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Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.6 LU-SU4105 Bons de Livraison (OUT) -> D. LU-SU4105 Comment traiter un Bon de Livraison

Comment traiter un Bon de Livraison

Un Bon de Livraison ne peut être traité que si son statut est “Disponible“, ce qui est le cas quand au moins une de ses lignes est “Disponible“.

Si le OUT est créé suite au sourcing d’une IR du stock, son statut est “Disponible” si au moins une de ses lignes est “Disponible” en stock. Dans le cas contraire, le OUT a le statut “Pas Disponible“ et la zone source de toutes les lignes est “Stock”.

Si le OUT est créé suite au sourcing d’une IR sur commande (PO), il n’est créé que quand le PO (ou une de ses lignes) est confirmé. Le statut de ce OUT est alors “Pas Disponible“. Ses lignes ont le statut “Pas Disponible” et leur zone source est “Transbordement“. Le statut des lignes du OUT passent à “Disponible” dès que les lignes de IN correspondantes sont réceptionnées en cross-docking. En conséquence, le statut du OUT passe également à “Disponible“.

Si le OUT est créé suite à la conversion d’un PICK “Disponible“, il est créé au statut “Disponible“.

D’autres situations sont également possibles impliquant un sourcing mixte (requête sourcée en partie du stock et en partie sur commande) et des disponibilités différentes (certaines lignes du OUT au statut “Disponible” et certaines au statut “pas Disponible”), la confirmation partielle de POs, la réception partielle de POs, etc…

Notez que dans tous les cas, vous pouvez forcer la disponibilité. Cela aura des conséquences sur le statut des lignes du OUT et/ou sur le statut du OUT.

Si le bon de livraison a été créé à partir d’une demande interne (IR), le “Type de raison” sera “Unité de livraison“. Si le bon de livraison a été créé à partir une commande de terrain (FO), le “Type de raison” sera “Livraison partenaire“.

Allez à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons / Bons de Livraison

Par défaut, le filtre “Disponible” est activé, et seuls les Bons de Livraison au statut “Disponible” sont affichés. Notez que dans l’exemple ci-dessous, une IR avec Zone de Demande = ECU est sourcée sur commande (PO). Ce PO est confirmé et le IN lié est partiellement réceptionné.

1. Ouvrez le Bon de Livraison que vous souhaitez traiter. Son statut doit être “Disponible“.

Bon de Livraison au statut “Disponible”

2. Cliquez sur le bouton “Traiter“.

Traitement d’un Bon de Livraison au statut “Disponible”

La zone source est “Transbordement“. Les quantités déjà réceptionnées en transbordement sont “Disponible“, tandis que les quantités non réceptionnées sont “Pas Disponible“. Notez le message apparaissant en jaune dans l’écran ci-dessus.

3. Sur l’écran “Produits à Traiter“, sélectionnez les produits et les quantités que vous souhaitez traiter en cliquant sur le bouton “Copier tout” ou en utilisant les icônes représentant un crayon. Si nécessaire, complétez la référence d’actif, le kit, le numéro de lot et/ou la date d’expiration en éditant les lignes et en cliquant sur l’icône représentant une disquette après modification.

Traitement d’un Bon de Livraison au statut “Disponible”

Notez que tous les produits/quantités disponibles sur l’écran “Bons de Livraison” sont transférés vers l’écran “Produits à Traiter“. C’est la signification du message jaune de l’écran précédent.

Le bouton “Sauvegarder brouillon” permet de enregistrer les données saisies au cas où vous ne souhaiteriez pas traiter le OUT aussitôt.

4. Cliquez sur le bouton “Traiter“.

Traitement d’un Bon de Livraison au statut “Disponible”

Bon de Livraison après traitement (back order)

Bon de livraison après traitement (produits/quantités traités)

Si le OUT est entièrement traité, il passe simplement au statut “Expédié”.

Si le OUT est seulement partiellement traité (comme c’est le cas dans l’exemple ci-dessus), un back-order est créé. Les produits/quantités traités sont enregistrés sur un nouveau OUT dont le statut est “Expédié“, tandis que le OUT initial reste ouvert (au statut “Confirmé“) afin de pouvoir traiter les produits et quantités qui seront reçus en cross-docking dans le futur.

A nouveau, un scénario parmi d’autres a été choisi ici pour illustrer le traitement d’un Bon de Livraison. Les alternatives possibles incluent sourcing du stock, conversion d’un PICK vers un OUT, situations sans back-order,…

Notez que si vous devez modifier la zone source d’une ligne de OUT dont le statut est “Disponible“, il est possible de le faire. Indiquez d’abord la ligne comme “Pas Disponible” (en cliquant sur la flèche jaune pour annuler la disponibilité). Cliquez ensuite sur l’icône représentant un crayon pour éditer la ligne et modifier la zone source. Finalement, vérifiez la disponibilité du OUT en cliquant sur le bouton “Vérifier Disponibilité” situé en bas de l’écran.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.6 LU-SU4105 Bons de Livraison (OUT) -> C. LU-SU4105 Comment créer un Bon de Livraison manuellement

Comment créer un Bon de Livraison manuellement

La plupart des Bons de Livraison sont générés automatiquement, après la confirmation d’une ligne d’IR dont la “Zone de Demande” est une ECU ou après la conversion d’un Bon de Picking en Simple Sortie.

Cependant, UniField permet de créer un Bon de Livraison manuellement dans des cas spécifiques. Notez qu’il ne s’agit pas du processus standard. Référez-vous aux procédures de votre OC pour savoir si et quand la création de OUT manuelle est autorisée.

Allez à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons / Bons de Livraison

1. Cliquez sur le bouton “Créer“.
2. Saisissez un “Partenaire“.
3. Saisissez une “Date d’Expédition Prévue“.
4. Vérifiez que le “Type de Raison” est correct, la valeur par défaut est “6 Livraison Partenaire“, mais au niveau de la ligne, si vous envoyez des marchandises à un partenaire externe, le “Type de raison” doit être “6 Livraison Partenaire“.
5. Sélectionnez la catégorie de commande. La valeur par défaut est vide et l’utilisateur peut sélectionner l’une des options suivantes : Logistique, Médical, Service, Transport ou Autre.
6. Dans le champ “Détails” vous pouvez entrer le nom du Bon de Livraison/OUT ou toute autre information qui serait pertinente.

6. Ajoutez des lignes de produit en cliquant sur le bouton “Créer” situé en haut du tableau “Mouvements de Stock”. Vous pouvez également utiliser les boutons “Ajouter plusieurs lignes” pour ajouter plusieurs lignes sur le OUT en une étape ou “Importer des lignes” pour importer un fichier Excel.

7. Sur la fenêtre “Mouvements de Stock“, entrez un produit, une quantité et une zone destination. Notez que la zone source par défaut est “Stock“. Si un produit ne correspond pas à la catégorie sélectionnée, l’utilisateur recevra un message d’avertissement non bloquant.

8. Cliquez sur le bouton “Sauvegarder & Fermer” pour sauvegarder la ligne et retourner à l’écran principal du OUT ou sur le bouton “Sauvegarder & Créer” pour sauvegarder la ligne et en ajouter une nouvelle.

9. Une fois de retour sur l’écran principal du OUT, vous avez plusieurs options.

Ecran principal du OUT

Vous pouvez éditer les lignes en utilisant les icônes représentant un crayon et modifier la zone source ou la zone destination si besoin.

Vous pouvez convertir le OUT en PICK en cliquant sur le bouton “Convertir en Bon de Picking“. Il s’agit du processus inverse à celui décrit dans la section précédente.

Le Bon de Livraison est créé au statut “Brouillon“. Toutes ses lignes sont également au statut “Brouillon”. Il n’est pas possible de vérifier la disponibilité des produits si le OUT est dans ce statut.

10. Cliquez sur le bouton “Confirmer“.

Bon de Livraison au statut “Confirmé”

Le statut du Bon de Livraison passe à “Confirmé“. Notez que le statut des lignes est “Pas Disponible“. Il est maintenant possible de vérifier la disponibilité des produits.

11. Cliquez sur le bouton “Vérifier Disponibilité” situé au bas de l’écran.

Bon de Livraison au statut “Disponible”

Si au moins une des lignes du OUT est “Disponible“, le statut du OUT passe à “Disponible” et vous pouvez traiter ce OUT (voir section suivante).

Souvenez-vous que la création manuelle de Bons de Livraison ne doit être faite que dans des circonstances exceptionnelles.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.6 LU-SU4105 Bons de Livraison (OUT) -> B. LU-SU4105 Comment convertir un Bon de Picking en Bon de Livraison (Livraison en simple sortie OUT)

Comment convertir un Bon de Picking en Bon de Livraison (Livraison en simple / sortie OUT)

Dans l’exemple ci-dessous, une commande de terrain (FO) est sourcée du stock. Par conséquent, un PICK est créé. Cette section explique comment convertir ce PICK en OUT.

Allez à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons / Picking

1. Repérez et ouvrez le Bon de Picking que vous souhaitez convertir (il doit s’agir d’un main PICK).
2. Vérifiez le contenu du Bon de Picking, y compris zone source, zone destination et disponibilité des produits.
3. Cliquez sur le bouton “Convertir en Bon de Livraison” situé au bas de l’écran.

Notez que dans l’exemple ci-dessus, le Bon de Picking est “Disponible” et toutes ses lignes sont au statut “Disponible“.

Notez également que dans l’exemple ci-dessus, la zone destination des produits est “Colisage“.

Le Bon de Picking est converti en Bon de Livraison. Notez que la zone source n’a pas changé, tandis que la zone destination a changé de “Colisage” à “Client MSF” (dans l’exemple ci-dessus, parce que le client est une autre instance UniField). Le Bon de livraison est au statut “Disponible“. Les lignes du Bon de Livraison sont au statut “Disponible“.

Le “Type de raison” ne changera pas. Si le PICK/OUT a été créé à partir d’une commande de terrain de type “Normal“, le “Type de raison” sera “Livraison partenaire“. Si le type de raison était “Donation” dans la commande de terrain, il sera “Donation (normale)” dans le nouveau document. Il en va de même pour les prêts et les donations avant expiration.

L’exemple utilisé ici est relativement simple car l’objectif est d’illustrer le principe de conversion. Vous pourriez faire face à des exemples plus complexes impliquant des FOs partiellement validées, des FOs partiellement sourcées, des FOs sourcées en partie du stock et en partie sur commande, des POs partiellement validés ou partiellement confirmés, des INs partiellement réceptionnés, des PICKs déjà partiellement traités, des annulations, des annulations & ressourcing,… Ces différentes situations auront différentes conséquences sur la conversion du PICK en OUT.

 

B.1. Comment convertir un Bon de Livraison (Livraison en simple / sortie OUT) en Bon de Picking

Dans l’exemple ci-dessous, un IR est sourcée du stock. Par conséquent, un OUT est créé. Cette section explique comment convertir ce OUT en PICK.

Allez à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons / Bon de Livraisons

1. Repérez et ouvrez le Bon de Livraison que vous souhaitez convertir.
2. Cliquez sur le bouton “Convertir en Bon de Picking” situé au bas de l’écran.

Si l’OUT est créé à partir de zéro, l’option “Convertir en Bon de Picking” est bloquée par le système avec un message d’avertissement.

 

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.6 LU-SU4105 Bons de Livraison (OUT) -> A. LU-SU4105 Introduction

Introduction

Les Bons de Livraison sont habituellement utilisés pour livrer des produits vers des Unités de Consommation Externes tels que des bureaux, des cliniques, le garage,… (IR avec ECU comme “Zone de Demande”). Dans ce cas, le OUT est créé automatiquement lors du sourcing d’une IR du stock et lors de la confirmation de la PO (ou ligne de PO) lorsqu’une IR est sourcée sur commande. C’est en fait la confirmation de la ligne d’IR qui génère la création de la ligne de OUT correspondante.

Le processus de picking/colisage/expédition qui a été introduit dans l’unité d’apprentissage précédente et qui est, par défaut, initié par le sourcing d’une FO du stock ou sur commande, peut être significativement simplifié en expédiant les produits au moyen de “Bons de Livraison” (simple sortie/simple out). Les 3 étapes (pick/pack/ship) du processus de livraison sont alors réduites à une seule étape (OUT).

Notez qu’il est possible de configurer une instance de sorte que tous les produits soient automatiquement livrés de cette manière (i.e. le processus de livraison est la simple sortie –OUT– dans tous les cas). Référez-vous au chapitre Administration, Reconfigurer, pour plus de détails.

Cependant, l’expédition de marchandises vers un client avec le processus simple sortie ne sera effectuée qu’avec un seul document (OUT). Par conséquent, la documentation que vous serez à même d’imprimer avec ce processus sera limitée en comparaison avec celle que vous pouvez obtenir avec le processus complet (pick/pack/ship).

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.5 LU-SU4104 Expédition (Shipment/ SHIP) -> H. LU-SU4104 Références des Expéditions

Références des Expéditions

Une Expédition peut avoir une référence du type SHIP/XXXXX s’il s’agit d’un main SHIP ou du type SHIP/XXXXX-YY s’il s’agit d’un sous-SHIP.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.5 LU-SU4104 Expédition (Shipment/ SHIP) -> G. LU-SU4104 Liste des Expéditions Fermées

Liste des Expéditions Fermées

Cette fonctionnalité vous permet d’analyser les Expéditions dont le statut est “Expédié” ou “Reçu”. Elle affiche les références des FOs, des PACKs, des SHIPs ainsi que codes produit, quantités, lots (BN/ED) et partenaires. Des filtres sont disponibles pour faciliter les recherches. Cette fonctionnalité peut être utilisée pour, par exemple, rechercher un produit expédié présent dans les Expéditions existantes.

Allez à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons / Liste des Expéditions Fermées

Liste des Expéditions Fermées

Dans l’exemple ci-dessus, les Expéditions contenant du DORAPARA5T- sont affichées.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.5 LU-SU4104 Expédition (Shipment/ SHIP) -> F. LU-SU4104 Comment valider la livraison d'une Expédition

Comment valider la livraison d’une Expédition

Une fois qu’une Expédition est réceptionnée par le destinataire, cette réception du côté client doit être reflétée dans UniField. Au niveau de l’Expédition, nous pouvons “Valider la Livraison”.

Si une Expédition est envoyée vers une autre instance UniField, la réception des marchandises sur l’instance client validera automatiquement la livraison via synchronisation. Comme expliqué dans la section précédente, une fois l’Expédition validée (i.e. elle est au statut “Expédié”), la synchronisation modifie automatiquement le statut de la Livraison Entrante (IN) correspondante sur l’instance client. Ce statut passe de “Disponible ” à “Disponible expédié”. C’est seulement quand le IN est à ce statut que la Livraison Entrante doit être traitée sur l’instance client. Une fois la réception enregistrée, la synchronisation déclenche la validation de la livraison sur l’Expédition de l’instance fournisseur (i.e. le statut du sous-SHIP passe de “Expédié” à “Reçu”).

Si une Expédition est envoyée vers un partenaire externe (i.e. un partenaire qui n’utilise pas UniField), il n’est pas question de synchronisation. La “Validation de la livraison” doit alors se faire manuellement sur l’Expédition.

Allez à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons / Expédition

1. Ouvrez l’Expédition dont vous souhaitez valider la livraison. Il doit s’agir d’un sous-SHIP au statut “Expédié” et le client doit être un partenaire externe.

Expédition au statut “Envoyé”

2. Cliquez sur le bouton “Valider Livraison”.

Expédition au statut “Reçu”

L’Expédition passe au statut “Reçu”.

Notez que si vous essayez de valider manuellement la livraison sur une Expédition alors que cela doit être fait par la synchronisation (i.e. si le client est une autre instance), vous apercevez le message suivant.

Message lorsque la validation de la livraison est faite manuellement sur une Expédition dont le client est une autre instance UniField

Vous pouvez forcer le message et cliquer sur “OK” pour modifier le statut de l’Expédition à “Reçu” mais il est préférable de laisser la synchronisation effectuer cette action.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.5 LU-SU4104 Expédition (Shipment/ SHIP) -> E. LU-SU4104 Comment valider une Expédition

Comment valider une Expédition

Un sous-SHIP doit être validé après avoir été expédié. Le statut du sous-SHIP passe alors à “Expédié”. En conséquence, il n’est plus possible de retourner les colis vers le main SHIP ou vers le stock (comme expliqué dans les deux sections précédentes).

La validation d’une Expédition va également consommer les produits, les transférant de la zone “Distribution” vers la zone “Client MSF” si le client est une autre instance ou vers la zone “Autre Client” si le client est un partenaire externe. Notez que ces deux zones de destination sont des zones “Partenaires”.

En conséquence, il est important de ne valider l’Expédition que quand vous êtes certains que tous les colis préparés ont pu être envoyés.

Allez à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons / Expédition

1. Repérez le sous-SHIP que vous souhaitez valider (son statut doit être “Prêt à être Expédié”).
2. Cliquez sur l’icône verte (Valider) située sur la droite de la ligne correspondante. Une autre option est de cliquer sur le bouton “Valider” depuis le sous-SHIP (nb : ce process a été décrit ci-dessus au niveau du chapitre B).

Validation d’une Expédition

Expédition validée

L’expédition est validée (son statut passe à “Expédié”) et le Bon de Picking correspondant est également clôturé.

Il est également possible de valider l’expédition pendant qu’elle est ouverte :

Aller à : Entrepôt / Gestion de l’entrepôt / Livraisons / Expédition

1. Ouvrez l’expédition que vous souhaitez valider (son état doit être “Prêt à expédier”).
2. Cliquez sur le bouton “ Valider”, un écran pop-up s’affiche, vous demandant de confirmer la “Date réelle d’expédition”, vous pouvez modifier la date ou la laisser telle quelle et valider l’expédition.

Il est important de noter que si une synchronisation est effectuée après la validation d’une Expédition, la/les Livraison(s) entrantes(s) (IN) liée(s) sur l’instance client (souvent un projet) passera/passeront du statut “Disponible” au statut “Disponible expédié” et toute information présente dans le sous-SHIP sera également synchronisée (produits, quantités, dates d’expiration, numéros de lot, les information de packing – de C., A C., volume, Poids, Nom de la Packing list…).

Livraisons Entrantes au statut “Disponible expédié”

Les Livraisons Entrantes expédiées depuis une autre instance ne doivent pas être traitées lorsqu’elles sont au statut “Disponible” mais lorsqu’elles sont au statut” Disponible expédié” (i.e. lorsque l’instance fournisseur a validé l’expédition).

Si, sur l’instance client, vous essayez de traiter une Livraison Entrante expédiée depuis une autre instance alors qu’elle est au statut “Disponible”, vous apercevez le message suivant.

Message si un IN expédié depuis une autre instance est traité au statut “Disponible”

Le message peut être ignoré et la Livraison Entrante traitée (i.e. vous pouvez forcer la réception). Ce choix est cependant déconseillé. Si vous forcez la réception, vous allez engendrer des messages non exécutés sur l’instance client. La synchronisation ne sera plus capable de mettre à jour le IN (car son statut sera “Clôturé”) lorsque l’Expédition sera validée sur l’instance fournisseur.

Si dans l’instance client, l’utilisateur essaie de changer le flux/ligne IN manuellement (p.ex l’annuler) sans attendre que la synchro met l’IN à jour, et après la Coordo envoie cette ligne, un autre type de message de synchro Non Exécuté (Not Run) sera crée. Ceci est un message “Partially Not Run” (Partiellement pas exécuté) qui veut dire que le message lui-même a été exécuté pour le document (donc l’IN à été mis à jour pour toute ligne possible) mais ce type de message de synchro “Partially Not Run” signale qu’il y a eu des lignes problématiques dans le document qui n’ont pas pu être mis à jour.

Ce type de message pas exécuté est affiché automatiquement sur l’écran Surveillance Messages Reçus de la même mannière que les messages standards pas exécutés, mais la ligne est affiché en Orange au lieu de Rouge et il y a un bouton filtre spécifique pour ce type de message au niveau de l’entête.

Ce type de message de synchro a un bouton “Set as Totally Run” pour permettre à l’utilisateur d’exécutér le message à fin que ce filtre puisse être enlevé.

 

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.5 LU-SU4104 Expédition (Shipment/ SHIP) -> C. LU-SU4104 Comment retourner des colis depuis une Expédition au statut Prêt à être Expédié

Comment retourner des colis depuis une Expédition au statut “Prêt à être Expédié”

Il est possible de retirer des colis d’un sous-SHIP au statut “Prêt à être Expédié”. Cela peut arriver si, par exemple, après avoir préparé une expédition, vous réalisez que tous les colis ne peuvent être chargés dans un camion et que certains d’entre eux ont été laissés derrière. Vous pouvez alors retourner ces colis depuis les sous-SHIP “Prêt à être Expédié” vers le SHIP principal “Brouillon”. Ils seront envoyés avec le prochain sous-SHIP.

Allez à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons / Expédition

1. Ouvrez le sous-SHIP au statut “Prêt à être Expédié” depuis lequel vous souhaitez retourner des colis. Le statut de l’expédition doit être ” Prêt à être Expédié ” et il doit s’agir d’un sous-SHIP.
2. Cliquez sur le bouton “Retour de Colis de l’Expédition…” situé au bas de l’écran.

3. En utilisant les icônes représentant un crayon, sélectionnez les colis que vous souhaitez retourner. Une autre option est de sélectionner tous les colis en cliquant sur le bouton “Copier tout”.

4. Cliquez sur le bouton “Renvoyer colis de la livraison”.

Si l’ID de parcelle est défini pour les parcelles, l’utilisateur doit sélectionner l’ID de parcelle à renvoyer

SHIP principal après retour

Le système met à jour et ouvre le SHIP principal.

Les colis sélectionnés ont été renvoyés vers le SHIP principal. Ils sont disponibles dans la zone “Expédition”, prêts à être envoyés avec la prochaine Expédition (le prochain sous-SHIP).

Sur le sous-SHIP, il est toujours possible de voir les lignes retournées en sélectionnant le filtre “Afficher Tout” ou “Retournées Seulement”. Leur zone de destination est “Expédition” (voir ci-dessous) et la ligne est au statut “Retourné” pour indiquer que les colis ont été retournés.

Ligne retournée sur le sous-SHIP – vers zone « Expédition »

Veuillez noter que si l’utilisateur tente de renvoyer des produits entiers contenant partiellement des quantités décimales par boîte, le système affichera le message de blocage suivant :

L’utilisateur devra renvoyer soit tous les paquets, soit aucun.