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Comment enregistrer un événement en rapport avec un Actif
Chaque statut ou déplacement lié à un actif est considéré comme un événement qui doit être enregistré dans le système en conformité avec les directives de chaque OC en la matière.
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Liste des événements en rapport avec un Actif
- Cliquer sur le bouton « Créer » pour créer un nouvel événement.
- Dans le dossier des événements, le champ « Date » contient déjà la date du jour, mais celle-ci peut être modifiée pour correspondre à la date à laquelle l’événement s’est produit (soit la date mentionnée sur tout document pertinent, p. ex. la date de la livraison entrante).
- Entrer la zone où l’événement a eu lieu.
- Entrer le code de projet auquel est alloué le bien à ce moment-là.
- Quant au type d’événement, sélectionner l’une des options suivantes :
- Réception lorsqu’un Actif est reçu. Cette option est obligatoire si vous recevez un produit de la catégorie des Actifs.
- Début d’utilisation lorsque l’Actif commence à être utilisé.
- En réparation lorsque l’Actif n’est pas utilisé et qu’il est envoyé pour réparation.
- Utilisation finale lorsque l’Actif n’est plus utilisé.
- Obsolète lorsque l’Actif n’est plus utile ou que d’autres modèles plus récents sont disponibles.
- Prêt/Emprunt lorsque l’Actif est prêté à une autre entité interne.
- Transfert (interne) lorsque l’Actif est transféré à une autre entité MSF.
- Donation (externe) lorsque l’Actif est donné à une entité externe.
- Autre pour enregistrer tout événement non repris dans les options précédentes (p. ex. l’élimination de l’Actif).
- Sélectionner le statut actuel de l’Actif parmi les options suivantes :
- En cours d’utilisation si l’Actif est actuellement utilisé.
- Stock si l’Actif est en stock.
- Réparation si l’Actif est en cours de réparation.
- Sous la rubrique « Sélection », entrer le code de l’Actif ou cliquer sur la loupe pour ouvrir une fenêtre qui affiche toutes les formes d’Actifs actuels. Si nécessaire, utiliser les filtres de l’en-tête pour trouver et sélectionner l’Actif concerné.
- Une fois le code de l’Actif saisi, les champs restants (« Produit », « Numéro de série », « Marque » et « Modèle ») sont remplis automatiquement. Vérifier que ces données correspondent effectivement à l’Actif physique en question.
- Sous la rubrique « Commentaire », ajouter toute remarque pertinente (p. ex. si vous prêtez l’Actif, le nom de l’emprunteur et toute autre référence pertinente, etc.).
- Cliquer sur le bouton « Sauvegarder ».
Création d’un évènement (suivi) d’un Actif
