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Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.5 LU-SU4104 Expédition (Shipment/ SHIP) -> B. LU-SU4104 Comment créer une Expédition (sous-SHIP)

Comment créer une Expédition (sous-SHIP)

Tous les colis des PPLs traitées destinés à un même client sont automatiquement ajoutés sur un même Main SHIP. Il est possible de valider cette expédition telle quelle (i.e. sélectionner tous les colis), ou de procéder à une expédition partielle (i.e. sélectionner seulement certains colis). Dans le cas d’une expédition partielle, les colis laissés derrière restent sur le Main SHIP, prêts à être envoyés avec la prochaine expédition. Les produits peuvent également être retournés en stock si aucune expédition n’est prévue.

Allez à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons / Expédition

1. Repérez le main SHIP que vous souhaitez expédier vers un projet/client. Il devrait être au statut “Brouillon”.
2. Cliquez sur l’icône située sur la droite de la ligne appropriée. Une autre option est d’ouvrir l’Expédition et de cliquer sur le bouton “Créer une Expédition” situé au bas de l’écran.

Traitement d’une Expédition

Traitement d’une Expédition

3. Le “NB PARCELLES À PRELEVER” est par défaut le même que le “NB DE PARCELLES”; cependant, il peut être Edité/mis à jour au cas ou vous n’avez besoin d’expédier que certains colis (en utilisant l’icône ).

Notez que les boutons “Copier tout” et “Effacer tout” sont liés au champs « Nb Parcelles à Prélever ».

4. Le “Volume Total[DM3]” et le “Poids Total [KG]” sont repris de la PPL traités en amont. Ces champs peuvent être édités seulement si l’information n’a pas été mise à jour dans la PPL (rappeler vous que ces champs ne sont pas obligatoires au niveau de la PPL) – dans l’exemple ci-dessus, toutes les lignes peuvent être updatés puisque le poids et le volume sont à « 0 ». L’Edition peut être faite en utilisant l’icône crayon

5. Le “À C.” est aussi repris à partir de la PPL traitée en amont.

Cependant, lorsque le “Flux rapide” (2 étapes – PICK à SHIP sans PPL) est utilisé, la valeur par défaut est « DE C. » = 1 et « À C. » = 1. Dans ce cas précis, l’utilisateur a la possibilité d’éditer/mettre à jour le “À C.” pour indiquer le nombre de colis requis. L’utilisateur doit cliquer sur l’icône du Crayon (au cas où la PPL vient d un flux Complet, le champs « À C. » ne sera pas editable dans tous les cas).

Edition de ligne du Flux complet (3 étapes) – avec info manquante sur le poids et le Volume – champs “Nb parcelles à Prelever » et « Volume total » et « Poids total » éditable

Edition de ligne du Flux rapide (2 étapes) – avec info manquante sur le poids et le Volume – champs “Nb parcelles à Prelever » et « Volume total » et « Poids total » éditable ET sur le champs « À C. »

Notez que vous pouvez choisir le nombre de colis à expédier pour chaque ligne. Une ligne représente un certain nombre de colis identiques (même contenu, même dimensions et même poids). Les détails de la FO ou de la PPL peuvent être visualisés en cliquant sur l’icône “Ouvrir une ressource” (flèche pointant vers le bas) situé à droite de la FO/PPL et en cliquant sur l’option “ouvrir ressource” dans la liste.

Accès aux détails de la FO ou de la PPL

6. Une fois les colis sélectionnés, cliquez sur le bouton “Créer une Expédition” pour créer le sous-SHIP. Dans l’exemple ci-dessous, tous les colis disponibles sur le Main SHIP sont sélectionnés.

7. Puis cliquez sur le bouton “Voir SHIP/000XY-AB” du pop up “Créer une Expédition Finie”

Traitement du Sous SHIP

Pop up intermédiaire pour atteindre l’écran de sous PICK (cette copie écran provient d un autre flux)

Sous-SHIP créé par le système

Main SHIP après création du sous-SHIP – à noter que l’on retrouve les éléments non pris pour le sous-PICK dans l’étape précédente

Une référence (SHIP/000XY-AB) est donnée au sous-SHIP créé par le système. Celui-ci inclut tous les colis sélectionnés sur le Main SHIP (SHIP/000XY). Le sous-SHIP est au statut “Prêt à être Expédié”.

Etant donné que tous les colis ont été sélectionnés sur le main SHIP, celui-là est maintenant vide. Notez que le main SHIP conserve le statut “Brouillon” pour permettre le retour de produits et accueillir d’autres colis pouvant arriver depuis d’autres PPLs qui seraient validées pour le même client.

Notez que l’onglet “Eléments supplémentaires” peut être utilisé pour indiquer les produits qui auraient du être ajoutés à l’Expédition mais qui ne faisaient pas partis des documents précédemment traités (PPLs, PICKs, FOs). Cet onglet n’est éditable qu’au Statut “Prêt à être expédié”.

Ajouter de nouveaux produits à l’Expédition

• Au niveau du sous-SHIP, complétez l’onglet “Document d’Information” et l’onglet “Information Transport” avec toutes les informations nécessaires comme la référence du manifeste de frêt, les dates de départ et d’arrivée, le nom du chauffeur, les détails du véhicule utilisé, des informations sur l’expéditeur, sur le transporteur et sur le destinataire. Veuillez noter qu’il est possible de lié uen « Commande de Transport » au niveau du sous-Ship.

Onglet “Document d’Information” sur une Expédition

Onglet “Information Transport” sur une Expédition

• Au niveau du sous-SHIP (onglet Colis – Familles), cliquez sur le bouton “Ajouter des colis à l’expédition”.

Le bouton “Ajouter des colis à l’expédition” permet d’ajouter des Colis existants au sous-PICK au Statut “Prêt à être expédié” (bouton non affiché pour les autres statuts)

Tous les colis de ce Client de l’Expédition principale Brouillon sont listés et peuvent être sélectionnés.

Par défaut le champs “Selected Number” est à “0” et peut être mis à jour ligne à ligne ou en utilisant le bouton “Copier tout” (le bouton “Effacer tout“ sera utilisé pour effacer ce champs si vous avez besoin de corriger les informations saisies).

Cliquez sur « Ajouter des colis à l’expédition » pour ajouter les PPL sélectionnés.

Ajouter des colis à l’Expédition – Sous-SHIP

Ajout de Colis à l’Expédition – Liste des PPL du Main SHIP

L’écran principal du sous-Ship sera mis à jour avec ces colis additionnels.

1. Cliquez sur le bouton “Valider”.
2. Cliquez sur le bouton “Voir SHIP/XXXX-AB” du pop-up.

Pop-up intermédiraire avant affichage de la mise à joru du SHIP

Sous-SHIP au statut “Expédié”

Le sous-SHIP passe au statut “Expédié”.

Notez que pour les expéditions envoyées vers d’autres instances UniField, la validation du sous-SHIP sera faite automatiquement par la synchronisation, lorsque la réception sera traitée sur l’instance client. Cela signifie que vous ne devez pas cliquer sur le bouton “Valider Livraison” pour ce type d’expédition. Si vous le faites, vous apercevrez le message (non bloquant) suivant.

Message d’avertissement en cas de validation manuelle de la livraison sur une expédition destinée à une autre instance UniField

Pour les expéditions envoyées à des clients externes, vous devrez valider l’expédition manuellement une fois la réception confirmée par le client en cliquant sur le bouton “Valider Livraison”.

Veuillez noter également que la validation du sous-PICK (lorsque le statut passe à « Expédié ») déclenche la fermeture des lignes afférentes dans le main PICK.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.5 LU-SU4104 Expédition (Shipment/ SHIP) -> A. LU-SU4104 Introduction

Introduction

Souvenez-vous qu’au terme de l’étape précédente (colisage/packing), nous avons laissé des colis sur une Expédition (main SHIP) au terme du traitement de la PPL. Les produits ont en fait été transférés depuis la zone “Colisage” vers la zone “Expédition”.

Le processus d’expédition (shipment) consiste à sélectionner des colis prêts à être expédiés vers un client et à les grouper ensemble sur un sous-SHIP.

Il est possible de sélectionner tous les colis de toutes les PPLs prêtes à être expédiées et de les inclure ensemble sur un seul et même sous-SHIP.

Il est également possible de sélectionner des colis spécifiques appartenant à des PPLs spécifiques et de les inclure dans un sous-SHIP tandis que les autres colis seront laissés derrière et resteront sur le main SHIP. Cela peut se produire si, par exemple, il n’y a pas suffisamment d’espace disponible dans un camion pour expédier la totalité des colis prêts à être envoyés, ou si certains colis doivent être envoyés par avion tandis que d’autres sont envoyés par camion.

Les colis des PPLs qui sont destinés à un même client sont automatiquement groupés sur un même Main SHIP au terme du processus de colisage, quel que soit le type de produits impliqués ou le mode de transport spécifié dans les documents précédents.

Le processus d’expédition peut également être vu comme un mouvement interne qui transfère les marchandises depuis la zone “Expédition” vers la zone “Distribution” lors du traitement d’un sous-SHIP, puis de la zone “Distribution” vers la zone (partenaire) “Client MSF” ou “Autre Client” lors de la validation/clôture de ce sous-SHIP.

Le processus d’expédition est similaire au processus de picking car des Main SHIPs et des sous-SHIPs sont utilisés (similaire aux main PICKs et sous-PICKs). Le processus d’expédition démarre toujours d’un Main SHIP depuis lequel des sous-SHIPs sont créés. Les expéditions envoyées vers les clients sont toujours des sous-SHIPs. Les Main SHIPs restent ouverts afin d’accueillir des colis supplémentaires venant de PPLs validées ultérieurement, d’autoriser les expéditions partielles (back orders) et de permettre de gérer les retours.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.5 LU-SU4104 Expédition (Shipment/ SHIP)

LU-SU4104 Expédition (Shipment/ SHIP)

A. Introduction

B. Comment créer une Expédition (sous-SHIP)

C. Comment retourner des colis depuis une Expédition au statut Prêt à être Expédié

D. Comment retourner des colis depuis une Expédition au statut Brouillon vers le stock

E. Comment valider une Expédition

F. Comment valider la livraison d’une Expédition

G. Liste des Expéditions Fermées

H. Références des Expéditions

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.4 LU-SU4103 Colisage (Packing/PPL) -> F. LU-SU4103 Comment annuler une Liste de Pré-Colisage (c'est en fait impossible à faire)

Comment annuler une Liste de Pré-Colisage (c’est en fait impossible à faire)

Il n’est pas possible d’annuler une Liste de Pré-Colisage. Cependant, vous pouvez retourner les produits d’une PPL vers le stock. Cette action modifie le statut de la PPL à “Clôturé” et met à jour le Bon de Picking correspondant. Référez-vous à la section suivante pour plus de détails.

Notez que le bouton “Annuler” disponible sur l’écran “PPL Information – Step 1” ne fait que fermer la fenêtre mais n’annule pas la PPL

Retour de produits depuis une PPL vers le stock

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.4 LU-SU4103 Colisage (Packing/PPL) -> E. LU-SU4103 Comment imprimer une Liste de Pré-Colisage

Comment imprimer une Liste de Pré-Colisage

Imprimer un document depuis une PPL au statut “Disponible” peut être utile car ce document peut ensuite être utilisé par le magasinier pour y indiquer de quelle manière les produits prélevés ont été emballés. Une fois indiquées sur le document, ces informations seront encodées dans le système au cours des étapes 1 et 2 du processus de colisage décrites dans la section précédente.

Allez à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons / Colisage

1. En utilisant les cases à cocher, sélectionnez la PPL que vous souhaitez imprimer.
2. Sélectionnez l’option “Liste de pré-colisage” située dans le panneau de droite afin d’exporter la PPL en PDF.

Sélection d’une PPL pour export vers PDF

PPL au format PDF

L’option “Liste de pré-colisage” est également disponible dans le panneau de droite depuis la PPL même.

Une PPL peut être exportée en PDF si elle est au statut “Disponible” ou “Clôturé”. Cependant, si une PPL au statut “Clôturé” est exportée en PDF, les informations de colisage n’apparaissent pas sur le document PDF.

Notez que des étiquettes peuvent également être imprimées depuis une PPL au statut “Clôturé”. Sélectionnez l’option “Etiquettes” dans le panneau de droite pour les obtenir. Vous générerez un fichier PDF avec une page par colis. Ces étiquettes peuvent ensuite être collées sur les colis afin de permettre à la personne gèrant les expéditions et au client de pouvoir les identifier facilement.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.4 LU-SU4103 Colisage (Packing/PPL) -> D. LU-SU4103 Comment importer un PPL à partir d’un fichier Excel

Comment importer un PPL à partir d’un fichier Excel

Les PPL Disponible peuvent être importés à partir d’un fichier Excel avec les informations à l’écran:

Aller à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons / Colisage

1. Cliquez “Editer” (crayon) sur le PPL que vous souhaitez importer
2. A partir du formulaire PPL, cliquez sur le bouton “Mettre à jour le colisage avec un import »
3. Cliquez sur « ajouter une pièce jointe »
4. Cliquez sur « Browse » pour récupérer le fichier
5. Cliquez sur « Importer le fichier »

Cliquez sur “ Mettre à jour le colisage avec un import »

PPL Excel – dans cet exemple une ligne a été scindée (L.2)

Résultat après import du fichier ci-dessus. (ligne scindée au niveau du formulaire, Qté par colis màj et #boites9

Notez que suite à l’import, les lignes scindées ne peuvent plus être regroupées à nouveau (mais elles peuvent toujours être remise dans le même intervalle de boites). Les contrôles d’import assureront que le total des quantités scindées sera égal aux quantités originales. D’autres contrôles permettront de s’assurer de la correspondance des numéros de lignes et les codes produits ; de la disponibilité des lignes, de l’existence de NL/DE…

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.4 LU-SU4103 Colisage (Packing/PPL) -> C. LU-SU4103 Comment exporter une PPL vers un fichier Excel

Comment exporter une PPL vers un fichier Excel

Les PPL Disponible peuvent être exporter vers un fichier Excel avec les informations à l’écran:

Aller à: Entrepôt / gestion d’Entrepôt / Livraisons / Colisage

1. Cochez la case correspondant au PPL que vous voulez Exporter
2. Cliquez sur le bouton “Exporter le Colisage »

Sélectionner un PPL et exporter le vers Excel

PPL en Excel

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.4 LU-SU4103 Colisage (Packing/PPL) -> B. LU-SU4103 Comment emballer des produits

Comment emballer des produits

Une Liste de Pré-Colisage est créée au statut “Disponible” après la validation du sous-PICK. Elle doit ensuite être traitée manuellement afin de transférer les produits prélevés vers une Liste de Colisage. Ce traitement transfère les produits depuis la zone “Colisage” vers la zone “Shipment”.

Une PPL est créée par sous-PICK (relation 1:1). Ceci est illustré par la référence de la PPL. La PPL portant la référence PPL/000XY-AB est liée au Bon de Picking portant la référence PICK/000XY-AB.

Notez que les PPLs peuvent être splittées ou rassemblées durant le processus d’expédition.

Allez à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons / Colisage

1. Repérez la PPL que vous souhaitez traiter. Les filtres peuvent faciliter la recherche.

Ecran “Rechercher: Listes de Pré-Colisage”

2. Ouvrez la PPL que vous souhaitez traiter en cliquant sur l’icône représentant un crayon située à sa gauche.

3. Si nécessaire, ajoutez un Commentaire Colis à la PPL. Cette valeur sera transférée vers l’Expédition et visible sur les documents imprimés (Cargo manifest, Liste de Colisage,..)

Saisie d’une description sur une PPL

4. Par défaut, tous les produits sont placés dans un seul colis (“De C.=1” “À C.=1” où “De C.” représente le numéro de la première boîte dans laquelle vous placez des produits et “À C.” représente le numéro de la dernière boîte dans laquelle vous places des produits). Editez les lignes et modifiez la quantité de colis nécessaire pour emballer les produits. Toutes les boîtes/colis situés sur une même ligne sont considérés comme identiques en dimensions et poids

Vous avez 2 possibilités pour Editer la ligne:

• • Utiliser l’icône Crayon : cela permet de mettre à jour le colisage des produits ligne par ligne

• • Utiliser le bouton “Coliser les lignes…”, après avoir sélectionné les lignes produits désirées (via les cases à cocher) : cela permet de mettre à jour le colisage de plusieurs lignes produits à la fois

Mise à jour ligne par ligne – en utilisant l’îcone Crayon

Mise à jour plusieurs ligne à la fois – en utilisant « Coliser les lignes »

Notez que si vous changez le nombre de colis, le système calculera automatiquement les quantités par colis (voir la colonne “QTÈ PAR COLIS” : 4 de la capture écran ci-dessous) et répartira les quantités équitablement entre le nombre de colis de cette ligne .

“QTÈ PAR COLIS” mise à jour automatiquement – quantité divisée par 5 (nb de colis)

Cette répartition par colis peut impacter les produits entiers qui auront alors des valeurs décimales par colis (nb : ce comportement reste fidèle à l’utilisation des kits aujourd’hui). Les valeurs décimales sont donc permises pour les produits entiers (PCE) et les PPL peuvent être traiter mais un message non-bloquant sera affiché pour l’utilisateur.

“QTÈ” de 20 a été répartie sur 3 boîtes (de 1 à 3) résultant en une quantité non-entière QTÈ PAR COLIS = 6.67

Ce message s’affichera quandl utilisateur essaiera de Coliser – non bloquant

Ce message est un avertissement pour une étape future au cas où l’utilisateur tenterait de “Retourner” des quantités partielles de rangée de boites avec des quantités décimales à partir d’une PPL ou d’une Expédition. En cas de retour, un message bloquant sera affiché.

5. Si une ligne doit être répartie sur plusieurs colis, vous pouvez utiliser le bouton de fractionnement pour diviser les lignes autant nécessaire.

Fractionner la ligne produit

La quantité initiale de 20a été réparti en 15 et 5

La quantité de 15 a été colisé dans une seconde boite 2 et le restant est dans la boite 1

6. Le bouton “Vérifier intégrité” peut vous aider en cas d’erreur (numéro de colis se chevauchant…)

7. Cliquez sur le bouton “Coliser…” situé au bas de l’écran pour initier le processus de colisage.

Liste de Pré-Colisage mise à jour avec les articles répartis dans 2 boites « DE C : »=1 à « À C . »=2

8. Vous atteignez l’écran “Détails colisage : Volumes et Poids ” où les dimensions et poids des différents colis doivent être spécifiés. Utilisez l’icône représentant un crayon pour éditer chaque ligne et spécifier longueur/largeur/hauteur/poids pour chaque colis. Le minimum est de spécifier un poids pour chaque colis (car les dimensions ne sont pas obligatoires). Sauvez chaque ligne après mise à jour à l’aide de l’icône représentant une disquette située à droite des lignes.l’écran ” PPL Information – step 1″, vérifier les produits/lots et quantités à emballer.

Détails du Colisage : Volumes et Poids

Si des type de colis (pack types) ont été définis en configuration, vous pouvez les utiliser pour faciliter l’encodage. Notez que si votre utilisateur dispose des droits requis, vous pouvez même créer des types de colis à cette étape. Derrière chaque type de colis, vous trouvez des dimensions (longueur/largeur/hauteur). Aucun de ces champs n’est obligatoire masi il est recommandé de les renseignés dans la mesure du possible.

Notez qu’à l’étape précédente , des articles ont été distribués équitablement entre différents colis ces colis auront les mêmes dimensions et poids.

Le bouton « Sauvegarder brouillon » vous permet de sauvegarder les informations entrées au cas où vous préféreriez finir votre packing plus tard.

Une fois toutes les lignes mises à jour, cliquez sur le bouton “Traiter”. Cette action ouvrira le prochain document du flux – Expédition Brouillon

Expédition

PPL mise à jour

La PPL est maintenant mise à jour et est au statut “Clôturé”. Les répartitions réalisées durant l’étape 1, la distribution des produits entre colis, le volume total, le poids total et le nombre total de colis apparaissent maintenant sur la PPL mais les détails des informations des colis (dimensions et poids) spécifiés lors de l’étape 2 ne sont pas visibles ici.

UniField ouvre automatiquement l’écran “Expédition” afin de vous permettre de traiter l’étape suivante: l’expédition des produits emballés vers le client.

Si une Expédition au statut “Brouillon” existe déjà pour le même client, la PPL est ajoutée sur cette expédition. Dans le cas contraire, une nouvelle Expédition est créée par le système (comme c’est le cas dans l’exemple ci-dessus).

Souvenez-vous que si vous souhaitez placer un même produit/lot dans des boîtes de différentes dimensions et/ou poids le bouton “Fractionner” doit être utilisé lors de l’étape 1 du processus de colisage (voir plus haut).

Il est également possible de rassembler différents produits/lots dans une même boîte (même si ceux-ci se trouvent sur différentes lignes de la PPL) en les encodant comme placés dans le mêmes colis (“De C.” “À C.”). Cependant, cela peut être un peu complexe et vous devez faire attention à ce que les numéros de colis ne se chevauchent pas. Les numéros de colis doivent être organisés de manière séquentielle de haut en bas. Comme déjà mentionné, le bouton “Vérifier intégrité” peut vous aider à éviter ce type de problème.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.4 LU-SU4103 Colisage (Packing/PPL) -> A. LU-SU4103 Introduction

Introduction

Après le processus de picking, tous les produits prélevés (et leurs lots) sont transférés vers une Liste de Pré-Colisage (Pre-Packing List/PPL). Une PPL peut être vue comme la préparation d’une liste de colisage, depuis laquelle des colis peuvent être expédiés vers le client/projet demandeur. Cela signifie qu’une PPL peut être expédiée partiellement vers un client si besoin (e.g. si il n’y a pas suffisamment d’espace dans l’avion).

Le processus de PPL peut également être vu comme un mouvement interne. En effet les produits/quantités sélectionnés sont transférés depuis la zone “Colisage” vers la zone “Shipment” lors de la validation de la PPL. De la même manière, si des produits sont retournés en stock depuis une PPL, le mouvement interne évoqué est annulé et un autre, déplaçant les produits de la zone “Colisage” vers une zone de stock est créé.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.4 LU-SU4103 Colisage (Packing/PPL)

LU-SU4103 Colisage (Packing/PPL)

A. Introduction

B. Comment emballer des produits

C. Comment exporter une PPL vers un fichier Excel

D. Comment importer un PPL à partir d’un fichier Excel

E. Comment imprimer une Liste de Pré-Colisage

F. Comment annuler une Liste de Pré-Colisage (c’est en fait impossible à faire)

G. Comment retourner des produits depuis une Liste de Pré-Colisage vers le stock

H. Références des Listes de Pré-Colisage