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Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.6 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Généralités -> M. LU-SU3201 Comment mettre à jour un Bon de Commande (PO) par Intégration Verticale (IV)

Comment mettre à jour un Bon de Commande (PO) par Intégration Verticale (IV)

L’objectif des intégrations verticales est de faciliter l’échange de données entre les systèmes des ESCs et UniField. Lorsqu’une mission passe une commande auprès d’un ESC, les POs validés doivent être envoyés à ce fournisseur qui modifiera peut-être la commande avant de la confirmer.

Un PO au statut “Validé” peut être exporté vers un fichier XML, dans un format spécifique, qui pourra ensuite être importé vers un autre système (celui d’un ESC). Les ESCs ont fait les développements nécessaires pour pouvoir importer ces fichiers XML dans leurs systèmes.

Dans un second temps, lors de la confirmation de la commande par l’ESC, cet ESC générera à son tour un fichier XML qui pourra alors être importé sur le PO (dans UniField) afin de le mettre à jour. Les mises à jour peuvent concerner des prix, des quantités, des produits – qui peuvent être “splittés”, ajoutés ou même effacés –, les dates de livraison confirmées,… Lors de l’import du fichier, l’utilisateur pourra voir les modifications qu’il est sur le point d’apporter dans un écran de simulation. Notez que cet import doit être fait manuellement par l’utilisateur.

Notez qu’un Bon de Commande (PO) dans UniField pourrait correspondre à plusieurs commandes (client) dans le système de l’ESC.

Depuis UF9, l’import et l’export de ces fichiers peut être fait automatiquement entre UF et le système informatique d’Appro de votre OC/ ESC. Cependant, toutes les OCs n’ont pas procédé aux développements nécessaire pour cette fonction automatique. La manière dont les intégrations verticales sont utilisées peut varier selon votre OC ou votre ESC. Référez-vous à la documentation spécifique de votre OC/ESC pour comprendre comment vous devriez utiliser les intégrations verticales sur votre mission.

Notez que ce système d’échanges de fichier a été développé pour des POs envoyés à et confirmés par les ESCs mais pourrait aussi être utilisé pour d’autres fournisseurs (externes) si besoin.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.6 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Généralités -> L. LU-SU3201 Comment confirmer un Bon de Commande

Comment confirmer un Bon de Commande (PO)

Une fois que le fournisseur a confirmé les termes et conditions du PO (produits, quantités, prix unitaires, date de livraison,…), le PO doit être mis à jour et sera alors “figé” en tant que contrat liant acheteur et fournisseur.

Lorsque des modifications doivent être apportées à une commande confirmée (si, par exemple, le fournisseur ne peut livrer exactement l’article confirmé, ou si les quantités impliquées changent ou si encore les prix évoluent), ces modifications devront être faites sur la livraison entrante (Incoming Shipment ou IN), durant le processus de réception des marchandises.

Confirmer une commande signifie qu’il ne sera plus possible de la modifier (à l’exception de la Date de Livraison Confirmée via Import).

Les PO envoyés à la coordination sont automatiquement confirmés via le moteur de synchronisation, une fois que la FO correspondante est confirmée au niveau de la capitale. Les POs envoyés vers une autre instance UniField ne devront dès lors pas être confirmés manuellement.

La confirmation d’un PO a une incidence sur le budget, par le biais de la distribution analytique encodée sur cette commande.

La confirmation d’un PO correspond à un engagement pris par MSF vis-à-vis du fournisseur à acheter les produits décrits, et ce, au prix convenu. Même si le fournisseur n’a pas encore été payé, le budget alloué à cet achat ne pourra plus être utilisé pour un autre achat. C’est pourquoi un “Bon d’engagement” (“Commitment Voucher” ou CV) est créé durant le processus de confirmation, bon qui sera remplacé plus tard par la facture finale payée au fournisseur.

Notez que la confirmation d’un PO n’est possible que si une date de livraison confirmée a été entrée sur ce PO.

Notez qu’un PO peut être confirmé au niveau entête (pour l’ensemble du PO) ou au niveau ligne (pour une ligne spécifique ou pour plusieurs lignes). Contrairement à la validation d’un PO au niveau ligne, la confirmation d’un PO au niveau ligne ne requiert pas de droits utilisateur particuliers. La confirmation au niveau ligne est particulièrement utile car il arrive souvent qu’un fournisseur confirme (et livre) une partie des articles commandés via un PO. Les ESC le font souvent sur de grandes commandes.

Comment confirmer un Bon de Commande (PO) au niveau entête

Partant du fait qu’un PO peut être confirmé,

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande

1. Ouvrez (en mode édition) le PO que vous souhaitez confirmer.
2. Sélectionnez l’onglet “Livraison & Facturation” de ce PO et entrez la “Date de Livraison Confirmée” donnée par le fournisseur.
3. Transférez cette ” Date de Livraison Confirmée” vers toutes les lignes du PO via un clic sur le bouton “Appliquer aux lignes”. Notez que vous avez aussi la possibilité d’entrer une date de livraison confirmée différente pour chaque ligne du PO si nécessaire. Puis cliquez sur « Oui – Toutes les lignes »
4. Cliquez sur le bouton ” Confirmer le document”, situé au bas de l’écran principal du PO.
5. Un message apparait en haut de l’écran pour informer l’utilisateur qu’un Bon d’Engagement (CV) a été créé (sauf si fournisseur est un ESC) et que la réception (IN) est prête à être traitée.

PO – encodage de la date de livraison confirmée et confirmation de la commande

Message reçu après la confirmation d’un PO

Toutes les lignes du PO sont confirmées et le PO est confirmé au niveau entête

Notez que si vous essayez de confirmer manuellement un PO qui a été envoyé à un partenaire interne, vous recevrez un message (non bloquant) d’avertissement. Cette confirmation ne devrait pas être faite manuellement mais par la synchronisation. Le PO sera confirmé automatiquement quand la FO correspondante sera confirmée sur l’instance du fournisseur.

Message d’avertissement donné par le système lorsqu’un utilisateur tente de confirmer manuellement un PO qui devrait être confirmé par la synchronisation.

Comment confirmer un Bon de Commande (PO) au niveau ligne

Un Bon de Commande peut également être confirmé au niveau ligne. Cette confirmation (partielle) peut être faite pour une seule ligne ou pour plusieurs lignes. Toute ligne confirmée doit obligatoirement avoir une “Date de Livraison Confirmée”.

Comment confirmer 1 ligne d’un Bon de Commande (PO)

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande

1. Ouvrez le PO que vous souhaitez confirmer (en mode édition). Ce PO doit être dans le statut “Validé” ou “Brouillon-p” (partiellement validé) et la ligne que vous souhaitez confirmer doit être dans le statut “Validé”.
2. Si elle n’a pas encore été encodée, entrez la “Date de Livraison Confirmée” sur la ligne que vous souhaitez confirmer.
3. Cliquez sur le bouton vert (Confirmer) situé à droite de la ligne à confirmer.

Confirmation d’1 ligne d’un PO dans le statut “Validé”

Confirmation d’1 ligne d’un PO dans le statut “Brouillon-p”

4. La ligne de PO confirmé passe au statut “Confirmé” tandis que les autres lignes du PO conservent leur statut. Le PO en lui-même (au niveau entête) peut changer de statut (ou pas) selon les situations.

Le PO “Validé” sur lequel 1 ligne a été confirmée passe au statut “Validé-p”

Le PO “Brouillon-p” sur lequel 1 ligne a été confirmée conserve le statut “Brouillon-p”

Comment confirmer plusieurs lignes d’un Bon de Commande (PO)

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande

1. Ouvrez le PO que vous souhaitez confirmer (en mode affichage ou édition). Ce PO ne doit pas déjà être complètement confirmé mais peut être “Brouillon-p” (i.e. partiellement validé), “Validé” ou “Validé-p” (i.e. partiellement confirmé). Les lignes que vous souhaitez confirmer doivent être dans le statut “Validé” et avoir une “Date de Livraison Confirmée”.
2. Sélectionnez les lignes que vous souhaitez confirmer via les cases à cocher situées sur leur gauche.
3. Cliquez sur le bouton vert (Valider) situé au-dessus de la table “Lignes” (proche de “STATE”).

Confirmer plusieurs lignes d’un PO “Brouillon-p”

Confirmer plusieurs lignes d’un PO “Validé”

Confirmer plusieurs lignes d’un PO “Validé-p”

4. Les lignes confirmées passeront au statut “Confirmé” tandis que les autres lignes conserveront leur statut. Le PO (au niveau entête) changera de statut (ou pas) selon les circonstances.

Plusieurs lignes du PO “Brouillon-p” sont confirmées, le PO conserve le statut “Brouillon-p”

Plusieurs lignes du PO “Validé” sont confirmées, le PO passe au statut “Validé-p”

Plusieurs lignes du PO “Validé-p” sont confirmées, le PO passe au statut “Confirmé”

Notez que tant que toutes les lignes d’un PO n’ont pas été confirmées, vous avez toujours la possibilité de confirmer ce PO au niveau entête, de confirmer 1 ligne (validée) de ce PO ou de confirmer plusieurs lignes (validées) de ce PO.

Une fois que toutes les lignes sont confirmées, le statut du PO (au niveau entête) passe à “Confirmé” et la confirmation au niveau entête ou ligne n’est plus possible (ni même l’annulation).

Confirmation de la dernière ligne d’un PO “Validé-p”

Toutes les lignes du PO sont confirmées, le PO est confirmé

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.6 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Généralités -> K. LU-SU3201 Comment vérifier la répercussion d'un Bon de Commande (PO) sur le budget

Comment vérifier la répercussion d’un Bon de Commande (PO) sur le budget

Une fois qu’un PO est validé, avant de le confirmer, vous pourriez souhaiter vérifier son impact sur le budget.

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande

1. Cliquez sur l’icône représentant un crayon située à gauche de la ligne du PO approprié afin de l’ouvrir en mode édition.
2. Ouvrez le panneau de droite si nécessaire.
3. Sélectionnez l’option “Répercussion de la commande sur Budget” (sous “Rapports”).
4. Un document PDF apparait. Si un budget a été encodé, vous pouvez voir l’impact de votre PO sur ce budget.

Impact du PO sur le budget

Dans l’exemple ci-dessus, le montant de la commande s’élève à 17532 EUR et est alloué à un seul centre de coûts, MW COORDINATION.

Tous les montants s’affichent en devise fonctionnelle (devise de consolidation du siège, par opposition à la devise d’enregistrement applicable sur le terrain).

• Le “Montant du budget, Budget amount” provient du budget chargé dans le système et correspondant au centre de coûts auquel le PO a été attribué. Si plusieurs versions d’un budget ont été chargées, le rapport sélectionnera la version la plus récente qui ne soit pas en mode brouillon.
• Le “Montant réel, Actuals amount” correspond aux dépenses déjà enregistrées; cette colonne inclut aussi les engagements en cours qui sont des PO confirmés mais non validés.
• Le “Budget restant, Remaining budget” correspond à la différence entre le “Montant du budget” et le “Montant réel”.
• Le “Bon de Commande – Montant, PO Amount” est un sous-total par centre de coûts, comptes de charges et destination. Pour extraire ces chiffres, le système tient compte des DA définies au niveau de l’en-tête ou des lignes de commande, ainsi que des comptes de charges liés à chaque produit ou catégorie de produits et de la destination.
• Le ” Bon de Commande – Répercussion, PO impact” correspond à la différence entre le “Budget restant” et le “Bon de Commande – Montant”

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.6 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Généralités -> I. LU-SU3201 Comment dupliquer un Bon de Commande

Comment dupliquer un Bon de Commande (PO)

UniField offre la possibilité de dupliquer un PO. Cette fonctionnalité peut être utile si vous créez régulièrement (e.g.mensuellement) des POs identiques.

La duplication crée un nouveau PO au statut “Brouillon”, copie du PO dupliqué, avec une nouvelle référence commande. La plupart des informations sont copiées depuis le PO dupliqué mais certaines (comme la distribution analytique, le document d’origine ou la référence client) ne le sont pas. La date de création du nouveau PO est la date du jour de duplication.

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande

1. Ouvrez le PO que vous souhaitez dupliquer (en mode affichage).
2. Cliquez sur le bouton “Dupliquer” situé en haut de l’écran principal du PO.
3. Un nouveau PO au statut “Brouillon” est créé, à partir duquel vous pouvez continuer le processus.

Bon de Commande (PO), bouton “Dupliquer”

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.6 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Généralités -> J. LU-SU3201 Comment valider un Bon de Commande (PO)

Comment valider un Bon de Commande (PO)

Un Bon de Commande peut être validé au niveau entête (le PO passe alors au statut “Validé”) ou au niveau ligne (une ou plusieurs lignes du PO passent alors au statut “Validé” tandis que les autres conservent le statut “Brouillon”).

Notez que la validation au niveau ligne n’est possible que si votre utilisateur possède le groupe approprié (i.e. votre utilisateur doit avoir le groupe Sup_Valid_Line_PO).

Comment valider un Bon de Commande (PO) au niveau entête

En fonctions des procédures en place dans votre OC, avant de valider un PO dans le système, un document devra être imprimé et signé (validé) par le responsable (qui devra également vérifier la distribution analytique avant de signer).

Pour imprimer le PO, cochez la case correspondant au PO que vous souhaitez imprimer et sélectionnez l’option “Bon de Commande” dans le panneau de droite. Un fichier PDF, prêt à être imprimé, s’affiche sur votre écran.

Impression d’un PO

Une fois le PO validé (sur papier), il peut être validé dans le système.

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande

1. Ouvrez le PO que vous souhaitez valider (en mode édition ou affichage). Ce PO ne devrait pas encore être validé mais être dans le statut “Brouillon” (ou “Brouillon-p”).
2. Cliquez sur le bouton “Valider le document” en bas de l’écran principal du PO

Bon de Commande (PO) – validation au niveau entête

Toutes les lignes du PO sont validées. Le statut du PO passe à “Validé”.

Bon de Commande (PO) – validé au niveau entête

Notez que pour les POs validés adressés à des partenaires internes (i.e. les POs qui déclenchent la création de FOs via synchronisation), le système affichera un message d’avertissement s’ ils sont ouverts (en mode édition ou affichage) afin d’informer l’utilisateur que les modifications éventuellement apportées sur le PO ne seront pas considérées (vu qu’elles devraient être faites sur l’instance fournisseur). Ces PO peuvent désormais également être en monnaie locale (si nécessaire) si tous les partenaires internes de la mission ont été configurés de la sorte.

Message d’avertissement sur un PO validé envoyé à un partenaire interne

Comment valider un Bon de Commande (PO) au niveau ligne

Si l’utilisateur possède les droits requis, il aura la possibilité de valider un PO au niveau ligne. Cette validation partielle peut être faite pour 1 ligne ou pour plusieurs lignes.

Selon les procédures en places dans votre OC, la validation partielle d’un PO peut être/ne pas être autorisée. Actuellement, OCG autorise la validation partielle tandis que OCA & OCB ne l’autorisent pas.

Comment valider 1 ligne d’un Bon de Commande (PO)

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande

1. Ouvrez le PO que vous souhaitez valider (en mode édition ou affichage). Ce PO ne devrait pas encore être validé mais être dans le statut “Brouillon” (ou “Brouillon-p”).
2. Cliquez sur le bouton vert (Valider) situé à droite de la ligne que vous souhaitez valider.

Valider 1 ligne de PO

3. Le PO prend le statut “Brouillon-p” (partiellement validé). La ligne validée prend le statut “Validé” tandis que les autres lignes conservent le statut “Brouillon”.

1 ligne de PO validée

Comment valider plusieurs lignes d’un Bon de Commande (PO)

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande

1. Ouvrez le PO que vous souhaitez valider (en mode édition ou affichage). Ce PO ne devrait pas encore être validé mais être dans le statut “Brouillon” (ou “Brouillon-p”).
2. Sélectionnez les lignes que vous souhaitez valider à l’aide des cases à cocher situées à gauche des lignes de commande.
3. Cliquez sur le bouton vert (Valider) située en haut de la table des lignes (à côté de “ETAT”).

Valider plusieurs lignes d’un PO

4. Le PO prend le statut “Brouillon-p” (partiellement validé). Les lignes validées prennent le statut “Validé” tandis que les autres lignes conservent le statut “Brouillon”.

Plusieurs (mais pas toutes les) lignes d’un PO validées

Notez que tant que toutes les lignes du PO n’ont pas été validées, vous avez toujours la possibilité de valider le PO au niveau entête, de valider 1 ligne (brouillon) du PO ou de valider plusieurs lignes (brouillon) du PO.

Une fois que toutes les lignes sont validées, le statut du PO (au niveau entête) passe à “Validé” et la validation au niveau entête ou ligne n’est plus possible.

Notez que pour les PO avec un fournisseur ESC:

• la « Date de prise de Stock » doit être absolument renseignée ; sans cela, la validation ne sera pas permise.
• Si le PO contient des produits NSL, un message sera affiché avec 2 options: une action de Validation qui va updater le statut, ou l’annulation de cette action.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.6 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Généralités -> G. LU-SU3201 Comment mettre à jour  modifier un Bon de Commande (PO)

Comment mettre à jour / modifier un Bon de Commande (PO)

Un PO doit parfois être mis à jour, lorsque des produits, quantités, prix, le fournisseur ou toute autre information ont évolué après la création du PO. Veuillez noter que si une ligne de commande (PO) a été validée et ensuite synchronisée (poussée) vers une instance fournisseur, elle ne doit plus être modifiée (sur l’instance d’origine (mais peut l’être sur l’autre instance, sur le FO créé par la synchronisation). De même, une fois la ligne de commande (PO) confirmée, tout changement éventuel concernant produits, quantités, prix,… pourra être fait au moment de la réception des produits, mais plus sur cette ligne de commande.

Les Bons de Commande adressés à des partenaires internes seront le plus souvent mis à jour automatiquement par synchronisation quand le fournisseur (partenaire interne) mettra à jour la FO correspondante.

Les POs adressés à des partenaires externes (et parfois aux ESC) sont généralement mis à jour manuellement. Après validation, le PO est envoyé au fournisseur. Le fournisseur devrait ensuite vous envoyer une confirmation de commande incluant prix corrects, codes produits corrects, quantités correctes, date de livraison confirmée,… Sur cette base, le PO sera alors mis à jour avant d’être confirmé.

Si des détails relatifs à ce qui doit être commandé changent de façon significative, un nouveau PO pourra être créé et l’original annulé (après communication avec le fournisseur et une fois l’accord conclu quant aux conditions d’annulation).

Un PO envoyé à un ESC peut être mis à jour (après validation, lors de la réception de la confirmation de commande l’ESC) par intégration verticale. Référez-vous aux sections traitant des intégrations verticales pour plus de détails.

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande

1. Sélectionnez le PO à mettre à jour en cliquant sur l’icône représentant un crayon situé à gauche de la ligne appropriée.
2. Faites les modifications nécessaires

• Modifiez le fournisseur, entrez la date de livraison confirmée ou modifiez une autre information sur l’entête du PO si besoin.
• Modifiez un produit, une quantité ou un prix unitaire si nécessaire. (notez qu’un changement de quantité peut induire un changement de prix lorsque la ligne est en « brouillon » et que le produit est lié à un catalogue)

Veuillez noter qu’il existe désormais 2 options pour mettre à jour une ligne produit PO : l’utilisateur peut soit cliquer sur le crayon pour mettre à jour le produit directement au niveau de la ligne soit cliquer sur l’icône feuille qui ouvrira une fenêtre produit avec un peu plus d’informations.

Parmi les informations supplémentaires pouvant être vues dans cette fenêtre, on retrouve les informations de la case « CHG». Cette fonctionnalité permet de tracer les changements fait au niveau de la ligne produits en comparant la « valeur actuelle » à la « valeur d’origine » (Qté, Prix, UdM ou Produit).

Il y a aussi l’option de modifier la dévise de la commande

Mise à jour visible au niveau de la fenêtre ligne produit

Le bon de commande peut être mis à jour à l’aide de la fonctionnalité d’importation.

Le bouton «Mettre à jour la ligne» permet aux utilisateurs de mettre à jour le prix, la quantité et les commentaires d’une ligne par le biais d’une importation. La fonctionnalité «Mise à jour de la ligne» est disponible en mode Brouillon (-p) pour tous les types de fournisseurs (internes, externes, ESC, IM et IS). L’importation peut également être effectuée en statut Validé (-p), mais uniquement si le fournisseur est Externe. Les lignes mises à jour par l’importation doivent correspondre aux statuts respectifs.

Si une ligne est Confirmée, Annulée, Clôturée ou Validée (pour les partenaires ESC, Internal, IS et IM), l’importation ne tiendra pas compte de cette ligne. Si des lignes sont ignorées, UniField fournit un message clair expliquant quelles lignes n’ont pas été mises à jour et pourquoi.

Un utilisateur peut utiliser la fonction «Mettre à jour la ligne» plusieurs fois pendant que la commande est en état de Brouillon (-p) (ou, dans certains cas, en état Validé (-p) pour les fournisseurs externes).

Notez qu’il est également possible de suivre les changements en utilisant le rapport que l’on trouve sous : Achats> Gestion des Achats > Suivi Changements Bons de Commande.

Suivi Changements Bon de Commande

Suivi Changements Bon de Commande – Excel report

• Annulez une ligne de commande si souhaité, en cliquant sur la croix rouge située à droite de cette ligne.
• Ajoutez une nouvelle ligne (uniquement pour les PO “Brouillon” ou “Validée”): l’ajout d’une nouvelle ligne sur une PO ayant été sourcée nécessitera de remplir le champs « Document Source » au niveau de la ligne avec une IR/FO non- Confirmée, non-Fermée ni Annulée (de type Standard). Si la référence du document Source est différente de la référence existante au niveau de l’en-tête de la PO alors la nouvelle référence sera ajoutée également au niveau du champ « Document Source » au niveau de l’en-tête.

3. Cliquez sur le bouton “Sauvegarder” situé en haut de l’écran principal du PO.

Mise à jour d’un Bon de Commande (PO)

1. Notez qu’il est important que la version la plus à jour d’un PO soit imprimée et signée avant de le valider dans le système. Référez-vous aux procédures de votre OC pour plus de détails à ce sujet.
2. Il n’est pas possible d’ajouter des lignes dans l’instance du demandeur une fois qu’une commande synchronisée est validée, tout changement doit être effectué dans l’instance du fournisseur.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.6 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Généralités -> F. LU-SU3201 Comment fusionner des Bons de Commande (POs)

Comment fusionner des Bons de Commande (POs)

UniField permet de fusionner plusieurs Bons de Commande si ceux-ci sont en statut “Brouillon” et s’ils sont adressés au même fournisseur.

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande

1. Utilisez les cases à cocher pour sélectionner les POs que vous souhaitez fusionner (assurez-vous qu’ils soient en statut “Brouillon” et adressés au même fournisseur).
2. Cliquez sur l’option “Fusionner les Bons de Commande” dans le panneau de droite.

Sélection des POs à fusionner

3. Un message apparait pour informer l’utilisateur qu’il est sur le point de fusionner des POs.

Des informations telles que le Groupe de Sourcing et le Partenaire de Destination (pour les BdC Direct) seront si différentes prise du BdC modèle.

Message avant fusion des POs

Un rapport PDF lié à la fusion des POs est également disponible. Il rassemble les Demandes Internes qui ont été sourcées auprès du même fournisseur.

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande

1. Cochez la case située à gauche du PO que vous souhaitez imprimer.
2. Le panneau de droite s’ouvre.
3. Cliquez sur l’option “Bons de Commande (Fusionnés)”.
4. Le PO est exporté au format PDF.

Version PDF d’un PO fusionné

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.6 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Généralités -> E. LU-SU3201 Comment exporter un Bon de Commande (PO)

Comment exporter un Bon de Commande (PO)

Un PO peut être exporté vers Excel (XML Spreadsheet 2003) ou vers PDF.

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande

1. Cochez la case située à gauche de la ligne correspondant au PO que vous souhaitez exporter.
2. Le panneau de droite s’ouvre.
3. Cliquez sur l’option “Export Excel – Bon de Commande”
4. Le PO est exporté vers Excel (dans un format similaire à celui utilisé pour l’import de lignes)

Export d’un PO vers Excel

PO exporté vers Excel

Si vous souhaitez créer une version PDF d’un PO pour, par exemple, le faire valider, sélectionner l’option “Bon de Commande” dans le panneau de droite

Export d’un PO vers PDF

PO exporté vers PDF

Note 1: Il est possible de sélectionner plusieurs POs en même temps sur l’écran “Rechercher: Commandes de terrain”) en noircissant plusieurs cases à cocher. Ils peuvent ensuite tous être exportés en une étape vers Excel (vous obtiendrez un PO par feuille). Notez que cette option n’est pas possible pour les exports en PDF (alors qu’elle l’est pour les IRs).

Note 2: L’export vers Excel et PDF peut également être fait depuis le PO même car les options “Export Excel – Bon de Commande” et “Bon de Commande” y sont également disponibles dans le panneau de droite (sous “Rapports”).

Note 3: Si vous exportez vers Excel, les commentaires éventuellement inclus dans la colonne “Commentaire” de l’écran principal du PO apparaitront dans la colonne “Commentaire” du fichier Excel. Notez que les notes introduites sur l’onglet “Notes” des lignes du PO ne sont pas exportées vers Excel.

Note 4: Si vous exportez en PDF, au niveau entête, les notes introduites sur l’onglet “Notes” du PO, apparaitront (au bas du PDF, derrière “REMARQUES”). Au niveau ligne, les commentaires introduits sur l’onglet “Sélection de la Nomenclature” des lignes du PO apparaitront (dans la colonne “Commentaire” du PDF) mais les notes introduites sur l’onglet “Notes” du PO n’apparaitront pas.

Note 5 : Si vous exportez en PDF ; les lignes « Annulés » ne sont pas affichées

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.6 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Généralités -> D. LU-SU3201 Comment importer des lignes sur un Bon de Commande (PO)

Comment importer des lignes sur un Bon de Commande (PO)

Plutôt que de les introduire manuellement, il est possible d’importer des lignes de commande sur un Bon de Commande. Les informations d’achat (produits, quantités, prix unitaires,…) devront être disponible dans un fichier Excel (format XML Spreadsheet 2003) qui sera importé sur le PO.

Pour pouvoir l’importer, le fichier doit avoir le format suivant exactement (la casse est prise en compte):

Code Produit; Description Produit; Quantité; UdM; Prix; Date de Livraison Requise; Devise; Commentaire, statut

Format de fichier qui peut être importé sur un PO

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande

1. Créez un nouveau PO ou ouvrez un PO existant.
2. Cliquez sur le bouton “Importer des lignes”.
3. Cliquez sur le bouton “ajouter une pièce jointe” puis sur “Browse” et recherchez sur l’ordinateur le fichier que vous souhaitez importer.
4. Sélectionnez le fichier souhaité et cliquez sur “Ouvrir”.
5. Cliquez ensuite sur le bouton “Importer le fichier” puis sur “Mettre à jour” jusqu’à ce que le “% terminé” atteigne 100%. Un message indique alors si les lignes ont bien été importées.
6. Cliquez sur le bouton “Fermer la fenêtre”.
7. Sauvegardez le PO.

Bon de Commande, import de lignes

Notez que des commentaires peuvent également être importés sur le PO si vous remplissez la colonne “Commentaire” du fichier Excel. Ces commentaires apparaitront alors dans la colonne “Commentaire” sur l’écran principal du PO et pourront être modifiés sur la fenêtre “Ligne Bon de Commande”, onglet “Sélection de la Nomenclature” si besoin, en éditant les lignes de commande.

Notez que les “lignes par nomenclature” ne peuvent pas être importées depuis Excel vers un PO. Ces lignes doivent être introduites manuellement l’une après l’autre.

Pour obtenir un modèle de format Excel nécessaire pour effectuer ce type d’import, vous pouvez simplement exporter un PO existant comme expliqué à la section suivante. Il vous faudra cependant supprimer la colonne “External Ref”.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.6 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Généralités -> C. LU-SU3201 Comment créer un Bon de Commande (PO) incluant des lignes par Nomenclature

Comment créer un Bon de Commande (PO) incluant des lignes par Nomenclature

Comme expliqué dans l’unité d’apprentissage consacrée aux Demandes Internes (LU-SU3101), dans certaines situations, il est nécessaire d’insérer dans une commande des produits qui ne sont pas codifiés. On parle de “lignes par nomenclature”.

Ces “lignes par nomenclature” peuvent être insérées dans un PO créé manuellement ou être présentes dans un PO créé par l’OST ou encore dans un PO créé par la synchronisation. Cependant, une ligne de PO par nomenclature ne peut être confirmée. Le statut “Validé” est le statut le plus avancé dans lequel une ligne par nomenclature est autorisée. Après cela (i.e. pour pouvoir confirmer la ligne), un produit codifié sera requis.

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande

1. Créez un nouveau PO ou ouvrez un PO existant.
2. Cliquez sur le bouton “Créer” situé en haut de la table “Lignes” (sur l’onglet “Bon de Commande”) pour entrer une ligne par nomenclature.
3. Entrez un commentaire pour décrire le produit dans le champs « Commentaire », une quantité, une unité de mesure et un prix si vous le connaissez. Notez qu’il ne faut pas remplir le champs « Code produit/ description produit ».
4. Cliquez sur l’icône de la disquette pour sauvegarder la ligne

Ligne par nomenclature sur un PO – Etape 1

Ligne par nomenclature sur un PO – Etape 2

5. Cliquez sur l’icône « Configurateur »

6. A partir de l’onglet « Sélection de la Nomenclature », sélectionnez les niveaux de nomenclature de ce produit : “Type Principal”, “Groupe”, “Famille” et si possible “Origine”. Notez que le commentaire précis peut être deditable dans l’onglet « ligne de Commande ».

7. Cliquez sur le bouton “Sauvegarder & Fermer” si vous ne souhaitez pas ajouter de ligne supplémentaire, ou sur le bouton “Sauvegarder & créer” dans le cas contraire.

Ligne par nomenclature sur un PO – Etape 2

8. Sur l’écran principal du PO

• • La ligne apparait sans code et sans description.
  • Les niveaux de nomenclature et la description aideront le fournisseur à définir le produit souhaité.

Ligne par nomenclature sur un PO

Vous pourrez valider cette ligne de PO par nomenclature mais vous ne pourrez pas la confirmer tant qu’un produit codifié n’est pas introduit dans la ligne (en remplacement de la nomenclature).

Si le fournisseur du PO est une autre instance (e.g. la coordination), après validation du PO, la synchronisation créera une FO sur cette instance, correspondant à votre PO. Un code produit devrait remplacer la nomenclature sur cette FO avant sa validation. Cela pourrait nécessiter la création d’un nouvel article (local). Ce code produit apparaitra dans votre PO après validation et synchronisation de la FO.

Si le fournisseur du PO est un ESC, le code produit devrait être fourni par cet ESC. Cela pourrait nécessiter la création d’un nouvel article dans UniData qui apparaitra dans UniField grâce au “Linkage” existant entre UD et UF.