LUFI-30401 Transferts internes.

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LUFI-30401 Transferts internes

LU Introduction

Les transferts monétaires internes s’effectuent à partir de tout type de registre (de banque, de caisse ou, occasionnellement, de chèques). Ils se composent de deux entrées : l’une dans le registre d’origine (d’envoi) et l’autre dans le registre de destination (de réception). Exemple : un transfert du coffre principal de la coordination vers le coffre principal d’un projet. Ces transferts peuvent utiliser la même devise ou deux devises différentes.

Côté émission, le {Tiers} est le journal recevant les liquidités. Côté encaissement, le tiers est le journal de caisse remettant les liquidités.

Un lettrage manuel doit être effectué sur le compte de transfert interne. En ce qui concerne les transferts de projets à la coordination, c’est cette dernière qui effectue le lettrage au sein de l’instance de coordination. Au niveau du projet, les entrées du compte de transfert ne sont pas régularisées, puisque les entrées du bilan de la coordination ne sont pas synchronisées avec les instances de projet.

Les pertes/gains de change sont automatiquement calculés et enregistrés dans le journal {Ajustement de change, Currency Adjustment} si le transfert interne côté décaissement est enregistré sous une période différente de celle du côté encaissement ou si le taux de change est différent de celui du système.

NB : Imaginons que vous deviez retirer des espèces à la banque en utilisant un chèque. Veuillez vérifier la procédure de votre OC pour établir si vous devez enregistrer le montant sortant à partir du registre de banque ou de chèques et ajustez le tiers dans le registre de caisse en conséquence.

Comment enregistrer un transfert interne dans la même devise

Côté décaissement

Sélectionnez : Comptabilité/Registres

Ouvrez un registre pour y enregistrer un transfert interne sortant. Les transferts internes sont enregistrés de la même façon dans chaque type de registre.
Créez et complétez une ligne d’écriture en sélectionnant le compte {Transferts internes dans la même monnaie}
Le {Tiers} est automatiquement {Journal}. Choisissez le journal sur lequel vous avez transféré les fonds.
Sauvegardez cette entrée.

L’écriture est sauvegardée en mode brouillon. L’entrée doit être comptabilisée définitivement pour pouvoir être lettrée ultérieurement.

Côté encaissement

Sélectionnez : Comptabilité/Registres

Ouvrez le registre bénéficiaire pour enregistrer un transfert interne de liquidités reçu.
Créez et complétez une ligne d’écriture en sélectionnant le compte {Transferts internes dans la même monnaie}
Le {Tiers} est automatiquement {Journal}. Choisissez le journal de caisse à partir duquel vous avez transféré les fonds.
Sélectionnez un {Tiers} : il s’agira du journal de caisse. Sauvegardez cette entrée.

L’écriture est sauvegardée en mode brouillon. L’entrée doit être comptabilisée définitivement pour pouvoir être lettrée ultérieurement.

Comment enregistrer un transfert interne avec change de devise

En ce qui concerne les transferts avec change de devise, il n’est pas obligatoire de connaître le montant qui sera perçu par l’autre côté au moment de la comptabilisation.

Côté décaissement

Sélectionnez : Comptabilité/Registres

Ouvrez un registre pour y enregistrer un transfert interne sortant.
Créez et complétez une ligne de registre en sélectionnant le compte {Transferts internes avec change de devise}
Le {Tiers} est automatiquement {Journal}. Choisissez le journal sur lequel vous avez transféré les fonds.
Sauvegardez cette écriture.

Cette icône apparaît. Elle vous permet de saisir le montant réel reçu en devise, qui pourrait être différent du montant résultant du taux de change enregistré dans UniField. Rappel : il n’est pas obligatoire de saisir cette valeur. Si vous ne disposez pas de l’information, laissez le champ vide.

Cliquez sur l’icône pour enregistrer manuellement la valeur en devise au taux de change local.

Un assistant {Transfert avec changement de devise} s’affiche

Assistant {Transfert avec changement de devise} côté décaissement, facultatif

Dans le champ {Montant Transfert converti au taux réel} enregistrez manuellement la valeur reçue en devise locale.
Validez et sauvegardez votre écriture.

L’écriture est sauvegardée en mode brouillon. L’entrée doit être comptabilisée définitivement pour pouvoir être lettrée ultérieurement.

Côté encaissement

Sélectionnez : Comptabilité/Registres

Ouvrez le registre bénéficiaire pour enregistrer un transfert interne reçu.
Créez et complétez une ligne d’écriture en sélectionnant le compte {Transferts internes avec change de devise}
Le {Tiers} est automatiquement {Journal}. Choisissez le journal à partir duquel vous avez transféré les fonds.
Sélectionnez un {Tiers} : il s’agira du journal à partir duquel vous avez transféré les fonds.
Sauvegardez cette écriture.

Cette icône apparaît. Elle vous permet de saisir le montant envoyé dans l’autre devise, qui pourrait être différent du montant résultant du taux de change enregistré dans UniField.

Cliquez sur l’icône de cette ligne d’écriture pour enregistrer la valeur originale de la devise changée.

Un assistant {Transfert avec change de devise} s’affiche

Assistant {Transfert avec change de devise} côté bénéficiaire, facultatif

Dans le champ {Montant Transfert converti au taux réel} enregistrez manuellement la valeur envoyée
Validez et sauvegardez votre écriture.

L’écriture est sauvegardée en mode brouillon. L’entrée doit être comptabilisée définitivement pour pouvoir être lettrée ultérieurement.

Retrait d’un compte bancaire de 10,000 USD et dépôt dans une caisse USD (Plan comptable OCG)

Description	Compte	De	Cr	Lettrage des écritures
Retrait d’espèce USD d’un compte bancaire USD
Transferts internes dans la même monnaie	14120	10 000		A1
Banques	10200		10 000

Dépôt d’espèce en caisse USD provenant d’un compte bancaire USD
Transferts internes dans la même monnaie	14120		10 000	A1
Argent en caisse	10100	10 000

Retrait d’un compte bancaire de 10,000 USD et dépôt dans une caisse KGS (471 440 KGS) (Plan comptable OCG)

Description	Compte	De	Cr	Lettrage des écritures
Retrait d’espèce USD d’un compte bancaire USD
Transferts internes avec change de devise	14130	10 000		A1
Banques	10200		10 000

Dépôt d’espèce en Caisse KGS
Transferts internes avec change de devise	14130		471 440	A1
Argent en caisse	10100	471 440

Comment enregistrer un virement en provenance du siège

Les fonds en provenance du siège sont enregistrés dans le registre de banque bénéficiaire sur un compte d’attente {Transferts bancaires avec le Siège ou, Transferts de caisse avec le Siège}, généralement au niveau de la coordination. Le champ Tiers devrait rester vide.

Sélectionnez : Comptabilité/Registres

Ouvrez le registre approprié pour enregistrer le transfert du siège.
Créez une nouvelle transaction en choisissant le compte {Transferts bancaires avec le Siège ou, Transferts de caisse avec le Siège}.
Sauvegardez cette écriture.

Comment enregistrer un transfert de fonds intermission

Un transfert d’argent d’une mission à une autre est enregistré dans les deux comme mouvement sortant et entrant.
Il n’y a pas de règlement au niveau de la mission, mais à celui du siège, puisqu’aucun remboursement physique n’a lieu entre les missions d’une même section.
Un lettrage manuel est requis sur le compte {Transfert de/à une autre mission financière : même section} au niveau de l’instance du siège.

Mouvements de comptes côté décaissement et encaissement pour un transfert en espèces de 34 000 USD sans remboursement local (Plan comptable OCG)

Description	Compte	De	Cr	Lettrage des écritures
Sortie d’espèces côté décaissement
Argent en caisse	10100		34 000
Transfert de/à une autre mission financière : même section	14140	34 000		Siège

Entrée d’espèces côté encaissement
Argent en caisse	10100	34 000
Transfert de/à une autre mission financière : même section	14140		34 000	Siège

Comment enregistrer un transfert de fonds intersection

Un transfert d’argent d’une section à une autre est enregistré dans les deux registres comme mouvement sortant et entrant
L’enregistrement de cette transaction dépend de la façon dont s’effectue le remboursement. S’il a lieu au niveau du terrain, la transaction est enregistrée sur un compte clients et fournisseurs dans les registres des deux côtés et le règlement est comptabilisé en enregistrant également le mouvement inverse dans les registres des deux côtés lors du remboursement. Les comptes utilisés sont {Créances d’autres sections} et {Dettes aux autres sections} ou un autre compte selon la politique de votre section.
Il est nécessaire d’effectuer un lettrage manuel sur le compte {Créances d’autres sections} ou {Dettes aux autres sections}, selon le côté du transfert à partir duquel vous agissez.
Si le remboursement s’effectue au niveau du siège, il n’y a pas de règlement au niveau de la mission, mais à celui du siège, et le compte utilisé lors de l’enregistrement de la transaction sur le terrain est le {Transfert bancaire de/à une autre mission : autre section}.
Aucun lettrage ne doit être effectué et l’entrée sur le compte {Transfert bancaire de/à une autre mission : autre section} demeure non régularisée.

Mouvements de comptes pour un transfert en espèces de 34 000 USD et remboursement au niveau de la mission (Plan comptable OCG)

Description	Compte	De	Cr	Lettrage des écritures
Sortie d’espèces côté décaissement
Argent en caisse	10100		34 000
Transfert de/à une autre mission financière : autre section	12010	34 000		A1

Entrée d’espèces côté encaissement
Argent en caisse	10100	34 000
Transfert de/à une autre mission financière : autre section	30010		34 000	A2

Entrée d’espèces côté décaissement
Argent en caisse	10100	34 000
Transfert de/à une autre mission financière : autre section	12010		34 000	A1

Sortie d’espèces côté encaissement
Argent en caisse	10100		34 000
Transfert de/à une autre mission financière : autre section	30010	34 000		A2

Transfers internes dans la propre instance

Overview:

A- Définition du transfert interne
B- Ancien comportement pour le transfert interne entre instance d’un même projet
C- Nouveau comportement pour le transfert interne au sein d’une instance Unifield
1- Enregistrement automatique de contreparties
2- Rapprochement/réconciliation automatique
3- Lorsque le rapprochement automatique ne fonctionne pas
D- Conséquences des changements
4- Avant l’enregistrement d’un transfert interne
5- Modification après l’enregistrement de l’écriture en temp
6- Rapprochement manuel
7- Comment comptabiliser une entrée sans contrepartie

A- Définition du transfert interne

Le transfert interne est le processus de transfert de liquidités (argent) d’un journal/registre de liquidités à un autre, au sein d’un programme national. Il existe deux types de transferts internes :
1- Code de compte 21600 – Transfert interne dans la même devise. La devise du journal/registre expéditeur et celle du journal/registre destinataire sont identiques.
2- Code de compte 21610 – Transfert interne échange de devises. Les devises d’envoi et de réception du journal/registre sont différentes.
Les transferts peuvent avoir lieu au sein d’une instance UniField (par exemple, du coffre-fort à la caisse), ou entre deux instances UniField (par exemple, de la banque de coordination à la banque de projet).
Exclusion : Les transferts de caisse/banque de/vers le siège ou de/vers l’intermission/intersection ne sont pas considérés comme des transferts internes.

B- Ancien comportement pour le transfert interne entre instances d’un même projet

Les virements internes (dans la même devise ou avec échange de devises) sont des écritures de registre comptabilisées manuellement. Un transfert se compose de deux écritures : une dans le registre d’origine (émetteur) et une autre dans le registre de destination (récepteur). Référence au manuel d’utilisation : LUFI-30401 Transferts internes

Entrées : deux entrées sont enregistrées manuellement.
La description et la référence doivent être identiques. Elles sont remplies manuellement et conservées en dehors de l’UF.
Tiers : Du côté de l’expéditeur, le “Tiers” est le journal qui reçoit les liquidités. Du côté du destinataire, le “Tiers” est le journal qui envoie l’argent.
Montant : Du côté de l’émetteur, le montant est OUT. Du côté du destinataire, le montant est IN.
Le rapprochement est manuel.
Le comportement décrit ci-dessus est toujours applicable pour les transferts internes entre deux instances UniField : par exemple, la coordination qui envoie de l’argent au projet, ou entre deux instances de projet.
En ce qui concerne les transferts internes au sein d’une instance (l’instance propriétaire des journaux/registres concernés est la même), voir ci-dessous.

C- Nouveau comportement pour le transfert interne au sein d’une instance Unifield

Cette modification vise à faciliter la comptabilisation des virements internes, l’une des entrées de registre les plus fréquentes, grâce à la comptabilisation automatique de la deuxième entrée de virement et au rapprochement automatique. Il y a toujours deux inscriptions au registre par transfert.

1- Comptabilisation automatique de la contrepartie
Lorsque des transferts internes ont lieu au sein d’une instance (l’instance propriétaire des journaux/registres concernés est la même), par exemple un retrait bancaire vers le coffre-fort ou un transfert du coffre-fort vers la petite caisse, le changement suivant est applicable.
Notez que le transfert entre un bureau de projet et un sous-site du bureau de projet qui utilise la même instance UniField est également considéré comme “au sein d’une instance UniField”.
Après la version UF30, lorsqu’un transfert interne est enregistré “temporairement” ou directement “en dur” dans le registre, UniField crée automatiquement l’enregistrement de contrepartie dans le registre des tiers.
Par exemple, le caissier comptabilise le transfert IN #584 reçu du coffre CA001 dans le registre CA002 – Petite caisse.

Lorsque cette écriture est comptabilisée temporairement (ou directement en dur), UF crée automatiquement dans CA001 l’écriture de contrepartie suivante en brouillon :

UF reprend de l’écriture initiale toutes les informations nécessaires pour remplir les champs de l’écriture de contrepartie :

Les dates du document et de la comptabilisation de l’écriture initiale.
Description et référence de l’écriture initiale.
Le tiers est le registre d’envoi de l’écriture initiale.
Le montant figure dans le champ opposé. Si l’écriture initiale est OUT, la contrepartie est IN. Il est possible que le transfert IN soit comptabilisé en tant qu’écriture initiale et que la contrepartie soit IN.

2- Reconciliation/rapprochement automatique

Les entrées de virement interne ayant une contrepartie sont marquées d’un lien à côté du champ tiers. Cliquez sur le lien pour voir l’écriture de contrepartie. Ce lien est visible sur l’écran du registre et sur l’écran du poste de journal et est également synchronisé avec le Coor.
Lorsque les deux écritures sont comptabilisées, UF les réconcilie automatiquement (au moment de la comptabilisation de la dernière). Ce rapprochement peut être annulé. Il n’est pas possible de réconcilier manuellement (au niveau du projet ou du Coor) une écriture de transfert avec un lien (= ayant une écriture de contrepartie).
Si l’une des deux entrées est supprimée, le lien est rompu et l’entrée restante peut être réconciliée manuellement.

3- Quand le rapprochement/reconciliation automatique ne marche plus

Lorsque les montants comptabilisés ne correspondent pas à la même devise dans le transfert interne, le processus de comptabilisation directe de la deuxième écriture affichera un message d’erreur mentionnant la “description-référence” de l’écriture. UniField propose deux options:

“NO”= L’entrée ne sera pas affichée en dur. L’utilisateur peut alors modifier le montant et l’enregistrer ultérieurement. Ce contrôle est une dernière vérification du montant avant l’enregistrement. Il est utilisé lorsque la modification du montant par rapport à l’entrée initiale (par exemple, en raison d’une faute de frappe) n’a pas été reflétée dans la contrepartie.

“OUI”= L’écriture sera comptabilisée en dur. Il n’y a pas de rapprochement automatique (pas de rapprochement partiel). Le lien est rompu. Les deux écritures peuvent être rapprochées/réconciliées manuellement avec d’autres écritures sans contrepartie. A utiliser si un transfert OUT est reçu en 2 ou plusieurs petits IN (par exemple, le fournisseur de transfert local n’avait pas assez de liquidités).
Ce contrôle ne s’applique qu’au transfert interne dans la même devise. Pour le change, le rapprochement se fait toujours.

Nous avons ajouté une nouvelle contrainte pour empêcher de changer le code de compte sur une ligne de contrepartie : si des entrées avec des comptes de transfert interne de la même devise et des transferts internes avec échange de devises ont été temporairement postées, les champs Compte et Tiers seront gelés.

D- Conséquences des changements

4- Avant l’enregistrement du transfer interne

Il faut toujours rafraîchir le registre avant d’enregistrer manuellement un nouveau transfert interne. Une bonne coordination au sein de l’équipe permet également de savoir qui enregistre habituellement ou toujours l’entrée initiale. Les scénarios suivants sont proposés à titre d’inspiration. Chaque programme national/bureau peut définir ce qui est le plus approprié. Par exemple :

Le caissier/assistant financier est chargé de comptabiliser le transfert reçu en petite caisse depuis le coffre-fort. FinCo/Admin aura des projets de contreparties prêts à être comptabilisés.
Les entrées par chèque sont comptabilisées en premier, car le chèque doit être émis pour un retrait d’argent par chèque. La contrepartie dans le coffre-fort sera une traite.

5- Modification après l’enregistrement de l’écriture en temp

L’entrée initiale et l’entrée de contrepartie peuvent toutes deux être modifiées et supprimées. UniField n’envoie pas de mise à jour à l’autre entrée. Toute modification appliquée de part et d’autre après l’affichage temporaire de l’entrée initiale doit être communiquée à l’autre propriétaire du registre et appliquée à l’autre entrée.
Modifications majeures : Si la modification concerne le code de tiers ou de compte, il est préférable de supprimer l’écriture initiale et l’écriture de contrepartie et de recommencer à zéro. Pour ce faire, cliquez sur le lien pour accéder à l’entrée de contrepartie et supprimez-la avec le x rouge avant de supprimer l’entrée initiale. Enregistrez ensuite l’entrée correcte.

La modification du code tiers ou du code compte a eu pour conséquence que le registre des contreparties n’est pas correct. Par conséquent, l’écriture de contrepartie créée ne peut pas être utilisée car il n’est pas possible de la déplacer vers un autre registre.
Conseils : Examinez ces champs avant de comptabiliser “provisoirement” une écriture de transfert initiale – en particulier le tiers (erreur fréquente).

Modifications mineures : Si les modifications portent sur les dates, la description, la référence, le montant, les deux écritures peuvent être simplement éditées. Ces modifications doivent être communiquées au propriétaire du registre de contrepartie et appliquées à l’écriture de contrepartie. Il est possible de cliquer sur le lien et d’accéder à l’entrée de contrepartie afin de vérifier si les modifications ont été appliquées.
Si l’une des entrées est supprimée, le lien est rompu et l’entrée restante peut être réconciliée avec d’autres entrées sans contrepartie.

6- Reconciliation manuelle

Après la comptabilisation de toutes les écritures du registre, tous les transferts avec la contrepartie seront automatiquement rapprochés/rèconciliés. La liste des transferts non rapprochés/réconciliés doit être examinée parmi les autres écritures pouvant être rapprochées/réconciliées manuellement, conformément aux procédures. Ces transferts sont les suivants:

vers/depuis d’autres instances
Au sein de la même instance, mais la contrepartie a été supprimée.

7- Comment enregistrer une entrée sans contrepartie

Si un transfert de correction sans contrepartie est nécessaire (par exemple, pour remplacer une contrepartie qui a été supprimée), enregistrez une entrée de transfert dans le registre approprié. Ensuite, à l’aide du lien, supprimez la contrepartie immédiatement après le transfert temporaire. Le lien est rompu. L’entrée est conciliable avec d’autres entrées sans contrepartie.

Quelques exemples:

Transfer interne avec la même devise

Lorsque l’on enregistre une transaction en tant que transfert interne avec la même devise, la transaction de contrepartie sera créée automatiquement sur la base du “Journal” du tiers qui a été utilisé dans la transaction en fonction des spécifications ci-dessous :
La transaction enregistrée doit être comptabilisée temporairement pour créer la transaction de contrepartie.
Une fois que le transfert interne est comptabilisé temporairement (status en temp), il crée un lien appelé “Lié à une ligne de contrepartie” entre les colonnes “Compte” et “Tiers”, comme indiqué ci-dessous :

En cliquant sur le lien, la fenêtre contextuelle “Rechercher : Lignes de Registre” affiche le projet d’entrée de contrepartie avec la fenêtre contextuelle :

Dans notre exemple, la contrepartie est CA003, donc vérifier dans CA003, l’entrée draft est disponible en tant que draft :

Nous devons tenir compte de ce qui suit :

Si l’entrée originale est créée avec une “date de document” erronée, la correction doit être effectuée manuellement des deux côtés.
Si le tiers du journal utilisé est erroné, il est possible de cliquer sur le lien de l’entrée originale et de la supprimer par un X, puis de cliquer sur Enregistrer ; après vérification, l’entrée de contrepartie est supprimée.

Transfer interne avec une devise differente

Lors de l’enregistrement d’une transaction en tant que transfert interne avec échange de devises, la transaction de contrepartie sera créée automatiquement sur la base du “Journal” du tiers qui a été utilisé dans la transaction, conformément aux spécifications ci-dessous :
La transaction enregistrée doit être comptabilisée temporairement pour créer la transaction de contrepartie.
Une fois que le transfert interne a été comptabilisé temporairement, un lien nommé “Lié à une ligne de contrepartie” est créé entre les colonnes “Compte” et “Tiers”
En cliquant sur le lien, la fenêtre contextuelle “Recherche : Lignes de registre”, qui affiche le projet d’écriture de contrepartie avec une fenêtre contextuelle indiquant le montant comptabilisé dans le montant équivalent :

Dans le cas d’un transfert identique avec la même devise, il faut tenir compte de ce qui suit :

Si l’entrée originale a été créée avec une “date de document” erronée, la correction doit être effectuée manuellement des deux côtés.
Si le tiers du journal utilisé est erroné, il est possible de cliquer sur le lien de l’écriture originale et de la supprimer par un X, puis de cliquer sur Enregistrer ; après vérification, l’écriture de contrepartie est supprimée.
Dans le cas d’un “Transfert interne avec la même devise” et d’un “Transfert interne avec change de devise”, si le compte est modifié, le tiers du journal est automatiquement modifié, de sorte que l’écriture de contrepartie doit être supprimée en cliquant sur X :

◀3.4 Paiements et Registres Spécifiques.

LUFI-30402 Avances de sécurité.▶