Comment importer des lignes sur une Livraison Entrante
Si une Livraison Entrante est créée manuellement (from scratch), plutôt que d’entrer toutes les lignes du IN une par une manuellement, vous pouvez choisir de les importer depuis un fichier Excel. Notez que ce fichier doit être au format XML Spreadsheet 2003 et être organisé de la manière suivante.
Format Excel pour import sur une Livraison Entrante
Import d’un fichier Excel sur une Livraison Entrante
4. Cliquez sur le bouton “ajouter une pièce jointe”.
5. Cliquez sur “Browse” et sélectionnez sur votre ordinateur le fichier que vous souhaitez importer sur la Livraison Entrante. Notez que depuis cet écran (Importations de lignes), si vous cliquez sur le bouton “Enregistrer sous…”, vous pouvez générer un modèle de fichier qui peut être importé sur les INs.
6. Cliquez “Open”.
7. Cliquez sur le bouton “Importer le fichier”.
8. Si besoin, cliquez sur le bouton “Mettre à jour” jusqu’à ce que la barre de progression”% terminé” atteigne 100%.
9. Vérifiez le résultat de l’import sous “Information”.
10. Cliquez sur le bouton “Ferme la fenêtre”.
11. Le système affiche l’écran principal du IN avec les lignes importées.
Fichier Excel importé sur une Livraison Entrante
Notez que le fichier importé peut inclure des numéros de lots (BN) et des dates d’expiration (ED) en fonction des articles importés. Le cas échéant, des numéros de lots seront créés sur l’instance et seront visibles via Entrepôt / Traçabilité / Numéros de Lot. Comme nous le verrons plus tard, ces numéros de lot sont en fait des données de base car ils peuvent être réutilisés dans d’autres transactions.
Même dans le cas d’un PO entièrement confirmé, il se peut que le fournisseur décide de livrer les produits/quantités confirmés en plusieurs étapes. Dans ce cas, vous traiterez partiellement la Livraison Entrante afin d’enregistrer les produits/quantités délivrés (tout en gardant les autres en back-order). Si une Livraison Entrante est traitée partiellement, le système créera automatiquement un nouveau IN (au statut “Clôturé“) sur lequel les articles/quantités reçus seront enregistrés, tandis que le IN original conservera le statut “Disponible” avec les articles/quantités manquants (le back-order). Le IN original restera ouvert (au statut “Disponible“) tant que tous les articles/quantités n’ont pas été reçus.
Notez que plusieurs réceptions partielles pourraient être enregistrées sur un même IN. Dans ce cas, le système répètera le processus décrit plus haut: création d’un nouveau IN pour les produits/quantités reçus (au statut “Clôturé“) et mise à jour du IN original (au statut “Disponible“) pour n’y conserver que les articles/quantités en back-order.
Cliquez sur la Livraison Entrante que vous souhaitez traiter.
Cliquez sur le bouton “Traiter“.
Pour les articles à réceptionner, entrez la quantité reçue en utilisant l’icône représentant un crayon située face à la ligne appropriée et sauvez la ligne en cliquant sur l’icône représentant une disquette située à l’extrême droite de cette ligne. Notez que l’ajout d’un numéro de lot et/ou d’une date d’expiration peut être nécessaire selon l’article reçu.
Réception partielle d’une Livraison Entrante
4. Une fois toutes les lignes à réceptionner mises à jour, cliquez sur le bouton “Traiter” situé au bas de l’écran afin d’enregistrer la réception. Comme la case “Directement en zone requérante” est cochée par défaut, les produits seront transférés directement vers leur destination finale. Cependant, les produits reçus pour des clients externes seront reçus dans la zone (“Transbordement“).
Réception partielle d’une Livraison Entrante
5. Etant donné qu’il reste des produits/quantités non reçues sur cette Livraison Entrante, ceux-ci sont considérés comme back-order. Le système enregistre la réception que vous venez de traiter sur un IN portant le numéro séquentiel suivant (i.e. le système crée un nouveau IN au statut “Clôturé” pour les articles/quantités reçus) et met à jour le IN original, qui conserve le statut “Disponible” et les articles/quantités en back-order. Cet IN original sera à nouveau traité lorsque ces articles seront livrés (complètement ou partiellement).
Nouvelle Livraison Entrante au statut “Clôturé” créée pour enregistrer la réception partielle
Livraison Entrante initiale au statut “Disponible” mise à jour pour conserver les articles/quantités en back-order
Dans le pdf d’exportation de l’IN, notez les calculs des colonnes QTY :
Qté confirmée = Quantité confirmée dans la commande
Qté en attente = Quantité confirmée moins quantité reçue de toutes les lignes IN liées à cette ligne du PO/IN manuel)
Qté reçue = Quantité reçue spécifiquement dans cette IN
Le champ “Livraison en attente” sur le IN original indique la référence de la réception partielle déjà traitée. Cette information est également affichée sur l’écran “Rechercher: Livraison Entrantes“.
Ecran “Rechercher: Livraisons Entrantes” avec informations liées au back-order
Notez que si d’autres réceptions partielles sont traitées sur le même IN original, le même comportement sera répété et les informations sur les back-order seront mises à jour sur les différents INs.
Réception partielle supplémentaire sur une Livraison Entrante
Nouvelle Livraison Entrante au statut “Clôturé” créée pour enregistrer la réception partielle supplémentaire
Livraison Entrante initiale au statut “Disponible” mise à jour pour conserver les articles/quantités en back-order
Ecran “Rechercher: Livraisons Entrantes” avec informations liées au back-order
Une fois la Livraison Entrante reçue complètement (parfois après plusieurs réceptions partielles), le dernier traitement ne génèrera pas la création d’un nouveau IN au statut “Clôturé“, mais clôturera simplement le IN original.
Dernière réception partielle sur une Livraison Entrante
Dernière réception partielle sur une Livraison Entrante
Ecran “Rechercher: Livraisons Entrantes” avec informations liées au back-order
La plupart des Livraisons Entrantes sont générées automatiquement, après confirmation du PO lié (ou d’une ligne de ce PO). Il s’agit du processus standard qui permet d’assurer la continuité entre les différentes transactions.
Cependant, UniField permet également de créer une Livraison Entrante manuellement (from scratch) dans des cas particuliers.
Si approprié, entrez un “Partenaire” (fournisseur). Noter que ce champs n’est modifiable que pour les IN créés manuellement.
Dans le champ “Détails” Entrez le nom du document IN ou si vous avez des informations pour expliquer la création de l’IN. Des explications plus détaillées peuvent également être entrées dans l’onglet “Notes”.
Vérifiez le “Type de Raison” et faites une modification si nécessaire (p.ex. à “Retour de UdC”)
N.B.: il y a trois Types de raison disponsible pour une Livraison Entrante crée manuellement::
1 Approvisionnement Interne
4 Retour de UdC
5 Approvisionnement Externe
Création manuelle d’une Livraison Entrante
6. Sélectionnez la catégorie de commande. La valeur par défaut est vide et l’utilisateur peut sélectionner l’une des options suivantes : Logistique, Médical, Service, Transport ou Autre.
7.Ajoutez les lignes de produit en utilisant le bouton “Créer” situé en haut du tableau “Mouvements de Stock”. Une autre option est d’utiliser le bouton “Ajouter plusieurs lignes” afin d’insérer plusieurs lignes en une étape.
8. Entrez produit et quantité dans la fenêtre “Mouvements de Stock”. Le système vous avertit si l’article est géré par lot et/ou date d’expiration. Si un produit ne correspond pas à la catégorie sélectionnée, l’utilisateur recevra un message d’avertissement non bloquant.
9. Complétez la zone source et la zone destination si nécessaire.
10. Cliquez sur le bouton “Sauvegarder & Fermer” (ou “Sauvegarder & Créer”).
11. Répétez les étapes 5 à 8 pour tous les produits que vous souhaitez inclure dans la Livraison Entrante.
Insertion d’une nouvelle ligne sur une Livraison Entrante
11. Confirmez la Livraison Entrante en cliquant sur le bouton “Confirmer” situé au bas de l’écran principal du IN.
Confirmation d’une Livraison Entrante
12. Après confirmation, le statut de la Livraison Entrante passe à “Disponible”.
Livraison Entrante au statut “Disponible”
N.B.:
Le champ “Type de raison” est obligatoire dans une Livraison entrante crée manuellement. Dans le cas que l’utilisateur sélectionne le Type de raison “Retour de UdC », le champ “Ext CU” devient obligatoire. Cela est cohérent avec la vérification déjà faite lorsque les produits sont ajoutés via fichier import.
Pour des INs avec des retours des Unités de Consommation Externes (ECU) il y a un bouton spécifique pour importer les lignes. Avant que le fichier excel puisse être importé, les champs au niveau de l’entête de l’IN “Ext CU” (ECU) et “Type de raison” et bien entendu la “Date Prévue de Réception” doivent être remplis. Le champ”Type de raison” doit être “Retour de UdC”. Le fichier import a un format spécifique, mais le système fait les mêmes vérifications que la fonctionalité originale pour importer des lignes. Capture d’écran en dessous qui montre le champ obligatoire à remplir et le bouton “Importer Retour d’UdC”.
Une Livraison Entrante peut être exportée en PDF (et imprimée) en sélectionnant l’option “Réception” dans le panneau de droite (sous “Rapports”).
Elle peut également être exportée vers Excel (format XML Spreadsheet 2003) en sélectionnant l’option “XML Export” dans le panneau de droite (sous “Rapports”) bien que cela ne soit possible que pour des Livraisons Entrantes au statut “Clôturé”.
Par défaut, lorsqu’une Livraison Entrante est créée suite à la confirmation d’un PO (ou d’une ligne de PO en cas de confirmation partielle), vous retrouverez toujours sur le IN les produits et quantités confirmés. Cependant, il vous faudra ensuite enregistrer les quantités que vous recevez réellement lors du traitement de la Livraison Entrante (i.e. quand vous recevrez la marchandise).
Notez que si un IN est créé suite à la confirmation partielle d’un PO, ce IN (au statut “Disponible”) reprendra les lignes qui ont été confirmées sur le PO. Si, par la suite, d’autres lignes sont confirmées sur le PO, elles seront ajoutées sur le IN “Disponible”. Tant que ce IN n’a pas été complétement réceptionné, il restera ouvert (au statut “Disponible”) et les confirmations supplémentaires sur le PO correspondant seront ajoutées sur ce IN. Une fois le IN complètement réceptionné, son statut passera à « Clôturé » et une confirmation supplémentaire sur le PO générera la création d’un nouveau IN (au statut “Disponible”).
Vous débouchez sur l’écran “Rechercher: Livraisons Entrantes”. Par défaut, le système ne montre que les INs dont le statut est “Disponible” (filtre activé). Les Livraisons Entrantes apparaissant en noir sont encore dans les temps tandis que celles apparaissant en rouges ne le sont plus (la date de livraison confirmée du PO est dépassée).
Livraisons Entrantes disponibles
2. Cliquez sur la ligne correspondant à la Livraison Entrante (au statut “Disponible”) que vous souhaitez réceptionner.
3. Le IN s’ouvre. Vérifiez si produits et quantités correspondent à ce que vous recevez en réalité.
Livraison Entrante disponible
Sur l’entête du IN vous retrouvez, parmi d’autres informations, la référence de la livraison entrante dans le champ “Référence”, le partenaire qui effectue la livraison (le fournisseur) dans le champ “Partenaire”, la référence de la PO ou du document d’origine (IR ou FO) dans le champ “Origine” ( si nécessaire), le Client dans le champs « Clients/ Ref Clients ».
Sur chaque ligne du IN, vous pouvez voir le code du produit et sa description, la quantité, l’unité de mesure, la zone destination, l’état (qui est “Disponible” tant que la ligne n’a pas été traitée). Des cases à cocher indiquent si le produit est géré par lot, par date d’expiration (EXP), est sensible à la température (GF/KC), est dangereux (MD/DG), est une substance contrôlée (CS). La colonne “Erreur” indique si le produit est inactif (cette case doit être à blanc pour pouvoir réceptionner le produit).
4. Cliquez sur le bouton “Traiter” situé au bas de l’écran pour enregistrer la réception.
Traitement d’une Livraison Entrante
5. Lorsque vous traitez une Livraison Entrante, vous avez deux options principales:
Si vous recevez exactement ce qui est sur le IN “Disponible” (i.e. pas de back-order), cliquez sur le bouton “Copier tout” situé en haut de l’écran pour réceptionner tous les articles en intégralité.
Si vous recevez seulement une partie de ce qui est sur le IN “Disponible”, cliquez sur l’icône représentant un crayon pour chaque ligne à réceptionner, entrez la quantité reçue dans le champ “Quantity to process” et sauvegardez la ligne en cliquant sur l’icône représentant une disquette située à l’extrême droite de la ligne (parfois cachée!) ou en tapant “Entrée” sur votre clavier. Répétez cette opération pour chaque ligne à réceptionner.
Si vous traitez un IN créé suite à la confirmation d’un PO (ou ligne de PO) qui a lui-même été créé manuellement ou via sourcing d’une IR dont la zone de demande = stock, stock intermédiaire ou ICU, la case à cocher “Directement en zone requérante” apparaîtra sur cet écran et sera cochée par défaut. Cela signifie que les marchandises ne resteront pas dans la zone “Entrée” mais seront transférées directement vers leur destination finale. Pour les POs créés manuellement, les produits seront transférés vers le stock (MED ou LOG en fonction de la nomenclature de l’article). Pour les POs créés depuis une IR (via OST), les produits seront transférés directement vers la “Zone de Demande” indiquée sur l’IR (si cette zone est un stock intermédiaire ou une ICU). Dans les deux cas, un Mouvement Interne est automatiquement créé et traité afin de transférer les marchandises de la zone “Entrée” vers la zone destination.
Notez que si vous décochez la case “Directement en zone requérante”, les marchandises seront réceptionnées dans la zone “Entrée” et vous devrez ensuite traiter manuellement le Mouvement Interne (créé automatiquement) pour déplacer les produits reçus de la zone “Entrée” vers leur destination finale.
Si vous traitez un IN concernant des articles qui doivent être envoyés à un client (i.e. un IN lié à un PO créé via sourcing d’une FO ou un IN lié à un PO créé via sourcing d’une IR dont la zone de demande est une ECU), la case à cocher “Directement en zone requérante” n’apparaitra pas et les marchandises seront reçues dans la zone “Transbordement”, prêtes à être transférées vers le client.
Cliquez sur le bouton “Traiter” pour enregistrer la réception des marchandises dans le système ou sur le bouton “Sauvegarder brouillon” si vous n’avez pas mis à jour toutes les lignes mais souhaitez sauvegarder celles qui ont déjà été mises à jour sans pour autant les traiter.
Notez que le bouton “Annuler” (avec la croix rouge, situé au bas de la fenêtre “Produits à Traiter”) permet de fermer cette fenêtre et de revenir à l’écran principal du IN. Un bouton “Reset” peut également apparaitre au bas de cette fenêtre. Il permet de réinitialiser les données éventuellement encodées.
Notez que sur cette fenêtre “Produits à Traiter”, vous pouvez toujours décider de modifier la destination des produits réceptionnés. Vous pouvez le faire en cochant/décochant la case “Directement en zone requérante” ou en modifiant le champ “Destination type”. Etant donné qu’un tel changement peut avoir des conséquences importantes, le système vous avertira de manière appropriée.
Changement de la destination des produits réceptionnés lors du traitement d’une Livraison Entrante
Message d’avertissement donné par le système si vous essayez de réceptionner des produits en cross docking alors qu’ils étaient prévus pour le stock.
Message d’avertissement donné par le système si vous essayez de réceptionner des produits en stock alors qu’ils étaient prévus pour cross docking
2. Une fois la Livraison Entrante traitée, son statut passe à “Clôturé”.
Livraison Entrante au statut “Clôturé”
Comme nous le verrons plus tard, si une Livraison Entrante n’est que partiellement traitée (i.e. partiellement réceptionnée, avec certains articles restant en back-order), un nouveau IN sera créé au statut “Clôturé” pour enregistrer les produits reçus tandis que le IN initial sera mis à jour et restera ouvert (“Disponible”) afin de pouvoir réceptionner les articles resté en back-order dans le futur.
Nous verrons également que si des produits gérés par lot (BN) et/ou par date d’expiration (ED) sont réceptionnés, l’utilisateur devra encoder numéros de lot et dates d’expiration à cette étape (i.e. lors du traitement du IN).
Notez également que le coût d’un produit peut être modifié lors du traitement de la Livraison Entrante. Cependant, cette modification n’impactera que le prix moyen du produit (sur la fiche PMD) et n’aura d’impact ni sur le PO ni sur la facture fournisseur (le cas échéant). Cette option a été développée afin de pouvoir faire face à une situation dans laquelle un fournisseur délivre des produits mais vous informe également à ce point que les prix ont changé.
Veuillez noter que le changement de prix n’est pas possible pour le IN au statut « Disponible expédié » ( sauf via import).
Si le prix d’un produit est modifié lors du traitement du IN, l’icône sera affichée sur le IN “Clôturé” et les détails de la modification seront visibles si vous cliquez sur cette icône
Livraison Entrante au statut “Clôturé” avec détails de modification de prix enregistré lors de son traitement
Si la case “Directement en zone requérante” est restée cochée, les produits sont maintenant arrivés à leur destination finale. Un mouvement Interne depuis la zone de réception (“Entrée”) et vers la zone destination a été automatiquement créé, traité et clôturé.
Mouvement Interne entre la zone “Entrée” et la zone “LOG”
Si la case “Directement en zone requérante” a été décochée, les produits sont maintenant stockés dans une zone de transit appelée “Entrée”. Ils doivent être transférés manuellement vers leur destination finale (après check quantitatif et qualitatif) via le traitement d’un Mouvement Interne (créé par le système) depuis cette zone “Entrée” vers la zone destination. Voir LU-SU4101 “T. Comment transférer les produits réceptionnés depuis la zone “Entrée” vers un stock (zone destination)”.
Supposons qu’une IR est sourcée sur commande (PO).
a) Si la “Zone de Demande” indiquée sur l’IR est un stock, un stock intermédiaire ou une unité de consommation interne, les marchandises seront réceptionnées automatiquement (ou manuellement si vous décochez la case “Directement en zone requérante”) dans cette “Zone de Demande” (via le traitement automatique/manuel d’un Mouvement Interne depuis la zone “Entrée” vers cette “Zone de Demande”) après traitement de la Livraison Entrante.
b) Si la “Zone de Demande” indiquée sur l’IR est une Unité de Consommation Externe, un Bon de Livraison (OUT) au statut “Confirmé” sera généré (en même temps que la création du IN) lorsque le PO (ou une de ses lignes) sera confirmé afin de préparer la livraison au client. Le statut de ce OUT passera à “Disponible” une fois le IN traité et les marchandises reçues en cross docking. Le OUT sera finalement traité afin de délivrer les marchandises depuis la zone source (“Transbordement”) vers la zone destination (ECU indiquée comme zone de demande sur l’IR). Le OUT ne sera jamais traité automatiquement.
En résumé, les Mouvements Internes (INT) sont utilisés lors de la livraison de marchandises vers des zones internes tandis que les Bons de Livraison (OUT) sont utilisés lors de la livraison de marchandises vers des zones externes (également appelées zones partenaires).
A ce stade, le tableau ci-dessous peut déjà aider à comprendre comment les INs sont créés lorsqu’un PO est confirmé et quelles sont les conséquences du traitement de ces INs. Notez que nous reviendrons sur ceci en détails lorsque les sujets liés seront introduits.
PO
Zone destination sur le IN
Zone destination finale
Document pour deuxième étape
PO créé manuellement
Entrée
LOG/MED (en fonction du type principal du produit)
INT (1)
PO créé depuis le sourcing d’une IR (dont la Zone de Demande = stock, stock intermédiaire ou ICU)
Entrée
Zone de Demande de l’IR
INT (1)
PO créé depuis le sourcing d’une FO
Transbordement
Partenaire
PICK (2)
PO créé depuis le sourcing d’une IR (dont la Zone de Demande = ECU)
Transbordement
Zone de Demande de l’IR
OUT (2)
(1) Traité automatiquement si la case Directement en zone requérante est laissée cochée.
(2) Doit être traité manuellement.
Si votre IN est liée à un PO adressé à un fournisseur interne (une autre instance), un statut supplémentaire sera utilisé: “Disponible expédié”. Une Livraison Entrante dont le partenaire est une autre instance ne doit pas être traité au statut “Disponible” mais uniquement au statut “Disponible expédié”.
Ce statut signifie que l’instance fournisseur a validé/envoyé l’expédition (i.e. elle est au statut “Clôturé”) et que la synchronisation a été effectuée des deux côtés. Après synchronisation, le statut de votre IN évolue de “Disponible” à “Disponible expédié” et les informations de ce IN (quantités, numéros de lots, dates d’expiration, informations de colisage -podi , volumes , colis…) sont mises à jour en fonction de ce qui est expédié.
Si vous essayez de traiter un tel IN alors qu’il est toujours au statut “Disponible”, vous recevrez le message d’avertissement suivant.
Message d’avertissement si un IN dont le statut n’est pas encore “Disponible expédié” est traité
Note: Pour une réception liées à un DPO (Bon de Commande Directe)
Bien que les lignes de produits ne puissent pas être mises à jour depuis l’instance fournisseur, les INs liés à un DPO de la coordination verront leur statut passer à “Disponible expédié” une fois le DPO confirmé du côté coordination et la synchronisation effectuée des deux côtés.
Si vous décidez de réceptionner ou même annuler le IN lié, qui a le statut “Disponible expédié” au niveau projet, ce changement de statut/traitment de l’IN sera transmit au DPO à la Coordo une fois synchronisé. Ceci déclenchera des changements sur les documents Finance, Bon d’Engagement Fournisseur et Facture Fournisseur.
Pour le cas d’une Commande de Terrain (FO) qui a un client Partenaire Externe, si cette FO est sourcée vers un fournisseur externe sur DPO, il n’y aura pas de IN à réceptionner dans le flux. Dans ce cas, le bouton “Valider la Réception” sur le PO (DPO) en statut Confirmé sera disponible pour faire cette action et clôturer le flux supply.
La fonctionalité Annuler & Ressourcer n’est pas disponible pour ce cas spécifique mais il y aura un message d’avertissement affiché pour l’expliquer.
Possibilité de valider la réception d’un DPO avec client externe
Un aperçu des changements réalisés par la synchronisation sur les Livraisons Entrantes est disponible via Synchronisation / Monitoring / PO/FO/Shipment Logs
Les zones destination des INs ont déjà été expliquées en détails. Si un IN est créé suite à la confirmation d’un PO (ou d’une ligne de PO), la zone source de ce IN sera “Autre Fournisseur” si le PO est adressé à un fournisseur externe ou un ESC; elle sera “Fournisseur MSF” si le PO est adressé à une autre instance UniField.
Une Livraison Entrante (IN) fait référence à toute livraison attendue d’un partenaire, qu’il soit un partenaire interne (coordination ou projet), externe (un fournisseur), ESC (une centrale d’achat européenne de MSF), inter-mission (une coordination de votre propre OC) ou inter-section (une coordination d’un autre OC). Une Livraison Entrante est généralement créée automatiquement (au statut “Disponible”) suite à la confirmation d’un Bon de Commande/PO (ou ligne de PO en cas de confirmation partielle du PO) afin de préparer la réception, même si les marchandises pourraient seulement être livrées par le fournisseur dans plusieurs semaines/mois. La Livraison Entrante créée reprendra les mêmes informations (produits, quantités, fournisseur, date prévue de réception,…) que celles du Bon de Commande (ou ligne de PO) correspondant.
Notez qu’une Livraison Entrante peut également être créée manuellement mais il ne s’agit pas du processus classique et cette création manuelle de IN ne sera utilisée que dans des circonstances particulières.
Les produits reçus via une Livraison Entrante sont souvent réceptionnés dans la zone “Entrée” (qui est une zone dans laquelle une analyse quantitative et qualitative des produits reçus peut être réalisée) et ensuite transférés vers une autre zone (là où les produits sont attendus). Par défaut, le système utilise la réception en “une étape”, mais l’utilisateur peut activer la réception en “deux étapes” en décochant la case “Directement en zone requérante” (et dans ce cas l’utilisateur devra alors effectuer la seconde étape manuellement via un Mouvement Interne (INT) depuis la zone “Entrée” vers la zone de destination finale).
Une autre option est de réceptionner les produits dans la zone “Transbordement” et de les transférer ensuite vers une autre destination (partenaire interne ou unité de consommation interne) via un autre mouvement.
Une Livraison Entrante est en réalité un mouvement depuis une zone source vers une zone destination. La zone source sera généralement “Autre Fournisseur” ou “Fournisseur MSF” tandis que la zone destination sera “Entrée” ou “Transbordement”.
Une Livraison Entrante est très souvent associée à un Mouvement Interne (INT créé automatiquement et traité soit manuellement soit automatiquement) qui est un autre type de mouvement. La zone source de ce mouvement sera “Entrée” tandis que sa zone destination sera la destination finale des marchandises (stock, ICU,…).
Une Livraison Entrante peut également être associée à un Bon de Livraison (OUT créé automatiquement et toujours traité manuellement) qui est un autre type de mouvement. La zone source de ce mouvement sera “Transbordement” tandis que sa zone destination sera la destination finale des marchandises (ECU, “Client MSF”, “Autre Client”).
Enfin, une Livraison Entrante peut être associée à un Bon de Picking (PICK créé automatiquement et traité manuellement) qui est encore un autre type de mouvement. La zone source de ce mouvement sera “Transbordement” tandis que sa zone destination sera la zone “Packing”, utilisée pour préparer les colis qui seront envoyés vers d’autres instances.
Comment revoir un Segment Parent de Réapprovisionnement
Aller à : Entrepôt /Règles de Réapprovisionnement / Configuration/ Segment de Réappro Parent
Comme vous pouvez le voir dans l’exemple ci-dessous, le chiffre “2” de la colonne Segment indique le nombre de Segment créés pour ce Segment Parent (i.e. : lié spécifiquement à ce Segment de Réappro Parent).
Onglet Paramètres
Si vous cliquez sur l’onglet Paramètres, vous obtiendrez l’écran suivant (voir l’image ci-dessous) où en plus des informations entrées à la création (voir chapitre D. Comment créer un Segment de Réappro. Parent) vous pourrez voir les “Segment Réappro” créés par la suite.
Onglets “Information Zone”
Le Segment de Réappro Parent regarde seulement la même zone de config. zone. Ainsi, tous les Segments “enfants” sous ce Segment Parent utiliseront la même config zone.
Vous pouvez voir dans l’onglet “Information Zone”, comme illustré ci-dessous, qu’il y a le Stock MED sous la zone instance actuelle et EPREP MED PPM au niveau projet. L’on peut aussi voir la Description Config Zone qui a été saisi à l’étape précédente de Configuration Zone. Il y a aussi l’instance principale OCBHT101 et la Zone Requérante de la DI (IR) (MED), ce qui signifie que la DI sera toujours générée avec la zone de Demande au niveau parent (i.e.: les biens seront livrés à la zone « MED »).
Comment créer une réclamation depuis un Mouvement Interne (après réception dans la zone “Entrée”)
Etant donné que la zone “Entrée” est utilisée pour réaliser des contrôles quantitatifs et qualitatifs suite à la livraison d’un fournisseur, les réclamations sont souvent créées lorsque les produits transitent par cette zone. Cela n’est possible que si la case “Directement en zone requérante” n’est pas cochée lors du traitement de la Livraison Entrante.
Repérez et ouvrez le Mouvement Interne créé par le traitement de la Livraison Entrante (avec la case “Directement en zone requérante” non cochée).
Cliquez sur le bouton “Traiter”.
Transférez les marchandises conformes vers leur destination finale mais ne transférez pas les marchandises non conformes. Le système crée (traite et clôture) un nouveau INT avec les produits conformes, tandis que le INT initial reste ouvert (back-order) avec les produits non conformes.
Traitement du Mouvement Interne
Transfert des marchandises conformes vers leur destination finale
INT initial avec marchandises non conformes en back-order
Nouveau INT avec marchandises conformes au statut “Clôturé”
4. Sur le INT initial, cliquez à nouveau sur le bouton “Traiter”.
5. Sur l’écran “Produits à Traiter”, cliquez sur le bouton “Copier tout” si toutes les lignes et quantités restantes justifient une réclamation. Dans le cas contraire, utilisez les icônes représentant un crayon et sélectionner les produits/quantités pour lesquels vous souhaitez créer une réclamation.
6. Cochez la case “Enregistrer une Réclamation Fournisseur”.
Traitement des marchandises non conformes
7. S’il est vide, complétez le champ “Fournisseur”.
8. Comme “Type de Réclamation”, sélectionnez l’une des options suivantes dans la liste déroulante:
“Accepter”, si vous décidez d’accepter les marchandises
“Mettre en quarantaine”, si vous souhaitez mettre les marchandises non conformes en quarantaine
“Rebuts”, si vous souhaitez détruire les marchandises non conformes
“Return”, si vous retournez les marchandises non conformes au fournisseur
“Return (surplus)” si vous retournez des marchandises au fournisseur parce qu’une quantité excessive a été livrée
9. Cochez la case “Replacement expected for Claim” si le fournisseur a donné son accord pour remplacer les produits non conformes.
10. Utilisez l’onglet “Description de la réclamation” pour entrer une description de la réclamation.
Demande de remplacement des marchandises non conformes
Notez que si vous souhaitez créer différents types de réclamation pour un même INT (e.g. si vous souhaitez retourner une partie des marchandises mais en détruire une autre), vous devez répéter la transaction plusieurs fois.
Cliquez sur le bouton “Traiter”.
INT au statut “Annulé”
Avec les options sélectionnées plus haut (type de réclamation = Return et remplacement des marchandises demandées), le système:
Annule le INT
Crée une réclamation fournisseur avec un évènement et traite cet évènement
Crée un Bon de Picking (PICK-return) pour prélever les marchandises non conformes depuis la zone “Entrée” et les retourner au fournisseur
Crée une Livraison Entrante (IN-replacement) pour le remplacement des marchandises
Met à jour la fiche du fournisseur (onglet “Réclamations”) pour enregistrer qu’une réclamation a été adressée à ce fournisseur
APERCU DU CHAPITRE : Livraisons, Gestion du Stock et Reporting
Le présent chapitre aborde toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion de l’entrepôt. Il est divisé en trois parties: livraisons (entrantes et sortantes), gestion du stock et reporting.
La partie consacrée aux livraisons se penche sur la réception (IN) et l’expédition (OUT) de produits dans UniField. Elle traite des livraisons partielles, de la réception de produits alternatifs, de la livraison de produits avec dates d’expiration et numéros de lots, du picking, du colisage, de l’expédition,… Le système propose une large gamme de fonctionnalités pour traiter ce type d’opérations liées à l’entreposage.
La partie consacrée à la gestion du stock explique toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion d’un entrepôt avec UniField. Elle traite des mouvements de produits d’une zone à l’autre, de la gestion des réclamations fournisseurs, de l’enregistrement de la consommation de produits, de la gestion des kits, des inventaires,…
La partie consacrée au reporting se focalise sur les rapports disponibles dans UniField permettant de tracer un produit, d’analyser sa consommation ou d’étudier la situation du stock.
Les réceptions (IN) et livraisons (OUT) sont en réalité des mouvements d’une zone à l’autre. Comme nous le verrons, de nombreuses transactions utilisées dans la gestion de l’entrepôt déclenchent la création d’un mouvement. Un mouvement a toujours une zone source et une zone destination.
La gestion des stocks dans UniField s’apparente à un système à double entrées en comptabilité. Les niveaux de stocks (quantités en stock) n’apparaissent et ne disparaissent pas par magie au sein de l’entrepôt, elles sont transférées d’une zone vers une autre et, comme en comptabilité, le système à double entrées offre l’avantage de pouvoir tracer les stocks manquant ou inexacts car vous pouvez tracer les mouvements d’un produit et rechercher quelles sont les zones source/destination.
Dans UniField, la gestion des stocks est basée sur une structure hiérarchique des zones de stockage, depuis l’entrepôt jusqu’aux stocks intermédiaires et aux unités de consommation (en fonction de la configuration de l’entrepôt). UniField a la capacité de gérer numéros de lots et dates d’expiration, afin d’assurer la conformité aux exigences de traçabilité.
L’entrepôt est conçu pour refléter des zones physiques et non-physiques à partir desquelles vous pouvez livrer des produits à vos clients et dans lesquelles vous pouvez réceptionner des produits en provenance de vos fournisseurs. En outre, étant donné que les zones de stock sont organisées de façon hiérarchique, vous pouvez y effectuer des analyses à différents niveaux de détail.
UniField utilise les concepts de stock “virtuel” (qui peut être interprété comme “stock futur”) et de stock “disponible” (qui peut être interprété comme “stock non-réservé”). Ces concepts sont très utiles pour avoir un aperçu sur la disponibilité future et actuelle de produits.
A travers ce chapitre, vous rencontrerez beaucoup d’acronymes. Ils sont principalement utilisés pour raccourcir des mots anglais mais sont utilisés dans le manuel en version anglaise comme dans celui en version française (i.e. vous trouverez l’acronyme PPL –pour Pre Packing List– dans la version française du manuel afin de désigner une Liste de Pré-Colisage). Dans le tableau ci-dessous, vous trouvez les principaux acronymes utilisés dans ce chapitre et leur signification.
Les acronymes français, tout comme les noms des documents en français dans une moindre mesure, sont peu utilisés. On leur préfère les acronymes et noms de documents en anglais. Dans le logiciel, les références (numéros) des documents comportent d’ailleurs presque toujours l’acronyme anglais du document (e.g. 18/HQ/MW101/PO00045, PPL/00033-01, OUT/00028,…), indépendamment de la langue dans laquelle le logiciel est utilisé.
La langue dans laquelle UniField est développée est l’anglais. Le logiciel est ensuite traduit en français. C’est la raison pour laquelle vous pourriez retrouver certains termes en anglais (dans des écrans, sur des messages,…) même si vous êtes connecté en français. La traduction du logiciel se fait en continu et certaines améliorations doivent encore être apportées de ce côté.
English
EN
French
FR
Incoming Shipment
IN
Livraison Entrante
LE
Internal Move
INT
Mouvement Interne
MI
Location
Zone
Intermediate Stock
IS
Stock Intermédiaire
SI
Internal Consumption Unit
ICU
Unité de Consommation Interne
UCI
External Consumption Unit
ECU
Unité de Consommation Externe
UCE
Cross docking
CD
Transbordement
Expiry Date
ED
Date d’expiration
DE
Batch Number
BN
Numéro de Lot
NL
Location Requestor
Zone de Demande
Requesting Location
Zone Requérante
Picking Ticket
PICK
Bon de Picking
PICK
Main PICK
PICK principal
Sub PICK
PICK secondaire
Pre-Packing List
PPL/PACK
Liste de Pré-Colisage
Shipment
SHIP
Expédition
Main SHIP/Shipment
SHIP principal/Expédition
Sub SHIP/Shipment List
SHIP secondaire/Liste d’Expédition
Delivery Order
DO/OUT
Bon de Livraison
BL
Average Monthly Consumption
AMC
Consommation Moyenne Mensuelle
CMM
Forecasted Monthly Consumption
FMC
Planification de Consommation Mensuelle
PCM
Average Real Consumption
RAC
Consommation Moyenne Réelle
CMR
Real Consumption Report
RCR
Rapport de Consommation Réelle
RCR
Monthly Consumption Report
MCR
Rapport de Consommation Mensuelle
RCM
Historical Consumption Report
HCR
Rapport de Consommation Historique
RCH
Initial Stock Inventory
ISI
Inventaire de Stock Initial
ISI
Physical Inventory
PI
Inventaire Physique
IP
Theorical Kit Composition List
TKCL
Composition Théorique de Kit
CTK
Kit Composition List
KCL
Liste de Composition du Kit
LCK
Vertical Integration
VI
Intégration Verticale
IV
e-packing list
liste de colisage électronique
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située face à la ligne appropriée et sauvez la ligne en cliquant sur l’icône représentant une disquette 
située à l’extrême droite de cette ligne. Notez que l’ajout d’un numéro de lot et/ou d’une date d’expiration peut être nécessaire selon l’article reçu.
pour chaque ligne à réceptionner, entrez la quantité reçue dans le champ “Quantity to process” et sauvegardez la ligne en cliquant sur l’icône représentant une disquette 
située à l’extrême droite de la ligne (parfois cachée!) ou en tapant “Entrée” sur votre clavier. Répétez cette opération pour chaque ligne à réceptionner.
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Onglets “Information Zone”
