LUFI-50201 Entrées directes.

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LUFI-50201 Entrées directes

LU Introduction

Les entrées directes sont créées directement dans le registre et non au travers d’autres interfaces comme les factures fournisseurs ou les factures directes. Pour plus d’informations sur la définition d’une entrée directe et ses modalités de comptabilisation, voir le chapitre 3 « Paiements », LUFI-30205.

La modification et la suppression d’entrées directes en mode « Brouillon » et « Temp » sont abordées dans le chapitre 3 « Paiements », LUFI-30209.

Si vous devez modifier les données d’une entrée directe en mode « Comptabilisé définitivement », effectuez une correction comptable comme indiqué ci-dessous.

Comment corriger des entrées directes comptabilisées définitivement

Les entrées directes comptabilisées définitivement ne peuvent pas être modifiées ou supprimées dans le registre. Les modalités de correction dépendent du champ à corriger. Si vous devez corriger les champs suivants :

• Montant
• Description
• Tiers
• Date du document

Vous devez créer une contrepassation et corriger les entrées directes dans les registres au moyen d’une nouvelle ligne de registre.

Sélectionnez : Comptabilité/Registres/Registres de Caisse

1. Localisez l’entrée directe comptabilisée définitivement dont le montant doit être corrigé et cliquez sur le bouton de duplication .

1. Une copie de l’entrée originale est créée. Cliquez sur pour modifier.

Entrée dupliquée en cours de modification

1. Modifier l’entrée dupliquée pour contrepasser l’entrée originale :
   • 1. Révisez le champ DESCRIPTION pour indiquer qu’il s’agit d’une entrée corrigée et expliquez le motif, par exemple « REV – PER DIEM montant erroné, devrait être 95 ». La description est conservée afin qu’elle soit facilement rattachée à l’écriture initiale.
     2. Supprimez le montant du champ MONTANT SORTANT (ou MONTANT ENTRANT s’il s’agit d’un compte de revenus) et introduisez le même montant dans le champ opposé, MONTANT ENTRANT (ou MONTANT SORTANT s’il s’agit d’un compte de revenus). Cette opération réinitialise le montant (qui est annulé et prend la valeur zéro) et actualise le solde du registre.
     3. Si vous corrigez les champs TIERS et DATE DE DOCUMENT, vous ne devez pas apporter de modification à cette copie. Vous les appliquerez dans l’écriture de correction.
     4. Cliquez sur pour sauvegarder l’entrée.

Entrées dupliquée modifiée (REV)

L’entrée contrepassée est sauvegardée et comptabilisée temporairement (Temp)

• À présent, procédons à la correction de l’écriture en saisissant le montant correct de la transaction, la date du document ou la description. Cliquez sur le bouton de duplication de l’écriture initiale.

1. Une copie s’affiche. Cliquez sur pour modifier.
2. La seconde entrée corrige l’erreur identifiée :
3. Révisez le champ DESCRIPTION pour indiquer qu’il s’agit d’une entrée de correction et expliquez le motif, par exemple « COR – PER DIEM montant erroné, devrait être 95 ». La description est conservée afin qu’elle soit facilement rattachée à l’écriture initiale.
4. Si vous corrigez le montant, modifiez-le dans le champ MONTANT SORTANT (ou MONTANT ENTRANT s’il s’agit d’un compte de revenus).
5. Si vous corrigez le TIERS ou la DATE DU DOCUMENT, introduisez la valeur correcte.
6. Cliquez sur pour sauvegarder l’entrée.

Ecriture de correction en cours d’enregistrement

Ecriture corrigée et comptabilisée

1. Vous devriez désormais pouvoir visualiser :
   • 1. L’écriture originale comportant une erreur
     2. L’écriture de contrepassation
     3. L’écriture corrigée
2. Dans les Lignes d’écriture comptables, vous pouvez visualiser des écritures à double entrée correspondant aux écritures initiales du registre, contrepassation et correction :
   • Entrée originale :

Crédit – 10100 Argent en caisse (150 USD)

Débit – 66220 Per Diem (150 USD)

• • Entrée de contrepassation :

Crédit – 66220 Per Diem (150 USD)

Débit – 10100 Argent en caisse (150 USD)

• • Entrée de correction :

Crédit – 10100 Argent en caisse (95 USD)

Débit – 66220 Per Diem (95 USD)

En ce qui concerne les champs suivants, un utilisateur disposant des droits d’accès appropriés peut ouvrir, à partir des registres, un lien vers les lignes d’écriture analytiques afin de créer des entrées de contrepassation et de correction à l’aide de l’assistant Corrections :

• Comptes de Charge
• Destination
• Centre de coûts
• Pool de Financement

Les corrections peuvent être appliquées aux entrées des périodes ouvertes et clôturées. Si la correction a lieu lors d’une période différente de celle de l’entrée initiale, le taux de change des entrées de contrepassation et de correction correspond à celui de l’entrée originale (sur la base de la date de comptabilisation). Pour rappel, les corrections effectuées dans les journaux n’ont pas d’impact sur les soldes de caisse (aucune ligne de registre n’est créée).

Sélectionnez : Comptabilité/Registres/Registres de Caisse

• Localisez l’entrée directe comptabilisée définitivement dont le compte de charges doit être corrigé. Dans l’exemple ci-dessous, les boissons commandées pour l’équipe ont été enregistrées sur le compte 60030 Nourriture thérapeutique, au lieu de 61020 Nourriture non thérapeutique. Cliquez sur la loupe pour créer un lien avec les lignes analytiques se rapportant à l’entrée du registre.

Lien permettant d’accéder aux lignes analytiques d’une écriture de registre

• Un nouvel onglet affiche les lignes analytiques. Cliquez sur l’enveloppe située à côté de l’entrée.

Corrections à l’aide du lien vers les lignes analytiques, à partir des registres

• L’assistant {Corrections comptables} s’ouvre. Introduisez la date à laquelle la correction a été effectuée. Pour appliquer une correction à un code comptable, cliquez sur le crayon pour modifier l’entrée.

Cliquez sur le crayon pour corriger le code comptable ou sur l’icône de l’AA pour corriger l’allocation analytique

1. Modifiez le code comptable et cliquez sur pour sauvegarder. Le nouveau code est sauvegardé.

Correction du code comptable

1. Si une correction est appliquée à un compte de charges, il convient de réviser l’allocation analytique afin de confirmer que le nouveau compte de charges est affecté à la destination et au pool de financement adéquat. Si c’est le cas, cliquez sur Corriger.
2. Si l’allocation du nouveau code de charges est incorrecte, l’entrée de correction s’affiche en rouge et l’utilisateur n’a pas la possibilité de valider la correction tant que l’allocation analytique n’a pas été modifiée. Cliquez sur l’icône AA pour affecter la charge correctement.
3. La fenêtre d’allocation analytique s’ouvre. Cliquez sur le crayon pour modifier la destination, le centre de coûts ou le pool de financement, selon ce qui est nécessaire. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur pour sauvegarder, puis sur . Le bouton Annuler vous permet de revenir à l’assistant Comptabilité.
4. Dans les lignes d’écriture analytiques, l’entrée originale affiche désormais une icône d’enveloppe fermée indiquant que l’entrée a été corrigée. Lorsque vous cliquez sur cette enveloppe, une fenêtre affiche l’historique des modifications (entrées originale, de contrepassation et de correction) dans les lignes d’écriture analytiques.

Enveloppe fermée indiquant que l’entrée a été corrigée

Cliquez sur l’enveloppe et l’historique des corrections d’un code comptable s’affiche

• Il est également possible de rechercher les entrées associées à cette correction directement dans les lignes d’écriture analytiques. L’entrée originale et de correction affichent toutes deux l’icône permettant de visualiser l’historique des corrections. L’icône enveloppe ne s’affiche plus à côté de l’entrée de charge originale dans les lignes d’écriture, puisqu’une correction a été appliquée. Si l’utilisateur doit à nouveau corriger l’entrée corrigée, l’icône enveloppe se trouve désormais à côté de l’entrée corrigée.

Veuillez noter qu’en ce qui concerne les entrées de contrepassation et de correction créées à partir de l’assistant Corrections :

• • • La même description que celle de l’entrée originale est utilisée, mais elle est précédée de REV et COR<#>, le signe <#> permettant de suivre les corrections successives apportées à la ligne d’écriture analytique originale : ce processus est incrémental lorsque des corrections ultérieures sont effectuées (corrections de corrections).
    • Elles sont automatiquement comptabilisées dans le journal des corrections (OD).
    • La description de la contrepassation correspond à la description de l’entrée originale.
    • La Référence des entrées de contrepassation et de correction correspond au numéro de séquence de l’entrée de la ligne d’écriture, ce qui vous permet de facilement lier la correction à l’entrée originale.

Les écritures de correction portent la référence de l’écriture originale

• Dans les registres, la correction s’affiche.

La correction du code comptable ne s’affiche pas dans la ligne de registre, à moins d’ouvrir la ligne d’écriture analytique

• Si la Coordination a apporté une correction à une entrée de projet, la modification sera reflétée lors de la synchronisation au niveau du projet. Pour rappel, le Projet ne pourra plus corriger cette entrée.

Entrée enregistrée au niveau du projet et comptabilisée sur le centre de coûts HT101 au lieu de HT111.

Entrée synchronisée à corriger visible au sein de l’instance de la Coordination

Modification du centre de coûts par la Coordination pour lui attribuer la valeur HT111

Modification du centre de coûts en HT111, visible au sein de l’instance de la Coordination

Modification du centre de coûts en HT111, visible au sein de l’instance Projet après synchronisation. Cette entrée ne peut plus être corrigée.

Si une correction est appliquée uniquement à l’allocation analytique (destination, centre de coûts, pool de financement) d’une période ouverte, l’assistant de correction écrase la ligne d’écriture analytique originale. Les entrées de contrepassation et de correction ne sont pas créées, puisqu’il n’y a pas d’impact sur les journaux de comptabilité. Vous ne pouvez donc pas vérifier si des modifications ont été apportées. Les entrées originales des registres et des lignes d’écriture demeurent inchangées.

Si la période est en mode « Clôturé », les entrées sont créées au sein du journal analytique des corrections pour contrepasser l’allocation analytique, puis la corriger. Dans les registres, vous ne pouvez désormais pas visualiser la correction apportée à l’allocation analytique, car l’entrée a été comptabilisée définitivement. L’icône AA n’est pas disponible. Voici un schéma synthétisant le fonctionnement du système lorsque des corrections sont effectuées à l’aide de l’assistant de correction :