitez annuler.

Annulation d’une Commande de Terrain “Brouillon”

2. La FO passera au statut “Annulé” (au niveau entête). Vous constaterez que ses lignes n’apparaissent plus. C’est parce qu’elles sont aussi passées au statut “Annulé”. Vous pourrez les afficher en utilisant le filtre en liste déroulante situé en haut de la table “Commande de terrain – Lignes”. Ce filtre permet de cacher les lignes annulées (“Hide cancelled”), d’afficher toutes les lignes (“Show all”) ou de ne montrer que les lignes annulées (“Show cancelled only”)

La FO passe au statut “Annulé”

Les lignes annulées peuvent être montrées si vous utilisez le filtre approprié.

3. Si la FO a un partenaire interne comme client, après synchronisation des deux instances, le PO correspondant sur l’instance de client passera également au statut “Annulé” avec toutes ses lignes au statut “Annulé”.

PO annulé sur l’instance du client

Notez que les FOs dont le statut est “Brouillon” ou “Validé” peuvent être annulées mais une FO qui a déjà été sourcée ne peut pas être annulée. A ce stade, l’annulation devra se faire sur le document ultérieur (e.g. PO ou PICK).

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) -> I. LU-SU3103 Comment confirmer (une ligne d')une Commande de Terrain (FO) à travers l'Outil de Sourcing des Commandes (OST)

Comment confirmer (une ligne d’)une Commande de Terrain (FO) à travers l’Outil de Sourcing des Commandes (OST)

Le plus souvent, les lignes de FO devront passer par l’OST pour être confirmées. L’OST permet de sourcer des commandes terrain de manière partielle (i.e. sourcer certaines lignes d’une FO et laisser les autres en attente).

Si une ligne de FO est sourcée “du stock”, un bon de picking sera créé et la ligne sourcée passera au statut “Confirmé”.

Si une ligne de FO est sourcée “sur commande”, un document d’achat (PO,CFT,RFQ) sera créé (ou modifié) et la ligne de FO passera au statut “Sourcé”.

La FO même (au niveau entête) changera de statut en fonction du statut de ses lignes.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) -> H. LU-SU3103 Comment valider une Commande de Terrain (FO)

Comment valider une Commande de Terrain (FO)

Allez à: Commandes / Commandes / Commandes de terrain

1. Ouvrez la FO que vous souhaitez valider en cliquant sur la ligne appropriée.
2. Complétez la Commande de Terrain en ajoutant une distribution analytique si cela n’a pas encore été fait (le processus de distribution analytique est décrit dans l’unité d’apprentissage LU-SU3201 PO Généralités). Si toutes les lignes de la commande ont la même distribution analytique, ajoutez-la en entête via le bouton
3. Si les lignes n’ont pas toutes la même distribution analytique, ajoutez-la au niveau de chaque ligne en cliquant sur l’icône 
4. Si votre utilisateur dispose des droits requis, vous pouvez valider la FO au niveau entête ou au niveau ligne.
5. Pour valider une FO au niveau entête, cliquez sur le bouton “Validater le document” situé en bas de l’écran principal de la FO
6. Pour valider une ligne spécifique, cliquez sur le bouton vert, situé sur la droite de la ligne que vous souhaitez valider.
7. Pour valider plusieurs lignes (mais pas toutes), sélectionnez les lignes que vous souhaitez valider via les cases à cocher situées à leur gauche et cliquez ensuite sur le bouton vert situé en haut à droite des lignes de commande (à côté de “STATE”)

Validation d’une FO au niveau entête

Validation d’une seule ligne d’une FO

Validation de plusieurs lignes d’une FO

Note: Une ligne de FO ne peut pas être validée si son prix est à zéro (hormis pour les prêts et donations).

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) -> G. LU-SU3103 Comment exporter une Commande de Terrain (FO)

Comment exporter une Commande de Terrain (FO)

Allez à: Commandes / Commandes / Commandes de terrain

1. Cochez la case située à gauche de la ligne correspondant à la FO que vous souhaitez exporter.
2. Le panneau de droite s’ouvre.
3. Cliquez sur l’option “Exportation en Excel des commandes de terrain”.
4. La FO peut être exportée vers Excel avec le format suivant:

Export d’une FO en Excel

Vous pouvez également imprimer une FO en PDF pour, par exemple, la faire valider par signature. Sélectionnez pour cela l’option “Commande Terrain” sur le panneau de droite. Notez que la langue dans laquelle le PDF est généré dépend de la langue du client de la FO (nb : cela sera corrigé dans une prochaine version).

Export d’une FO en PDF

Note 1: Il est possible de sélectionner plusieurs FOs en même temps sur l’écran “Rechercher: Commandes de terrain”) en cochant plusieurs cases. Elles peuvent ensuite toutes être exportées en une étape vers Excel (vous obtiendrez une FO par feuille). Notez que cette option n’est pas possible pour les exports en PDF (alors qu’elle l’est pour les IRs).

Note 2: L’export vers Excel et PDF peut également être fait depuis la FO même car les options ” Exportation en Excel des commandes de terrain ” et “Commande Terrain” y sont également disponibles dans le panneau de droite (sous “Rapports”).

Note 3: Si vous exportez vers Excel, les commentaires éventuellement inclus dans la colonne “Commentaire” de l’écran principal de la FO apparaitront dans la colonne “Commentaire” du fichier Excel. Notez que les notes introduites sur l’onglet “Notes” des lignes de la FO ne sont pas exportées vers Excel.

Note 4: Si vous exportez en PDF, au niveau entête, les notes introduites sur l’onglet “Autres informations” de la FO, apparaitront (au bas du PDF, derrière “REMARQUES”). Au niveau ligne, les commentaires introduits sur l’onglet “Sélection de la Nomenclature” des lignes de la FO apparaitront (dans la colonne “Commentaire” du PDF) mais les notes introduites sur l’onglet “Notes” des lignes de la FO n’apparaitront pas.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) -> F. LU-SU3103 Comment importer des lignes sur une Commande de Terrain (FO)

Comment importer des lignes sur une Commande de Terrain (FO)

Il est possible d’importer toutes les lignes d’une FO en une étape plutôt que devoir les encoder manuellement l’une après l’autre. Les informations de la FO (produits, quantités, prix unitaires,..) doivent être disponible sur un fichier Excel (au format XML Spreadheet 2003) qui pourra être importé sur la commande.

Le fichier doit être au format suivant (ordre et titres des colonnes importants):

Import de lignes sur une FO

Allez à: Commandes / Commandes / Commandes de terrain

1. Ouvrez une FO existante ou créez-en une nouvelle.
2. Cliquez sur le bouton “Importer des lignes”.
3. Cliquez sur le bouton “ajouter une pièce jointe” puis sur “Browse” et recherchez sur l’ordinateur le fichier que vous souhaitez importer.
4. Sélectionnez le fichier souhaité et cliquez sur “Ouvrir”.
5. Cliquez ensuite sur le bouton “Importer le fichier” puis sur “Mettre à jour” jusqu’à ce que le “% terminé” atteigne 100%. Un message indique alors si les lignes ont bien été importées.
6. Cliquez sur le bouton “Fermer la fenêtre”.
7. Sauvegardez la FO.

Notez que des commentaires peuvent également être importés sur la FO si vous remplissez la colonne “Commentaire” du fichier Excel. Ces commentaires apparaitront alors dans la colonne “Commentaire” sur l’écran principal de la FO et pourront être modifiés sur la fenêtre “Commande de terrain – Lignes”, onglet “Sélection de la Nomenclature” si besoin, en éditant les lignes de commande.

Notez que des lignes par nomenclature peuvent également être importées depuis un Excel vers une FO. Pour ce faire, laissez la colonne “Code Produit” (ainsi que la colonne “Description Produit”) du fichier Excel vide et remplissez la colonne “Commentaire”. Après l’import du fichier, vous devrez compléter les lignes par nomenclature et ajouter les niveaux de nomenclature obligatoires. Vous pourrez le faire en éditant ces lignes et en ouvrant l’onglet “Sélection de la Nomenclature” de la fenêtre ” Commande de terrain – Lignes”, où vous pourrez également modifier le commentaire si besoin.

Pour obtenir un modèle de format Excel nécessaire pour effectuer ce type d’import, vous pouvez simplement exporter une FO existante comme expliqué à la section suivante. Il vous faudra cependant supprimer les 4 dernières colonnes du fichier Excel généré (“Justification Code”, “Justification Coordination”, “HQ Remarks” and “Justification Y/N”) pour pouvoir l’utiliser comme modèle.