Category: Supply FR

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) -> J. LU-SU3103 Comment annuler une Commande de Terrain (FO)

Comment annuler une Commande de Terrain (FO)

Si la coordination n’est pas d’accord avec une commande passée par un projet ou si elle n’est pas capable de répondre à la demande, la FO devra être annulée. Au niveau projet, le PO correspondant sera alors annulé automatiquement après synchronisation.

Allez à: Commandes / Commandes / Commandes de terrain

1. Sélectionnez la FO à annuler en cliquant sur la ligne appropriée pour l’ouvrir. La FO devrait être dans le statut “Brouillon”. Cliquez ensuite sur le bouton “Annuler le document” situé au bas de l’écran principal de la FO. Le système vous avertira que vous êtes sur le point d’annuler, confirmez si vous souhaitez annuler.

Annulation d’une Commande de Terrain “Brouillon”

2. La FO passera au statut “Annulé” (au niveau entête). Vous constaterez que ses lignes n’apparaissent plus. C’est parce qu’elles sont aussi passées au statut “Annulé”. Vous pourrez les afficher en utilisant le filtre en liste déroulante situé en haut de la table “Commande de terrain – Lignes”. Ce filtre permet de cacher les lignes annulées (“Hide cancelled”), d’afficher toutes les lignes (“Show all”) ou de ne montrer que les lignes annulées (“Show cancelled only”)

La FO passe au statut “Annulé”

Les lignes annulées peuvent être montrées si vous utilisez le filtre approprié.

3. Si la FO a un partenaire interne comme client, après synchronisation des deux instances, le PO correspondant sur l’instance de client passera également au statut “Annulé” avec toutes ses lignes au statut “Annulé”.

PO annulé sur l’instance du client

Notez que les FOs dont le statut est “Brouillon” ou “Validé” peuvent être annulées mais une FO qui a déjà été sourcée ne peut pas être annulée. A ce stade, l’annulation devra se faire sur le document ultérieur (e.g. PO ou PICK).

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) -> I. LU-SU3103 Comment confirmer (une ligne d')une Commande de Terrain (FO) à travers l'Outil de Sourcing des Commandes (OST)

Comment confirmer (une ligne d’)une Commande de Terrain (FO) à travers l’Outil de Sourcing des Commandes (OST)

Le plus souvent, les lignes de FO devront passer par l’OST pour être confirmées. L’OST permet de sourcer des commandes terrain de manière partielle (i.e. sourcer certaines lignes d’une FO et laisser les autres en attente).

Si une ligne de FO est sourcée “du stock”, un bon de picking sera créé et la ligne sourcée passera au statut “Confirmé”.

Si une ligne de FO est sourcée “sur commande”, un document d’achat (PO,CFT,RFQ) sera créé (ou modifié) et la ligne de FO passera au statut “Sourcé”.

La FO même (au niveau entête) changera de statut en fonction du statut de ses lignes.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) -> H. LU-SU3103 Comment valider une Commande de Terrain (FO)

Comment valider une Commande de Terrain (FO)

Allez à: Commandes / Commandes / Commandes de terrain

1. Ouvrez la FO que vous souhaitez valider en cliquant sur la ligne appropriée.
2. Complétez la Commande de Terrain en ajoutant une distribution analytique si cela n’a pas encore été fait (le processus de distribution analytique est décrit dans l’unité d’apprentissage LU-SU3201 PO Généralités). Si toutes les lignes de la commande ont la même distribution analytique, ajoutez-la en entête via le bouton
3. Si les lignes n’ont pas toutes la même distribution analytique, ajoutez-la au niveau de chaque ligne en cliquant sur l’icône 
4. Si votre utilisateur dispose des droits requis, vous pouvez valider la FO au niveau entête ou au niveau ligne.
5. Pour valider une FO au niveau entête, cliquez sur le bouton “Validater le document” situé en bas de l’écran principal de la FO
6. Pour valider une ligne spécifique, cliquez sur le bouton vert, situé sur la droite de la ligne que vous souhaitez valider.
7. Pour valider plusieurs lignes (mais pas toutes), sélectionnez les lignes que vous souhaitez valider via les cases à cocher situées à leur gauche et cliquez ensuite sur le bouton vert situé en haut à droite des lignes de commande (à côté de “STATE”)

Validation d’une FO au niveau entête

Validation d’une seule ligne d’une FO

Validation de plusieurs lignes d’une FO

Note: Une ligne de FO ne peut pas être validée si son prix est à zéro (hormis pour les prêts et donations).

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) -> G. LU-SU3103 Comment exporter une Commande de Terrain (FO)

Comment exporter une Commande de Terrain (FO)

Allez à: Commandes / Commandes / Commandes de terrain

1. Cochez la case située à gauche de la ligne correspondant à la FO que vous souhaitez exporter.
2. Le panneau de droite s’ouvre.
3. Cliquez sur l’option “Exportation en Excel des commandes de terrain”.
4. La FO peut être exportée vers Excel avec le format suivant:

Export d’une FO en Excel

Vous pouvez également imprimer une FO en PDF pour, par exemple, la faire valider par signature. Sélectionnez pour cela l’option “Commande Terrain” sur le panneau de droite. Notez que la langue dans laquelle le PDF est généré dépend de la langue du client de la FO (nb : cela sera corrigé dans une prochaine version).

Export d’une FO en PDF

Note 1: Il est possible de sélectionner plusieurs FOs en même temps sur l’écran “Rechercher: Commandes de terrain”) en cochant plusieurs cases. Elles peuvent ensuite toutes être exportées en une étape vers Excel (vous obtiendrez une FO par feuille). Notez que cette option n’est pas possible pour les exports en PDF (alors qu’elle l’est pour les IRs).

Note 2: L’export vers Excel et PDF peut également être fait depuis la FO même car les options ” Exportation en Excel des commandes de terrain ” et “Commande Terrain” y sont également disponibles dans le panneau de droite (sous “Rapports”).

Note 3: Si vous exportez vers Excel, les commentaires éventuellement inclus dans la colonne “Commentaire” de l’écran principal de la FO apparaitront dans la colonne “Commentaire” du fichier Excel. Notez que les notes introduites sur l’onglet “Notes” des lignes de la FO ne sont pas exportées vers Excel.

Note 4: Si vous exportez en PDF, au niveau entête, les notes introduites sur l’onglet “Autres informations” de la FO, apparaitront (au bas du PDF, derrière “REMARQUES”). Au niveau ligne, les commentaires introduits sur l’onglet “Sélection de la Nomenclature” des lignes de la FO apparaitront (dans la colonne “Commentaire” du PDF) mais les notes introduites sur l’onglet “Notes” des lignes de la FO n’apparaitront pas.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) -> F. LU-SU3103 Comment importer des lignes sur une Commande de Terrain (FO)

Comment importer des lignes sur une Commande de Terrain (FO)

Il est possible d’importer toutes les lignes d’une FO en une étape plutôt que devoir les encoder manuellement l’une après l’autre. Les informations de la FO (produits, quantités, prix unitaires,..) doivent être disponible sur un fichier Excel (au format XML Spreadheet 2003) qui pourra être importé sur la commande.

Le fichier doit être au format suivant (ordre et titres des colonnes importants):

Import de lignes sur une FO

Allez à: Commandes / Commandes / Commandes de terrain

1. Ouvrez une FO existante ou créez-en une nouvelle.
2. Cliquez sur le bouton “Importer des lignes”.
3. Cliquez sur le bouton “ajouter une pièce jointe” puis sur “Browse” et recherchez sur l’ordinateur le fichier que vous souhaitez importer.
4. Sélectionnez le fichier souhaité et cliquez sur “Ouvrir”.
5. Cliquez ensuite sur le bouton “Importer le fichier” puis sur “Mettre à jour” jusqu’à ce que le “% terminé” atteigne 100%. Un message indique alors si les lignes ont bien été importées.
6. Cliquez sur le bouton “Fermer la fenêtre”.
7. Sauvegardez la FO.

Notez que des commentaires peuvent également être importés sur la FO si vous remplissez la colonne “Commentaire” du fichier Excel. Ces commentaires apparaitront alors dans la colonne “Commentaire” sur l’écran principal de la FO et pourront être modifiés sur la fenêtre “Commande de terrain – Lignes”, onglet “Sélection de la Nomenclature” si besoin, en éditant les lignes de commande.

Notez que des lignes par nomenclature peuvent également être importées depuis un Excel vers une FO. Pour ce faire, laissez la colonne “Code Produit” (ainsi que la colonne “Description Produit”) du fichier Excel vide et remplissez la colonne “Commentaire”. Après l’import du fichier, vous devrez compléter les lignes par nomenclature et ajouter les niveaux de nomenclature obligatoires. Vous pourrez le faire en éditant ces lignes et en ouvrant l’onglet “Sélection de la Nomenclature” de la fenêtre ” Commande de terrain – Lignes”, où vous pourrez également modifier le commentaire si besoin.

Pour obtenir un modèle de format Excel nécessaire pour effectuer ce type d’import, vous pouvez simplement exporter une FO existante comme expliqué à la section suivante. Il vous faudra cependant supprimer les 4 dernières colonnes du fichier Excel généré (“Justification Code”, “Justification Coordination”, “HQ Remarks” and “Justification Y/N”) pour pouvoir l’utiliser comme modèle.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) -> E. LU-SU3103 Comment mettre à jour modifier une Commande de Terrain (FO)

Comment mettre à jour / modifier une Commande de Terrain (FO)

Une fois qu’une Commande de Terrain (FO) a été reçue d’un projet par synchronisation, les membres de la coordination peuvent modifier la commande avant que celle-ci ne soit validée et modifier produits, quantités, prix unitaires ou toute autre information reprise dans la FO. Tous les changements seront repris dans le PO du projet dès que les deux instances auront effectués une synchronisation.

Allez à: Commandes / Commandes / Commandes de terrain

1. Ouvrez la FO à mettre à jour en cliquant sur l’icône représentant un crayon située sur la gauche de la ligne appropriée.
2. Modifiez, si nécessaire, certaines informations d’entête sur la FO.
3. Modifiez n’importe quelle ligne (produit, quantité, prix unitaire) si besoin. Notez que le champ “Commentaire de Modification” peut être utilisé pour expliquer un changement et sera synchronisé vers la PO correspondante de l’instance demandeuse.
4. Annulez, si besoin est, une ligne de commande via un clic sur la croix rouge située sur la droite de la ligne.
5. Cliquez sur le bouton “Sauvegarder” situé en haut de l’écran principal de la FO.

Notez qu’une FO créée par la synchronisation aura “Synch” comme responsable, tandis qu’une FO créée manuellement aura comme responsable l’identifiant de l’utilisateur qui a créé la FO.

FO créée par la synchro versus FO créée manuellement

Notez que tout changement au niveau du « Produit », de la « Quantité », du « Prix » et de l’ « UdM » sur une ligne au moins « Validé » enclenchera la coche de la case « Changé ». Ce type de changement déclencheront aussi la coche de la case si la FO est en « brouillon » mais uniquement pour les FO créées par la synchro (pulled/reçues).

Les changements peuvent être vus en cliquant au niveau de la ligne mise à jour. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre avec les détails de la ligne (comme lorsque l’on clique sur « Créer »). Vous pourrez voir la « valeur originale » comparée à la « valeur actuelle » :

Ligne FO mise à jour: dans cette exemple “Quantité (UoM)” a été updaté à 800 vs “Qté d’Origine » de 500

Tant que la FO est en statut « Validé » il reste possible d’ajouter de nouvelles lignes à la commande mais cela cochera la case « Changé ».

L’ajout de nouvelles lignes à une FO « Validé » est conditionnée par des droits utilisateurs. Un bouton « Ajouter une ligne » remplace le bouton « Créer » qui n’est disponible que pour les FO « Brouillon ». Les nouvelles lignes ajoutées en Statut document « Validé » seront créer en « Brouillon » et devront être validées par un utilisateur ayant les autorisations adéquates.

Il est important de souligner qu’après l’ajout d’une nouvelle ligne en statut FO « Validé », le statut du document reste « Validé » (les statuts des documents ne recule pas– ne passe PAS en Brouillon-p) bien que la nouvelle ligne soit en « Brouillon ».

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) -> C. LU-SU3103 Comment créer une Commande de Terrain (FO) manuellement

Comment créer une Commande de Terrain (FO) manuellement

Une FO sera créée manuellement lorsqu’une instance (en général la coordination) initiera la commande pour le compte d’une autre instance (en général un projet). Ce genre de FO sont appelées des “FO poussées” ou “Pushed FOs”.

Allez à: Commandes / Commandes / Commandes de terrain

1. Cliquez sur le bouton “Créer”.
2. Laissez le “Type de Commande” sur “Normal”.
3. Sélectionnez une “Catégorie de la commande”.
4. Dans le champ “Détails” entrer le nom de la commande ou tout autre détail de la Commande de terrain, et ceci sera transféré aux documents suivants, y compris le prélèvement/Picking (ou le Bon de Livraison/OUT en cas de conversion). 

N.B.: Sur un FO créee par la synchro il y aura les informations du champ “Détails” transférées du Bon de Commande (PO) client.

5. Sélectionnez un client (généralement un projet mais il peut s’agir de n’importe quel client interne ou externe) dans le champ “Client” (veuillez noter qu’il est désormais possible de choisir un ESC comme Client).

Commande de Terrain (FO)

6. Insérer des lignes de commande manuellement en cliquant sur le bouton “Créer” sur l’onglet “Commande de Terrain” (table “Commande de terrain – Lignes”) pour ajouter des lignes une par une ou sur le bouton “Ajouter plusieurs lignes” pour ajouter plusieurs lignes en une étape.

• • Bouton “Créer”: Dans la fenêtre “Commande de terrain – Lignes”, introduisez le code produit (en tout ou en partie) ou (une partie de) la description du produit dans le champ “Produit” et sélectionnez le produit que vous souhaitez ou cliquez sur le bouton représentant une loupe situé sur la droite du champ “Produit” afin d’ouvrir l’écran “Rechercher Produits”. Recherchez et sélectionnez le produit souhaité en utilisant les filtres disponibles (Description, Nomenclature,…)
  • Bouton “Ajouter plusieurs lignes”: Cliquez sur “Ajouter” dans la fenêtre “Ajouter plusieurs produits” et recherchez les produits que vous souhaitez via l’écran “Rechercher Produits”. Utilisez les filtres adéquats : Nomenclature, Description, Code, Listes, Catalogues,… Sélectionnez les produits souhaités en cochant la case au début de la ligne de chacun de ces produits et cliquez sur “Sélectionner” pour ajouter les produits cochés à la liste des produits à inclure sur la FO. Une fois que vous avez sélectionné tous vos produits, cliquez sur “Ajouter produits” dans la fenêtre ” Ajouter plusieurs produits”. Notez que les quantités peuvent déjà être introduites dans la fenêtre “Ajouter plusieurs produits”.

NB: Nous verrons plus tard qu’il est également possible d’importer des lignes de commande depuis un fichier Excel (via le bouton “Importer des lignes”).

6.1 Si vous utilisez la première option (bouton “Créer”), une fois que le produit a été sélectionné; dans la fenêtre “Commande de terrain – Lignes”, introduisez la quantité demandée dans le champ “Quantité (UdM)” et l’unité de mesure (si besoin) dans le champ “Unité de Mesure”.

6.2 Introduisez une “Date de Livraison Souhaitée”.

6.3 Entrez un prix unitaire si celui proposé par le système (provenant de la fiche produit) n’est pas correct.

6.4 Si vous connaissez déjà la méthode d’acquisition (du stock/sur commande), vous pouvez mettre à jour le champ “Approvisionnement – Méthode”.

6.5 Cliquez sur “Sauvegarder & Créer” pour sauver votre ligne de commande et en ajouter une autre, ou sur “Sauvegarder & Fermer” pour sauver votre ligne de commande et retourner à la fenêtre principale de la FO.

Ligne de Commande de Terrain

7. Optionnellement, sur l’écran principal de la FO, vous pouvez cliquer sur le bouton “Arrondir la Qté à la QS” (voir LU-SU3401 Procurement Advanced Features pour plus de détails quant à cette fonctionnalité).

8. Sur l’onglet “Dates de Commandes”, entrez une “Date de livraison Souhaitée” et transférez là vers toutes les lignes de commande si besoin via le bouton “Mise à jour des lignes” (notez que cette date peut aussi être introduite directement au niveau ligne comme vu plus haut).

9. Cliquez sur le bouton “Sauvegarder” en haut de l’écran principal de la FO pour sauver votre commande, le statut initial de celle-ci sera “Brouillon”.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) -> B. LU-SU3103 Comment gérer une Commande de Terrain (FO) reçue par synchronisation

Comment gérer une Commande de Terrain (FO) reçue par synchronisation

Dans le cas d’une FO reçue (générée par la synchronisation), vous aurez une «instance demandeuse» (généralement un projet) et une «instance fournisseur» (généralement la coordination). L’instance demandeuse enverra une demande à l’instance fournisseur par l’intermédiaire d’un PO validé et adressé à l’instance fournisseur.

Le PO validé de l’instance demandeuse sera transféré vers l’instance fournisseur grâce une synchronisation effectuée au niveau de l’instance demandeuse.

Pour recevoir cette demande, l’instance fournisseur devra également effectuer une synchronisation de son instance. Le PO de l’instance demandeuse sera converti en FO au niveau de l’instance fournisseur.

La FO sera généralement générée automatiquement après synchronisation automatique des deux instances et il vous faudra accéder au menu Commandes / Commandes / Commandes de terrain pour visualiser, ouvrir et gérer la FO “Brouillon”.

Tous les champs principaux de la FO devraient déjà contenir les informations provenant du PO de l’instance demandeuse. Vous devriez donc voir les produits, l’allocation analytique, les dates, les quantités,…

Toutefois, en fonction des paramètres de synchronisation de votre instance (effectuée chaque nuit, toutes les X heures,…) et de l’urgence de la situation, vous pourriez être amené à lancer la synchronisation manuellement afin de recevoir immédiatement la FO après avoir communiqué avec l’instance demandeuse. Dans ce cas, vous devrez effectuer la synchronisation manuellement (voir en fin de chapitre ” Approvisionnement – fonctionnalités avancées: Comment effectuer une synchronisation manuelle”).

Les FO générées par synchronisation sont appelées FOs reçues ou pulled FOs.

Bien que tout soit généré automatiquement, la communication entre les instances reste capitale pour assurer le traitement fluide des demandes en temps et en heure.

Gardez à l’esprit qu’après synchronisation d’un PO validé au niveau de l’instance demandeuse, aucun changement ne devrait plus être apporté à ce PO (ils ne seront pas pris en compte).

Après synchronisation, il peut être utile de consulter le “PO/FO/Shipment Logs” (Synchronisation / Surveillance / PO/FO/Shipment Logs), pour voir quels documents ont été créés ou modifiés à la suite de celle-ci. Pour plus de détails, veuillez consulter le chapitre Configuration et notamment la section D de l’unité d’apprentissage LU-SU1103 Synchronisation: Comment consulter les documents générés par la synchronisation.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) -> A. LU-SU3103 Introduction

Introduction

Une commande terrain (FO) est un document qui représente les besoins d’un client (souvent un projet mais il peut s’agir de tout partenaire interne ou externe). Si le client est un projet, la FO correspond à un PO de ce projet. La FO peut être créée par le moteur de synchronisation (elle provient alors d’un PO créé préalablement sur l’instance projet – FO reçue ou pulled FO). Elle peut aussi être créée manuellement “pour le compte” de ce projet (et généreralement la création automatique du PO correspondant sur l’instance du projet – FO poussée ou pushed FO). Elle peut enfin être créée “pour le compte d’un partenaire externe (de type client) si, par exemple, on souhaite faire une donation à un partenaire externe.

Voir processus de sourcing d’une FO à la page suivante.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs)

LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders – FOs)

A. Introduction

B. Comment gérer une Commande de Terrain (FO) reçue par synchronisation

C. Comment créer une Commande de Terrain (FO) manuellement

D. Comment ajouter une ou plusieurs Distributions Analytiques à une ligne ou à des lignes de Commandes de Terrain

E. Comment mettre à jour modifier une Commande de Terrain (FO)

F. Comment importer des lignes sur une Commande de Terrain (FO)

G. Comment exporter une Commande de Terrain (FO)

H. Comment valider une Commande de Terrain (FO)

I. Comment confirmer (une ligne d’)une Commande de Terrain (FO) à travers l’Outil de Sourcing des Commandes (OST)

J. Comment annuler une Commande de Terrain (FO)

K. Comment annuler une ligne spécifique d’une Commande de Terrain (FO)

L. Comment faire le suivi des Commandes de Terrain (FOs)

M. Comment ajouter de nouvelles lignes à une Commande de Terrain (FO) créée par Synchronisation