Comment revoir un Segment Parent de Réapprovisionnement
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Comme vous pouvez le voir dans l’exemple ci-dessous, le chiffre “2” de la colonne Segment indique le nombre de Segment créés pour ce Segment Parent (i.e. : lié spécifiquement à ce Segment de Réappro Parent).
Onglet Paramètres
Si vous cliquez sur l’onglet Paramètres, vous obtiendrez l’écran suivant (voir l’image ci-dessous) où en plus des informations entrées à la création (voir chapitre D. Comment créer un Segment de Réappro. Parent) vous pourrez voir les “Segment Réappro” créés par la suite.
Onglets “Information Zone”
Le Segment de Réappro Parent regarde seulement la même zone de config. zone. Ainsi, tous les Segments “enfants” sous ce Segment Parent utiliseront la même config zone.
Vous pouvez voir dans l’onglet “Information Zone”, comme illustré ci-dessous, qu’il y a le Stock MED sous la zone instance actuelle et EPREP MED PPM au niveau projet. L’on peut aussi voir la Description Config Zone qui a été saisi à l’étape précédente de Configuration Zone. Il y a aussi l’instance principale OCBHT101 et la Zone Requérante de la DI (IR) (MED), ce qui signifie que la DI sera toujours générée avec la zone de Demande au niveau parent (i.e.: les biens seront livrés à la zone « MED »).
Comment créer une réclamation depuis un Mouvement Interne (après réception dans la zone “Entrée”)
Etant donné que la zone “Entrée” est utilisée pour réaliser des contrôles quantitatifs et qualitatifs suite à la livraison d’un fournisseur, les réclamations sont souvent créées lorsque les produits transitent par cette zone. Cela n’est possible que si la case “Directement en zone requérante” n’est pas cochée lors du traitement de la Livraison Entrante.
Repérez et ouvrez le Mouvement Interne créé par le traitement de la Livraison Entrante (avec la case “Directement en zone requérante” non cochée).
Cliquez sur le bouton “Traiter”.
Transférez les marchandises conformes vers leur destination finale mais ne transférez pas les marchandises non conformes. Le système crée (traite et clôture) un nouveau INT avec les produits conformes, tandis que le INT initial reste ouvert (back-order) avec les produits non conformes.
Traitement du Mouvement Interne
Transfert des marchandises conformes vers leur destination finale
INT initial avec marchandises non conformes en back-order
Nouveau INT avec marchandises conformes au statut “Clôturé”
4. Sur le INT initial, cliquez à nouveau sur le bouton “Traiter”.
5. Sur l’écran “Produits à Traiter”, cliquez sur le bouton “Copier tout” si toutes les lignes et quantités restantes justifient une réclamation. Dans le cas contraire, utilisez les icônes représentant un crayon et sélectionner les produits/quantités pour lesquels vous souhaitez créer une réclamation.
6. Cochez la case “Enregistrer une Réclamation Fournisseur”.
Traitement des marchandises non conformes
7. S’il est vide, complétez le champ “Fournisseur”.
8. Comme “Type de Réclamation”, sélectionnez l’une des options suivantes dans la liste déroulante:
“Accepter”, si vous décidez d’accepter les marchandises
“Mettre en quarantaine”, si vous souhaitez mettre les marchandises non conformes en quarantaine
“Rebuts”, si vous souhaitez détruire les marchandises non conformes
“Return”, si vous retournez les marchandises non conformes au fournisseur
“Return (surplus)” si vous retournez des marchandises au fournisseur parce qu’une quantité excessive a été livrée
9. Cochez la case “Replacement expected for Claim” si le fournisseur a donné son accord pour remplacer les produits non conformes.
10. Utilisez l’onglet “Description de la réclamation” pour entrer une description de la réclamation.
Demande de remplacement des marchandises non conformes
Notez que si vous souhaitez créer différents types de réclamation pour un même INT (e.g. si vous souhaitez retourner une partie des marchandises mais en détruire une autre), vous devez répéter la transaction plusieurs fois.
Cliquez sur le bouton “Traiter”.
INT au statut “Annulé”
Avec les options sélectionnées plus haut (type de réclamation = Return et remplacement des marchandises demandées), le système:
Annule le INT
Crée une réclamation fournisseur avec un évènement et traite cet évènement
Crée un Bon de Picking (PICK-return) pour prélever les marchandises non conformes depuis la zone “Entrée” et les retourner au fournisseur
Crée une Livraison Entrante (IN-replacement) pour le remplacement des marchandises
Met à jour la fiche du fournisseur (onglet “Réclamations”) pour enregistrer qu’une réclamation a été adressée à ce fournisseur
APERCU DU CHAPITRE : Livraisons, Gestion du Stock et Reporting
Le présent chapitre aborde toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion de l’entrepôt. Il est divisé en trois parties: livraisons (entrantes et sortantes), gestion du stock et reporting.
La partie consacrée aux livraisons se penche sur la réception (IN) et l’expédition (OUT) de produits dans UniField. Elle traite des livraisons partielles, de la réception de produits alternatifs, de la livraison de produits avec dates d’expiration et numéros de lots, du picking, du colisage, de l’expédition,… Le système propose une large gamme de fonctionnalités pour traiter ce type d’opérations liées à l’entreposage.
La partie consacrée à la gestion du stock explique toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion d’un entrepôt avec UniField. Elle traite des mouvements de produits d’une zone à l’autre, de la gestion des réclamations fournisseurs, de l’enregistrement de la consommation de produits, de la gestion des kits, des inventaires,…
La partie consacrée au reporting se focalise sur les rapports disponibles dans UniField permettant de tracer un produit, d’analyser sa consommation ou d’étudier la situation du stock.
Les réceptions (IN) et livraisons (OUT) sont en réalité des mouvements d’une zone à l’autre. Comme nous le verrons, de nombreuses transactions utilisées dans la gestion de l’entrepôt déclenchent la création d’un mouvement. Un mouvement a toujours une zone source et une zone destination.
La gestion des stocks dans UniField s’apparente à un système à double entrées en comptabilité. Les niveaux de stocks (quantités en stock) n’apparaissent et ne disparaissent pas par magie au sein de l’entrepôt, elles sont transférées d’une zone vers une autre et, comme en comptabilité, le système à double entrées offre l’avantage de pouvoir tracer les stocks manquant ou inexacts car vous pouvez tracer les mouvements d’un produit et rechercher quelles sont les zones source/destination.
Dans UniField, la gestion des stocks est basée sur une structure hiérarchique des zones de stockage, depuis l’entrepôt jusqu’aux stocks intermédiaires et aux unités de consommation (en fonction de la configuration de l’entrepôt). UniField a la capacité de gérer numéros de lots et dates d’expiration, afin d’assurer la conformité aux exigences de traçabilité.
L’entrepôt est conçu pour refléter des zones physiques et non-physiques à partir desquelles vous pouvez livrer des produits à vos clients et dans lesquelles vous pouvez réceptionner des produits en provenance de vos fournisseurs. En outre, étant donné que les zones de stock sont organisées de façon hiérarchique, vous pouvez y effectuer des analyses à différents niveaux de détail.
UniField utilise les concepts de stock “virtuel” (qui peut être interprété comme “stock futur”) et de stock “disponible” (qui peut être interprété comme “stock non-réservé”). Ces concepts sont très utiles pour avoir un aperçu sur la disponibilité future et actuelle de produits.
A travers ce chapitre, vous rencontrerez beaucoup d’acronymes. Ils sont principalement utilisés pour raccourcir des mots anglais mais sont utilisés dans le manuel en version anglaise comme dans celui en version française (i.e. vous trouverez l’acronyme PPL –pour Pre Packing List– dans la version française du manuel afin de désigner une Liste de Pré-Colisage). Dans le tableau ci-dessous, vous trouvez les principaux acronymes utilisés dans ce chapitre et leur signification.
Les acronymes français, tout comme les noms des documents en français dans une moindre mesure, sont peu utilisés. On leur préfère les acronymes et noms de documents en anglais. Dans le logiciel, les références (numéros) des documents comportent d’ailleurs presque toujours l’acronyme anglais du document (e.g. 18/HQ/MW101/PO00045, PPL/00033-01, OUT/00028,…), indépendamment de la langue dans laquelle le logiciel est utilisé.
La langue dans laquelle UniField est développée est l’anglais. Le logiciel est ensuite traduit en français. C’est la raison pour laquelle vous pourriez retrouver certains termes en anglais (dans des écrans, sur des messages,…) même si vous êtes connecté en français. La traduction du logiciel se fait en continu et certaines améliorations doivent encore être apportées de ce côté.
Toutes les Listes de Pré-Colisage ont une référence du type PPL/XXXXX-YY.
La référence correspond à la référence du Bon de Picking (sous-PICK). Une fois traité, le Bon de Picking PICK/XXXXX-YY génère la Liste de Pré-Colisage PPL/XXXXX-YY.
En cas de picking complet, le main PICK a la référence PICK/XXXXX, le sous-PICK a la référence PICK/XXXXX-01 et la Liste de Pré-Colisage correspondante a la référence PPL/XXXXX-01.
En cas de picking partiel, YY prendra les valeurs 01 pour le premier picking partiel, 02 pour le deuxième picking partiel, 03 pour le troisième picking partiel,…La Liste de Pré-Colisage PPL/XXXXX-01 correspond au picking partiel PICK/XXXXX-01, la Liste de de Pré-Colisage PPL/XXXXX-02 correspond au second picking partiel PICK/XXXXX-02, la Liste de Pré-Colisage PPL/XXXXX-03 correspond au troisième picking partiel PICK/XXXXX-03,…
Sur certains rapports (voyez la partie consacrée aux rapports en fin de chapitre) des références de type PACK/XXXXX-YY-ZZ peuvent apparaitre. La référence “PACK” est celle d’une Liste de Colisage. On parle de Liste de Colisage (et plus de liste de Pré-Colisage), lorsqu’une PPL fait partie d’une Expédition (sous-SHIP) dont le statut est “Expédié”, “Clôturé” ou “Livré”. La Liste de Colisage PACK/XXXXX-YY-ZZ correspond à la Liste de Pré-Colisage PPL/XXXXX-YY qui elle-même correspond au Bon de Picking (sous-PICK) PICK/ XXXXX-YY. ZZ prend toujours les valeurs 01. Notez qu’un PACK n’est pas un nouveau document mais est simplement une autre manière de nommer une PPL.
Comment retourner des produits depuis une Liste de Pré-Colisage vers le stock
Il est possible de retourner en stock des produits qui ont été prélevés via un Bon de Picking et sont prêts à être emballés. La PPL doit être au statut “Disponible” (i.e. les produits ne doivent pas encore avoir été déclarés comme mis en colis ou ces colis ne doivent pas encore faire partie d’une Expédition). Le retour peut être total ou partiel.
Ouvrez la PPL depuis laquelle vous souhaitez retourner des produits en stock.
Cliquez sur le bouton “Retour de Produits…”.
Retour de produits en stock depuis une PPL
3. Cliquez sur le bouton “Copier tout” pour retourner tous les produits/lots/quantités de la PPL vers le stock. Une autre option est d’utiliser les icônes représentant un crayon si vous souhaitez spécifier quels produits/lots/quantités vous souhaitez retourner en stock (i.e. effectuer un retour partiel).
Retour de produits en stock depuis une PPL
4. Cliquez sur le bouton “Retour” situé au bas de l’écran.
Retour de produits en stock depuis une PPL
Main PICK correspondant à la PPL depuis laquelle des produits ont été retournés en stock (à noter que la L2 a été réagrégée avec le même BN)
PPL après retour de produits en stock – le filtre « Tout afficher » a été sélectionné
Sous-
PICK utilisé pour transférer les produits vers la zone “Colisage”
Le système ouvre le main PICK correspondant à la PPL depuis laquelle un retour a été effectué. Dans l’exemple ci-dessus, les produits sont transférés vers ce main PICK dont l’état est “Brouillon” avec toutes ses lignes “Disponible”. Les produits sont en fait transférés de la zone “Colisage” vers la zone “MED” (étant donné que le picking initial a été réalisé depuis cette zone).
La PPL est maintenant au statut “Clôturé” et toutes ses lignes sont également au statut “Clôturé”. Nous pouvons voir que rien n’a été transféré de la zone “Colisage” vers la zone “Shipment”. Les marchandises ont été retournées de la zone “Colisage” vers la zone “MED”.
Notez que le sous-PICK utilisé pour transférer les marchandises depuis la zone “MED” vers la zone “Colisage” (avant leur retour) n’a pas changé. Son statut est “Clôturé” et toutes ses lignes sont également au statut “Clôturé” car ce mouvement a bien eu lieu.
Le picking doit être répété. Pour cela, il vous faut ré-initier le processus depuis le main PICK et créer un nouveau sous-PICK.
Ci-dessous, vous trouverez un exemple de picking réalisé depuis le transbordement (FO sourcé sur commande) avec des produits partiellement retournés depuis la PPL vers le stock. Dans ce cas, les produits sont retournés vers la zone “Transbordement”.
Situation avant retour partiel.
PPL avant retour
Main PICK correspondant avant retour
Sous-PICK correspondant avant retour
Les marchandises sont partiellement retournées en stock.
Retour partiel de produits depuis une PPL vers le stock
Situation après retour partiel.
Main PICK correspondant après retour partiel
PPL après retour partiel – Cacher les retours (sans les lignes retournées)
PPL après retour partiel – Tout afficher (avec lignes retournées et Clôturées)
Sous-PICK correspondant après retour partiel ( pas de changement)
A nouveau, de nombreux scénarios alternatifs existent impliquant validation partielle de FOs, sourcing partiel de FOs, validation partielle de POs, confirmation partielle de POs, réception partielle de INs, picking partiel, annulation, annulation & ressourcing,… Tous ces scénarios ne peuvent être illustrés ici mais les scénarios les plus courants ont été détaillés.
Comment configurer un message personnalisé par défaut de BdC
Cette fonction permet aux utilisateurs d’ajouter un message personnalisé à afficher au bas de l’imprimé BdC (PDF).
Au niveau en-tête du BdC, la case “ Montrer le Message de BdC par Défaut” doit être cochée pour activer l’option. Cette case ne peut être cochée que lorsque le BdC est au statut « Brouillon » ou « Validé ».
Afin de configurer ce message, l’utilisateur doit:
Aller à: Configuration Approvisionnement / Commandes / Texte de BdC Personnalisé
Saisir un message dans la zone de texte.
Cliquer sur “Sauvegarder”
Message personnalisé BdC
3. Ouvrir un nouveau BdC Brouillon et saisir les informations de base.
4. Cocher la case « Montrer le Message de BdC par défaut ».
Case de message personnalisé de BdC par Défaut
Cliquer sur “Bon de Commande” dans le menu d’action de droite (pour imprimer le PDF)
Comment arrondir la quantité commandée à la quantité standard de commande (SoQ)
L’objectif de cette fonctionnalité est d’aider l’utilisateur à introduire des quantités exactes dans les commandes (IRs, FOs ou POs). La quantité standard de commande est souvent liée au conditionnement.
Cette fonctionnalité arrondit (vers le haut) les quantités introduites dans les commandes en fonction des quantités standards de commande définies dans le système.
Une quantité standard de commande (SoQ) peut être définie sur la fiche article et sera utilisé sur les IRs et les FOs.
Une quantité standard de commande peut également être définie dans un catalogue fournisseur.
Sur un PO, si définie dans un catalogue fournisseur, cette quantité standard de commande sera utilisée; si ce n’est pas le cas (i.e. pas de catalogue fournisseur existant), la quantité standard de commande de la fiche article sera utilisée.
Cette fonctionnalité n’est disponible que sur les commandes (IRs, FOs, POs) dont le statut est “Brouillon”.
Cette fonctionnalité n’est disponible qu’au niveau entête (i.e. si utilisé, cette fonctionnalité impactera toutes les lignes de la commande).
L’utilisation de cette fonctionnalité est facultative. Même si elle a été utilisée, et les quantités mises à jour en fonction, l’utilisateur peut encore modifier les quantités manuellement.
La quantité standard de commande (SoQ) peut être définie sur une fiche article, sur l’onglet “Information”.
SoQ sur une fiche article
Notez que les produits UniData ne peuvent être mis à jour que sur l’instance HQ. La SoQ doit suivre cette règle. Cela signifie que, pour les produits UniData, la SoQ doit être définie au niveau HQ et être la même pour toutes les instances liées à ce HQ.
Pour les produits locaux, la SoQ est définie au niveau coordination.
La SoQ peut également être définie sur un catalogue fournisseur. Dans ce cas, elle ne sera valable (utilisée) que sur les POs adressés à ce fournisseur.
SoQ sur un catalogue fournisseur
Notez que les catalogues ESC (y inclus les SoQs) sont définis au niveau HQ et synchronisés (poussés) vers toutes les coordinations liées à ce HQ. Une SoQ spécifique à un ESC doit être mise à jour au niveau HQ, sur le catalogue de ce fournisseur.
Vous pouvez définir des catalogues locaux (y inclus des SoQs) pour des fournisseurs locaux au niveau coordination ou au niveau projet.
Tandis que les SoQs définies sur les fiches articles peuvent être interprétées comme “quantité standard typique pour passation de commande”, les SoQs définies sur les catalogues fournisseurs sont souvent liées aux conditionnements proposés par ces fournisseurs.
Pour arrondir les quantités d’une commande en fonction des SoQs définies dans le système, cliquez sur le bouton “Arrondir la Qté à la QS”.
IR au statut “Brouillon” avant d’arrondir les quantités aux SoQs
IR au statut “Brouillon” après avoir arrondi les quantités aux SoQs
Notez que les quantités sont toujours arrondies vers le haut (i.e. elles ne diminueront jamais).
Après avoir cliqué le bouton ” Arrondir la Qté à la QS”, les lignes qui ont été mises à jour apparaissent en bleu.
Si aucune SoQ n’est définie pour un article, la quantité n’est pas mise à jour.
Comment sourcer une commande (IR ou FO) sur plusieurs POs adressés à un même ESC
Il peut être nécessaire d’éclater une requête (IR ou FO) vers plusieurs POs au moment de son sourcing sur commande, même si toutes les lignes de cette requête sont sourcées vers le même fournisseur et demandées pour la même date de livraison souhaitée.
UniField permet de faire ce type de sourcing mais uniquement lorsque le fournisseur est un ESC.
Exemples:
-Dans certains pays, les taxes d’importation varient en fonction de la nature des produits importés. Si vous groupez ensemble sur un même PO des produits suivant différents régimes d’importation, les autorités pourraient décider de taxer tous ces produits de la même manière. Eclater les lignes sur différents POs en fonction de leur régime fiscal permettra d’éviter cette situation et pourrait générer des économies importantes.
-Lorsqu’un sourcing est fait sur commande et vers un PO adressé à un ESC, vous pourriez décider, lors de cette étape, de faire livrer les marchandises via différents modes de transport. Etant donné que le mode de transport est défini sur l’entête de PO, sourcer différentes lignes sur différents POs vous permettra de faire livrer les différents produits via différents mode de transport.
Le champ “Mode de création des commandes”, défini sur la fiche du partenaire, permet d’éclater les requêtes sur différents POs selon différentes règles: par projet, par catégorie, par catégorie & projet, ou par (référence de) commande. L’objectif ici est d’aller encore plus loin car dans ce cas, le souhait est d’éclater une même commande sur différents POs, même si toute les lignes de cette commande sont sourcées vers le même ESC et demandées pour la même date.
Le paramètre “Groupe de sourcing” permet d’effectuer ce type de sourcing. Il peut être activé sur la fiche partenaire, mais uniquement pour les ESCs. Lorsque le champ “Split PO” est mis sur “Yes”, l’utilisateur sera obliger de sélectionner un groupes de sourcing (colonne “Group”) dans l’OST, ce qui lui permettra la génération de différents PO depuis une même commande.
Pour activer le paramètre “Split PO” sur un partenaire (ESC):
Sélectionnez un fournisseur (sont le type de partenaire est “ESC”).
Paramétrez le champ “Split PO” en sélectionnant “Yes” (notez que ce champ n’est disponible que pour les ESCs).
Champ “Split PO” sur une fiche partenaire (de type ESC)
Pour créer les “groupes de sourcing”:
Allez à: Configuration Approvisionement / Commandes / Groupes de Sourcing
Cliquez sur “Créer” pour créer un nouveau groupe de sourcing.
Entrez un nom et une description.
Sauvez la ligne
Création de groupes de sourcing
Pour utiliser les “groupes de sourcing” dans l’OST (on suppose dans l’exemple ci-dessous qu’un IR ou un FO validé est disponible):
Allez à: Commandes / Commandes / Outil de Sourcing des Commandes
Entrez un fournisseur ESC sur les lignes de commande que vous souhaitez sourcer.
Utilisation des “groupes de sourcing” dans l’OST
3. Sélectionnez un “Groupe” pour chacune des lignes de commande que vous souhaitez sourcer.
4. Sourcez les lignes de commande.
Le sourcing a été fait en utilisant les “groupes de sourcing”
NB: dans le cas spécifique ou une quantité commandée dans une PO est plus petite que la “Quantité Minimum commandée » d’un Catalogue fournisseur, alors l’arrondi se fera par rapport à la « Quantité Minimum Commandée” du Catalogue.
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Onglet Paramètres
Onglets “Information Zone”
