Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.7 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Spécificités -> G. LU-SU3202 Comment créer un Bon de Commande (PO) – Liste d'Achats (PL)
Comment créer un Bon de Commande (PO) – Liste d’Achats (PL)
Ce type de PO est utilisé quand une avance opérationnelle est prise auprès de la finance pour acheter des biens sur le marché local. C’est pour cette raison que le fournisseur par défaut est “Local Market”. Cependant, si vous avez créé le fournisseur en question dans le système, vous pouvez modifier le champ fournisseur et saisir celui-ci à la place du “Local Market”. Généralement, les montants ne sont pas significatifs par rapport au budget total. La création d’une liste d’achats (PL) est similaire à celle d’un PO, sauf que le type de commande sera “Liste d’Achats”. Renseignez-vous auprès de votre OC quant aux procédures spécifiques de validation, car le PO doit être validé avant l’achat des produits. Le cas échéant, les produits peuvent être achetés et le PO peut être ensuite modifié de façon à inclure le prix réellement payé si celui-ci diffère du prix initialement estimé. Finalement, le PO sera alors confirmé. Une fois le PO (PL) confirmé, le département des finances sera en mesure de lier le paiement à l’avance opérationnelle (référez-vous au module Supply-Finance dans le manuel Finance pour plus de détails).
Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande
- Créer un nouveau PO en cliquant sur le bouton “Créer”.
- Comme “Type de Commande”, sélectionnez “Liste d’Achats”.
- Remplissez les autres informations d’entête (catégorie de la commande, priorité, détails,…).
- Le champ “Fournisseur” est initialisé avec “Local Market” mais vous pouvez le modifier si vous souhaitez indiquer un autre fournisseur.
- Ajouter les lignes de commandes manuellement ou par import de fichier (en incluant produits, quantités, dates de livraison souhaitée,…).
- Entrez une distribution analytique.
- Sauvegardez le PO.
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| PO de type “Liste d’Achats” (PL) |
Selon les procédures en place sur votre mission, ce PO peut être imprimé en PDF et utilisé pour l’obtention de l’avance opérationnelle auprès de la finance.
Notez qu’une ligne de PO de type PL ne doit être confirmée qu’après l’introduction du prix final dans le système. Cela peut signifier (référez-vous aux procédures de votre OC) que la ligne de PO de type PL ne sera confirmée qu’après achat des produits. Dans ce cas, la livraison entrante ne sera créée qu’après l’arrivée des produits. Il peut donc être intéressant d’informer le responsable de l’entrepôt au préalable afin qu’il/elle soit préparé(e) à recevoir les marchandises.
