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LUFI-50302 Clôture d’une période en fin de mois
LU Introduction
Lettrage de compte
Le lettrage de compte est le processus qui consiste à associer les entrées au crédit et au débit sur un compte spécifique à partir d’une sélection d’enregistrements. Lorsque les entrées lettrées sont équilibrées, cela signifie que le montant total au crédit est égal au montant total au débit.
Le lettrage permet à l’utilisateur de connaitre :
- Les transactions réglées ou à régler
- Les charges constatées d’avance qui sont régularisées en fin d’année.
Dans UniField, le lettrage des comptes s’effectue au sein des lignes d’écritures. Une référence commune et unique (alphanumérique) est affectée au groupe d’entrées comptables qui ont été lettrées ensemble.
Les conditions à remplir pour pouvoir lettrer des écritures sélectionnées sont les suivantes :
- Elles sont comptabilisées
- Elles sont enregistrées dans un même compte, qui a été défini comme pouvant être lettré (voir LUFI-20301 chapitre 2 Configuration)
- Elles ont le même Tiers (excepté pour les transferts ou pour des conditions de lettrage particulières)
- Les montants en devise d’enregistrement sont équilibrés, sinon le lettrage n’est que partiel (excepté pour les transferts avec change)
- Elles sont enregistrées dans la même devise (sauf pour les transferts avec change)
Entrées des lignes d’écriture automatiquement lettrées
Lorsque les entrées sont lettrées, UniField effectue une vérification supplémentaire des périodes. Si les écritures à lettrer ont le même montant en devise d’enregistrement, mais un montant différent en devise fonctionnelle, UniField génère une écriture supplémentaire en devise fonctionnelle (un ajustement de change) afin d’équilibrer le mouvement.
- Une écriture sur le même compte que celui concerné par le lettrage (le lettrage utilise la même référence alphanumérique).
- Une écriture dans un compte de pertes/gains de change à titre de contrepartie
De par sa nature, un compte pouvant être lettré doit afficher un solde nul : par exemple une facture fournisseurs enregistrée sur un compte d’AP doit être liée au paiement correspondant. Toutefois, dans certaines situations, le solde est reporté à la période suivante (p. ex. les dépôts de garantie, les chèques non encaissés). Par ailleurs, les entrées peuvent être partiellement lettrées. Dans ce cas, la sélection des entrées n’est pas équilibrée (montant total au crédit ≠ montant total au débit). Une référence de lettrage partiel est alors affectée aux enregistrements sélectionnés et le montant non équilibré restant ouvert est automatiquement calculé.
UniField procède automatiquement au lettrage pour les cas suivants :
- Les entrées importées dans les registres:
- Paiement en attente (factures fournisseur, entrées paie)
- L ’assistant d’import de chèques
- L’assistant de création de factures directes
- L ‘assistant de retour d’avance
- Les entrées de réévaluation de fin d’année et les comptes de régularisation sont automatiquement réconciliés avec leur écriture de contrepassation
- Les avoirs fournisseur créés à partir de l’assistant d’avoir et les avances fournisseurs sont automatiquement réconciliés avec les factures originales.
- L’entrée de clôture d’année fiscale “Passer en comptes de bilan à 0” est automatiquement réconciliée avec les entrées dans les comptes inclus dans cette la fonction
Les réconciliations manuelles sont réalisées par des utilisateurs avancés pour les cas suivants :
- Les virements entre registres
- Les entrées directes des registres
- Les entrées manuelles des journaux (ex. Correction manuelle)
Les entrées au crédit des comptes de dettes sociales (salaires, avances sur salaires au personnel national, impôts sur salaires et contributions à la sécurité sociale) sont importées à partir d’Homère en fin de mois. Pour rappel, ces entrées ne sont lettrées automatiquement que lorsque les paiements sont effectués en utilisant l’option Paiements en attente dans le registre et en sélectionnant l’entrée à payer disponible. Si vous créez les écritures de paie manuellement au sein du registre, elles doivent être lettrées manuellement. Seules les avances sur salaires au personnel national doivent être lettrées manuellement, puisque l’avance a déjà été accordée à la moitié du mois. Voir LUFI-30104 du chapitre 3 Paiements.
Comment effectuer ou annuler un lettrage manuel
Sélectionnez : Comptabilité/Écritures Comptables/Lignes d’Ecritures Comptables
- Avant de procéder au lettrage, vérifiez que les écritures sont comptabilisées
- Dans la fenêtre de recherche {Lignes d’Ecriture Comptables}, activez les filtres {Non Lettré} et {Comptabilisé}
==> Une liste d’écritures non lettrées et comptabilisées s’affiche
- Cochez la case des écritures que vous souhaitez lettrer:
Fenêtre de recherche {Lignes d’Ecriture Comptables} et filtres {Non Lettré} et {Comptabilisé}
- À droite de l’écran, sélectionnez l’action {Lettrer les Écritures}
==> Un assistant {Lettrer les Écritures} s’affiche
Assistant {Lettrer les Écritures}
- Sélectionnez {Lettrer}. La fenêtre de recherche Lignes d’Ecritures Comptables s’actualise et les entrées lettrées n’apparaissent plus dans les résultats de recherche d’entrées comptabilisées et non lettrées.
- Désactiver le bouton de filtrage « Non Lettré »
- Dans le champ {Lettré}, sélectionnez {OUI} pour localiser les entrées lettrées.
==> Les écritures sélectionnées sont lettrées avec une référence de lettrage unique
Fenêtre de recherche de Lignes d’Ecriture Comptables affichant les entrées lettrées
Si vous devez annuler le lettrage de certaines entrées :
Sélectionnez : Comptabilité/Écritures Comptables/Lignes d’Ecritures Comptables
Dans la fenêtre de recherche {Lignes d’Ecriture Comptables},
sélectionnez OUI dans le champ Lettré.
==> Une liste d’écritures lettrées et comptabilisées s’affiche
- Cochez une des cases des écritures lettrées pour supprimer le lettrage.
- À droite de l’écran, sélectionnez {Annuler le lettrage des Ecritures} dans le menu de la droite dénomé {Actions}
Action {Annuler le lettrage des Ecritures}
- Confirmez l’action en sélectionnant Annuler le lettrage.
{Annuler le lettrage des Ecritures}
==> La fenêtre de recherche {Lignes d’Ecriture Comptables} s’actualise et les entrées s’affichent comme non lettrées si vous sélectionnez le filtre {Non Lettré}.
Note! Si vous annulez le lettrage d’entrées qui ont précédemment créé une entrée d’ajustement de change, une écriture de contrepassation de l’ajustement sera automatiquement produite pour annuler les montants. Ces deux écritures d’ajustement se réconcilient ensemble automatiquement.
Comment clôturer une période
La clôture d’une période dans UniField est une action hiérarchique, car tous les projets doivent clôturer leurs périodes avant que la coordination puisse procéder à la clôture et celle-ci doit clôturer sa période avant que le siège puisse faire de même : d’un point de vue système / synchronisation la clôture a lieu en cascade.
La clôture d’une période au niveau de la coordination entraîne automatiquement la clôture de la même période au niveau du projet par le biais d’un mécanisme de synchronisation. Il en va de même pour la réouverture d’une période au niveau de la coordination : la réouverture d’une période au niveau de la coordination entraîne automatiquement la réouverture de cette période pour tous les projets dépendants de cette coordination.
Une fois que la période est clôturée au niveau de la coordination (le statut de la période devient « Mission clôturée »), le statut de la période au niveau du projet est actualisé par synchronisation et bascule aussi en mode « Mission clôturée ».
Il est donc important de noter que la coordination est une instance au sein de laquelle les périodes doivent être « Clôturées – Terrain » avant de passer au statut « Clôturé – Mission ».
Seule l’instance du siège peut rouvrir une période clôturée au niveau de la mission. La réouverture par le siège d’une période clôturée au niveau de la mission fait basculer cette période en mode « Ouvert » pour toutes les missions et tous les projets. De même, la clôture d’une période par le siège étend la clôture à toutes les instances de terrain par le biais de la synchronisation
Processus de clôture de périodes au sein d’UniField
Avant la clôture de la période au niveau du projet :
- Tous les registres doivent être clôturés
- Tous les taux de change doivent être mis à jour sur la base des taux synchronisés du siège
- Toutes les entrées de paie importées doivent être validées
- Toutes les entrées périodiques doivent être comptabilisées
Avant la clôture de la période au niveau de la coordination :
- Toutes les périodes des projets doivent être clôturées
- Tous les registres de la coordination doivent être clôturés
- Tous les taux de change doivent être mis à jour sur la base des informations synchronisées du siège
- Toutes les charges salariales importées doivent être validées
- Toutes les entrées périodiques doivent être comptabilisées
- Toutes les entrées du siège doivent être validées
Sélectionnez Comptabilité/Traitements Périodiques/Fin de période/Clôturer une Période
- Dans la fenêtre de recherche {Clôturer une période}, identifiez la période à clôturer et ouvrez sa fiche.
- Dans la fenêtre {Clôturer une Période}, sélectionnez le bouton :
Affichage de la période à clôturer et bouton d’activation du processus de clôture
- Une liste d’Actions s’affiche sur le formulaire. Il s’agit d’une liste de contrôle que vous devez réviser pour pouvoir clôturer la période.
Vue formulaire {Clôturer une Période} et actions associées
- Cliquer sur un des boutons d’action pour accéder aux objets sélectionnés. Par exemple, sélectionnez un registre de caisse et vous serez dirigé vers la liste des Registres de Caisse pour la période concernée.
Accès aux Registres de Caisse depuis la vue de clôture des périodes
- Lorsque vous avez terminé votre processus de vérification, sélectionnez
- Le statut de la période bascule en mode « Terrain-Clôturé ».
Période clôturée au niveau du projet
Comment clôturer une période au niveau de la coordination
La coordination ne doit clôturer une période que si elle a été clôturée au niveau du terrain pour tous les projets.
Sélectionnez Comptabilité/Traitements périodiques/Fin de période/Clôturer une Période
- Dans la fenêtre de recherche {Clôturer une période}, identifiez la période à clôturer et ouvrez sa fiche.
- Dans la vue formulaire {Clôturer une période}, cliquez sur {Effectuer le processus de clôture de période (terrain)}.
Vue formulaire {Clôturer une période}
- Une liste d’Actions s’affiche sur le formulaire. Il s’agit d’une liste de contrôle que vous devez réviser pour pouvoir clôturer la période.
Vue formulaire Clôturer une période et actions associées
- Cliquer sur les boutons d’action pour accéder aux objets et les vérifier
- Lorsque vous avez terminé votre processus de vérification, sélectionnez :
- Le statut de la période bascule en mode « Terrain-Clôturé »
Période clôturée au niveau de la Coordination
- Sélectionnez ensuite {Rouvrir Période (Terrain} si vous devez apporter des corrections au niveau des données des projets ou {Clôturer la Période (Mission)} pour clôturer définitivement la période au niveau de la mission.
- Le statut basculera en mode « Mission-Clôturé »
Période clôturée au niveau de la mission
Comment clôturer une période au niveau du siège
Le siège ne doit clôturer une période que si elle a été clôturée pour toutes les missions.
Toutes les sections ne clôturent pas la mission au niveau du siège. Veuillez vérifier les procédures de votre section.
Sélectionnez Comptabilité/Traitements périodiques/Fin de Période/Clôturer une Période
- Dans la fenêtre de recherche {Clôturer une période}, identifiez la période à clôturer et ouvrez sa fiche.
- Dans la vue formulaire {Clôturer une période}, cliquez sur {Effectuer le processus de clôture de période (terrain)}.
Vue formulaire {Clôturer une période}
- Une liste d’Actions s’affiche sur le formulaire. Il s’agit d’une liste de contrôles que vous devez vérifier pour pouvoir clôturer la période.
Vue formulaire Clôturer une période et liens associés
- Cliquer sur les boutons d’action pour accéder aux objets et les vérifier
- Lorsque vous avez terminé votre processus de vérification, sélectionnez :
- Le statut de la période bascule en mode « Terrain-Clôturé »
Période clôturée au niveau de la Coordination
- Sélectionnez ensuite {Rouvrir Période (Terrain} si vous devez apporter des corrections au niveau des données des projets ou {Clôturer la Période (Mission)} pour clôturer définitivement la période au niveau de la mission.
- Le statut basculera en mode « Mission-Clôturé »
Période clôturée au niveau de la mission
- Sélectionnez pour finir {Rouvrir période (Mission} si vous devez apporter des corrections au niveau des données des projets ou {Clôturer la Période (HQ} pour clôturer définitivement la période au niveau du siège.
Les clôtures des périodes se synchronisent uniquement de manière descendante et doivent respecter un ordre hiérarchique.
Comment produitre a rapport avec les états des intances
Pour instance mère, c’est possible de voir l’tat de période de leur filles.
La coordination peut voir le status des périodes des projects.
Il faut aller à Comptabilité / Configuration / Comptabilité Financière / Périodes / Périodes
D’abord on peut voir les périodes à fermer et fermés:
Après il faut aller au menu Actions et clocket sur Statuts des Périodes:
Comment produire des rapports financiers
Outre les fonctionnalités permettant la production de rapports liés à des objets spécifiques, UniField offre diverses options de création de rapports financiers et analytiques. Elles peuvent être utilisées pour des analyses ad hoc, des rapports mensuels et des rapports de fin d’année.
Consultez les procédures financières de votre section pour connaitre les rapports périodiques à créer.
| Rapports de Comptabilité | |
| Grand Livre Général | Rapport au format PDF ou XLS. Il s’agit d’une liste complète des transactions financières, par compte. Le Grand Livre contient des informations comptables nécessaires à la préparation des états financiers. |
| Balance Générale des Comptes | Rapport PDF qui reprend le solde de tous les comptes. Ce rapport peut être utilisé pour vérifier les balances des comptes. |
| Compte de Résultat | Rapport au format PDF reprenant les soldes des comptes de charges et de revenus. |
| Bilan Comptable | Rapport au format PDF reprenant les soldes du bilan comptable et reflétant l’actif et le passif. |
| Balance par compte | Rapport Excel qui reprend le solde de tous les comptes. Ce rapport peut être utilisé pour vérifier les montants des comptes au solde lettré et non lettré. |
| Balance par compte analytique | Rapport Excel qui reprend le solde de tous les comptes analytiques (centre de coûts, destination, pool de financement, free/option 1 et free/option 2). |
| Rapports génériques | |
| Grand Livre Partenaire | Rapport PDF : liste complète de toutes les transactions financières avec l’ensemble des partenaires/fournisseurs. Il convient de noter qu’il n’est pas possible de sélectionner un partenaire individuel pour le rapport : tous les partenaires sont repris. |
| Balance partenaire | Rapport PDF. Il s’agit d’une analyse effectuée par partenaire/fournisseur contenant une ligne représentant le solde créditeur et débiteur cumulé par partenaire. Il permet au projet d’identifier toute dette fournisseur ou client impayée. Le rapport est également disponible au format XLS et peut s’afficher à même le système. |
| Dèpenses locales | Rapport Excel portant sur tout ce qui a été acheté ou réglé localement. Il permet d’obtenir un meilleur aperçu des besoins de trésorerie ou de répondre à des exigences spécifiques d’auditeurs locaux demandant à MSF de rendre compte exclusivement sur les dépenses engagées localement. |
| Exportation vers système Siège (OCG) | Utilisé au sein de l’instance du siège d’UniField pour exporter des données de terrain vers le système du siège (compatibilité OCG) |
| Exportation vers système Siège (OCA) | Utilisé au sein de l’instance du siège d’UniField pour exporter des données de terrain vers le système du siège (compatibilité OCA) |
| Exportation vers système Siège (OCB) | Utilisé au sein de l’instance du siège d’UniField pour exporter des données de terrain vers le système du siège (compatibilité OCB) |
| Correspondance OCB Export | Utilisé au sein de l’instance du siège d’UniField pour exporter des données de terrain vers le système du siège (compatibilité OCB). Fichier CSV |
Comment produire le rapport Grand Livre Général
Le rapport Grand Livre est une liste complète des transactions financières par compte. Le Grand Livre contient des informations comptables nécessaires à la préparation des états financiers et comprend les comptes d’actif, de passif, de capitaux, de revenus et de dépenses.
Sélectionnez Comptabilité/Rapports/Rapports Officiels/Rapports de Comptabilité/Grand Livre Général
==> La fenêtre {Grand Livre général} s’affiche
- Définissez les options de rapport souhaitées
Options du rapport Grand Livre général
| Champ | Description |
| Plan comptable | Le système montre les plans de comptes existants par défaut |
| Exercice Comptable | Le système montre l’exercice comptable actuel par défaut, modifiable |
| Type de Transactions | Menu déroulant : – Toutes les Écritures Comptabilisées : celles qui ont été comptabilisées définitivement dans les registres ou dans les journaux. – Toutes les Ecritures : comptabilisées temporairement ou définitivement dans les registres, non comptabilisées et comptabilisées dans les journaux. Les entrées en mode « Brouillon » ne sont pas prises en compte. |
| Afficher Comptes | Menu déroulant : – Tous(tes) Avec écritures (comptabilisées ou non comptabilisées) – Avec un solde qui n’est pas égal à 0 |
| Trier | Menu déroulant : – Date de comptabilisation – TiersDevises – Numéro de lettrage |
| B/S / P&L account | Menu déroulant : – Tout – Comptes de bilan – Compte de résultat |
| Lettrée ? | Menu déroulant pour choisir réconcilié, non réconcilié, toutes les entrées |
| At (A) | Permet de configurer une date de fin des entrées réconciliées |
| Ecritures ouvertes à | Affiche seulement les entrée dé réconciliées à la fin d’une période sélectionnée |
| Format Export | PDF Excel |
| Inclure les soldes initiaux | Ajoute une ligne de solde initial par compte sur le rapport. |
| Instances propriétaires | Ajouter Instance propriétaire |
| Filtrer par | Menu déroulant : Aucun FiltreDocument date, posting date (date de document, de comptabilisation définitive)Périodes |
| Écritures ouvertes à : | Prenez en compte les écritures qui n’ont pas été rapprochées à la date de fin de la période ET excluez les écritures qui ont été rapprochées après la date de fin de la période mais dans lesquelles toues les jambes ont une date comptable antérieure ou égale à la date de fin de la période. |
| Date de Début | Si vous utilisez un filtre par date, entrez une date initiale de comptabilisation |
| Date de Clôture | Si vous utilisez un filtre par date, entrez une date finale de comptabilisation |
| Commencer Période | Si vous utilisez un filtre par période, veuillez choisir une période pour limiter le début de période |
| Fin de Période | Si vous utilisez un filtre par période, veuillez choisir une période pour limiter la fin de période |
| Journaux | Énumère les journaux des instances Vous pouvez ajouter/supprimer des journaux. |
| Accounts filter (filtre comptes) | Permet de rajouter des comptes à inclure dans le rapport |
- Sélectionnez {Imprimer} en bas de l’écran
==> Un rapport du Grand Livre s’affiche au format PDF
Rapport Grand Livre général
Comment produire le rapport de Balance des Comptes
La Balance des Comptes répertorie le solde de tous les comptes.
Allez dans Comptabilité/Rapports/Rapports Officiels/Rapports de Comptabilité/Balance Générale des Comptes
==> La fenêtre {Balance des Comptes} s’affiche
- Définissez les options de rapport souhaitées.
Options produire la Balance Générale des Comptes
| Champ | Description |
| Plan comptable | Le système montre les plans de comptes existants par défaut |
| Exercice Comptable | Le système montre l’exercice comptable actuel par défaut, modifiable |
| Type de Transactions | Menu déroulant : – Toutes les Écritures Comptabilisées : celles qui ont été comptabilisées définitivement dans les registres ou dans les journaux – Toutes les Écritures : les écritures temporaires et comptabilisées définitivement dans les registres, les écritures non comptabilisées et comptabilisées dans les journaux (adaptées aux périodes intermédiaires entre deux clôtures de fin de mois, lorsque les écritures sont encore temporaires/non comptabilisées). Les entrées en mode « Brouillon » ne sont pas prises en compte. |
| Afficher comptes | Menu déroulant : – Tous(tes) – Avec écritures (comptabilisées ou non comptabilisées) – Avec un solde qui n’est pas égal à 0 |
| Filtrer par | Menu déroulant : – Aucun – Filtre – Date Période |
| Date de Début | Si vous utilisez un filtre par date, entrez une date initiale de comptabilisation |
| Date de Fin | Si vous utilisez un filtre par date, entrez une date finale de comptabilisation |
| Commencer Période | Si vous utilisez un filtre par période, veuillez choisir une période pour limiter le début de période |
| Fin de Période | Si vous utilisez un filtre par période, veuillez choisir une période pour limiter la fin de période |
| Journaux | Pas utilisé |
- Sélectionnez {Imprimer} en bas de l’écran
==> Un rapport de la Balance des Comptes s’affiche en format PDF
Rapport de la Balance des Comptes
Comment produire le Compte de Résultat
Le compte de résultat présente une liste des balances des comptes de produits et charges par compte.
Sélectionnez Comptabilité/Rapports/Rapports officiels/Rapports de Comptabilité/Produits et Charges
==> La fenêtre {Compte de résultat} s’affiche
- Définissez les options de rapport souhaitées.
Options du compte de résultat
| Champ | Description |
| Plan comptable | Le système montre les plans de comptes existants par défaut |
| Exercice Comptable | Le système montre l’exercice comptable actuel par défaut, modifiable |
| Afficher comptes | Menu déroulant : – Tous(tes) – Avec écritures (comptabilisées ou non comptabilisées) – Avec un solde qui n’est pas égal à 0 |
| Orientation paysage | Coché automatiquement |
| Type de Transactions | Menu déroulant : – Toutes les Écritures Comptabilisées : celles qui ont été comptabilisées définitivement dans les registres ou dans les journaux – Toutes les Écritures : les écritures temporaires et comptabilisées définitivement dans les registres, les écritures non comptabilisées et comptabilisées dans les journaux (adaptées aux périodes intermédiaires entre deux clôtures de fin de mois, lorsque les écritures sont encore temporaires/non comptabilisées). Les entrées en mode « Brouillon » ne sont pas prises en compte. |
| Filtrer par | Menu déroulant : – Aucun Filtre – Date – Période |
| Date de Début | Si vous utilisez un filtre par date, entrez une date initiale de comptabilisation |
| Date de Fin | Si vous utilisez un filtre par date, entrez une date finale de comptabilisation |
| Commencer Période | Si vous utilisez un filtre par période, veuillez choisir une période pour limiter le début de période |
| Fin de Période | Si vous utilisez un filtre par période, veuillez choisir une période pour limiter la fin de période |
| Journaux | Pas utilisé |
- Sélectionnez {Imprimer} en bas de l’écran
==> Un rapport des Produits & Charges au format PDF s’affiche.
Compte de résultat
Comment produire le Bilan Comptable
Le Bilan Comptable reflète les actifs et passifs à un instant donné.
Sélectionnez Comptabilité/Rapports/Rapports Officiels/Rapports de Comptabilité/Bilan Comptable
==> La fenêtre {Bilan Comptable} s’affiche
- Définissez les options de rapport souhaitées.
Options du Bilan Comptable
| Champ | Description |
| Plan comptable | Le système montre les plans de comptes existants par défaut |
| Exercice Comptable | Le système montre l’exercice comptable actuel par défaut, modifiable |
| Type de Transactions | Menu déroulant : – Toutes les Écritures Comptabilisées : celles qui ont été comptabilisées définitivement dans les registres ou dans les journaux – Toutes les Écritures : les écritures temporaires et comptabilisées définitivement dans les registres, les écritures non comptabilisées et comptabilisées dans les journaux. (Adaptées aux périodes intermédiaires entre deux clôtures de fin de mois, lorsque les écritures sont encore temporaires/non comptabilisées). Les entrées en mode « Brouillon » ne sont pas prises en compte. |
| Afficher comptes | Menu déroulant : – Tous(tes) – Avec écritures (comptabilisées ou non comptabilisées) – Avec un solde qui n’est pas égal à 0 |
| Comptes de Réserves et de Résultats | Sélectionnez le compte 51000 Déficit accumulé ou 50000 Excédent accumulé |
| Filtrer par | Menu déroulant : – Aucun Filtre – Date – Période |
| Date de Début | Si vous utilisez un filtre par date, entrez une date initiale de comptabilisation |
| Date de Fin | Si vous utilisez un filtre par date, entrez une date finale de comptabilisation |
| Commencer Période | Si vous utilisez un filtre par période, veuillez choisir une période pour limiter le début de période |
| Fin de Période | Si vous utilisez un filtre par période, veuillez choisir une période pour limiter la fin de période |
| Journaux | Pas utilisé |
- Sélectionnez {Imprimer} en bas de l’écran
==> Un Bilan Comptable s’affiche au format PDF.
Bilan Comptable
Comment produire un Balance de Trésorerie
Le Balance de Trésorerie affiche les soldes d’ouverture, calculé et de clôture des comptes de trésorerie qui sont divisés en trois journaux : journal de caisse, journal de banque et journal de chèques.
Pour les journaux de banque et de caisse les soldes reflètent les soldes au niveau de la coordination et du projet.
Pour le journal de chèques le solde d’ouverture représente les chèques non réconciliés de l’année N-1 et précédents ; le solde calculé est toujours à 0, et celui de clôture est la somme de tous les chèques encore ouverts de la période en cours et celles qui la précèdent.
Sélectionnez Comptabilité/Rapports/Rapports Officiels /Rapport de Comptabilité/ Balance de trésorerie
==> La fenêtre {Balance de Trésorerie} s’ouvre
Choisissez une instance propriétaire (soit une coordination), un exercice comptable et une période :
Sélectionner “Imprimer” en bas de la fenêtre et un rapport par journal s’affiche en format xls.
Balance de trésorerie
Comment produire la Balance par Compte
La Balance par compte reflète le solde des comptes.
Sélectionnez Comptabilité/Rapports/Rapports Officiels/Rapports de Comptabilité/Balance par compte
==> La fenêtre {Bilan par compte} s’affiche
Options de la Balance par compte
- Définissez les options de rapport souhaitées.
- Sélectionnez {Export} en bas de l’écran
==> Un rapport des soldes par compte s’affiche au format XLS.
Rapport des soldes par compte
Comment produire la Balance par Compte Analytique
La Balance par compte analytique reflète le solde des comptes analytiques.
Sélectionnez Comptabilité/Rapports/Rapports Officiels/Rapports de Comptabilité/Balance par compte analytique
==> La fenêtre {Bilan par compte} s’affiche
Options de la Balance par compte analytique
Définissez les options de rapport souhaitées.
| Champ | Description |
| Exercice Comptable | Le système montre l’exercice comptable actuel par défaut, modifiable |
| Périodes | Introduisez la période restreignant la période de début et de fin |
| Instance | Ajouter une instance propriétaire |
| Comptes inactifs | Cochez la case si vous souhaitez afficher les comptes inactifs |
| Granularité | Sélection déroulante : · – Par compte : organise le rapport par compte· – By parent account: organise le rapport par compte parent |
| Devises | Ajoutez une devise si vous souhaitez effectuer un filtrage par devise |
| Afficher Balances | Affiche les soldes par compte à l’écran à l’aide du bouton Vue étendue |
| Exporter | Rapport Excel indiquant le solde par compte |
- Sélectionnez {Exporter} en bas de l’écran
==> Un rapport des soldes par compte analytique s’affiche au format XLS dans chaque classeur Excel.
Classeur Info : Options d’impression du rapport de la Balance par compte analytique
Classeur Centre de Coût : affiche les dépenses réelles par centres de coût
Classeur destination : affiche les dépenses réelles par destination
Classeur pool de financement : affiche les dépenses réelles par pool de financement
Un classeur est également disponible pour les comptes analytiques OPTION 1 et OPTION 2.
Comment produire le rapport Balance Partenaire
Le rapport Balance Partenaire est une analyse effectuée par partenaire/fournisseur contenant une ligne représentant le solde créditeur ou débiteur cumulé par partenaire. Il permet au projet d’identifier toute dette fournisseur ou client impayée.
Allez dans Comptabilité/Rapports/Rapports Officiels/Rapports de Comptabilité/Partenaires/Balance Tiers
==> La fenêtre {Vue Balance des Tiers} s’affiche
- Définissez les options de rapport souhaitées.
| Champ | Description |
| Plan comptable | Le système montre les plans de comptes existants par défaut |
| Exercice Comptable | Le système montre l’exercice comptable actuel par défaut, modifiable |
| Transactions Cibles | Menu déroulant : – Toutes les Écritures Comptabilisées : celles qui ont été comptabilisées définitivement dans les registres ou dans les journaux – Toutes les Écritures : les écritures temporaires et comptabilisées définitivement dans les registres, les écritures non comptabilisées et comptabilisées dans les journaux. (Adaptées aux périodes intermédiaires entre deux clôtures de fin de mois, lorsque les écritures sont encore temporaires/non comptabilisées). Les entrées en mode « Brouillon » ne sont pas prises en compte. |
| Partenaires | Menu déroulant : – Comptes Clients : principalement les dettes clients envers nous – Comptes Fournisseurs : principalement les dettes envers les fournisseurs – Comptes Clients & Fournisseurs : les deux, utilisé par ex. si un partenaire est à la fois fournisseur & client |
| Afficher les Partenaires | Menu déroulant : – Tous les Partenaires – Avec un solde qui n’est pas égal à 0 – Avec écritures |
| Lettrée | Menu déroulant : – Oui – Non |
| Inclure les soldes initiaux | Cochez la case pour inclure les balances d’ouverture de l’année fiscale |
| Instances Propriétaires | Ajouter une instance propriétaire |
| Exclure Taxes | Les entrées de taxes ne s’affichent pas sur le rapport |
| Uniquement les partenaires actifs | Restreint la recherché aux partenaires actifs |
| Journals | Permet de choisir un ou plusieurs journaux pour la recherche |
| Filtrer par | Menu déroulant : – Sans Filtres – Dates – Périodes |
| Date de Début | Si vous utilisez un filtre par date, entrez une date initiale de comptabilisation |
| Date de Fin | Si vous utilisez un filtre par date, entrez une date finale de comptabilisation |
| Période de début | Si vous utilisez un filtre par période, veuillez choisir une période pour limiter le début de période |
| Période de fin | Si vous utilisez un filtre par période, veuillez choisir une période pour limiter la fin de période |
| Vue Balance | Affiche la balance des partenaires à l’écran |
Vue des soldes par partenaire
- Au bas de l’écran, sélectionnez {Imprimer Excel} pour afficher le rapport au format XLS ou {Imprimer PDF} pour créer un rapport PDF.
==> Un rapport XLS ou PDF de la Balance des Partenaires s’affiche
Rapport de la Balance des Partenaires au format PDF
Pour les fournisseurs (journal des achats), le montant au débit représente le montant total payé ; le montant au crédit correspond au montant total dû ; dans ce cas la balance est généralement créditrice et correspond au montant total à payer par fournisseur. Il convient de noter que les montants sont en devise fonctionnelle et non d’enregistrement. Sauvegardez, imprimez ou envoyez par e-mail, au choix.
Comment produire le rapport Grand Livre Partenaire
Le rapport Grand Livre Partenaire est un rapport PDF ou Excel, de toutes les transactions financières avec tous les partenaires/fournisseurs. Les montants totaux sont exprimés en devise fonctionnelle mais chaque entrée est indiquée en devise fonctionnelle et d’enregistrement.
Allez dans Comptabilité/Rapports/Rapports Officiels/Rapports de Comptabilité/Partenaires/Grand Livre Partenaire
==> La fenêtre {Grand Livre Partenaire} s’affiche
- Définissez les options de rapport souhaitées. Il s’agit des mêmes que celles du rapport Balance des Partenaires.
Options du rapport Grand Livre partenaire
| Champ | Description |
| Plan comptable | Le système montre les plans de comptes existants par défaut |
| Exercice Comptable | Le système montre l’exercice comptable actuel par défaut, modifiable |
| Type de Transactions | Menu déroulant : – Toutes les Écritures Comptabilisées : celles qui ont été comptabilisées définitivement dans les registres ou dans les journaux – Toutes les Écritures : les écritures temporaires et comptabilisées définitivement dans les registres, les écritures non comptabilisées et comptabilisées dans les journaux. (Adaptées aux périodes intermédiaires entre deux clôtures de fin de mois, lorsque les écritures sont encore temporaires/non comptabilisées). Les entrées en mode « Brouillon » ne sont pas prises en compte. |
| Du partenaire | Menu déroulant : – Comptes Clients : principalement les dettes clients envers nous – Comptes Fournisseurs : principalement les dettes envers les fournisseurs – Comptes Clients & Fournisseurs : les deux, utilisé par ex. si un partenaire est à la fois fournisseur & client |
| Inclure les soldes initiaux | La case doit être décochée, car elle fausse/double le solde réel des fournisseurs |
| Avec devise | Ajoutez une devise si vous souhaitez effectuer un filtrage par devise |
| Exclure Taxe | Exclut les comptes de taxe du rapport |
| Inclure les Écritures Lettrées | Cochez la case si vous souhaitez inclure les entrées lettrées |
| Un partenaire par page | Menu déroulant : – Tous(tes) – Avec un solde qui n’est pas égal à 0 |
| Uniquement les partenaires actifs | Restreint la recherche aux partenaires actifs |
| Comptes | Permet de sélectionner un ou plusieurs comptes pour la recherche |
| Instances propriétaires | Restreint la recherche aux instances sélectionnées |
| Filtrer par | Menu déroulant : – Aucun Filtre – Date – Période |
| Date de Début | Si vous utilisez un filtre par date, entrez une date initiale de comptabilisation |
| Date de Fin | Si vous utilisez un filtre par date, entrez une date finale de comptabilisation |
| Période de début | Si vous utilisez un filtre par période, veuillez choisir une période pour limiter le début de période |
| Période de fin | Si vous utilisez un filtre par période, veuillez choisir une période pour limiter la fin de période |
- Sélectionnez {Imprimer} en bas de l’écran
==> Un rapport Grand Livre partenaire s’affiche au format PDF
Rapport Grand Livre partenaire
Comment produire un Rapport Dépenses Locales
Le rapport des Dépenses locales donne des informations directes sur tout ce qui a été acheté ou réglé localement, afin d’obtenir un meilleur aperçu des besoins de trésorerie ou de répondre à des exigences spécifiques d’auditeurs locaux demandant à MSF de rendre compte exclusivement sur les dépenses engagées localement. Ce rapport exclut donc les écritures comptabilisées dans les journaux du siège (« HQ »), des « engagements » et des « donations en nature ».
Sélectionnez Comptabilité/Rapports/Rapports Génériques/Dépenses locales
==> La fenêtre {Dépenses locales} s’affiche
- Définissez les options de rapport souhaitées.
Options du rapport Dépenses locales
| Champ | Description |
| Centre de coût | Sélectionnez un centre de coût enregistré dans votre instance |
| Exercice Comptable | Le système montre l’exercice comptable actuel par défaut, modifiable |
| Période de/à | Introduisez la période restreignant la période de début et de fin |
| Ventilation | Menu déroulant : – Total chiffres – Par mois |
| Granularité | Menu déroulant : – Par type de compte parent – Par compte |
| Devise d’enregistrement | Si ce champ reste libre, toutes les comptabilisations seront extraites indépendamment de la devise. Si vous choisissez une devise, le système sélectionnera toutes les entrées enregistrées dans cette devise. |
| Devise d’impression | La devise fonctionnelle est configurée par défaut, conversion au taux de change configuré dans le système. Donc les tables devises ne sont pas ici sélectionnables pour évaluer les dépenses de ce rapport. |
- Sélectionnez {Créer un rapport} en bas de l’écran
==> Un rapport Excel des dépenses locales s’affiche
Rapport des dépenses locales
Comment exporter des données de terrain vers le système siège OCG
Allez dans Comptabilité/Rapports/Rapports génériques/Exportation vers système Siège (OCG)
Une fenêtre Exportation vers le système du Siège s’affiche
- Dans le champ supérieur de l’instance propriétaire, sélectionnez une instance (Coordination) à l’aide de la loupe.
- Dans le champ Période, sélectionnez une période.
- Sélectionnez
- Confirmez
==> Le fichier zip contient 2 fichiers, celui qui est nommé « formatted data » pourra être importé dans le système siège d’OCG.
Comment exporter des données de terrain vers le système siège OCA
Allez dans Comptabilité/Rapports/Rapports Génériques/Exportation vers système siège (OCA)
Exportation des données de terrain pour Février 2015
- Dans le champ supérieur de l’instance propriétaire, sélectionnez une instance (Coordination) à l’aide de la loupe.
- Dans le champ Période, sélectionnez une période (par défaut, l’exercice est défini comme celui en cours, mais vous pouvez le modifier)
- Enfin, indiquez si vous souhaitez exporter toutes les lignes ou uniquement celles qui ne l’ont pas encore été
- Sélectionnez
- Confirmer
==> Le fichier zip contient 3 fichiers qui pourront être importés dans le système siège d’OCA.
Comment exporter des données de terrain vers le système siège OCB
Allez dans Comptabilité/Rapports/Rapports génériques/Exportation vers le système du siège (OCB)
- Dans le champ supérieur de l’instance propriétaire, sélectionnez une instance (Coordination) à l’aide de la loupe.
- Dans le champ Période, sélectionnez une période (par défaut, l’exercice est défini comme celui en cours, mais vous pouvez le modifier)
- Enfin, indiquez si vous souhaitez exporter toutes les lignes ou uniquement celles qui ne l’ont pas encore été
Exportation des données de terrain pour Mai 2015
- Sélectionnez puis OK
==> Le fichier zip contient plusieurs fichiers, qui pourront être importés dans le système siège d’OCB.
