G. LU-SU4101 Comment importer des fichiers d’Intégration Verticale sur une Livraison Entrante

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Comment importer des fichiers d’Intégration Verticale sur une Livraison Entrante

La plupart du temps, les POs envoyés aux ESCs sont des POs importants qui peuvent contenir plusieurs centaines de lignes. Par conséquent, les INs créés suite à la confirmation de ces POs seront également importants. Dans le chapitre consacré aux commandes et aux achats, vous trouverez des explications sur comment les POs peuvent être mis à jour en utilisant des fichiers d’Intégration Verticale. L’objectif de cette section est d’expliquer comment les fichiers IV générés par les ESCs peuvent être importés sur les Livraisons Entrantes afin de faciliter leur traitement. Notez que les OCs utilisent les Intégrations Verticales de manière différentes en fonction de l’ESC avec lequel elles travaillent. Référez-vous à la documentation spécifique OC/ESC pour comprendre comment les fichiers IV doivent être utilisés dans votre section.

L’objectif général des Intégrations Verticales sur les INs est de diminuer la charge de travail nécessaire à l’encodage et de réduire le risque d’erreur d’encodage lorsque des cargos envoyés par un ESC sont réceptionnés. La possibilité d’importer des fichiers sur les INs au statut « Disponible » permet d’atteindre cet objectif. Ces fichiers importables sur les INs sont en réalité les listes de colisages électroniques (fret) fournis par les ESCs. Ces fichiers incluent, en plus des produits envoyés et de leurs quantités, des informations sur les numéros de lot et sur les dates d’expiration de ces produits si nécessaire.

Les derniers développements de cette fonctionnalité permettent désormais à l’utilisateur d’importer également des informations de l’e-packing list de l’ESC. Ainsi, en même temps que la réception des produits, les processus de PICKing et de Colisage peuvent être automatiquement traités. Cette fonction a principalement été développée pour facilité le travail de réception fait à la Coordination avant d’envoyer les produits provenant de l’ESC vers les projets destinataires finaux.

Notez que les Intégrations Verticales ont été développées pour faciliter l’échange d’information avec les ESCs mais peuvent également être utilisées pour échanger des informations avec d’autres fournisseurs tant que la solution développée peut être utilisée telle quelle.

Allez à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons Entrantes

Sélectionnez une Livraison Entrante que vous souhaitez mettre à jour et/ou traiter. Le partenaire de cet IN devrait être un ESC et son statut devrait être « Disponible ».

Notez que sur l’écran principal du IN, le bouton « Exporter le fichier » utilisé avec la liste déroulante «Type de fichier » permet de générer un fichier avec le contenu du IN au format utilisé par les IV (Excel ou XML).

Notez que ce fichier d’IV est toujours en anglais puisqu’il est utilisé entre UF et plusieurs système ESC.

2. Assurez-vous que vous disposez de la liste de colisage électronique correspondant à cet IN fournie par votre ESC.

3. Cliquez sur le bouton « Traiter » situé au bas de l’écran principal du IN.

4. Sur l’écran « Produits à Traiter », vous aurez 2 options d’import :

a) cliquez sur le bouton « Importer IN » si vous souhaitez recevoir uniquement les produits

b) Cliquez sur « Importer IN, traiter IN & Pick et colisage » ( ce boutotn ne sera disponible que pour les IN sourcée à partir d’une FO) si vous désirez traiter l’e-packing liste directement jusqu’à l’expédition (IN, PICK et PACK seront créés et fermés automatiquement suite à l’import)

Notez que pour les 2 options le fichier d’import est le même, seules les informations que vous y apporterez seront différentes. Les informations de colisage (Packing) devront être renseignées obligatoirement si vous cliquez sur « Importer IN, traiter IN & Pick et colisage » …alors que ces informations ne seront pas remplies si vous optez pour l’autre option.

Le système ouvre l’écran de simulation suivant du IN.

5. Dans le champ « Type de fichier », sélectionnez le type de fichier utilisé par votre ESC. Deux formats sont disponibles: Excel file (qui est en fait un format XML lisible sous Excel) ou XML file (qui est un format XML pur).

6. Cliquez sur le bouton « ajouter une pièce jointe ».

7. Cliquez sur « Browse ».

8. Sélectionnez sur votre ordinateur le fichier IV que vous souhaitez importer dans le IN. Rappelez vous que si vous avez choisi l’option « Importer IN, traiter IN & Pick et colisage » vous devrez renseigner les informations de Colisage. Ces informations correspondent au colonne du fichier en orange : « Qty of parcels »,« From parcel » , « To parcel », « Weight », « Parcel ID» (« quantité de parcelles », « de parcelle », « à parcelle », « poids », « parcelle ID » ). Ces informations devront respecter les mêmes règles de remplissage que celles de l’écran PPL ( voir LU_SU 4103 Colisage). Notez qu’il est possible de créer plusieurs PPL par IN en copiant les colonnes d’en-tête orange et grise dédiées aux PPL (voir exemple ci-dessous). Aussi, le champs « Packing list » peut reprendre la référence fournisseur ESC.

Fichier d’import pour traiter les IN, Pick et Pack – information de Colisage remplies

Fichier d’import des produits uniquement – pas nécessaire de remplir les informations de Colisage/Packing

9. Cliquez sur le bouton « Simuler ».

L’écran de simulation montre la progression de l’import dans la barre « Pourcentage terminé ». Notez que l’import d’un fichier peut durer plus ou moins longtemps selon la taille de celui-ci.

Le champ « Etat » montre l’état de l’import.

Sur l’onglet « Livraison entrante », vous voyez à gauche le contenu actuel de l’entête du IN et à droite la manière dont le IN sera mis à jour si vous confirmez l’import en cliquant sur « Importer ». Les informations de l’en-tête tel le numéro de « Freight », le « Transport mode », les « notes » et les « Messages ESC header » seront affichés sur cet onglet.

L’onglet « Détails » montre la manière dont les lignes seront mises à jour si vous confirmez l’import. Dans l’exemple ci-dessus, notez l’apparition du numéro de lot et de la date d’expiration.

La colonne CHG de l’onglet « Détails » explique la manière dont la ligne sera mise à jour si vous confirmez l’import.

« Ign.» Signifie que la ligne ne fait pas partie du fichier d’import. Par conséquent, cette ligne ne sera pas traitée et terminera en back-order.

« Scinder » signifie que la ligne a été divisée en plusieurs parties, généralement parce que différents numéros de lots ou dates d’expiration sont envoyés pour un même produit (mais cela peut également être pour d’autres raisons comme une différence de prix pour un même produit ou un même produit présent dans différentes listes de colisage de l’ESC,…)

Notez qu’il n’est pas possible d’ajouter une nouvelle ligne. Tous les articles réceptionnés par IV doivent avoir été confirmés sur le PO. Le champ « Réf. Externe » présent dans le fichier XML ne permet pas d’ajouter une nouvelle ligne mais simplement de réceptionner une ligne qui a été ajoutée sur le PO avant sa confirmation.

L’onglet « Information » montre des informations supplémentaires comme le nombre de lignes mises à jour et des informations supplémentaires sur l’import avec l’option de Pick Packing (voir copie écran ci-dessus).

Un onglet « Error » peut apparaitre après simulation si le système détecte des problèmes dans la liste de colisage électronique.

*** Le système vérifiera la disponibilité pour tous les types d’importation d’IN par IV, par exemple, dans le cas d’une livraison entrante pour une zone de destination « Transbordement », et si l’utilisateur a « forcé » l’un des produits comme « Disponible » dans un OUT non lié de la même zone « Transbordement », l’importation ne pourra pas être traitée. Le système vérifiera à l’importation d’IN (si IN>Picking/Colisage/Expédition) que les produits n’ont pas un stock disponible négatif dans la zone Transbordement, et si c’est le cas, l’importation sera bloquée et le code du produit / la quantité seront affichés dans le message d’avertissement.

10. Divisé en sections a) et b) :

a) Si les modifications proposées par l’écran de simulation vous conviennent, cliquez sur le bouton « Importer » si vous avez choisi l’option « Importer IN » sinon sur « Importer, Pick et Colisage » si vous avez précédemment choisi l’option « Importer IN, traiter IN et Pick & Colisage ».

b) Si vous ne souhaitez pas valider l’import aussitôt suite à la simulation ou que vous ne pouvez pas suite à un message d’erreur bloquant (par exemple vous ne pouvez utiliser le bouton « Importer, Pick et Colisage » si le PICK associé a été converti en OUT – un message clair sera affiché), vous pouvez soit revenir sur l’écran principal du IN en cliquant sur « Retourner au IN » soit vous avez besoin de plus de temps d’analyse des résultats et des changements de la simulation et vous pouvez alors cliquer sur « Imprimer rapport » pour exporter l’Excel.

Noter que toutes les différences entre l’écran IN principal et le fichier d’import sont mise en avant en rouge.

Noter que si le fichier d’importation contient une valeur dans le champ « Freight », elle sera importée dans la « Référence Expédition » sur l’écran de la livraison entrante.

11. Divisé en sections a) et b) :

a) Si vous avez cliqué sur « Importer IN, traiter IN et Pick& Colisage », le système vous amène sur l’écran Expédition/SHIP « Brouillon » alors que les documents liés PICK , sous-Pick et PPL ont été créés et fermés automatiquement. Notez qu’il y aura autant de sous-PICK et de PPL que de Packing liste renseignées dans le fichier d’import. (dans l’écran ci-dessous l’on retrouve les informations saisies dans le fichier d’import).

Notez que vous êtes amenés directement sur cet écran uniquement si toutes les lignes ont été traitées, sinon vous serez amené sur le IN Back order et vous devrez allez vérifier vous-même la création de ce document Expédition sous Entrepôt> Gestion d’Entrepôt> Livraisons > Expédition.

Ecran Expédition « Brouillon » après import – « Import IN »

NB: au cas où votre document est lié à un IN synchronisé, il sera mis à jour au niveau projet au statut « Disponible expédié » et toutes les informations de Packing seront affichées au niveau du IN avec les NL/ED (et pourront être filtré si nécessaire). Cela étant, ces informations de Packing ne seront pas éditables.

Ecran « Produit à traiter » du IN « Disponible expédié » au projet – les informations de packing sont mises à jour automatiquement

b) Si vous avez cliqué sur « Importer IN », le système vous ramène sur l’écran « Produits à Traiter » où les données ont été importées depuis le fichier IV. Notez que vous avez toujours la possibilité d’apporter des corrections manuelles sur cet écran si nécessaire.

12. Si les changements apportés vous conviennent, cliquez sur le bouton « Traiter » pour enregistrer la réception. Vous pouvez également cliquer sur « Sauvegarder brouillon » pour enregistrer les changements apportés au IN sans pour autant les traiter. Un clic sur « Annuler » vous permet d’ignorer les changements et de retourner à l’écran principal du IN.

13. Observez ce qui est fait par le système (dans l’exemple ci dessous, l’article réceptionné est enregistré sur un nouveau IN « Clôturé » tandis que les 99 lignes en back-order restent sur le IN original au statut « Disponible »).

Notez qu’en général, si un fret est envoyé par un ESC, il concernera plusieurs POs. Comme chaque PO correspond à un IN, plusieurs INs seront concernés par chaque fret. Par conséquent, pour chaque réception de fret, vous recevrez plusieurs listes de colisages électroniques (plusieurs fichiers XML). Chaque liste de colisage électronique devra être importée sur le IN correspondant, en suivant les étapes décrites plus haut. Dans l’onglet « Notes », le nom du fichier importé est enregistré. Cela permet d’aider l’utilisateur à suivre ces imports de IN.

Dans le cas de réception partielle, l’onglet « Notes » sera vide pour tout back-order IN qui n’a pas eu un import IV directe.

Notez qu’en plus du format de fichier d’import Excel montré ci-dessus, UF permet également de générer des formats un peu plus technique XML (qui pourrait mieux convenir à votre système ESC – voir avec votre OC).

Selon les développements fait par votre OC, l’import automatique d’IN peut être fait par IV via UF. Veuillez-vous renseigner auprès de vos référents pour plus d’informations.

Cependant, noté que cet import automatique a introduit un nouveau statut IN « Disponible mis à jour ». Ce statut signifie que suite à l’import, le IN n’a pas été traité manuellement mais que des informations comme le NL, DE, Qté, Liste de Colisage, Liste Colisage fournisseur, « de C. » , « à C. », Volume et Poids ont été mise à jour (seul le BN/ED et Qté peuvent encore être édités). Il est également à noter que les lignes nouvellement confirmées ne peuvent être ajoutées directement à un IN ayant ce statut.

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