Manuel de l’Utilisateur Finance -> 5. Outils de Recherche, Correction, Clôture comptable -> 5.3 Clôture d’un Registre en fin de Mois -> LUFI-50303 Gestion des comptes de régularisations
LUFI-50303 Gestion des comptes de régularisations
LU Introduction
Il est possible de gérer à la fois les régularisations/charges à payer/factures non parvenues et les charges différées dans le module de gestion des régularisations. Les charges à payer sont des dépenses comptabilisées avant qu’elles ne soient enregistrées avec les pièces justificatives appropriées. Elles sont comptabilisées au passif sur la base de la meilleure estimation de la charge attendue.
Pour MSF, les charges à payer/factures non parvenues concernent principalement les achats reçus mais non encore facturés par le fournisseur, les frais de personnel (comme les indemnités de départ) et les charges sociales. Pour les charges à payer, le montant de l’écriture de provision est positif.
Les charges constatées d’avance sont des dépenses qui sont déjà comptabilisées (par exemple, la facture est déjà payée et la dépense comptabilisée) mais dont le montant de la dépense appartient partiellement ou entièrement à une période suivante. Un exemple de frais reportés sont les frais d’assurance qui peuvent concerner plusieurs périodes. Pour les dépenses reportées, le montant de l’écriture de régularisation est négatif.
Les charges à payer/factures non parvenues sont gérées au niveau de la coordination.
Il existe deux façons de créer des régularisations : la régularisation contrepassée et la régularisation ponctuelle.
Dans les écritures de régularisation contrepassées, les écritures de régularisation sont enregistrées dans une période et sont automatiquement contrepassées au début de la période suivante. L’extourne automatique ne peut être créé que si la période suivante est ouverte. L’extourne automatique est créé une fois que les lignes de régularisation sont comptabilisées. Enregistrer une régularisation avec une contrepassation/extourne automatique aide les utilisateurs à repenser leurs cumuls chaque mois et à décider s’ils doivent être répétés ou non, réduits ou augmentés.
Dans la régularisation ponctuelle, le système ne crée aucune écriture d’annulation/extourne automatique. L’utilisateur définira manuellement la date de comptabilisation pour l’écriture de contrepassation/extourne. L’écriture de contrepassation ne peut être comptabilisée que sur une période ouverte.
La régularisation doit être soit répétée (régularisation contrepassée), soit non annulée (régularisation ponctuelle) jusqu’à ce que la dépense soit comptabilisée dans la comptabilité et que la régularisation puisse être annulée.
Voici les mouvements comptables pour une facture d’électricité à payer de 5 650 USD comptabilisée en Décembre 2022. Annulation automatique créée en Janvier 2023. La provision est réestimée et réenregistrée (5 000 USD) à fin Janvier 2023 car la facture n’est pas reçue et son annulation créé en Février 2023. La facture est reçue et comptabilisée en Février 2023 et payée le mois suivant, soit en Mars 2023.
| Description | Code comptables | De | Cr | Réconciliation des écritures comptables | |
| Enregistrement de la régularisation Déc-22 | |||||
| Autres charges à payer | 31300 or 15690 | 5650 | R-1 | ||
| Charges d’électricité (compte de résultat) | 65200 | 5650 | |||
| Contrepassation crée dans la période suivante Jan-23 | |||||
| Autres charges à payer | 31300 or 15690 | 5650 | R-1 | ||
| Charges d’électricité (compte de résultat) | 65200 | 5650 | |||
| Ré-enregistrement de la régularisation Jan-23 | |||||
| Autres charges à payer | 31300 or 15690 | 5000 | R-2 | ||
| Charges d’électricité (compte de résultat) | 65200 | 5000 | |||
| Contrepassation crée dans la période suivante Fev-23 | |||||
| Autres charges à payer | 31300 or 15690 | 5000 | R-2 | ||
| Charges d’électricité (compte de résultat) | 65200 | 5000 | |||
| Enregistrement de la facture en Fév-23 | |||||
| Dettes fournisseurs | 31300 or 15690 | 4500 | R-3 | ||
| Charges d’électricité (compte de résultat) | 65200 | 4500 | |||
| Paiement de la facture en Mar-23 | 30020 or 15600 | 4500 | R-3 |
2. Description/définition du comportement des régularisations
Aller à Comptabilité/Traitement Périodiques/Gestion des Régularisations
Nous arrivons à un écran dénommé “Rechercher : Gestion des Régularisations”
Nous avons 2 filtres:
Le premier filtre avec les états possibles d’une régularisation: brouillon, en cours, terminé et annulé
Et le deuxième filtre avec le 2 types possibles de régularisations : Régularisations Ponctuelles et Régularisations Contrepassées.
- L’affichage standard est par date de création: le plus nouveau en haut.
Il faut cliquer à Créer pour faire une nouvelle régularisation :
a. En-tête de la gestion des régularisations
L’en-tête de régularisation est organisé en 3 colonnes avec les champs suivants :
(Les champs bleus sont obligatoires. Alors que les champs blancs sont facultatifs).
Remarque : Lors de la modification d’un Brouillon, la mise à jour de l’en-tête n’est pas automatiquement enregistrée. Un message d’avertissement s’affiche lorsque vous quittez la page afin d’enregistrer les modifications :
Cliquez sur {Cancel}, puis cliquez sur le bouton {Enregistrer et éditer} à l’écran, sinon les modifications seront perdues.
| Champs | Description |
| Journal | Le système utilise par défaut le journal ACC (ACC=accruals) et il ne peut pas être modifié. |
| Entrée-séquence | Champs rempli automatiquement lorsque l’écriture de régularisation est enregistrée. |
| Devise d’Enregistrement | Sélectionne la devise de comptabilisation de l’écriture de régularisation. Seulement les devises actives sont disponibles. |
| Type de Tiers | Sélection déroulante. L’affichage par défaut est “Partenaire”: – Le champs est vide – Partenaire – Employé Sélectionnez le tiers si nécessaire. L’exigence d’un tiers par code comptable d’en-tête s’applique. |
| Tiers | Sélectionne un Tiers en fonction du type sélectionné auparavant. |
| Période | Sélectionne la période de comptabilisation de l’écriture de régularisation. La période doit être en statut ouvert : Jan-Déc et P13-P15 sont disponibles. P0 et P16 ne sont pas disponibles. |
| Date du Document | La date du document est automatiquement définie sur le dernier jour de la période sélectionnée. La date du document peut être modifiée. |
| Date de comptabilisation | Le système utilise par défaut le dernier jour de la période et ne peut pas être modifié. Si vous devez modifier la date comptable, modifiez le champ de la période. |
| Type de régularisation | Sélectionne le type de régularisation (provision) à comptabiliser : il y a deux options possibles: – Régularisation contrepassée (en anglais: Reversing Accrual). L’écriture de contrepassation est comptabilisée immédiatement dans la période suivante. – Régularisation ponctuelle (en anglais: One Time Accrual). Seulement l’écriture de provision est enregistrée. La comptabilisation des écritures de contrepassation doit être faite manuellement. |
| Compte de Régularisation | Sélectionne le compte de Régularisation. Les compte comptables cochés comme “compte de régularisation”, selon la configuration des comptes, sont disponibles. |
| Description (en-tête) | Sert à saisir une description de l’écriture de régularisation. La description de l’en-tête est un champ de saisie libre obligatoire. La description de l’en-tête va remplir : – Champ de description du JI lié au compte en-tête. – Champ de description sur la vue de liste globale des régularisations. (Ecran avec le titre « Rechercher : gestion des Régularisations) – Remplit automatiquement la description au niveau de la ligne (mais modifiable). |
| Reference (en-tête) | Ici on peut écrire une référence libre pour l’écriture de régularisation. La référence de l’en-tête est un champ de saisie libre facultatif. La référence de l’en-tête remplit : – Champ de référence de l’écriture comptable (JE, journal entries en anglais) liée à l’écriture de régularisation. – Champ de référence de la ligne d’écriture comptable (JI, journal item en anglais) liée au compte en-tête. – Champ de référence de la vue de liste globale des régularisations. (Ecran avec le titre « Rechercher : gestion des Régularisations) – Rempli automatiquement la référence au niveau de la ligne (mais modifiable) |
| Compte de Charges | Ici on choisit un compte de dépenses/de charges. Les codes comptables avec la configuration de “compte de charges” sont disponibles. |
| AD de l’en-tête | Distribution analytique à partir de l’en-tête. Si la distribution analytique est remplie à partir de l’en-tête, elle s’appliquera à toutes les lignes. |
| Restaurer la AD au niveau ligne | Bouton pour restaurer l’AD au niveau de la ligne. Ce bouton permet de réinitialiser la distribution analytique au niveau de la ligne. |
b. Onglet Régularisations.
Les lignes de régularisation sont enregistrées à partir de l’onglet « Régularisations ». Il permet de créer plusieurs lignes de dépenses liées à une seule écriture de régularisation : par ex. une facture à payer avec deux ou plusieurs comptes de dépenses peut être gérée via une seule écriture de régularisation.
Cliquez sur le bouton {Créer} pour créer une nouvelle ligne de dépense. Les champs bleus sont obligatoires. Les champs blancs sont facultatifs. Enregistrez la ligne avec la disquette située à droite de la ligne.
| Champs | Description |
| Bouton d’édition | Le bouton d’édition (crayon) est disponible pour les Régularisations en état de Brouillon. |
| Numéro de Ligne | Le système compte les lignes. Il y a un saut de numéro de ligne dans le cas où une ligne a été supprimée alors que l’entrée était encore à l’état de brouillon. |
| Description | Champ obligatoire, rempli automatiquement à partir de l’en-tête mais pouvant être modifié. La description au niveau de la ligne remplit le champ de description des lignes d’écritures comptables JI et lignes d’écritures analytiques AJI sur le compte de dépenses de la ligne associée. Dans la version anglaise: JI = Journal Item = Lignes d’écritures Comptables AJI = Analytic Journal Items = Lignes d’Ecritures Analytiques |
| Référence | Champ facultatif, rempli automatiquement à partir de l’en-tête mais pouvant être modifié. La référence au niveau de la ligne renseigne le champ de référence des lignes d’écritures comptables JI et lignes d’écritures analytiques AJI sur le compte de dépenses de la ligne associée. |
| Compte de Charge | Choisissez un compte de dépenses/de charges. Les codes comptables avec la configuration de compte de charge sont disponibles. |
| Distribution | Distribution analytique au niveau de l’en tête. La distribution analytique peut également être remplie à partir du niveau de la ligne. |
| Montant de la régularisation | Montant de la ligne en devise d’enregistrement. |
| Montant Fonctionnel | Montant de la ligne en devise fonctionnelle. |
| Disquette | Save icon to save the line in edit mode. Press on {enter} key saves also the line. |
| Croix pour effacer | x est disponible pour effacer la ligne quand son état est de Brouillon. |
c. Onglet: Lignes d’Ecritures Comptables
Cet onglet répertorie les lignes d’écritures comptables selon l’affichage standard des lignes d’écritures comptables. Les numéros des entrées-séquence et les numéros de lettrage sont visibles sur cet écran.
Il ne permet cependant pas d’exporter la liste dans Excel.
Toutes les écritures enregistrées sur le journal ACC et liées à la régularisation sont répertoriées dans cet onglet. Le numéro le plus ancien en haut de l’écran.
Régularisation contrepassée :
(on a les lignes d’écritures comptables de créees en une seule fois)
Régularisation ponctuelle:
D’abord on a l’enregistrement:
Et après on a la contrepassation :
Selon le statut de l’objet de régularisation, l’onglet Lignes d’Ecritures Comptables est rempli avec :
– Statut Brouillon : aucun élément de journal associé. L’onglet est vide.
– Statut En Cours (en anglais « running ») : attention, ce statut est uniquement pour les régularisations ponctuelles.
– Statut Terminé : On a les lignes d’écritures comptables liés à la régularisation et à son annulation/extourne. Les écritures de contrepassation sont affichées. La description de la contrepassation est précédée de REV-.
- Statut Annulé : 4 numéros de séquence JI sont listés,
o Saisie comptable de la régularisation.
o Saisie comptable de la contrepassation de la régularisation.
o Annulation de l’écriture de régularisation.
o Annulation de l’écriture de contrepassation.
o La description de l’annulation est précédée de CANCEL- et l’annulation de l’annulation est précédée de CANCEL-REV-.
Toute écriture comptabilisée sur d’autres journaux et rapprochée/liée au compte de régularisation à l’en-tête n’est pas visible à partir de cet écran. Pour les rechercher, utilisez le numéro de réconciliation sur le compte de régularisation.
d. Pied de page des régularisations
| Champs | Description |
| Montant Total | Le montant total de la régularisation est affiché en bas de l’écran dans la devise d’enregistrement et dans la devise fonctionnelle. Ce champ est mis à jour lorsque les lignes sont modifiées et enregistrées. |
| Statut | Le statut de de la régularisation est affiché en bas de l’écran. – Brouillon: vient d’être créé/modifié et non comptabilisé. – En Cours: seulement pour les régularisations ponctuelles quand elles sont enregistrées mais pas contrepassées (pas extournées). – Terminé: quand les régularisations sont comptabilisées et la contrepassation aussi. Dans ce cas-là, le bouton Annulé est visible. – Annulé: quand la régularisation a été enregistrée et annulée. |
e. Code couleur de la liste de régularisations
| Couleur | Description |
| Bleu | Status Brouillon avec un code analytique correct |
| Rouge | Status Brouillon avec un code analytique incorrect |
| Noir | Status En Cours ou Terminé |
| Gris | Status Terminé |
f. Menu Actions des régularisations (à droite de l’écran):
Il y a des actions possibles : “Comptabiliser les Régularisations” et “Comptabiliser les Ecritures des Contrepassation”:
| Field | Accrual type | Application and Consequences |
| Comptabiliser les Régularisations | Régularisations Ponctuelles | Cette action fonctionne pour les régularisations ponctuelles en status de brouillon Cette action enregistre la régularisation dans la période d’enregistrement sélectionnée. Les lignes d’écritures comptables se retrouvent dans l’onglet « lignes d’Ecritures Comptables ». Une fois que l’action est finie, le statut de la Régularisation Ponctuelle passe à status « En cours ». |
| Comptabiliser les Régularisations | Régularisations contrepassées | Cette action fonctionne pour les régularisations contrepassées en status de brouillon Cette action enregistre la régularisation dans la période d’enregistrement sélectionnée et la contrepassation dans la période suivante. La période suivante doit être ouverte. Les lignes d’écritures comptables se retrouvent dans l’onglet « Lignes d’Ecritures Comptables » (l’enregistrement initial et sa contrepassation). Une fois que l’action est finie, le statut de la Régularisation Contrepassée passe à status « Terminé ». |
| Comptabiliser les Ecritures des Contrepassation. | Régularisations Ponctuelles | Régularisation ponctuelle en statut “En cours”. Cette action comptabilise/enregistre la contrepassation dans la période sélectionnée. La période qu’on choisit pour la contrepassation doit être ouverte. Les lignes d’écritures comptables sont visibles dans l’onglet « Lignes d’Ecritures Comptables ». On aura après cette action l’enregistrement initial de la régularisation et sa contrepassation. Et la régularisation ponctuelle sera après ceci en état Termine. |
| Comptabiliser les Ecritures des Contrepassation. | Régularisations contrepassées | Cette action ne marche/ne fonctionne pas avec les Régularisations contrepassées. Elle est propre aux régularisations ponctuelles. |
g. Bouton Annuler
Le bouton {Annuler} est disponible sur les deux types de régularisations quand le statut est “Terminé”. Pour annuler une régularisation ponctuelle en état «en cours », il faut l’annuler dans la même période de sa comptabilisation. La période de comptabilisation doit être en statut ouvert.
h. Régularisations et status de la période
La période doit être ouverte pour créer les régularisations, les comptabiliser, comptabiliser les écritures de contrepassation et les annuler.
Il est possible de dupliquer une régularisation d’une période déjà clôturée. La duplication est un brouillon de correspondance exacte avec la régularisation initiale et aura une date de comptabilisation dans une période fermée. Le fait d’avoir une régularisation en état de brouillon ne bloque pas ni la clôture de la période ni de l’exercice comptable annuel.
Il ne sera cependant pas possible de comptabiliser une régularisation en brouillon dans une période fermée. Il faudra modifier ou réouvrir la période comptable pour permettre la comptabilisation de l’écriture de régularisation.
i. Lignes d’écritures comptables, écritures comptables et lignes d’écritures analytiques
Les écritures de régularisation sont enregistrées dans le journal avec le code ACC de type régularisation. Journal appelé « Accruals ».
3. Processus similaire pour les régularisations ponctuelles et les régularisations contrepassées
a. Comment créer un brouillon de régularisation ponctuelle ou de régularisation contrepassée
Aller à comptabilité/Traitements Périodiques/Gestion des Régularisations.
Cliquer en suite sur le bouton {Créer}.
Remplissez l’en-tête. Les champs bleus sont obligatoires et les champs blancs sont facultatifs. Sélectionnez le type de régularisation: soit la “Régularisation ponctuelle” soit la “Régularisation Contrepassée”.
Pour plus de détails sur la définition de chaque champ, voir Description et définition des champs de régularisation ci-dessus.
Le formulaire doit être correctement rempli pour pouvoir le valider. Dans le cas contraire, on aura un message d’avertissement en nous indiquant qu’il faut remplir les champs surlignés en rouge.
Enregistrez la modification avec la disquette ou en appuyant sur la touche {enter}. Il est possible d’avoir plusieurs lignes. Cliquez sur le bouton {Créer} pour ajouter de nouvelles lignes. Le montant total est mis à jour lorsqu’une nouvelle ligne est ajoutée.
Remplissez la distribution analytique à partir de l’en-tête ou de la ligne.
Example avec deux lignes dont la première ligne à gardé l’AD de l’en tête et la deuxième ligne a une autre AD changée au niveau de la ligne elle même :
Si la distribution analytique est invalide, la ligne sera rouge:
Corrigez l’AD et Sauver l’enregistrement avec le bouton en bas à droite.
Enregistrez la régularisation à l’état de brouillon. Il devient bleu = “Brouillon” + distribution analytique valide et est maintenant prêt à être comptabilisé.
b. Comment éditer une régularisation contrepassée ou une régularisation ponctuelle
Positionnez vous dans le crayon et cliquez. Cela nous amène dans le formulaire et on peut alors éditer les champs possibles.
Notes:
- Les modifications au niveau de la ligne sont automatiquement enregistrées après avoir cliqué sur la disquette.
- La modification de l’en-tête est enregistrée via un bouton d’en-tête {Sauvegarder} ou {Enregistrer et éditer}. Utilisez le bouton {Annuler} pour annuler les modifications.
c. Comment dupliquer une régularisation contrepassée ou une régularisation ponctuelle
La duplication est possible pour tous les statuts des régularisations. Il existe 2 façons de dupliquer une régularisation.
Possibilité 1 : Dans la vue de la liste des régularisations, cliquez sur l’icône de duplication qui est à droite du crayon jaune:
Possibilité 2 : À partir de la vue du formulaire de la régularisation, cliquez sur le bouton {Dupliquer} dans l’en-tête de l’écran. Cliquer ensuite sur le bouton {Sauvegarder}.
Une nouvelle régularisation en brouillon est créée. La duplication correspond exactement à la régularisation originale, y compris la distribution analytique, et est toujours créée à l’état de brouillon.
La seule différence entre l’originale et la copie est que le champ de description de l’en-tête de la copie est suivi de “(Copy)”.
Le brouillon peut être modifié et enregistré ultérieurement. N’oubliez pas d’enregistrer les modifications sur l’en-tête (par exemple, la suppression de “(Copy)”), avec le bouton {Sauvegarder} ou {Enregistrer et éditer} avant de comptabiliser une régularisation dupliquée.
d. Comment effacer une régularisation contrepassée ou une régularisation ponctuelle
Cliquez sur le bouton {Supprimer} dans la vue du formulaire de la gestion des Régularisations ou sur l’icône X rouge dans la vue avec la liste de Gestion des Régularisations.
Les statuts ultérieurs (En cours, Terminé et Annulé) ne peuvent plus être supprimés.
Une régularisation supprimée est supprimée définitivement du système et n’est plus visible.
e. Comment Annuler une régularisation contrepassée ou ponctuelle en statut Terminé.
Quand une régularisation contrepassée ou ponctuelle est en statut Terminé, c’est possible de l’annuler via le bouton Annuler, en bas au milieu de l’ecran.
Un message s’affiche : cliquez sur {OK} pour traiter l’annulation ou sur {Cancel} pour arrêter l’action.
La période d’annulation doit être ouverte pour permettre l’annulation. Si elle n’est pas ouverte, on ne pourra pas procéder à l’annulation et on aura un message d’avertissement comme celui-ci :
À la suite de l’annulation d’une régularisation “Terminé”,
– L’écriture de régularisation est annulée dans sa période de comptabilisation.
– L’écriture de contrepassation est annulée dans la période de la contrepassation.
– La valeur fonctionnelle des écritures d’annulation est la même que la régularisation et sa contrepassation. Il n’y a pas de FXA créé.
– L’annulation de la régularisation est reconciliée avec l’annulation de la contrepassation. L’ensemble d’écritures comptables sont répertoriés dans l’onglet « Lignes d’Ecritures Comptables » de la régularisation.
– Le statut de l’objet de régularisation devient “Annulé”.
Une régularisation annulée est répertoriée dans l’écran de gestion des régularisations en gris. Elle peut être dupliquée.
4. Processus spécifique pour les régularisations Ponctuelles
Sélectionner le type de régularisation : Régularisation ponctuelle.
Il faut remplir les champs obligatoires afin de pouvoir continuer :
On remplit les champs:
On remplit la distribution analytique :
On enregistre la régularisation avec le Bouton Sauvegarder. La régularisation ponctuelle est en statut Brouillon :
a. Comment comptabiliser une régularisation ponctuelle et passer au stade “en cours”
Cliquer sur le menu de la droite “Comptabiliser les Régularisations » :
La période doit être en statut ouvert. Si elle n’est pas ouverte, on recevra un message d’avertissement et on ne pourra pas continuer.
Cliquez sur {OUI} pour traiter ou sur {Non} pour annuler l’action.
Lorsque la régularisation ponctuelle est en statut de brouillon, le menu « Rechercher : gestion des Régularisations » permet d’afficher les « régularisation ponctuelles» dans le journal de l’ACC.
Après cette action:
- La régularisation ponctuelle est en statut “ En cours”.
- Des écritures comptables sont enregistrées dans la comptabilité : lignes d’écritures comptables, écritures comptables et lignes d’écritures analytiques.
- L’onglet “Lignes d’Ecritures Comptables” contient la comptabilisation de la régularisation.
- A ce stade on ne peut plus rien éditer ni supprimer. On peut par contre dupliquer.
- On peut maintenant utiliser l’action “Comptabiliser les Ecritures de Contrepassation ».
Notes: N’oubliez pas de Sauvegarder vos modifications en cliquant sur Sauvegarder ou Enregistrer et éditer.
b. Comment faire la contrepassation d’une régularisation ponctuelle et la passer en statut Terminé
Quand on a une régularisation ponctuelle en statut “en cours”, on peut comptabiliser la contrepassation avec le menu Action à droite de l’écran de la Gestion des Régularisations.
Il faut cliquer sur “Comptabiliser les Ecritures de Contrepassation” :
Une fois cliqué, on aura à remplir un écran avec la date de document et la date de comptabilisation :
Si la période de comptabilisation n’est pas ouverte, on aura un message d’avertissement et on ne pourra pas continuer.
On clique OUI et suite à cet action la régularisation ponctuelle passe en statut Terminé:
- Les écritures de contrepassation sont comptabilisées dans le journal ACC. La valeur fonctionnelle est la même que l’enregistrement d’origine.
- Le lettrage est fait automatiquement entre l’écriture de comptabilisation de la régularisation et la comptabilisation de l’écriture de contrepassation.
- Dans l’onglet Lignes d’Ecritures Comptables on aura l’ensemble des écritures de la régularisation.
- A ce stade on ne peut plus éditer ni supprimer. On peut dupliquer.
- On peut utiliser le bouton Annuler pour annuler l’enregistrement de la régularisation et sa contrepassation.
La régularisation ponctuelle peut être vue en noir sur la liste de l’écran Rechercher : Gestion des Régularisations :
c. Réconciliation manuelle des régularisations ponctuelles en statut en cours
C’est possible de réconcilier manuellement le compte du bilan de la comptabilisation de la régularisation quand tout est reconcilié :
- La régularisation ponctuelle aura maintenant le statut Terminé.
- Dans l’onglet “Lignes d’Ecritures Comptables » , les lignes de comptes de balance ont un code de réconciliation. Les entrées liées à la régularisation qui ne sont pas du journal ACC ne sont pas listées ici.
- Le bouton {Annuler} apparait mais il n’est pas utilisable puisqu’on n’a pas ici des écritures de contrepassation.
5. Processus spécifique pour les régularisations contrepassées
Aller à Comptabilité/Traitements Périodiques/Gestion des Régularisations et cliquez sur créer :
Sélectionner le type de régularisation “Régularisation contrepassée”:
Remplissez les champs obligatoires ainsi comme la distribution analytique et les lignes de régularisation.
Comment comptabiliser une régularisation contrepassée
Quand une régularisation contrepassée est en état Brouillon, l’action suivante est de comptabiliser la régularisation. Pour ceci on va au menu de la droite et on clique sur Comptabiliser les Régularisations :
On aura ensuite un écran avec une question :
Pour continuer l’opération il faudra cliquer dans OUI.
Attention, la période suivante doit être ouverte pour pouvoir effectuer cette action. Si ce n’est pas le cas, on ne pourra pas continuer.
Le fait de comptabiliser la régularisation donne ceci :
- La régularisation passe de l’état Brouillon à l’état Terminé.
- Il n’y a pas de statut en cours pour ce type de régularisation.
- Dans le journal ACC nous avons l’enregistrement de la régularisation et au même temps la comptabilisation des écritures de contrepassation/extourne. La valeur fonctionnelle sera la même.
- Le compte du bilan est lettré et on a un numéro de réconciliation automatique.
- Nous pouvons voir les écritures comptables dans l’onglet : Lignes d’Ecritures Comptables.
- La régularisation n’est plus modifiable. On ne peut pas la supprimer non plus. On peut la dupliquer.
- On peut Annuler la régularisation avec le bouton Annuler en bas de la page.
- L’action “comptabiliser les Ecritures de Contrepassation » ne peut pas être utilisé pour ce type de régularisation. Le système ne le permettra pas.
La régularisation contrepassée en statut Terminé pourra être vue dans le menu général avec la liste de régularisations et la couleur de la ligne sera en couleur noir.
Notes: N’oubliez pas d’enregistrer les modifications à l’aide des boutons : Sauvegarder où Enregistrer et éditer.
