Category: Produits

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.8 MML / MSL -> E. Rapports MSL / MML

Rapports MSL / MML

A. Rapport de non-conformité du MML

Il y a un rapport qui montre tous les produits qui sont en stock et qui n’appartiennent pas à la MML. Le rapport n’affiche que les produits dont le type principal est “MED”. Pour consulter cette liste d’articles non conformes au MML,

Allez à : Produits / MML / Produits MML et cliquez sur Non-Conformités MML dans le menu d’action :

B. Rapport de non-conformité MSL

Le menu Action des produits MSL a aussi un rapport de non-conformité. Ce rapport montre tous les articles en stock qui ne sont pas inclus dans la MSL tant qu’il y a une MSL active pour cette instance. Pour générer le rapport de non-conformité MSL,

Allez à : Produits / MML / Produits MSL et cliquez sur MSL Non-Conform dans le menu d’action :

Certaines instances traitent des commandes qui seront livrées à une autre instance. Comme les listes MSL sont uniques, il est possible qu’une instance d’achat ( par exemple une coordination) ait des articles dans le pipeline qui ne sont pas conformes à leur MSL. Par défaut, les produits dans le pipeline ne sont pas inclus dans le rapport de non-conformité. Lors de la génération du rapport de non-conformité, il est possible d’inclure les quantités dans le pipeline en cliquant sur la case à cocher située à côté de “Inclure la quantité dans le pipeline”.

Lorsque cette case est cochée, les articles stockés et en cours de traitement apparaîtront dans le rapport, même si les produits achetés figurent dans la MSL valide du projet demandeur.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.8 MML / MSL -> D. Produits MSL

Produits MSL

Le menu Produits MSL liste tous les produits des listes MSL actives. Une liste médicale standard (MSL) est gérée en dehors d’UniField dans l’outil MSL et les données sont synchronisées dans UniField en tant que liste inactive. La liste des produits MSL sera vide jusqu’à ce qu’une MSL soit activée. Pour visualiser les produits d’une MSL active :

Allez à : Produits / MML / Produits MSL

Une fois qu’au moins un projet MSL est activé, tous les produits d’un MSL actif seront visibles sur la page Produits MSL. Pour visualiser les produits d’un MSL spécifique, utilisez l’option “MSL valide pour l’instance” pour spécifier quels produits du MSL doivent être affichés dans la liste.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.8 MML / MSL -> C. Comment activer/désactiver les Projets MSL

Comment activer/désactiver les Projets MSL

Quand des Listes Standards Médicales (MSL) sont ajoutées à l’outil MSL, les listes sont synchronisées à la Coordination et à tous les projets d’une mission spécifique. Elles ne sont synchronisées qu’avec les instances de cette mission et ne sont synchronisées avec aucune autre mission. Chaque MSL publiée est identifiable par une référence à son instance (code du projet). Pour voir les MSLs actives ou pour activer/désactiver une MSL,

Allez à : Produits / MML / MSL Projects

Chaque MSL est synchronisé comme inactif mais peut être activé manuellement par Coordo/Projet en cliquant sur l’icône verte. Une fois activée, une coche apparaîtra dans la colonne Actif et une icône X rouge apparaîtra pour permettre la désactivation de la MSL dans ce cas. Une fois activée, la MSL est automatiquement mise à jour par toute modification apportée dans l’outil MSL.

Pour désactiver une MSL, cliquez sur l’icône rouge dans la ligne de l’instance que vous souhaitez désactiver et la coche de la case Actif sera supprimée.

Si aucune instance n’est activée, les alertes dans les documents indiqueront seulement si un élément se trouve dans la MML et la colonne MSL sera vide.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.8 MML / MSL -> B. Produits MML

Comment voir les produits MML

Le menu Produits MML liste tous les produits qui se trouvent dans la liste médicale principale (MML) d’un OC (la liste de tous les produits validés par l’OC). Cette liste est gérée au niveau du siège dans l’outil MSL en dehors d’UniField et les données sont synchronisées avec chaque instance d’UniField.

Aller à : Produits / MML / Produits MML

Outre la liste de tous les produits validés, la liste des produits MML indique les restrictions spécifiques au pays/projet, les commentaires d’utilisation et les statuts du produit.

Tout produit qui est ajouté à la liste MML de l’OC (validé) ou qui en est retiré (dévalidé) est ajouté/supprimé de la liste MML visible dans UniField au siège et synchronisé vers le bas à toutes les instances. Toute modification de la liste sera également mise à jour et synchronisée automatiquement.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.8 MML / MSL -> A. Introduction

Introduction

La Liste Standard Médicale (MSL) et la Liste Médicale Principale (MML) sont des éléments essentiels de la gestion des articles médicaux de MSF, y compris la gestion des commandes et des stocks. Bien qu’il existe de rares cas où des produits appartenant au type principal “LOG” figurent dans la MSL/MML, ces listes, qui sont principalement composées d’articles médicaux, contiennent la liste des produits validés par le OC.

Tous les niveaux de parties prenantes (activités, projets, missions et siège) peuvent être impliqués dans la création d’une MSL. Cependant, les données MSL et MML visibles dans UniField sont gérées dans un outil MSL qui est géré au niveau du siège. Cet outil a été développé et est géré par l’équipe SPINCO.

La liste des produits d’un projet MSL est constituée d'”ALPA” (liste standard pour chaque activité). Les ALPA de chaque projet sont consolidés pour former une MSL. Le niveau des “ALPA” ne sera pas visible dans UniField. Les MSL sont le niveau de détail le plus bas qui sera visible dans UniField.

Une MSL est toujours spécifique à un projet (instance UniField) ou à une coordination. Il n’y a qu’une seule version de MSL qui est “publiée” (active) par projet/instance. Lorsque tous les MSL d’une mission sont consolidés, on parle de “MSL de mission“. La MML représente tous les produits qui ont été “validés” par le OC.

Si un produit est “dévalidé”, il sera retiré du MML de l’OC et reflété dans les MSLs publiées mises à jour. Cependant, il peut y avoir un décalage dans le temps, ce qui signifie que la MSL le contiendra toujours jusqu’à la prochaine MSL publiée.

Restrictions

Certains produits sont considérés comme “validés” pour l’OC mais ne peuvent être utilisés que par certains projets ou missions restreints. Ils existent dans le MML de l’OC (et le MSL du projet) mais des “Restrictions” leur sont attribuées. Ces restrictions peuvent être des “restrictions de mission” (le produit est considéré comme validé pour tous les projets/instances relevant d’une mission spécifique) ou des “restrictions de projet” (le produit est considéré comme validé uniquement pour le projet/l’instance spécifié(e)).
Dans une instance, il est possible pour un produit d’être à la fois dans la MSL et dans la MML. Il est possible qu’un produit soit dans une MML mais pas dans la MSL. Il est possible qu’un produit ne figure ni dans la MSL ni dans la MML. Techniquement, il est possible qu’un produit soit dans la MSL mais pas dans la MML, si une MSL a été publiée mais que la MML a dévalidé le produit.
Les MML peuvent contenir tous les types de produits de type UniData : Standard, Non-Standard et Local Non-Standard. Ils ne peuvent pas contenir de produits HQ, ITC ou ESC ou de produits locaux (non UniData).

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.8 MML / MSL

MML / MSL

A. Introduction

B. Produits MML

C. Comment activer/désactiver les Projets MSL

D. Produits MSL

E. Rapports MSL / MML

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.7 LU-SU2106: Rapport des Produits

LU-SU2106: Rapport des Produits

A. Rapport d’incohérence des produits – Numéro de Lot/ Date d’Expiration

B. Rapport  – Exporter Produits Supprimés

C. Suivi des Changements – Attributs et Prix Produits

D. Rapport d’Incohérences du statut des produits

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.6 LU-SU2105: Kits/Modules -> G. LU-SU2105 Gestion des Kits : Comment Ajouter et Enlever des Articles d'une LCK

Vue d’ensemble

La Liste de Composition du Kit (LCK) recense tous les articles constituant un KIT donné. UniField permet d’ajouter de nouveaux articles à une LCK existante ou d’en retirer, sans créer une nouvelle LCK. Chaque opération est tracée par un document de transfert interne (INT/KIT) afin de garantir une traçabilité complète des mouvements de stock.

Chemin de navigation: Produits › Kit – Gestion › Composition – Liste › Liste de composition du Kit › [ouvrir un enregistrement LCK]

⚠️ Prérequis : Les boutons Ajouter des Articles et Enlever des Articles sont visibles uniquement pour les LCK en statut Brouillon ou Terminé.

Partie 1 — Ajouter des articles à une LCK

Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter un ou plusieurs articles à une Liste de Composition du Kit existante.

1. Ouvrir la Liste de composition du Kit Naviguer vers Produits › Kit – Gestion › Composition – Liste › Liste de composition du Kit. L’écran de recherche liste toutes les LCK existantes. Localiser et cliquer sur la LCK à modifier — son statut doit être Brouillon ou Terminé.

Fig. 1 — Rechercher : Liste de composition du Kit. Cliquer sur un enregistrement en statut Terminé ou Brouillon.

2. Consulter la LCK et cliquer sur « Ajouter des Articles » La fiche LCK s’ouvre et affiche toutes les lignes de composition actuelles. En bas de l’écran, repérer la barre d’actions. Les boutons apparaissent dans l’ordre fixe suivant : Ajouter des Articles │ Enlever des Articles │ Articles de Substitution │ Désassemblage de kits │ Fermer. Cliquer sur Ajouter des Articles.

Fig. 2 — Fiche LCK (statut Terminé, 2 articles). Barre d’actions visible en bas de l’écran.

3. La fenêtre « Ajouter des Articles au Kit » s’ouvre Une fenêtre contextuelle intitulée Ajouter des Articles au Kit apparaît. Elle affiche la Référence de la Liste de Composition et le Produit Kit en en-tête, ainsi qu’une ligne vide prête à être renseignée. Les colonnes disponibles sont : Produit, Zone Source, Numéro de Lot, Date d’Expiration, Qté, UDM, Actif, Commentaire, Kit, Lot, Exp, Module, Disponibilité.

Fig. 3 — Fenêtre Ajouter des Articles au Kit. Une ligne vide est prête à être renseignée.

4. Rechercher et sélectionner l’article à ajouter Cliquer sur l’icône de recherche dans le champ Produit. La fenêtre Rechercher Produits s’ouvre et liste l’ensemble des articles disponibles. Utiliser les filtres (Code, Description, Zone Stock, etc.) pour affiner les résultats. Cliquer sur l’article souhaité pour le sélectionner. Remarque : la fonction Ajouter des Articles n’est pas limitée aux articles du TKC — tout article peut être ajouté.

Fig. 4 — Fenêtre Rechercher Produits. Utiliser les filtres pour trouver l’article et cliquer dessus pour le sélectionner.

5. Renseigner la Zone Source et la Quantité Après sélection, l’article apparaît sur la ligne de la fenêtre. Indiquer ou confirmer la Zone Source (entrepôt de prélèvement du stock) et saisir la Quantité. L’UDM est renseignée automatiquement.

Fig. 5 — Article sélectionnné dans la fenêtre. Zone Source réglée sur LOG, Qté saisie à 10.

6. Cliquer sur « Vérifier Disponibilité » Cliquer sur le bouton Vérifier Disponibilité dans la barre d’actions en bas de la fenêtre. Le système vérifie que la quantité demandée est disponible dans la Zone Source sélectionnée. Le résultat s’affiche dans la colonne Disponibilité de la ligne article. S’assurer que le stock disponible est suffisant avant de continuer.

Fig. 6 — Disponibilité confirmée : 195,00 PCE disponibles en Zone Source. Le bouton Traiter l’ajout des articles est actif.

7. Cliquer sur « Traiter l’ajout des articles » Cliquer sur le bouton Traiter l’ajout des articles pour valider l’opération.

8. Modifier la date d’expiration (si invité) Un écran Modifier date d’expiration apparaît. Le système vous demande de confirmer ou de mettre à jour la date d’expiration du lot de la LCK. Renseigner la Nouvelle Date si nécessaire, puis cliquer sur Ok pour finaliser l’opération.

Fig. 7 — Modifier date d’expiration. Confirmer ou mettre à jour la date, puis cliquer sur Ok.

9. Vérifier le résultat Le système revient à la fiche LCK. L’article nouvellement ajouté apparaît comme nouvelle ligne dans la section Kit – Article de la Composition. Un message d’information en haut de l’écran confirme l’opération.

Fig. 8 — LCK après Ajouter des Articles : une nouvelle ligne a été ajoutée (3 articles). Le document INT/KIT a été généré automatiquement.

Partie 2 — Enlever des articles d’une LCK

Suivez les étapes ci-dessous pour retirer un ou plusieurs articles d’une Liste de Composition du Kit existante.

1. Ouvrir la fiche LCK et cliquer sur « Enlever des Articles » Ouvrir la fiche LCK (statut Brouillon ou Terminé). Dans la barre d’actions en bas de l’écran, cliquer sur Enlever des Articles.

Fig. 9 — Barre d’actions avec le bouton Enlever des Articles. LCK en statut Terminé (3 articles).

2. La fenêtre « Enlever des Articles au Kit » s’ouvre Une fenêtre contextuelle intitulée Enlever des Articles au Kit apparaît. Elle affiche la Référence de la Liste de Composition et le Produit Kit. Le champ Zone Destinataire des Articles (obligatoire) est affiché, suivi d’une liste Produits à retirer du Kit vide.

Fig. 10 — Fenêtre Enlever des Articles au Kit. La Zone Destinataire doit être renseignée avant de sélectionner les articles.

3. Sélectionner la Zone Destinataire Cliquer sur l’icône de recherche à côté du champ Zone Destinataire des Articles. La fenêtre Rechercher Zone Stock s’ouvre. Parcourir ou filtrer la liste des emplacements disponibles (Interne, Client, Fournisseur) et cliquer sur la zone vers laquelle le stock retiré sera envoyé.

4. Sélectionner les articles à retirer De retour dans la fenêtre Enlever des Articles au Kit, cliquer sur le bouton Ajouter pour ouvrir la fenêtre Rechercher Kit – Article. Cette fenêtre liste tous les articles actuellement présents dans la LCK. Seuls ces articles peuvent être sélectionnés — aucun article extérieur ne peut être ajouté. Cocher un ou plusieurs articles.

Fig. 12 — Rechercher Kit – Article listant toutes les lignes actuelles de la LCK. Sélectionner le(s) article(s) à retirer.

5. Confirmer la sélection Le(s) article(s) sélectionné(s) apparaît(sont) sous forme de ligne(s) dans la fenêtre Enlever des Articles au Kit, avec la Zone Destinataire déjà renseignée. Vérifier les lignes avant de confirmer.

Fig. 13 — Fenêtre Enlever des Articles au Kit avec un article sélectionné et Zone Destinataire réglée sur LOG.

6. Cliquer sur « Traiter la suppression des articles » Cliquer sur le bouton Traiter la suppression des articles. Le système génère un document de transfert interne (INT/KITXXXXX, type motif : 15 — Kit) qui enregistre le mouvement de stock de la zone Kitting vers la Zone Destinataire sélectionnée.

7. Modifier la date d’expiration (si invité) Un écran Modifier date d’expiration apparaît. Le système confirme que le document INT/KIT a été créé et vous invite à mettre à jour la date d’expiration du lot de la LCK si nécessaire. Renseigner la Nouvelle Date, puis cliquer sur Ok.

Fig. 14 — Modifier date d’expiration après la suppression. La référence du document INT/KIT créé est affichée en haut.

8. Vérifier le résultat Le système revient à la fiche LCK. Le(s) article(s) retiré(s) n’apparaît(ssent) plus dans la liste Kit – Article de la Composition. Un message d’information en haut de l’écran confirme l’opération.

Fig. 15 — LCK après Enlever des Articles : la liste est vide (0 article). Le document INT/KIT a été généré automatiquement.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 3. Produits -> 3.6 LU-SU2105: Kits/Modules -> E. LU-SU2105 Comment créer une liste de composition

Comment créer une liste de composition (réelle) d’un kit

Aller sous : Produits > Kit – Gestion > Composition – Liste > Liste de composition d’un kit

1. Cliquer sur le bouton « Créer » pour lancer le processus.
2. Entrer le kit-produit créé précédemment ou le rechercher et le sélectionner dans la base de données en cliquant sur la loupe.
3. Rechercher la version du kit en cliquant sur la loupe puis sur pour insérer les produits identifiés dans le kit dont la liste est en cours de création.
4. Le champ « Date de création » contient déjà la date du jour, mais celle-ci peut être modifiée.
5. Vous pouvez rajouter d’autres produits au kit par le biais d’une importation en cliquant sur le bouton « Ajouter une pièce jointe » et en suivant le processus d’importation, ou manuellement (voir opération précédente, « Comment créer une TKCL »).
6. Cliquer sur la disquette pour sauvegarder chaque ligne de produit.
   1. NB : Si l’un des composants d’un kit doit être géré par numéro de lot/date d’expiration, ces champs seront obligatoires dans la KCL du kit.
7. N’oubliez pas de cliquer sur le bouton pour vous assurer que la date d’expiration du Kit est celle du produit qui expire le plus tôt
8. Cliquer sur le bouton « Sauvegarder » pour enregistrer la liste de composition du kit.
9. Cliquer sur le bouton « Marquer comme finalisé » et le statut de la liste passera de « Brouillon » à « Terminé » (à ce stade le champs « Commentaire » peut encore être modifié).

Liste de composition d’un kit en mode Terminé

10. Au besoin, cette version de la composition du kit peut être exportée : dans le menu « Rapports », cliquer sur le lien « Exporter composition réelle de kit vers Excel » (ou sur « Kit Composition » pour obtenir une version PDF)

Fonction d’Export vers Excel d’une composition réelle de kit

Composition réelle d’un kit sous Excel

Version PDF d’une composition réelle d’un kit

Pour consulter les articles associés à un kit, aller sous : Produits > Kit – Gestion > Composition – Liste > Kit – Article d’une Composition

Une liste d’articles associés à la référence du kit s’affiche. Veuillez noter que cette liste n’est pas modifiable.

Liste réelle d’articles composant un kit

Le chapitre Approvisionnement explique la création de commandes pour des produits de type « Kit », ainsi que le remplacement d’un kit par ses composants lors de cette phase.

Le chapitre Entrepôt se concentre quant à lui sur la réception de kits, ainsi que les processus d’assemblage et de désassemblage de kits (voir chapitre Entrepôt – LUSU4204 – Gestion des Kits).

Déroulement des opérations relatives à des kits : utilisation des listes de composition (théoriques) de kits