Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.6 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Généralités -> J. LU-SU3201 Comment valider un Bon de Commande (PO)
Comment valider un Bon de Commande (PO)
Un Bon de Commande peut être validé au niveau entête (le PO passe alors au statut “Validé”) ou au niveau ligne (une ou plusieurs lignes du PO passent alors au statut “Validé” tandis que les autres conservent le statut “Brouillon”).
Notez que la validation au niveau ligne n’est possible que si votre utilisateur possède le groupe approprié (i.e. votre utilisateur doit avoir le groupe Sup_Valid_Line_PO).
Comment valider un Bon de Commande (PO) au niveau entête
En fonctions des procédures en place dans votre OC, avant de valider un PO dans le système, un document devra être imprimé et signé (validé) par le responsable (qui devra également vérifier la distribution analytique avant de signer).
Pour imprimer le PO, cochez la case correspondant au PO que vous souhaitez imprimer et sélectionnez l’option “Bon de Commande” dans le panneau de droite. Un fichier PDF, prêt à être imprimé, s’affiche sur votre écran.
 |
| Impression d’un PO |
Une fois le PO validé (sur papier), il peut être validé dans le système.
Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande
- Ouvrez le PO que vous souhaitez valider (en mode édition ou affichage). Ce PO ne devrait pas encore être validé mais être dans le statut “Brouillon” (ou “Brouillon-p”).
- Cliquez sur le bouton “Valider le document” en bas de l’écran principal du PO
 |
| Bon de Commande (PO) – validation au niveau entête |
Toutes les lignes du PO sont validées. Le statut du PO passe à “Validé”.
 |
| Bon de Commande (PO) – validé au niveau entête |
Notez que pour les POs validés adressés à des partenaires internes (i.e. les POs qui déclenchent la création de FOs via synchronisation), le système affichera un message d’avertissement s’ ils sont ouverts (en mode édition ou affichage) afin d’informer l’utilisateur que les modifications éventuellement apportées sur le PO ne seront pas considérées (vu qu’elles devraient être faites sur l’instance fournisseur). Ces PO peuvent désormais également être en monnaie locale (si nécessaire) si tous les partenaires internes de la mission ont été configurés de la sorte.
 |
| Message d’avertissement sur un PO validé envoyé à un partenaire interne |
Comment valider un Bon de Commande (PO) au niveau ligne
Si l’utilisateur possède les droits requis, il aura la possibilité de valider un PO au niveau ligne. Cette validation partielle peut être faite pour 1 ligne ou pour plusieurs lignes.
Selon les procédures en places dans votre OC, la validation partielle d’un PO peut être/ne pas être autorisée. Actuellement, OCG autorise la validation partielle tandis que OCA & OCB ne l’autorisent pas.
Comment valider 1 ligne d’un Bon de Commande (PO)
Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande
- Ouvrez le PO que vous souhaitez valider (en mode édition ou affichage). Ce PO ne devrait pas encore être validé mais être dans le statut “Brouillon” (ou “Brouillon-p”).
- Cliquez sur le bouton vert (Valider) situé à droite de la ligne que vous souhaitez valider.
 |
| Valider 1 ligne de PO |
3. Le PO prend le statut “Brouillon-p” (partiellement validé). La ligne validée prend le statut “Validé” tandis que les autres lignes conservent le statut “Brouillon”.
 |
| 1 ligne de PO validée |
Comment valider plusieurs lignes d’un Bon de Commande (PO)
Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande
- Ouvrez le PO que vous souhaitez valider (en mode édition ou affichage). Ce PO ne devrait pas encore être validé mais être dans le statut “Brouillon” (ou “Brouillon-p”).
- Sélectionnez les lignes que vous souhaitez valider à l’aide des cases à cocher situées à gauche des lignes de commande.
- Cliquez sur le bouton vert (Valider) située en haut de la table des lignes (à côté de “ETAT”).
 |
| Valider plusieurs lignes d’un PO |
4. Le PO prend le statut “Brouillon-p” (partiellement validé). Les lignes validées prennent le statut “Validé” tandis que les autres lignes conservent le statut “Brouillon”.
 |
| Plusieurs (mais pas toutes les) lignes d’un PO validées |
Notez que tant que toutes les lignes du PO n’ont pas été validées, vous avez toujours la possibilité de valider le PO au niveau entête, de valider 1 ligne (brouillon) du PO ou de valider plusieurs lignes (brouillon) du PO.
Une fois que toutes les lignes sont validées, le statut du PO (au niveau entête) passe à “Validé” et la validation au niveau entête ou ligne n’est plus possible.
Notez que pour les PO avec un fournisseur ESC:
- la « Date de prise de Stock » doit être absolument renseignée ; sans cela, la validation ne sera pas permise.
- Si le PO contient des produits NSL, un message sera affiché avec 2 options: une action de Validation qui va updater le statut, ou l’annulation de cette action.
