Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.15 LU-SU4301 Traçabilité -> C. LU-SU4301 Numéros de Lot
La fonctionnalité “Numéros de Lot”, disponible via Entrepôt / Traçabilité / Numéros de Lot, qui a été introduite plus haut, peut fournir certaines informations sur les niveaux de stock et sur la disponibilité des produits gérés par lot. Elle donne, pour chaque lot, le stock réel et le stock disponible sur l’instance.
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| Stock réel et stock disponible par lot |
Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.15 LU-SU4301 Traçabilité -> B. LU-SU4301 Comment créer des lots par import de fichier
Si plusieurs lots doivent être créés manuellement, il peut être plus rapide/facile de préparer un fichier Excel et de l’importer plutôt que de les créer manuellement un par un. Notez que seuls les lots “Standards” peuvent être créés par import de fichier.
Allez à: Entrepôt / Traçabilité / Numéros de Lot / Importer Numéros de Lot
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| Génération d’un modèle de fichier pour import de lots |
3. Préparez votre fichier. Chaque ligne doit avoir un numéro de lot, un type (Standard), une date d’expiration et un code produit.
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| Exemple de fichier pour import de lots |
4. Cliquez sur le bouton “ajouter une pièce jointe” et sélectionnez le fichier à importer sur votre ordinateur.
5. Cliquez sur le bouton “Démarrer l’import”.
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| Import de lots depuis un fichier Excel |
6. Une fois le fichier importé, vous pouvez visualiser les lots créés via Entrepôt / Traçabilité / Numéros de Lot. Notez que vous devez décocher le filtre “Réel” pour pouvoir les visualiser car le stock réel des lots créés est actuellement à zéro.
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| Lots créés via import de fichier |
Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.15 LU-SU4301 Traçabilité -> A. LU-SU4301 Comment créer un lot manuellement
Bien que les lots soient la plupart du temps créés lors de la réception (traitement du IN) ou lors de la création d’un Inventaire de Stock Initial (ISI), ils peuvent également être créés manuellement. Notez que seuls les lots “Standards” peuvent être créés manuellement, c’est-à-dire les lots de produits gérés par BN et ED. Les lots “Internes” (pour produits gérés par ED seulement) ne peuvent pas être créés manuellement.
Allez à: Entrepôt / Traçabilité / Numéros de Lot
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| Création manuelle d’un lot |
Notez que la combinaison code produit/BN/ED doit toujours être unique (i.e. vous ne pouvez pas avoir deux lots avec le même code produit, le même numéro de lot et la même date d’expiration).
Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.15 LU-SU4301 Traçabilité
A. Comment créer un lot manuellement
Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.14 LU-SU4207 Quarantaine et Rebut/ Destruction -> C. LU-SU4207 Comment détruire des produits
La décision et le processus de destruction de produits doit répondre aux exigences des procédures de votre OC. Dans UniField, le processus de destruction est généralement effectué en deux étapes. La première étape transfère les marchandises vers la quarantaine. La seconde étape transfère les marchandises depuis la quarantaine vers la zone “Destruction”.
Un déclencheur classique d’un tel processus est celui ou une réclamation fournisseur est créée, et décision est prise de détruire les produits. Référez-vous à la section précédente et à l’unité d’apprentissage consacrée aux réclamations pour plus de détails.
Si les produits à détruire ne sont pas liés à une réclamation, il reste nécessaire de les transférer hors de la zone interne dans laquelle ils sont stockés vers la quarantaine (première étape). Ce mouvement est effectué au moyen d’un Mouvement Interne (INT) comme expliqué dans la section précédente.
Afin de finaliser le processus de destruction (la seconde étape), il faut ensuite créer un autre Mouvement Interne pour transférer les produits depuis la quarantaine vers la zone “Destruction”. Un “Type de raison” approprié doit également être choisi dans ce cas.
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| Mouvement Interne pour destruction de marchandises |
Notez qu’il est possible de passer la première étape et de détruire directement les produits (i.e. les transférer directement en une seule étape depuis le stock vers la zone “Destruction” via un INT) mais il ne s’agit pas du processus standard.
Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.14 LU-SU4207 Quarantaine et Rebut/ Destruction -> B. LU-SU4207 Comment mettre des produits en quarantaine
Il peut arriver de recevoir/d’avoir reçu des produits dont la qualité est douteuse. Dans ce cas, une réclamation est généralement adressée au fournisseur (référez-vous à l’unité d’apprentissage consacrée aux réclamations plus haut dans ce chapitre).
Les réclamations de type “A mettre en quarantaine” transfèrent les marchandises vers la zone “Quarantaine (analyse)“. Les réclamations de type “Rebus” (Scrap) transfèrent les marchandises vers la zone “Expiré / Endommagé / pour Rebus“. Notez que si une réclamation est créée manuellement, vous avez la possibilité d’ajouter un évènement de type “Rebuts” sur cette réclamation. Lorsque cet évènement est traité, les marchandises sont transférées vers la zone “Expiré / Endommagé / pour Rebus“.
Un autre moyen de mettre des marchandises en quarantaine est de créer un Mouvement Interne manuellement. Cette méthode est généralement utilisée lorsque la mise en quarantaine n’est pas liée à une réclamation. Assurez-vous de sélectionner le “Type de raison” approprié lors de la création du INT. Comme zone destination, vous pouvez choisir entre “Quarantaine (analyse)” et “Expiré / Endommagé / pour Rebus“.
Notez que les Mouvements Internes sont également utilisés pour transférer des marchandises depuis la quarantaine vers une autre zone si la marchandise peut finalement être utilisée. Ils sont également utilisés pour détruire les marchandises comme expliqué dans la section suivante.
Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.14 LU-SU4207 Quarantaine et Rebut/ Destruction -> A. LU-SU4207 Introduction
En cas de problème avec des produits, vous pouvez les mettre en quarantaine ou les détruire. Les deux options sont possibles dans UniField où Quarantaine et Destruction sont définies comme zones.
La “Quarantaine” est une zone (de type “Vue”) qui fait partie de la vue intégrale de l’instance. Elle symbolise l’endroit où les produits sont transférés en attente d’une décision quant à leur utilisation ou destruction. Les produits stockés en quarantaine ne sont pas disponibles pour distribution ou utilisation. Deux types de quarantaine existent : 1) pour analyse et 2) avant rebut. Dans UniField, elles sont identifiées par 2 zones appelées “Quarantaine (analyse)” et “Quarantaine (avant rebut). Ces deux zones sont localisées sous la zone (vue) “Quarantaine”. La première est utilisée lorsqu’un certain temps est nécessaire pour analyser et recevoir les résultats de produits avant de décider s’ils peuvent être utilisés ou non. La seconde, avant rebut, est la zone ou les marchandises sont transférées en attente d’une autorisation pour destruction.
La zone “Destruction” est une zone virtuelle vers laquelle les marchandises sont transférées une fois détruites.
Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.14 LU-SU4207 Quarantaine et Rebut/ Destruction
Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.13 LU-SU4206 Inventaires -> D. LU-SU4206 Comment effectuer un Revalorisation du coût des produits
Il peut arriver que le coût des produits d’une instance (prix moyen de la fiche PMD) ne soit pas/plus correct. Cela peut être expliqué par différentes raisons comme une mauvaise utilisation du système, l’inflation, une variabilité des prix,… Les conséquences directes d’un coût de produit incorrect sont que son stock ne sera pas correctement valorisé dans les rapports et que les commandes ne proposeront pas de prix valables.
La fonctionnalité “Revalorisation du coût des produits” permet de réviser les prix moyens des produits. Cette fonctionnalité doit être utilisée avec prudence, en accord avec les procédures de votre OC et impliquer la finance.
Allez à: Entrepôt / Gestion Inventaire / Revalorisation du coût des produits
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| Product Cost Revaluation |
4. Ajoutez les produits dont vous souhaitez revaloriser le prix moyen en:
5. Le système affiche sur chaque ligne: le produit, le coût moyen actuel sur l’instance (dans la devise fonctionnelle) et la devise fonctionnelle. Pour éditer une ligne, cliquez sur l’icône représentant un crayon située sur sa gauche.
6. Pour chaque ligne, modifiez le coût moyen comme souhaité et sauvegardez vos modifications en cliquant sur l’icône représentant une disquette située sur sa droite. Notez que si vous importez un fichier, cette action a probablement déjà été réalisée car les nouveaux prix faisaient probablement partie du fichier excel importé.
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| Revalorisation du coût des produits – Modification du coût moyen |
7. Lorsque chaque ligne a été mise à jour et sauvegardée, cliquez sur le bouton “Valider”.
8. Finalement, cliquez sur le bouton “Confirmer”. Le statut du document passe à “Terminé”. Il n’est plus possible d’effectuer de modifications sur le document. Le coût moyen des produits est mis à jour sur les fiches PMD.
La fonctionnalité Revalorisation du coût des produits dispose d’une option d’export dans le panneau de droite (“Exportation en Excel de la réévaluation des coûts”). Utilisez-la pour générer un modèle de fichier qui peut ensuite être utilisé pour préparer un fichier d’import.
Notez que si vous sélectionnez l’option “Suivi des Changements – Prix Produits”, disponible dans le panneau de droite d’une fiche PMD, un fichier Excel est généré. Ce fichier affiche l’évolution du prix moyen d’un produit, y inclus les changements dus à une revalorisation du coût des produits.
Manuel de l’Utilisateur Supply -> 5. Entrepôt -> 5.13 LU-SU4206 Inventaires -> C. LU-SU4206 Comment créer un Inventaire Physique
Une révision importante de cette fonctionnalité a été introduite en Janvier 2018 (avec la version UF7.0).
Les Inventaires Physiques réalisés avant cette date peuvent encore être visualisés via Entrepôt / Gestion Inventaire / Précédents Inventaires Physiques mais ce menu ne doit pas être utilisé pour créer de nouveaux inventaires. En fonction des droits attribués à votre utilisateur vous aurez/n’aurez pas accès à ce menu.
Tous les Inventaires Physiques doivent être réalisés via le menu Entrepôt / Gestion Inventaire / Inventaires Physiques.
Les inventaires (comptage de stock) réalisés dans l’entrepôt doivent être enregistrés dans le système afin d’assurer une adéquation entre les niveaux de stock physique et les niveaux de stock dans le système.
La fonctionnalité Inventaires Physiques est une transaction par étape qui fournit toutes les options nécessaires à la réalisation d’un comptage de stock.
Cette section explique d’abord brièvement comment réaliser un Inventaire Physique basique. A la fin de la section, des options avancées liées à cette fonctionnalité sont mentionnées. Toutes les options disponibles sur une inventaire ne sont pas expliquées en détail dans ce manuel.
Allez à: Entrepôt / Gestion Inventaire / Inventaires Physiques
Si la troisième option est sélectionnée “Correction du stock (non planifiée)“, seul le bouton “Ajouter” est affiché pour permettre l’ajout de produits. Le bouton “Sélection de produits” n’est pas affiché.
Les valeurs de la liste déroulante des options (Type d’inventaire) peuvent être modifiées tant qu’aucun produit n’a encore été ajouté.
6. Une fois que tous les produits nécessaires ont été ajoutés sur l’inventaire, cliquez sur le bouton “Générer la feuille de comptage“.
7. Sur l’écran “Générer la feuille de comptage“, vous pouvez décider si vous souhaiter inclure (imprimer) sur la feuille de comptage:
Pour le cas d’un inventaire à l’aveugle, l’option NL/DE (numéro de lot / date d’expiration) est complêtement à l’aveugle – c’est à dire que les NL/DE ne sont pas préremplis. Il y a juste le produit. Dans ce cas, UniField y met un nombre standard de 3 lignes qui sont affichées par produit NL/DE. Cela veut dire que, peu importe si un produit a “1” NL/DE ou “10” NL/DEs, il y aura toujours 3 lignes affichées pour ce produit NL/DE (sur l’écran et dans l’export). L’utilisateur peut voir 3 lignes pour chaque produit NL/DE si les cases ne sont pas cochées pour avoir les NL (numéros de lot) /DEs (dates d’expiration) préremplis.
Il est possible de spécifier que le système devrait ajouter des produits qui ont eu des mouvements dans les derniers X mois. Ainsi le même nombre de mois spécifié peut être utlilisé pour filtrer et afficher les numéros de lots des produits ajoutés selon ce type de sélection périodique. Si l’utilisateur a ajouté des produits en spécifiant des produits qui ont eu des movements dans les dernier 5 mois, ceci sera l’option de défaut cochée dans la case sur la fenêtre pop-up “Générer la feuille de comptage” et seuls les numéros de lot qui ont eu des mouvements pendant les derniers 5 mois seraient affichés sur la feuille de comptage.
Si cette 4ème case n’est pas cochée, la sélection de produits original reste inchangée, donc tout produit avec mouvement pendant les derniers 5 mois seraient affiché, mais tous leurs numéros de lots seraient affichés, même ceux qui ont eu des mouvements il y a plusieures anes.
Si la 3ème case “Uniquement les produits dont le niveau de stock n’est pas nul” est cochée, la 4ème case ne peut pas être cochée. Tout affichage précedent de la Feuille de Comptage reste possible.
Dans le cas que des produits ont été ajoutés à plusieurs reprises sur le même inventaire, le système proposera le nombre de mois le plus élévé qui a été utilisé pendant l’ajout.
Cochez/décochez les cases selon vos besoins et cliquez ensuite sur le bouton “Générer la feuille de comptage“.
8. L’inventaire passe au statut “Calcul“. Cela signifie que le comptage est actuellement en cours dans l’entrepôt. L’onglet “Produits” (qui existait déjà précédemment) affiche les produits qui ont été sélectionnés. Un deuxième onglet appelé “Feuille de comptage” apparait maintenant. En fonction des choix pris à l’étape précédente, cet onglet montre quels produits/lots doivent être comptés dans la zone sélectionnée.
Inventaire Physique au statut “Calcul” – Onglet “Feuille de comptage”
Inventaire Physique au statut “Calcul” – Onglet “Feuille de comptage”
9. Sur l’onglet “Feuille de comptage“, les boutons “Exporter la feuille de comptage au format pdf” et “Exporter la feuille de comptage au format xls” permettent d’exporter la feuille de comptage en pdf ou en excel, avec l’objectif de faciliter le processus de comptage dans l’entrepôt.
10. Les produits/lots comptés peuvent être indiqués sur l’ inventaire de deux manières:
a. Manuellement, en utilisant l’icône représentant un crayon situé face à chaque ligne afin de l’éditer et /ou en utilisant le bouton “Créer” situé en haut du tableau “Lignes de calcul“.
b. Par import, en utilisant les boutons “ajouter une pièce jointe” et “Importer la feuille de comptage au format xls” afin d’importer la feuille de comptage remplie (avec le comptage effectué) exportée en excel à l’étape précédente.
Lors de l’importation de la feuille de comptage, le système vérifiera le produit / NL / DE, les lignes en double, et fera correspondre le produit / NL / DE importé, ajoutera de nouvelles lignes, etc.
Lorsque la feuille de comptage contient une valeur non reconnue pour l’UoM, ou pour la Date d’expiration, l’importation est bloquée et un message d’avertissement plus clair s’affiche.
11. Le statut d’inventaire est toujours “Calcul” mais vous pouvez maintenant visualiser sur l’onglet “Feuille de comptage” la quantité comptée pour chaque produit/lot. Cliquez sur “Terminer le comptage“.
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| Inventaire Physique au statut “Calcul” – Feuille de comptage importée |
12. L’inventaire passe au statut “Compté“. Cliquez sur “Générer les écarts“.
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| Inventaire Physique au statut “Compté” – Génération des écarts |
13. Un rapport des écarts est généré et accessible sur le (nouvel) onglet “Rapport des écarts“. Ce rapport affiche les écarts entre les quantités théoriques (système) et les quantités comptées (physiques). Chaque ligne du rapport des écarts doit être éditée afin de justifier les écarts via “type d’ajustement” qui est obligatoire pour passer à l’état suivant de l’inventaire physique. Si le “type d’ajustement” sélectionné est “écart”, il est possible d’ajouter un “SOUS-TYPE DE RAISON”, qui peut être ajouté ultérieurement, avant que l’inventaire physique ne soit “clôturé”. Il est également possible d’ajouter un “COMMENTAIRE” avant que l’inventaire physique ne soit clôturé.
14. Une fois toutes les lignes comptées et tous les écarts analysés et justifiés, si vous êtes confiant de ce qui a été indiqué sur l’inventaire, et après validation de votre superviseur, cliquez sur le bouton “Terminé“. L’inventaire passe au statut “Validé“. L’inventaire est prêt à être confirmé.
15. Cliquez sur le bouton “Confirmer l’inventaire” pour confirmer l’inventaire.
16. L’inventaire passe au statut “Confirmé“. Un onglet supplémentaire, appelé “Inventaire Publié” apparait, Il liste tous les mouvements qui ont été créés par l’inventaire. Cliquez sur “Fermer l’inventaire“.
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| Inventaire Physique au statut “Confirmé” – Fermeture de l’inventaire |
17. L’inventaire passe au statut “Clôturé“.
Pour terminer cette section, nous indiquons brièvement quelques options supplémentaires qui existent sur la fonctionnalité Inventaire Physique. Notez que d’autres options, non mentionnées ici, existent.
Le bouton “Marquer comme inventaire complet” permet de faire l’inventaire complet d’une zone (également appelé comptage à blanc). La feuille de comptage générée est vide et le comptage est effectué dans l’entrepôt sans aucune guidance du système. Cette option a été développée pour supporter les inventaires de stock complets.
Si vous sélectionnez les produits à compter via le bouton “Sélection des Produits“, vous pouvez choisir d’inclure dans l’inventaire:
La sélection des produits faite avec l’une de ces deux options peut être affinée en sélectionnant:
Vous pouvez annuler une inventaire à toute étape du processus (sauf si l’inventaire est “Clôturé“).
Lorsque le rapport des écarts est généré, si certains produits/lots inclus dans la feuille de comptage n’ont pas été comptés, vous pouvez choisir entre:
Sur l’onglet “Rapport des écarts” vous avez la possibilité d’utiliser un filtre pour:
Ce filtre vous permet de montrer/cacher les produits/lots ignorés.
Quelques indicateurs sont disponibles sur l’onglet “Rapport des écarts” (nombre de lignes, valorisation des écarts,…)
Le rapport des écarts peut être exporté ou importé vers/depuis excel. La fonction d’import est uniquement utilisée pour importer les types d’ajustement et les commentaires.
Lorsque l’inventaire est au statut “Compté” ou “Validé“, un bouton permet de “Re-Générer les écarts“. Il s’agit d’un bouton de rafraîchissement, particulièrement utile dans le cas où vous auriez effectué un mauvais choix à l’étape ignorer/calculer comme étant zéro.
Lorsque l’inventaire est au statut “Validé“, vous avez encore la possibilité de cliquer sur “Recompter“. Cette action supprime le rapport des écarts et modifie le statut de l’inventaire à “Calcul“, vous permettant de recommencer le comptage si nécessaire (mais vous n’avez pas la possibilité d’ajouter des produits à la sélection ni de régénérer une feuille de comptage).
Lorsque l’inventaire est au statut « Clôturé » il est possible d’export le rapport « Export Inventaire Clôturé » via le Menu des Actions. Ce rapport est similaire au Rapport des Ecarts, mais contient des données en plus : toute quantité comptée qui ne produit pas une divergence y sera affiché aussi.
