LUFI-30404 Gestion des avances opérationnelles.

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LUFI-30404 Gestion des avances opérationnelles

LU Introduction

On définit une avance opérationnelle comme des fonds fournis à un employé afin d’être utilisés pour payer des tiers pour l’achat de marchandises ou de services pour le compte de MSF. L’employé revient avec les marchandises ou les services et une preuve de paiement. Les espèces non utilisées sont restituées dans la caisse ou en banque et le paiement est comptabilisé pour la charge engendrée.

UniField est en mesure d’assurer la gestion des avances opérationnelles du décaissement à la restitution. Pour créer des entrées d’avances opérationnelles, sélectionnez le compte d’attente {Avances de fonctionnement}. Les espèces versées à l’employé sont inscrites à son nom en tant que tiers.

Si l’avance est associée à un PO standard ou à un POD, associez-la au PO lors de la création de la ligne de registre. Cette action permet, lors d’une étape ultérieure du processus, de choisir la facture fournisseur automatique dans l’assistant de retour d’avance. Les avances opérationnelles peuvent être clôturées une fois la réception des marchandises/services validée.

Cela génère automatiquement une facture fournisseur qui doit être validée afin de clôturer l’avance de manière adéquate. Vous pouvez utiliser l’assistant {Retour d’avance} afin d’associer l’avance initiale à la restitution des espèces. Pour lancer l’assistant, cliquez sur l’icône qui apparaît sur la ligne de registre de l’avance dès qu’elle est comptabilisée définitivement.

Avance en espèce et retour d’avance

Comment enregistrer une avance opérationnelle

Sélectionnez : Comptabilité/Registres/Registres de Caisse

Ouvrez le registre de caisse de la devise dans laquelle l’avance opérationnelle a été octroyée.
Dans l’onglet {Transactions en espèces}, créez une nouvelle ligne de relevé et complétez les champs. Dans le champ {COMPTE} choisissez le compte {Avances de fonctionnement}
Saisissez/sélectionnez comme {TIERS} le nom de l’employé qui reçoit l’avance (obligatoire).
Introduisez un {MONTANT SORTANT}.
Dans la case AVANCE OP-LIEN PO, associez l’avance au PO pour lequel elle a été demandée, s’il s’agit d’un PO standard ou d’un POD. Pour apparaître dans la fenêtre de recherche des bons de commande, ce PO doit avoir été confirmé, mais pas encore clôturé.

Comptabilisation d’une avance opérationnelle associée à un PO qui n’est pas du type Liste d’achats

Recherche du PO auquel associer l’avance

6. Sauvegardez la ligne. L’avance est en mode brouillon. Pour la clôturer, il faut la comptabiliser définitivement. L’avance accordée n’est pas reflétée sur le PO.

Avance opérationnelle enregistrée en mode brouillon dans le registre de caisse

Comment générer une liste d’avances ouvertes

Une fois l’avance enregistrée, elle doit être clôturée dans UniField. Vous pouvez utiliser le bouton {Liste des Avances en cours} pour retrouver l’écriture de l’avance recherchée. Seules les avances comptabilisées définitivement s’affichent.

Une liste générée au niveau de la coordination affiche les avances ouvertes des instances de coordination et de projet. Une liste générée au niveau du projet affiche uniquement les avances ouvertes de l’instance de projet.

Sélectionnez : Comptabilité/Registres/Registres de Caisse

Ouvrez le registre de caisse dans lequel votre avance a été enregistrée.
Cliquez sur {Liste des Avances Ouvertes}

Bouton {Liste des avances ouvertes} dans un registre de caisse, utilisé pour extraire les avances opérationnelles comptabilisées

Une liste d’avances enregistrées dans le registre de caisse apparaît. Elle permet de sélectionner l’avance à clôturer en cliquant sur l’icône

Fenêtre {Rechercher : Avances en cours} affiche les avances comptabilisées définitivement qui n’ont pas encore été remboursées

Nous avons la possibilité de sortir une liste en Excel des avances en cours avec leur status correspondant :

Voici la liste en Excel :

Comment clôturer une avance opérationnelle en important une facture fournisseur

La validation de la réception par le service Logistique déclenche la création d’une facture fournisseur en mode brouillon. Le service Finance la révise et la valide. À partir de cette étape, deux options sont possibles :

1. Si l’avance n’est pas associée à un PO, elle peut être justifiée en important la facture fournisseur dans l’assistant Retour d’avance uniquement si celle-ci a été créée à partir d’un PO de type Liste d’achats.
2. Si vous avez associé l’avance à un PO lors de l’enregistrement de la ligne de registre, les détails de la facture sont automatiquement extraits et affichés au sein de la section des lignes de facture lors du lancement de l’assistant Retour d’avance.

Assistant Retour d’avance et ajout automatique des lignes de facture

Sélectionnez : Comptabilité/Registres

Sélectionnez le registre où l’avance ouverte a été enregistrée.
Pour localiser l’avance octroyée plus rapidement, cliquez sur le bouton {Liste des Avances en cours}. Une nouvelle fenêtre s’affiche où figurent toutes les avances en cours enregistrées dans le registre.

Écran de recherche des Avances ouvertes

3. Localisez l’avance et cliquez sur le bouton {Retour d’avance}.

L’écran des avances opérationnelles s’affiche. Les lignes de facture s’affichent automatiquement, car l’avance a été associée au PO pour lequel elle a été demandée. Le montant initial de l’avance est celui établi en tant que sortie d’espèces dans le registre.

Assistant Retour d’Espèce

Indiquez le montant (le cas échéant) et la date du remboursement d’espèces. La date doit correspondre au mois du registre.
Au besoin, indiquez un montant de retour d’avance.
Cliquez sur le bouton {Calculer} pour calculer le montant justifié = lignes d’avance + montant du retour d’avance. Il devrait être égal au montant initial de l’avance.
Cliquez sur le bouton {OK}.

L’avance est clôturée.

Avance clôturée et lettrée dans le registre (case Montant Lettré cochée)

Dans les journaux (Plan comptable OCG), nous obtenons :

Avance opérationnelle enregistrée dans le journal des liquidités

10100 Argent en caisse au crédit (35 EUR)
13000 Avance opérationnelle au débit (35 EUR)

Avance opérationnelle en cours

Charges enregistrées dans le journal des achats après la validation de la facture fournisseur

30020 Dettes fournisseurs au crédit (30 EUR)
61120 Fournitures, matériel de bureau et autres consommables au débit (30 EUR)

Facture fournisseur validée

Retour d’avance opérationnelle enregistré dans le journal des liquidités

13000 Avance opérationnelle au crédit (5 EUR) – lettré HQ-12
10100 Argent en caisse au débit (5 EUR)
30020 Dettes fournisseurs au débit (30 EUR) – lettré HQ-11

Comment clôturer une avance opérationnelle manuellement

Sélectionnez : Comptabilité/Registres

Ouvrez le registre dans lequel vous avez enregistré l’entrée de l’avance.
Assurez-vous que la ligne d’avance est comptabilisée définitivement.
Cliquez sur le bouton {Liste des avances en cours} et une fois votre avance localisée dans l’écran de recherche {Avances en cours}, cliquez sur le bouton {Retour d’avance} situé sur la ligne d’avance.

Icône de {Retour d’avances} situé sur une ligne d’avance comptabilisée définitivement

Dans {Montant du retour d’avance}, introduisez le montant des espèces retournées ainsi que la date du remboursement. Si aucun montant n’a été remboursé, laissez le champ vide.
Dans le champ {Lignes d’avance}, sélectionnez {Créer} et complétez les champs obligatoires. Vous pouvez sélectionner un partenaire générique appelé {Marché local} ou effectuer l’enregistrement sur un partenaire spécifique. UniField effectue le lettrage automatiquement. Sauvegardez la ligne.

Introduction manuelle des lignes d’avance dans l’assistant Retour d’avance

À présent, procédez à l’allocation de ce coût. Sélectionnez l’icône située sur la ligne d’avance si vous devez affecter différents comptes analytiques à plusieurs lignes d’avance. À défaut, utilisez le bouton situé sur l’en-tête. La destination est complétée par défaut si vous effectuez l’allocation au niveau de la ligne.
Sauvegardez la ligne . La ligne devient bleue. L’allocation est valide.

Allocation analytique valide dans un assistant Retour d’espèces

Au besoin, indiquez une référence de retour d’avance.
Cliquez sur le bouton {Calculer} pour calculer le montant justifié = lignes d’avance + montant du retour d’avance. Il devrait être égal au montant initial de l’avance.
Cliquez sur le bouton {OK}.

La fenêtre se ferme. L’avance est clôturée dans le registre. Utilisez l’action Retour au Registre pour vérifier les entrées créées.

Avance clôturée et lettrage automatique du compte de l’avance opérationnelle

Dans les journaux, (Plan Comptable OCG) nous obtenons :

Avance opérationnelle enregistrée dans le journal de liquidités

- 10100 Argent en caisse au crédit (65EUR)
- 13000 Avance opérationnelle au débit (65EUR) – lettré HQ-14

Lettrage de Dettes fournisseurs dans le journal de liquidités lors de l’enregistrement du retour d’espèces

30020 Dettes fournisseurs au crédit (62EUR) – lettré HQ-13
30020 Dettes fournisseurs au débit (62EUR) – lettré HQ-13

Retour d’avance opérationnelle enregistré dans le journal de liquidités

- 13000 Avance opérationnelle au crédit (65EUR) – lettré HQ-14
- 10100 Argent en caisse au débit (3 EUR)
- 61020 Nourriture non thérapeutique (62EUR)

Comment clôturer une avance en combinant l’import de facture fournisseur et des entrées manuelles

Sélectionnez : Comptabilité/Registres/Registres de Caisse

Ouvrez le registre de caisse de la devise dans laquelle l’avance opérationnelle a été octroyée.
Vérifiez que la ligne est bien comptabilisée définitivement dans les journaux
Pour localiser l’avance plus rapidement, cliquez sur le bouton {Liste des Avances en cours}. Une nouvelle fenêtre s’affiche où figurent toutes les avances en cours enregistrées dans le registre. Sélectionnez l’avance à clôturer puis l’icône {Retour d’avance} de la ligne du registre
Dans {Montant retour d’avance} introduisez le montant du retour d’avance ainsi que la date du retour. Laissez le champ vide s’il n’y en a pas.
Si vous avez associé un PO à l’avance, les détails de la facture fournisseur figureront déjà dans la section “lignes de facture” de la fenêtre du retour d’avance. Si non, vous sélectionnerez la facture fournisseur appropriée en suivant les étapes ci-dessous.
Dans la vue “Rechercher Facture”, choisissez la facture à importer et sélectionnez le bouton “Sélectionner” pour fermer la fenêtre.

Vue Recherche de factures lorsque la fonction “import de factures” est activée

7. Sélectionnez ensuite “Rajouter facture” pour afficher les lignes de facture dans la partie appropriée de la fenêtre du retour d’avance

8. Pour introduire manuellement des lignes de dépenses, consultez la section précédente “Comment clôturer une avance opérationnelle manuellement”

L’ensemble de ces actions a clôturé l’avance dans le registre et créé de nouvelles séquences dans les journaux (seules celles du journal de liquidité sont visibles dans le registre en mode comptabilisé définitivement). Le compte d’avance 13000 et Dettes fournisseur 30020 sont réconciliés. Pour vérifier les factures utilisées pour clôturer l’avance, vous pouvez sélectionner cet icone qui ouvrira la facture correspondante.

Avance clôturée dans le registre

Dans les journaux, vous observerez les mouvements suivants:

Avance opérationnelle enregistrée dans le journal de liquidité
- 10100 Liquidité au credit (100 USD)
- 13000 Avance opérationnelle au débit (100 USD) – réconcilié CD1AD-145

2. Compte Dettes fournisseurs réconcilié (CD1AD-143) quand la facture est importée. Les mouvements de compte s’opèrent sur le journal d’achat et celui des liquidités.

3. Compte Dettes fournisseurs réconcilié (CD1AD-144) quand l’entrée manuelle est validée, impactant le journal de liquidité.

4. Retour d’avance en caisse et journal de liquidité impacté

Comment clôturer une avance lorsque la dépense réelle dépasse l’avance

Nous utiliserons l’exemple d’une clôture manuelle. Une avance de 300 MWK a été octroyée pour un achat de mobilier, dépense réelle de 310 MWK.

Sélectionnez : Comptabilité/Registres

Ouvrez le registre dans lequel vous avez enregistré l’entrée de l’avance.
Assurez-vous que la ligne d’avance est comptabilisée définitivement.
Cliquez sur le bouton {Liste des avances en cours} et une fois votre avance localisée dans l’écran de recherche {Avances en cours}, cliquez sur le bouton {Retour d’avance} situé sur la ligne d’avance.
Dans {Montant supplémentaire avancé}, introduisez le montant avancé par l’employé. Laissez la valeur du montant du retour d’avance à 0.00 et indiquez la date du remboursement même si aucun remboursement d’espèces n’a lieu. Il s’agit de la date à laquelle l’avance est justifiée et donc enregistrée dans les journaux (comptes de charges et de caisse).
Dans le champ {Ligne d’avance}, sélectionnez {Créer} et complétez les champs obligatoires. Vous pouvez sélectionner un partenaire générique appelé {Marché local} ou effectuer l’enregistrement sur un partenaire spécifique. UniField effectue le lettrage automatiquement. Sauvegardez la ligne.
À présent, procédez à l’allocation de ce coût. Sélectionnez le bouton situé sur la ligne d’avance si vous devez affecter différents comptes analytiques à plusieurs lignes d’avance. À défaut, utilisez le bouton situé sur l’en-tête. La destination est complétée par défaut.
Sauvegardez la ligne . La ligne devient bleue. L’allocation est valide.
Au besoin, indiquez une référence de retour d’avance.
Cliquez sur le bouton {Calculer} pour calculer le montant justifié = lignes d’avance + montant du retour d’avance. Il devrait être égal au montant initial de l’avance.
Cliquez sur le bouton {OK}.

La fenêtre se ferme. L’avance est clôturée dans le registre. Utilisez l’action Retour au Registre pour vérifier les entrées créées.

Dans les journaux, (Plan Comptable OCG) nous obtenons :

Avance opérationnelle enregistrée dans le journal de liquidités

- 10100 Argent en caisse au crédit (300 MWK)
- 13000 Avance opérationnelle au débit (300 MWK)

Retour d’avance opérationnelle enregistré dans le journal de liquidités

13000 Avance opérationnelle au crédit (310 MWK) – lettré XXX-1XXX
13000 Avance opérationnelle au débit (10 MWK)
13000 Avance opérationnelle au débit (300 MWK)

Retour d’avance opérationnelle enregistré dans le journal des liquidités
- 10100 Argent en caisse au crédit (10 MWK)
- 61170 Mobilier au débit (310 MWK)
Lettrage de Dettes fournisseurs dans le journal des liquidités lors de l’enregistrement du retour d’espèces
- 30020 Dettes fournisseurs au crédit (310 MWK) – lettré XXX-2
- 30020 Dettes fournisseurs au débit (310 MWK) – lettré XXX-2

Message d’avertissement de l’assistant Retour d’espèce

A savoir qu’il y aura une ligne d’écriture comptable par ligne d’avance. Les entrées automatiques de factures fournisseurs doivent être regroupées avec l’entrée directe de ‘avance.

Le montant de l’avance supplémentaire le cas échéant : doit être une séquence de saisie distincte.

Pour activer la traçabilité entre l’avance initiale et le retour de l’avance on aura la même référence.

Lorsque l’assistant d’avance est utilisé, utilisez cette référence dans le champ “Référence d’avance” => le champ est en lecture seule et non modifiable.

Les écritures comptables d’avance initiale et de retour d’avance auront la même référence en fonction de l’avance initiale.

Notez qu’il ne sera pas possible de changer la référence une fois l’avance initiale validée. La description au niveau des lignes d’avance se retrouvera dans cette colonne “description” de l’écriture comptable. La référence au niveau des lignes de retour anticipé qui se trouve dans la colonne “Référence” (à droite de la description) sera supprimée des lignes de l’assistant.

Vous pourrez sélectionner un tiers de type Journal sur l’entrée de retour d’avance opérationnelle si les codes comptables “14120 – Transfert Interne Dans La Même Devise” ou “14130 – Transfert Interne Avec Changement De Devise” sont sélectionnés.

A savoir qu’on peut clôturer une avance de caisse effectuée initiallement dans un registre de cheque à partir d’un registre de caisse ou à partir d’un registre de banque.

◀LUFI-30403 Dépôts ou garanties.

LUFI-30405 Acomptes.▶