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LUFI-30405 Acomptes
LU Introduction
Un acompte est généralement octroyé à un fournisseur au moment de la commande de marchandises ou de services, lorsque l’achat n’est pas encore facturé. Exemple : un achat pour lequel le fournisseur a demandé une avance avant le paiement de la facture finale.
Dans UniField, les acomptes fournisseur sont enregistrés dans un registre de banque, de caisse ou de chèques afin de garantir que le transfert sortant soit repris dans le solde du registre. Ils sont enregistrés sous le compte {Avance aux tiers} avec mention obligatoire d’un tiers. Cette icône 
aide l’utilisateur à relier le PO confirmé à l’acompte fournisseur inscrit dans le registre. Elle apparaît lorsque vous sauvegardez la ligne du registre.
L’acompte s’affiche sous l’onglet {Bon de commande, Livraison et Facturation} lorsque sa ligne comptable est comptabilisée définitivement dans le registre. À ce stade, il n’existe pas de facture fournisseur, puisque les marchandises n’ont pas encore été livrées.
Après la réception des biens/services, une facture fournisseur est créée automatiquement en mode brouillon dans le système pour le montant total des biens/services achetés. Il est alors possible de visualiser l’acompte sur la facture fournisseur brouillon qui doit être validée sous l’onglet {Acomptes}. L’acompte s’affiche sous l’onglet uniquement si son entrée a été comptabilisée définitivement.
Une fois la facture validée par un utilisateur autorisé, la facture fournisseur indique qu’un paiement partiel a déjà été effectué. Cette information est disponible non seulement sous l’onglet {Acomptes}, mais aussi sous celui des {Paiements} dans le formulaire de la facture fournisseur. La facture validée indique un montant restant à payer sur la base de l’acompte déjà déboursé.
Vue formulaire d’une facture fournisseur en mode « ouvert » et indication dans l’onglet Paiements qu’un versement a déjà été effectué pour cette facture
Vue formulaire d’une facture fournisseur en mode « ouvert » et indication dans l’onglet Acomptes qu’une avance a été versée pour cette facture
Onglet {Facture} indiquant un paiement déjà effectué sur cette facture de 15EUR
Mouvements comptables reflétant une avance fournisseur octroyée et la validation de la facture fournisseur
1. Lorsque l’acompte est accordé, l’avance est débitée du compte 13100 Avances aux tiers et le compte Argent en caisse est crédité dans le journal des liquidités.
2. Une fois la facture validée, le compte de charges est débité du coût total avec son compte de contrepartie correspondant Dettes fournisseurs dans le journal des achats.
Compte – Lettrage automatique : Dans le journal des liquidités, le compte {Avances aux tiers} est lettré (HQ-17) et le compte {Dettes fournisseurs} partiellement lettré (HQ-18) affiche un solde à payer.
! Ces entrées n’étant pas toutes reflétées dans le registre, on peut donc s’attendre à un écart de séquence lors de la validation d’une nouvelle ligne de registre. Cependant cet écart est identifiable à l’aide du « Rapport Complet » disponible dans le menu « Action » de chaque registre.
Facture à importer montrant le solde à payer d’une facture fournisseur.
Le paiement final est effectué au travers de l’import de la facture fournisseur dans le registre.
Une fois le paiement effectué et comptabilisé dans le registre, UniField adapte automatiquement la référence de lettrage.
Voici ce que vous verrez dans le registre de caisse, le paiement du solde dû :
Et dans les journaux (Plan comptable OCG):
Comment enregistrer un acompte
(La procédure est identique pour l’enregistrement dans un registre de caisse, de banque ou de chèques)
Sélectionnez : Comptabilité/Registre
- Sélectionnez le registre utilisé pour verser l’acompte.
- Cliquez sur {Créer} pour créer une ligne d’écriture
- Complétez la ligne. Dans le champ {COMPTE}, sélectionnez le compte {Avances aux tiers}. Veuillez choisir votre fournisseur dans le champ {PARTENAIRE}
- Sauvegardez cette écriture.
La ligne est sauvegardée en mode brouillon. L’icône 
suivante apparaît.
- Cliquez sur l’icône
pour rattacher cet acompte au PO correspondant.
Un assistant {Acompte fournisseur} apparaît
Un assistant {Acompte fournisseur} apparaît
2. Sélectionnez le PO correspondant dans le champ {Bon de Commande} afin de lui rattacher l’acompte et validez l’action. A ce stade aucune facture fournisseur n’existe, car les marchandises n’ont pas encore été réceptionnées. Si vous ne parvenez pas à visualiser votre bon de commande, vérifiez que la devise est correcte, et que vous avez sélectionné le fournisseur correspondant au PO. Vérifiez également le statut des lignes du bon de commande. Seules les lignes de PO en mode {Confirmé} sont associables à un acompte. Le montant total de l’avance ne peut jamais excéder le montant des factures validées et associées à ce PO ainsi que les lignes du PO qu’il reste à confirmer.
3. Retournez à la ligne de registre et sauvegardez cette écriture.
L’acompte est enregistré dans votre registre. Seul un acompte comptabilisé définitivement sera enregistré dans le bon de commande associé, sous l’onglet Factures.
