Author: uf_admin

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.2 LU-SU4101 Livraisons Entrantes (IN) -> T. LU-SU4101 Comment transférer des produits depuis la zone Entrée vers un stock (zone destination)

Comment transférer des produits depuis la zone Entrée vers un stock (zone destination)

Comme expliqué plus haut dans cette LU, des marchandises peuvent être réceptionnées en une étape. Dans ce cas, elles iront directement vers la zone de demande. Mais ces marchandises peuvent également être réceptionnées en deux étapes. Dans ce cas, elles transiteront par la zone “Entrée” où un contrôle qualité sera effectué avant de les transférer vers la zone de demande via un Mouvement Interne (INT). Notez que dans les deux cas, un INT est en réalité utilisé mais dans le premier cas, cet INT est traité automatiquement par le système.

Lors de la réception de produits commandés pour l’instance qui reçoit ou de manière interne, le système essaye toujours de recevoir ces produits via le processus en une étape. Toutes les Livraisons Entrantes envoient les marchandises vers la zone “Entrée”. Mais, avec le processus en une étape, un Mouvement Interne est directement et automatiquement créé et traité pour transférer les marchandises depuis la zone temporaire “Entrée” vers la zone de destination finale.

Néanmoins, vous pouvez décider de réceptionner les produits dans la zone “Entrée” et d’interrompre le processus à cette étape afin de pouvoir contrôler correctement la qualité des marchandises réceptionnées. Pour ce faire, il vous suffit de décocher la case “Directement en zone requérante”. Les marchandises seront réceptionnées dans la zone “Entrée”. Un Mouvement Interne sera automatiquement créé par le système afin de préparer le transfert des marchandises depuis la zone “Entrée” vers la zone de destination finale mais ne sera pas traité automatiquement. Un utilisateur devra traiter ce mouvement manuellement une fois le contrôle qualité effectué.

Ce processus en deux étapes peut également être utilisé pour modifier la destination prévue des marchandises comme illustré ci-dessous.

Allez à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons Entrantes

1. Ouvrez la Livraison Entrante que vous souhaitez réceptionner. Dans l’exemple ci-dessous, le IN est lié à un PO créé depuis l’OST suite au sourcing d’une IR dont la Zone de Demande est une ECU. Par conséquent, un OUT est créé pour préparer le transfert des marchandises vers cette ECU. La Zone de Destination au niveau de la ligne sera retirée de la destination dans la demande interne (IR) ou la commande de terrain (FO) (Entrée, Transbordement, Service, Non Stockable).
2. Cliquez sur le bouton “Traiter” pour initier le processus de réception.

Traitement d’une Livraison Entrante

3. Sur l’écran “Produits à Traiter”, complétez les lignes réceptionnées, modifiez le “Destination Type” de “To Cross Docking” à “To Stock” (vous apercevez un message d’avertissement, cliquez sur “OK”) et décochez la case “Directement en zone requérante”.

4. Cliquez sur le bouton “Traiter”.

Mise à jour des lignes à réceptionner et modification de la destination sur le IN

Les marchandises ont maintenant été réceptionnées dans la zone “Entrée” et un Mouvement Interne est prêt à être traité.

5. Ouvrez le Mouvement Interne. Notez que la zone destination des marchandises est “LOG”.

6. Cliquez sur le bouton “Change All destinations”.

Modification de la zone destination sur un Mouvement Interne (étape 1)

7. Sur la fenêtre “Changer la zone de destination”, entrez la zone vers laquelle vous souhaitez transférer les biens dans le champ “Zone Destination” et cliquez sur le bouton “Changer la zone”. Une fenêtre vous informe sur les changements réalisés, cliquez sur le bouton “Fermé”.

Modification de la zone destination sur un Mouvement Interne (étape 2)

Zone destination modifiée sur un INT

8. La zone de destination sur le INT est maintenant “Logistic EPREP”. Vous pouvez traiter le Mouvement Interne comme d’habitude via un clic sur le bouton “Traiter”.

Traitement du INT avec la nouvelle zone destination

9. La dernière étape consiste à annuler le OUT car il a maintenant été remplacé par un INT

Annulation du OUT

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.2 LU-SU4101 Livraisons Entrantes (IN) -> S. LU-SU4101 Comment gérer la réception de services

Comment gérer la réception de services

Les achats peuvent concerner des biens ou des services. La réception de services est similaire à celle de produits non-stockables mais la zone destination sera “Service” qui est également une zone virtuelle.

Livraison Entrante impliquant un produit de type service

Dans le cas de services, la catégorie du Bon de Commande devrait être “Service”, “Transport” ou “Autre”.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.2 LU-SU4101 Livraisons Entrantes (IN) -> R. LU-SU4101 Comment réceptionner un produit non-stockable

Comment réceptionner un produit non-stockable

Les produits non-stockables sont des produits qui ne sont pas suivis en gestion de stock. Cette caractéristique est définie dans la fiche PMD des produits (produit-type).

Si des produits non-stockables font partie d’une Livraison Entrante, la zone destination de ces produits sera toujours “Pas stockable”.

Fiche PMD d’un produit non-stockable

Livraison Entrante impliquant des produits non-stockables

La zone “Pas stockable” est une zone virtuelle où ce type de produits sera transféré.

Les produits non-stockables seront toujours “stockés” dans la zone virtuelle “Pas stockable” une fois qu’ils arrivent sur leur instance de destination.

Notez que les produits non-stockables inclus dans les IRs et les FOs ne peuvent pas être sourcés depuis le stock.

Si un produit non-stockable est commandé via IR et que cette IR est sourcée sur commande (PO), quand le IN correspondant sera traité, le produit réceptionné ne sera pas transférés vers la Zone de Demande via INT ou OUT mais sera directement réorienté vers la zone “Pas stockable”.

Cependant, si un produit non-stockable est inclus dans une FO et que cette FO est sourcée sur commande (PO), lorsque le IN correspondant sera traité, le produit sera réceptionné en cross docking. C’est seulement lorsque le produit sera réceptionné sur l’instance demandeuse qu’il sera réorienté vers la zone “Pas stockable”.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.2 LU-SU4101 Livraisons Entrantes (IN) -> Q. LU-SU4101 Comment réceptionner des produits dans la zone de transbordement (cross docking)

Comment réceptionner des produits dans la zone de transbordement (cross docking)

Comme déjà expliqué dans la section “Comment réceptionner une Livraison Entrante”, si des marchandises sont réceptionnées sur une instance mais ne sont pas supposées être conservées sur cette instance et plutôt être envoyées vers une instance client, elles transiteront par la zone “Transbordement”. Notez que le terme “Cross Docking” utilisé pour cette zone dans la version anglaise de UniField est très souvent utilisé pour faire référence au transbordement.

La zone “Transbordement” sera également utilisée si des marchandises sont réceptionnées sur une instance mais doivent être transférées vers une Unité de Consommation Externe. Ce sera le cas si une IR avec une ECU comme Zone de Demande est sourcée sur commande (PO) et ensuite réceptionnée via le traitement d’une Livraison Entrante. Les marchandises seront reçues en cross docking et ensuite transférées vers l’ECU au moyen d’un Bon de livraison (OUT).

Le processus de cross docking permet à l’utilisateur de réceptionner une Livraison Entrante sans pour autant mettre les marchandises en stock. Elles restent dans une zone temporaire, appelée “Transbordement”, depuis laquelle elles seront transférées vers le demandeur.

Les marchandises commandées via un PO lié à une FO ou via un PO lié à une IR dont la Zone de Demande est une ECU sont automatiquement orientée vers la zone “Transbordement”.

In lié à un PO créé depuis le sourcing d’une FO

IN lié à un PO créé depuis le sourcing d’une IR dont la Zone de Demande est un ECU

Allez à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons Entrantes

1. Ouvrez la Livraison Entrante que vous souhaitez réceptionner.
2. Cliquez sur le bouton “Traiter” pour initier le processus de réception.
3. Sur l’écran “Produits à Traiter”, vérifiez que les produits et quantités correspondent avec la livraison et complétez les quantités réceptionnées en utilisant le bouton “Copier tout” ou en utilisant l’icône représentant un crayon située à gauche des lignes à traiter.

Réception des marchandises en cross docking

Notez que le “Destination Type” est ” To Cross Docking” et que la case “Directement en zone requérante” n’est pas présente dans ce cas.

4. Cliquez sur le bouton “Traiter” afin de réceptionner la marchandise en cross docking.

Marchandises réceptionnées en cross docking

La Livraison Entrante est maintenant clôturée et les marchandises ont été réceptionnées en cross docking. Si le IN est lié à un PO créé via OST depuis une IR dont la Zone de Demande est une ECU, un OUT sera prêt à être traité. Si ce IN est lié à un PO créé via OST depuis une FO, un PICK sera prêt à être traité.

Notez que sur les INs liés à un PO créé manuellement (from scratch) ou depuis une IR qui n’a pas une ECU comme Zone de Demande, vous avez la possibilité de changer le “Destination Type” lors du traitement de la réception et de sélectionner “To Cross Docking”. Si vous le faites, un message apparaîtra pour vous informer que vous êtes sur le point de modifier la destination prévue des marchandises. Cliquez sur “OK” si vous souhaitez le faire.

Il ne s’agit bien entendu pas d’un processus standard mais risqué car les marchandises réceptionnées pourraient être “oubliées” en cross docking étant donné qu’elles ne sont liées à aucune requête client. C’est l’une des raisons pour laquelle il est important de vérifier fréquemment ce qui se trouve dans la zone “Transbordement”.

Changement du “Destination Type” à “To Cross Docking”

Message d’avertissement lors du changement du “Destination Type” à “To Cross Docking”

L’inverse peut également arriver. Des marchandises sensées être réceptionnées en cross docking peuvent être déviées vers le stock. Un tel changement pourrait survenir si un fournisseur livre la marchandise mais que le client n’en n’a en fait plus besoin.

Dans ce cas, tous les documents créés pour préparer la livraison au client (OUT/PICK) doivent être vérifiés manuellement et annulés si besoin, comme suggéré par le message d’avertissement envoyé par le système.

Message d’avertissement lors du changement du “Destination Type” à “To Stock”

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.2 LU-SU4101 Livraisons Entrantes (IN) -> P. LU-SU4101 Comment réceptionner un kit et créer une liste de composition du kit

Comment réceptionner un kit et créer une liste de composition du kit

La réception d’un kit ne diffère pas de la réception d’un article classique. Cependant, après réception d’un kit, UniField offre la possibilité de créer une Liste de Composition du Kit depuis la Livraison Entrante au statut “Clôturé” en cliquant sur l’icône . Cette action ouvre une Liste de Composition du Kit qui doit être complétée avec les composants du kit.

Allez à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons Entrantes

1. Ouvrez la Livraison Entrante que vous souhaitez réceptionner (elle doit contenir un produit dont le sous-type est un Kit/Module dans sa fiche PMD).
2. Cliquez sur le bouton “Traiter“.
3. Si nécessaire, splittez les lignes, modifiez les quantités et entrez ou créez le lot approprié ou la date d’expiration de votre kit.
4. Cliquez sur le bouton “Traiter” situé au bas de l’écran pour enregistrer la réception de la Livraison Entrante.

Réception d’un kit

Notez que si un kit contient des articles périssables, il devrait être indiqué dans sa fiche PMD qu’il doit être géré par lot / date d’expiration (référez-vous au chapitre sur les produits pour plus de détails à ce sujet). Cela aura évidemment des conséquences lorsque ce kit sera réceptionné car un NL et une ED devront être saisis dans ce cas.

5. Ouvrez la Livraison Entrante qui est maintenant au statut “Clôturé”. Sur la ligne réceptionnée impliquant un kit, vous apercevez l’icône . Cliquez sur cette icône pour créer la Liste de Composition du Kit.

Création d’une Liste de Composition du Kit depuis un IN “Clôturé”

6. L’écran “Kit Composition List” s’ouvre dans un nouvel onglet pour vous permettre de créer la Liste de Composition du Kit.

Ecran “Kit Composition List”

7. Si une Composition Théorique du Kit existe déjà pour ce kit dans le système, vous pouvez la sélectionner en utilisant l’icône représentant une loupe située sur la droite du champ “Version” et sélectionner la version appropriée.

Sélection d’une Composition Théorique du Kit (version)

8. De retour sur l’écran “Kit Composition List”, entrez la référence de production du kit du fournisseur dans le champ “Référence” et cliquez sur le bouton “Charger écritures de Version”. Confirmer le chargement de cette version avec un clic sur “OK”.

Chargement d’une Composition Théorique de Kit

Confirmation du chargement de la Composition Théorique du Kit

Notez que si un produit (kit) est géré par BN/ED, l’encodage d’un BN et d’une ED seront requis lors du traitement de la réception et seront utilisés pour alimenter les champs “Référence” et “date D’expiration” dans l’écran ci-dessus lorsque la KCL sera créée depuis le IN “Clôturé”.

9. La Composition Théorique du Kit est chargée. Vous pouvez maintenant la compléter avec des informations additionnelles comme numéros de lot et dates d’expiration,… ou la modifier en fonction de ce que vous avez reçu en réalité. Une fois que la liste correspond à ce que vous avez reçu, cliquez sur le bouton “Marquer comme Complété”.

Liste de composition du Kit au statut “Terminé”

la Liste de Composition du Kit doit avec le statut “Terminé” pour pouvoir substituer des articles dans le kit ou de le désassembler.

Ne cliquez pas sur le bouton “Fermer” une fois la KCL au statut “Terminé”. Si vous le faites, il ne sera pas possible de substituer des articles dans le kit ou de le désassembler.

Notez que lors de la création de la Liste de Composition du Kit, d’autres méthodes que l’utilisation de la Composition Théorique du Kit sont possibles.

• Vous pouvez ajouter des produits par import de fichier en cliquant sur le bouton “ajouter une pièce jointe”
• Vous pouvez ajouter des produits manuellement en cliquant sur le bouton “Créer”.

Méthodes alternatives pour entrer des composants dans une Liste de Composition du Kit

En résumé, une Liste de Composition du Kit montre ce qui se trouve dans un kit tandis qu’une Composition Théorique de Kit montre ce qui devrait se trouver dans un kit.

Il est également possible de créer une Liste de Composition du Kit manuellement (from scratch). Référez à la LU-SU2105 Kits/Modules dans le chapitre consacré aux produits pour plus de détails à ce sujet.

Au cours du processus de réception, l’information nécessaire à la réception d’un kit doit être entrée de la même manière que l’information nécessaire à la réception d’un article classique (article unique). Cependant, il peut être nécessaire d’avoir une vue sur la composition de ce kit et de connaître les numéros de lots et dates d’expiration de chacun des composants de ce kit. Afin d’avoir toutes ces informations à disposition, un kit doit être réceptionné de manière correcte et une Liste de Composition du Kit peut ensuite être créée.

Lors de la réception d’un kit, il est conseillé d’utiliser un fichier d’import pour faciliter la création de la Liste de Composition du Kit, en particulier quand un kit a de nombreux composants.

Il est également conseillé de créer autant de Listes de Compositions du Kit que la quantité de kits réceptionnée, de sorte que chaque kit ait une référence unique. Créez par exemple 10 Listes de Composition du Kit si 10 kits de premier secours sont réceptionnés.

Toutes les Listes de Compositions du Kit nécessitent une “Référence” qui sera généralement la référence de production du kit donnée par le fournisseur (numéro de lot du kit). Si le kit est un produit géré par BN, un BN doit déjà être encodé lors de sa réception et sera utilisé comme référence lors de la création de la Liste de Composition du Kit. Dans le cas contraire (produit non géré par BN), il sera nécessaire d’entrer cette référence lors de la création de la Liste de Composition du Kit.

Si un kit contient des produits avec date d’expiration, vous souhaitez probablement vous assurez que la date d’expiration du kit reflète la date d’expiration de ses composants (et plus précisément celle du composant qui expirera en premier). Pour ce faire:

Allez à : Produits / Kit – Gestion / Composition – Liste / Liste de composition du Kit

1. Ouvrez la Liste de Composition du Kit que vous souhaitez modifier (en mode édition).
2. Cliquez sur le bouton “Modifier date d’expiration”.
3. Dans la fenêtre “Modifier date d’expiration”, cliquez sur le bouton “Calculer les dates des Composants du Kit”. Le champ “Nouvelle Date” est alimenté avec l’ED du composant qui expirera le premier.
4. Cliquez sur “OK” pour confirmer la mise à jour de la KCL avec cette nouvelle date d’expiration.
5. Cliquez sur le bouton “Sauvegarder” pour enregistrer la KCL avec sa nouvelle ED.

Modification de la date d’expiration d’une Liste de Composition du Kit

Détermination de la date d’expiration de la Liste de Composition du Kit en fonction de celles de ses composants

Confirmation de la modification de la date d’expiration de la Liste de Composition du Kit

Sauvegarde de la Liste de Composition du Kit

Notez que dans la fenêtre “Modifier date d’expiration“, une date peut également être encodée manuellement si nécessaire.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.2 LU-SU4101 Livraisons Entrantes (IN) -> O. LU-SU4101 Comment réceptionner un actif bien d'investissement (asset)

Comment réceptionner un actif/bien d’investissement (asset)

Un produit peut être défini comme actif sur sa fiche PMD.

Fiche PMD – Sous-Type “Actifs”

La décision de gérer un article en tant qu’actif est prise par chaque OC. Adressez-vous à votre OC pour savoir quels produits sont suivis en tant qu’actifs dans votre section. Pour les produits UniData, ces caractéristiques doivent être définies au niveau HQ et être identiques sur toutes les instances liées à cet HQ. Pour les produits locaux, ces caractéristiques doivent être définies au niveau coordination et être identiques sur toutes les instances (projet) liées à cette coordination.

Un actif doit pouvoir être suivi tout au long de son cycle de vie. Pour cette raison, un formulaire de bien (d’investissement) devra être créé à la réception de chaque actif et reprendra toutes les informations nécessaires comme la marque, le modèle, le numéro de série, le prix, le PO, la période de garantie,…

Le système crée un formulaire de bien par ligne d’actif sur la Livraison Entrante. Par conséquent, si plusieurs actifs sont réceptionnés en même temps (e.g. 2 land-cruisers) sur une même ligne, l’utilisateur devra splitter la ligne en autant de lignes qu’il y a d’actifs de sorte qu’il n’y ait qu’un actif par ligne (i.e. la quantité devrait être 1 pour chaque ligne d’actif) car pour chaque actif, il sera nécessaire d’encoder des données différentes sur le formulaire de bien.

Allez à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons Entrantes

1. Ouvrez la Livraison Entrante que vous souhaitez réceptionner.
2. Cliquez sur le bouton “Traiter”.

Traitement d’une Livraison Entrante avec actifs

3. Splittez la ligne (si nécessaire) afin d’avoir un seul actif par ligne. Notez que vous pourriez devoir répéter cette opération plusieurs fois. L’objectif est d’avoir la quantité 1 sur chaque ligne d’actif sur le IN à traiter

Split d’une ligne pour avoir 1 actif par ligne (étape 1)

Split d’une ligne pour avoir 1 actif par ligne (étape 2)

Résultat du split

4. Cliquez sur l’icône représentant un crayon située à gauche de la ligne à réceptionner.

Edition d’une ligne sur la Livraison Entrante

1. Entrez la quantité réceptionnée (elle devrait toujours être 1) et cliquez sur l’icône représentant une loupe située à droite du champ “Actif”.

Saisie de la quantité réceptionnée (1) et ouverture de l’écran “Rechercher Biens – Formulaires”

5. L’écran “Rechercher Biens – Formulaires” est ouvert. Si le formulaire de bien existe déjà, vous pouvez le sélectionner ici mais dans la plupart des cas, vous devrez en créer un nouveau en cliquant sur le bouton “Créer”.

Création d’un nouveau formulaire de bien (étape1)

6. Complétez le formulaire de bien (les champs bleus sont obligatoires) et cliquez sur le bouton “Sauvegarder”.

Création d’un nouveau formulaire de bien (étape 2)

7. Sur l’écran “produits à Traiter”, sauvegardez la ligne en cliquant sur l’icône représentant une disquette située à droite de la ligne (parfois cachée).

8. Répétez les étapes 4 à 8 pour tous les actifs que vous réceptionnez.

9. Cliquez sur le bouton “Traiter”.

Traitement du IN avec formulaire de bien entré

L’actif a maintenant été réceptionné et se trouve dans la zone appropriée (LOG dans cet exemple).

La donnée de base de l’actif (formulaire de bien) peut être visualisée via produits / Actifs / Bien – Formulaires.

Données de base d’actifs

Notez que vous avez aussi la possibilité d’enregistrer des évènements sur les formulaires de biens.

Asset Events & Follow-ups

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.2 LU-SU4101 Livraisons Entrantes (IN) -> N. LU-SU4101 Comment réceptionner un produit géré par numéro de lot

Comment réceptionner un produit géré par numéro de lot

Certains produits sont encore plus sensibles que ceux gérés par date d’expiration et doivent être gérés avec un numéro de lot. La gestion par numéro de lot est plus précise que la gestion par date d’expiration et permet le suivi de mouvements par numéro de lot ainsi que le rappel de lots en cas de problèmes de qualité.

Référez-vous à l’introduction de la section précédente et au chapitre sur les produits si vous souhaitez d’avantage d’informations sur les caractéristiques BN/ED des produits et leurs conséquences.

Souvenez-vous qu’un produit peut être suivi par BN et ED ou par ED seulement (mais pas par BN seulement). Un numéro de lot est toujours lié à une date d’expiration.

Allez à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons Entrantes

1. Ouvrez la Livraison Entrante que vous souhaitez réceptionner.
2. Cliquez sur le bouton “Traiter”.

Traitement d’une Livraison Entrante

3. Sur l’écran “Produits à Traiter”, sélectionnez la ligne que vous souhaitez réceptionner via l’icône représentant un crayon située sur sa gauche. Notez que dans cet exemple, nous réceptionnons un produit qui est géré par BN et ED.

Edition d’une ligne d’une Livraison Entrante

4. Entrez la quantité réceptionnée dans le champ “Quantité à traiter”.

5. Cliquez sur l’icône représentant une loupe située à droite du champ “Numéro de lot”.

• Si le lot (donnée de base) existe déjà sur votre instance, sélectionnez-le dans la fenêtre “Rechercher Numéros de Lot”.
• Dans le cas contraire, créez le lot (donnée de base) en cliquant sur le bouton “Créer”. Indiquez le “Numéro de Lot” et la “Date d’Expiration” dans la fenêtre “Numéro de Lot” et sauvegardez vos modifications en cliquant sur le bouton “Sauvegarder”.

Insertion de la quantité reçue et du BN d’un produit lors de la réception

Sélection d’un lot existant déjà

Création d’un nouveau lot (étape 1)

Création d’un nouveau lot (étape 2)

6. Sauvegardez la ligne en cliquant sur l’icône représentant une disquette située à droite de la ligne (parfois cachée).

Sauvegarde de la ligne réceptionnée après insertion de la quantité et du BN/ED

1. Si vous souhaitez réceptionner des produits supplémentaires, répétez les étapes 3 à 7 autant de fois que nécessaire. Une fois terminé, cliquez sur le bouton “Traiter”.

Traitement de la Livraison Entrante

La réception a maintenant été enregistrée et le(s) produit(s) est/sont maintenant dans la zone spécifiée (MED dans cet exemple).

Le lot (donnée de base) peut être visualisé via Entrepôt / Traçabilité / Numéros de Lot.

Lot (donnée de base)

Dans certaines situations, vous pourriez recevoir un même produit avec 2 numéros de lots différents dans un même fret envoyé par le fournisseur. Dans ce cas, il vous faudra “splitter” la ligne sur l’écran “Produits à Traiter” en cliquant sur l’icône “Scinder” . Spécifiez la quantité à splitter et cliquez sur “OK” dans la fenêtre “Scinder les quantités”. Vous pouvez ensuite réceptionner les produits en enregistrant les BN/ED appropriées. Référez-vous à la section précédente pour plus de détails sur la fonctionnalité de split.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.2 LU-SU4101 Livraisons Entrantes (IN) -> M. LU-SU4101 Comment réceptionner un produit géré par date d'expiration

Comment réceptionner un produit géré par date d’expiration

Un produit peut être géré par dates d’expiration (ED) et/ou numéros de lot (BN) en fonction des caractéristiques définies dans sa fiche article.

Fiche PMD – Caractéristiques ED/BN

Certains articles, principalement les médicaments et autres produits médicaux, sont gérés par dates d’expiration. Une date d’expiration devra être enregistrée dans le système lors de la réception d’un tel produit afin que celle-ci puisse être suivie tout au long de la durée de vie de ce produit. Cette date d’expiration “suivra” le produit jusqu’à sa livraison au client final (y compris d’une instance à l’autre).

Notez que les BN/ED sont en fait des données de base car elles peuvent être réutilisées dans d’autres transactions. Cela signifie que si un produit est réceptionné et que le BN “X” et l’ED “DD/MM/YYYY” sont déclarés lors de la réception, un lot avec BN “X” et l’ED ” DD/MM/YYYY” sera créé (en tant que donnée de base) durant le processus de réception. Si, plus tard, le même produit avec le même BN et la même ED est à nouveau réceptionné, il ne sera pas nécessaire de recréer le lot mais vous pourrez le réutiliser.

Un article peut être géré par BN et ED ou par ED seulement (mais pas par BN seulement). Si un produit géré par BN et ED est réceptionné, le système exigera l’encodage d’un BN et d’une ED pour ce produit lors du traitement de la Livraison Entrante. Si un produit géré par ED seulement est réceptionné, le système exigera l’encodage d’une ED pour ce produit lors du traitement de la Livraison Entrante. Dans les deux cas, un lot (donnée de base) sera créé. Dans le premier cas (BN&ED obligatoires), un lot sera créé avec les BN et ED encodés. Dans le second cas (ED obligatoire), un lot sera créé avec l’ED encodée et un BN du type MSFBN/00000X (e.g. MSFBN/000098) sera donné à ce lot par le système.

Si un produit n’est pas géré par BN/ED (i.e. pas défini comme tel dans sa fiche PMD), vous ne pourrez pas encoder de BN/ED lors de sa réception.

Les lots (master data) peuvent être visualisés via Entrepôt / Traçabilité / Numéros de Lot.

Notez que changer les caractéristiques BN/ED d’un article sur sa fiche PMD n’est pas recommandé, en particulier si l’article a déjà été utilisé.

Ces caractéristiques sont définies par OC et peuvent varier d’un OC à l’autre (i.e. un produit pourrait être géré par BN&ED par un OC mais seulement par ED par un autre OC). Notez qu’une telle situation peut avoir des impacts négatifs en cas de transaction inter-section réalisée entre ces OCs.

Pour les produits UniData, ces caractéristiques doivent être définies au niveau HQ et être identiques sur toutes les instances liées à cet HQ. Pour les produits locaux, ces caractéristiques doivent être définies au niveau coordination et être identiques pour toutes les instances liées à cette coordination.

Dans l’exemple ci-dessous, nous réceptionnons un produit géré par ED seulement. Notez que dans la plupart des cas un produit sera géré par BN et ED ou pas du tout (i.e. les 2 coches seront présentes sur la fiche PMD ou aucune). Référez-vous aux procédures de votre OC pour comprendre quels produits sont gérés par BN et/ou ED au sein de votre section.

Allez à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons Entrantes

1. Ouvrez la Livraison Entrante que vous souhaitez réceptioner.
2. Cliquez sur le bouton “Traiter”. Notez que sur l’écran principal du IN, vous pouvez déjà voir, grâce aux colonnes “NUMERO DE LOT” et “EXP” quels produits exigeront l’encodage d’un BN et/ou d’une ED.

Livraison Entrante montrant les caractéristiques BN/ED des produits à réceptionner

3. Sur l’écran “Produits à Traiter”, sélectionnez la ligne que vous souhaitez réceptionner via l’icône représentant un crayon située sur sa gauche. Notez que dans cet exemple, nous réceptionnons un produit qui est géré par ED seulement.

Ecran “Produits à Traiter” montrant les caractéristiques BN/ED des produits à réceptionner

4. Dans le champ “Quantité à traiter”, indiquez la quantité que vous réceptionnez.

5. Cliquez sur l’icône calendrier située sur la droite du champ “Date d’expiration”. Utilisez le calendrier pour indiquer à quelle date le produit réceptionné expirera.

Saisie de la quantité réceptionnée et de la date d’expiration lors du traitement d’une réception

6. Si l’ED (en réalité le lot en tant que donnée de base) n’existe pas sur l’instance, un message vous informe que cette ED sera créée par le système. Cliquez “OK”. Notez que si l’ED existe déjà sur l’instance pour cet article, UniField lie l’ED saisie avec le lot existant et le récupère.

Message d’information pour la création d’une date d’expiration

7. Sauvegardez la ligne en cliquant sur l’icône représentant une disquette située à droite de la ligne (parfois cachée).

Sauvegarde de la ligne réceptionnée après encodage de la quantité reçue et de l’ED

1. Si vous souhaitez réceptionner des produits supplémentaires, répétez les étapes 3 à 7 autant de fois que nécessaire. Une fois terminé, cliquez sur le bouton “Traiter”.

Traitement de la Livraison Entrante

La réception a maintenant été enregistrée et le(s) produit(s) est/sont maintenant dans la zone spécifiée (MED dans cet exemple).

Le lot (donnée de base) peut être visualisé via Entrepôt / Traçabilité / Numéros de Lot. Notez que dans cet exemple, comme le produit n’est géré que par ED, le BN a été fixé par le système (à MSFBN/000005).

Lot (donnée de base)

Durant le processus de réception, si vous entrez une ED qui correspond avec une ED d’un lot existant déjà dans le système, UniField fera simplement le lien avec la donnée de base existante, récupérera le lot et n’en créera pas de nouveau.

ED saisie déjà utilisée sur un lot existant pour ce produit

Dans certaines situations, vous pourriez recevoir un même produit avec 2 dates d’expiration différentes dans un même fret envoyé par le fournisseur. Dans ce cas, il vous faudra “splitter” la ligne sur l’écran “Produits à Traiter” en cliquant sur l’icône “Scinder” . Spécifiez la quantité à splitter et cliquez sur “OK” dans la fenêtre “Scinder les quantité”. Vous pouvez ensuite réceptionner les produits en enregistrant les dates d’expiration appropriées.

Split d’une ligne sur l’écran “Produits à Traiter”

Spécification de la quantité à splitter

Résultat du split

Quantités réceptionnées et ED correspondantes saisies

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.2 LU-SU4101 Livraisons Entrantes (IN) -> L. LU-SU4101 Comment annuler ressourcer sur une Livraison Entrante (au niveau ligne)

Comment annuler & ressourcer sur une Livraison Entrante (au niveau ligne)

Il est également possible d’annuler & ressourcer est également sur un IN au niveau ligne.

Allez à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons Entrantes

1. Ouvrez une Livraison Entrante dont le statut est “Disponible”. Dans la colonne origine, vous devriez voir la référence d’une IR ou d’une FO.
2. Cliquez sur l’icône “Annuler” (avec la croix rouge) située à droite de la ligne que vous souhaitez annuler & ressourcer.

Annulation d’une Livraison Entrante au niveau ligne

3. Dans la fenêtre “Annuler le mouvement”, sélectionnez ” Cancel and Resource”.

Annuler & ressourcer sur une Livraison Entrante au niveau ligne

Sur le IN, la ligne annulée et ressourcée passe au statut “Cancelled-r”. Le IN (au niveau entête) et les autres lignes conservent le statut “Disponible”.

Sur le PO, la ligne correspondante passe au statut “Cancelled-r” tandis que le PO (au niveau entête) et les autres lignes conservent le statut “Confirmé”.

Sur la requête sourcée (IR/FO), la ligne annulée et ressourcée passe au statut “Cancelled-r”, tandis qu’une nouvelle ligne (copie de la “Cancelled-r”) est ajoutée sur l’IR/la FO au statut “Resourced-v”. Cette nouvelle ligne peut être ressourcée via l’OST. La IR/FO (au niveau entête) et les autres lignes de la IR/FO, conservent le statut “Confirmé”.

IN après annulation & ressourcing au niveau ligne – filtré sur « toutes les lignes »

PO après annulation et ressourcing sur le IN au niveau ligne

IR après annulation et ressourcing sur le IN au niveau ligne

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.2 LU-SU4101 Livraisons Entrantes (IN) -> K. LU-SU4101 Comment annuler ressourcer sur une Livraison Entrante (au niveau entête)

Comment annuler & ressourcer sur une Livraison Entrante (au niveau entête)

Après la confirmation d’un PO (ou d’une ligne de PO), il n’est plus possible de modifier le contenu de ce PO (ou de cette ligne de PO). Si vous souhaitez modifier le fournisseur parce qu’il ne peut pas fournir les articles commandés, ou si, pour une autre raison, les articles ne peuvent être livrés, vous avez la possibilité d’annuler & ressourcer une Livraison Entrante.

Souvenez-vous que cette fonctionnalité est également disponible sur les Bons de Commande. Comme pour les POs, annuler & ressourcer n’est possible que sur les INs liés à un PO créé par l’OST (depuis le sourcing d’une IR ou d’une FO).

Allez à: Entrepôt / Gestion d’Entrepôt / Livraisons Entrantes

1. Ouvrez une Livraison Entrante dont le statut est “Disponible”. Dans la colonne origine, vous devriez voir la référence d’une IR ou d’une FO.

Livraison Entrante liée à un PO créé par l’OST, suite au sourcing d’une IR

2. Cliquez sur le bouton “Annuler & Ressourcer” (avec la croix rouge) situé au bas de l’écran principal du IN. Notez que ce bouton n’est disponible que sur les INs liés à un PO créé par l’OST, suite au sourcing d’une IR/FO.

3. Le système vous avertit que vous êtes sur le point d’annuler & ressourcer le IN. Cliquez sur “OK” pour confirmer l’action.

4. Dans la fenêtre “Saisir une Raison pour l’annulation de la Réception”, entrez une explication (texte libre) dans le champ “Raison du Changement”. Cliquez ensuite sur “Annuler Entrant”.

Annuler & Ressourcer sur une livraison entrante (au niveau entête)

Confirmation de l’annulation & ressourcing d’une Livraison Entrante

Justification de l’annulation & ressourcing

La Livraison Entrante passe au statut “Annulé” et ses lignes passent également à l’état “Annulé”. Le PO correspondant passe au statut “Annulé” et ses lignes passent à l’état “Cancelled-r” (souvenez-vous de mettre le filtre sur “Show all” si vous souhaitez voir ces lignes du PO).

Livraison Entrante annulée & ressourcée – filtré sur « Toutes les lignes »

PO suite à l’annulation & ressourcing sur la Livraison Entrante

La requête (IR ou FO) qui sourcée sur commande pour créer le PO ci-dessus a le statut “Confirmé”. Les lignes correspondant à celles annulées & resourcées sur le IN passent au statut “Cancelled-r” tandis que de nouvelles lignes (copie des lignes “Cancelled-r”) sont ajoutées sur l’IR/la FO dans l’état “Resourced-v”. Ces nouvelles lignes peuvent être reourcées via l’OST. Souvenez-vous de mettre le filtre sur “Show all” sur l’IR/la FO si vous souhaitez voir toutes les lignes (y compris les lignes annulées).

IR suite à l’annulation & ressourcing sur la Livraison Entrante

FO suite à annulation & ressourcing sur une Livraison Entrante

Si la requête sourcée est une IR, le Bon de Livraison (OUT) correspondant est également annulé (ainsi que toutes ses lignes). Si la requête sourcée est une FO, le Bon de Picking (PICK) correspondant est également annulé (ainsi que toutes ses lignes).

Notez que si vous décidez d’annuler plutôt que d’annuler & ressourcer ce type de Livraison Entrante (i.e. IN lié à un PO créé par l’OST suite au sourcing d’une IR ou d’une FO), vous aurez:

-IN au statut “Annulé” (ainsi que toutes ses lignes)

-PO au statut “Annulé” (ainsi que toutes ses lignes)

-IR/FO au statut “Annulé” (ainsi que toutes ses lignes)

-OUT/INT/PICK au statut “Annulé” (ainsi que toutes ses lignes)