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Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.6 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Généralités -> B. LU-SU3201 Comment créer un Bon de Commande (PO) Normal

Comment créer un Bon de Commande (PO) “Normal”

Un Bon de Commande peut être créé manuellement (i.e. pas par l’OST ni par la synchronisation). C’est le scénario qui est introduit ici.

Allez à: Achats / Gestion des Achats / Bons de Commande

1. Cliquez sur le bouton “Créer“.
2. Complétez l’entête du PO (Type de Commande, Catégorie de la commande, Priorité, Détails).
3. Introduisez un fournisseur sur l’onglet “Bon de Commande”. Vous pouvez le faire en entrant directement (une partie de) son nom dans le champ “Fournisseur” ou en utilisant l’icône représentant une loupe située à droite de ce champ. L’adresse, le type de partenaire, sa zone et la devise seront remplies automatiquement avec les informations provenant de la fiche fournisseur.

Entête du Bon de Commande (PO)

Sélection du fournisseur

Si le PO a été créé par l’OST:

• Le champ “Document d’origine” indiquera la référence de la commande sourcée.
• La “Zone de Destination” au niveau de la ligne sera retirée de la destination dans la demande interne (IR) ou la commande de terrain (FO) (Entrée, Transbordement, Service, Non Stockable).
• Le champ “Ref. Client” indiquera la référence du document original sur l’instance demandeuse.
• Le champ “Détails” sera rempli à partir des informations figurant dans les documents sources

PO créé par l’OST, après sourcing d’une FO créé par la synchronisation

4. Sur l’onglet “Bon de Commande“, cliquez sur le bouton “Créer” situé en haut de la table “Lignes” pour introduire manuellement une ligne de commande. Vous avez aussi la possibilité d’introduire plusieurs lignes en une étape via le bouton “Ajouter plusieurs lignes” ou via import de fichier en cliquant sur le bouton “Importer des lignes“.

• • Bouton “Créer“: Dans la fenêtre “Ligne Bon de Commande”, introduisez le code produit (en tout ou en partie) ou (une partie de) la description du produit dans le champ “Produit” et sélectionnez le produit que vous souhaitez ou cliquez sur le bouton représentant une loupe situé sur la droite du champ “Produit” afin d’ouvrir l’écran “Rechercher Produits“. Recherchez et sélectionnez le produit souhaité en utilisant les filtres disponibles (Description, Nomenclature,…)
  • Bouton “Ajouter plusieurs lignes”: Cliquez sur “Ajouter” dans la fenêtre “Ajouter plusieurs produits” et recherchez les produits que vous souhaitez via l’écran “Rechercher Produits“. Utilisez les filtres adéquats : Nomenclature, Description, Code, Listes, Catalogues,… Sélectionnez les produits souhaités en cliquant sur la case située au début de la ligne de produits et cliquez sur “Sélectionner“. Une fois que vous avez sélectionné tous vos produits, cliquez sur le bouton “Ajouter produits” dans la fenêtre “Ajouter plusieurs produits”.

3 options pour insérer des lignes de commande sur un PO

5. Si vous avez sélectionné l’option “Créer” (pour ajouter une à une des lignes de commande sur le PO), après avoir ajouté un produit au niveau de la Ligne Bon de Commande, introduisez la quantité et ajustez le prix unitaire si nécessaire. Notez que la « Quantité » et le « Prix Unitaire » ont un nombre de chiffres limités (mais la limite reste très large te un message d’erreur vous informera en cas de dépassement).

Insertion d’une ligne de commande sur un PO

Notez que le champ « Qté » semble mergé avec le champ « Code fournisseur » mais en réalité seule la quantité doit être saisie dans cet espace.

Si des taxes doivent être ajoutées pour une ligne particulière, vous pouvez les ajouter lorsque la fenêtre de ligne est ouverte, dans la section “Compte – Taxe“. Voir l’explication ci-dessous concernant l’ajout de taxes pour l’ensemble du document/toutes les lignes.

6. Cliquez sur l’icône de la disquette pour enregistrer votre ligne de commande et en ajouter une autre.

7. Cliquez sur “Calculer” si vous souhaitez mettre à jour les champs totaux dans la fenêtre principale du PO.

Ligne de commande insérée sur le PO, cliquez sur “Calculer“

Les coûts totaux du PO sont recalculés. Notez que les coûts totaux apparaissent dans la devise du fournisseur et dans la devise de votre OC (également appelée devise fonctionnelle).

Coûts totaux recalculés – devise du fournisseur et devise fonctionnelle identiques

Coûts totaux recalculés – devise du fournisseur et devise fonctionnelle différentes

Sur l’onglet “Livraison & Facturation“, vous pouvez inclure d’autres informations comme la date de livraison souhaitée ou le mode de transport. Notez que la date de livraison souhaitée peut également être introduite au niveau ligne (dans la fenêtre “Ligne Bon de Commande”) et peut être transférée de l’entête vers toutes les lignes via le bouton “Mise à jour des Lignes“.

PO – Onglet “Livraison & Facturation”

Afin de facilité la gestion des produits en cours d’acheminement il y a désormais 2 DLS. Les produits en cours d’acheminement (pipeline) étaient pris en compte lorsque la PO était Confirmée mais à présent ils sont pris en compte suite à la Validation de la PO. La première DLS est active tant jusqu’à ce que les lignes PO soient validées. Ensuite, la seconde Date de Livraison Souhaitée (modifiée) devient active et peut être utilisée pour transmettre la DLS au niveau des lignes.

L’onglet “Factures” sera utilisé pour afficher des informations financières (paiement), et d’ajouter “Taxes” à l’ensemble du document/à toutes les lignes pour les commandes destinées à des partenaires extérieurs uniquement. (Il n’est pas possible d’appliquer des taxes aux achats effectués aux ESC).

Dans la section “Taxes“, vous pouvez ajouter un ou plusieurs types de taxes, et tout type de taxe ajoutée sera appliqué à toutes les lignes de la commande.

PO – Onglet “Factures” – Section “Taxes”

Ajouter Ligne de Tax

Vous pouvez ajouter/annuler les “Taxes” sur l’ensemble du document ou au niveau de la ligne lorsque le statut de la commande est “Brouillon” ou “Validé“. La suppression des taxes peut être effectuée via le “X” rouge ou pour les taxes au niveau de la ligne via le bouton “Supprimer les taxes sur les lignes“.

 

Vous pouvez utiliser l’onglet “Notes” si vous souhaitez insérer des informations supplémentaires liées à la PO.

PO – Onglet “Notes”

8. Ajoutez la distribution analytique

• • Au niveau entête si toutes les lignes ont la même distribution analytique.
  • Au niveau ligne si l’AD est différente selon les lignes, cliquez sur l’icône

Ajouter la Distribution Analytique sur un PO

9. Enregistrez le PO en cliquant sur le bouton “Sauvegarder” en haut de l’écran principal du PO.

10. Le PO peut ensuite être imprimé et signé pour approbation, en fonction des procédures de votre OC. Pour l’imprimer, choisissez l’option “Bon de Commande” dans le panneau de droite.

Généralement, les Bons de Commande seront créés automatiquement en statut “Brouillon” depuis l’Outil de Sourcing des Commandes quand l’achat sera créé pour répondre à un besoin initial (sourcing sur commande d’une Demande Interne par exemple).

Un PO en statut “brouillon” peut aussi être généré automatiquement par des Règles de Réapprovisionnement (voyez l’unité d’apprentissage consacrée aux Règles de Réapprovisionnement dans le chapitre Entrepôt).

Néanmoins, un Bon de Commande peut aussi être créé manuellement afin de, par exemple, réapprovisionner un stock, en fonction des procédures en place dans votre OC.

Notez qu’un PO sera imprimé (en PDF) dans la langue du fournisseur définie dans la fiche de ce fournisseur (donnée de base) (cela sera corrigé plus tard pour être plutôt en lien avec la langue de l’utilisateur).

 

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.6 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Généralités -> A. LU-SU3201 Introduction

Introduction

Un Bon de Commande (PO) est utilisé pour s’approvisionner auprès d’une source externe à l’instance. Un PO peut être adressé à différents types de partenaires: internes, inter-missions ou inter-sections (le PO passera par le moteur de synchronisation), externes ou ESC (le PO ne passera pas par le moteur de synchronisation).

Processus de traitement d’un Bon de Commande vers un fournisseur externe ou un ESC

Processus de traitement d’un Bons de Commande vers un fournisseur interne, inter-section ou inter-mission

Le type de commande peut être:

Normal: PO régulier qui doit être adressé à un fournisseur spécifique qui peut être interne, inter-mission, inter-section, externe ou un ESC.

Liste d’Achats: PO non adressé à un fournisseur spécifique, généralement utilisé pour un achat de produits sur le marché local réalisé avec une avance en espèces (avance opérationnelle). Par défaut, une liste d’achats est adressée au “local market” mais cela peut être modifié si besoin.

Bon de Commande Directe: PO adressé par une instance auprès du fournisseur final (qui doit être un partenaire externe ou un ESC), mais livré directement par ce fournisseur à une autre instance (celle d’où provient la demande initiale). Notez qu’un DPO ne peut pas être créé manuellement mais seulement à travers l’OST.

Donation en Nature: Approvisionnement gratuit provenant d’un partenaire externe (e.g. plumpy-nut donné par le PAM pour un programme nutritionnel). Il n’y a pas de facture, mais un certificat de donation sera requis et les produits seront valorisés. Il s’agit d’un PO avec un flux comptable particulier (écritures comptables hors bilan, enregistrées dans un journal extracomptable appelé “Journal des donations en nature”).

Prêt: PO de A à B (A cherche à emprunter des produits à B). En contrepartie, un PO de B à A est créé automatiquement pour le retour de la marchandise. Il n’y a pas d’impact en finance pour la partie prêteuse car les produits seront retournés.

Donation normale et Donation avant expiration: Ces types de POs (qui doivent impliquer un partenaire interne) sont généralement générés par synchronisation depuis un FO créé sur l’instance donneuse.

La catégorie de la commande peut être:

Médical: pour des produits médicaux.

Logistique: pour des produits logistiques.

Service: pour des produits dont le type est “Service avec Réception” et qui seront réceptionnés automatiquement dans la zone virtuelle “Service”.

Transport: pour des produits dont le type est “Service avec Réception” et cochés comme produits “Transport” dans leur fiche produit.

Autre: en cas de commande incluant des produits de différentes natures.

Lorsque la catégorie de la commande et les produits introduits ne sont pas conformes, un message d’avertissement non-bloquant sera affiché.

Message d’avertissement si la catégorie de la commande et un produit introduit ne sont pas conformes.

Introduire une Distribution Analytique est obligatoire pour pouvoir valider un PO. La Distribution Analytique (DA ou AD pour “Analytical Distribution”) est un ensemble d’informations financières utilisées en comptabilité analytique pour classifier les dépenses relatives à l’approvisionnement. L’AD inclut une destination (raison pour l’achat) et un centre de coût (généralement l’activité pour laquelle les produits achetés seront utilisés). L’AD est obligatoire dans le système pour processer tous les POs sauf les POs de type prêt, donation en nature, donation normale et donation avant expiration. Pour ces cas particuliers, vérifiez dans les procédures de votre section pour savoir si et comment une AD doit être ajoutée.

Les comptes analytiques permettent à MSF de suivre les recettes et dépenses par projet, afin de fournir des données précises dans ses rapports destinés aux bailleurs de fonds.

Les codes d’AD doivent être alloués selon plusieurs arbres analytiques. En langage financier UniField, ils sont appelés catégories de comptes. Ces catégories (de distribution Analytique) sont:

• Destination (opérations, support, staff national, staff expatrié)
• Centre de coût (OC / Mission / Projet/ Activité)

L’AD de chaque ligne de commande (ou pour le PO entier si elle est identique sur chaque ligne) doit être ajoutée sur chaque PO. Comme la création de PO est une tâche liée à l’approvisionnement, celle-ci doit être ajoutée par une personne de ce département. Cependant, les informations concernant la sélection des codes d’AD devant être utilisés doivent provenir du propriétaire du budget ou des finances, au moment de la demande. En effet, il est de leur responsabilité de fournir ces informations à l’équipe d’approvisionnement pour leur faciliter le travail. De même, il est de la responsabilité de la personne qui autorise le PO de vérifier que l’AD introduite est correcte, et ce, avant que le PO ne soit autorisé et validé.

Si un PO doit être envoyé à un partenaire inter-mission (i.e. un autre pays), un centre de coût inter-mission particulier devra être introduit dans l’AD de ce PO.

Pour un type de partenaire Interne(Interne, Inter-mission ou Inter-section) il ne devrait pas être possible de mettre à jour la devise ( seule la devise présente dans la fiche partenaire est autorisée – voir Chapitre 2 Configuration/ -LU-SU1102 Partenaires(Clients et Fournisseur)/ B. Comment créer un nouveau partenaire).

Les partenaires Internes peuvent désormais être configurés avec une devise locale permettant des flux PO/FO entre instances de même mission en devise locale. Le pré-requis étant que tous les partenaires internes d’une mission soient configurés avec la même devise (locale ou non), sinon les PO/FO ne seront pas synchronisés.

Un processus adéquat doit être mis en place si le changement de devise doit être fait au sein d’une mission. Il est recommandé de changer la devise des partenaires internes de la COO à un moment où il n’y a pas de PO/FO en attente dans la sync entre le projet et la COO (c’est-à-dire que PO et FO sont créés avant le changement de devise de partenaire interne).

Les PO doivent être signés et approuvés sur papier avant d’être validés dans le système. L’AD est obligatoire pour pouvoir valider un PO.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.6 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders - POs) - Généralités

4.6 ACHATS: Bons de Commande (Purchase Orders – POs) – Généralités

A. LU Introduction

B. Comment créer un Bon de Commande (PO) Normal

C. Comment créer un Bon de Commande (PO) incluant des lignes par Nomenclature

D. Comment importer des lignes sur un Bon de Commande (PO)

E. Comment exporter un Bon de Commande (PO)

F. Comment fusionner des Bons de Commande (POs)

G. Comment mettre à jour modifier un Bon de Commande (PO)

H. Comment ajouter une ou plusieurs Distributions Analytiques à une ligne ou à des lignes de Bons de Commande

I. Comment dupliquer un Bon de Commande

J.  Comment valider un Bon de Commande (PO)

K. Comment vérifier la répercussion d’un Bon de Commande (PO) sur le budget

L. Comment confirmer un Bon de Commande

M. Comment mettre à jour un Bon de Commande (PO) par Intégration Verticale (IV)

N. Comment exporter un PO vers un fichier XML pour IV

O. Comment importer un fichier XML pour IV sur un PO

P. Comment annuler & re-sourcer sur un Bon de Commande (PO)

Q. Comment annuler un Bon de Commande

R. Comment annuler une ou plusieurs lignes d’un Bon de Commande (PO)

S. Comment faire le suivi des Bons de Commande

T. Comment utiliser le rapport d’allocation des lignes d’un Bon de Commande (PO)

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.5 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) - SpécificitésGénéralités -> D. LU-SU3104 Comment créer une Commande de Terrain (FO) de type Prêt

Comment créer une Commande de Terrain (FO) de type “Prêt”

Pour pouvoir emprunter une quantité de stock à une autre instance (e.g. en cas de rupture de stock temporaire tandis que le réapprovisionnement est en cours, ou pour satisfaire un besoin ponctuel), l’instance demandeuse (emprunteur) doit créer un PO de type “Prêt“. Comme pour les autres POs standards, une fois validé et synchronisé, ce PO générera la création d’une FO du côté de l’instance fournisseur (prêteur). Cependant, et de façon à agir comme rappel des deux côtés, le système créera aussi un PO de type “Prêt” du côté du prêteur pour symboliser son besoin de récupérer les produits prêtés au terme de la durée du prêt, et la FO correspondante (également de type “Prêt”) sera créée sur l’instance de l’emprunteur.

Pour en savoir plus sur la création d’un Bon de Commande de type “Prêt”, référez-vous à l’unité d’apprentissage LU-SU3202 Bons de Commande – Spécificités.

Allez à: Commandes / Commandes / Commandes de terrain (on part du fait qu’une FO de type “Prêt” a été créée par la synchronisation)

1. Entrez les critères de recherche nécessaires pour retrouver la FO de type “Prêt” que vous recherchez.
2. Ouvrez la FO recherchée en mode édition en cliquant sur l’icône représentant un crayon situé sur la gauche de la ligne appropriée.
3. Analysez le contenu de la FO et modifiez certaines informations si besoin.
4. Cliquez sur le bouton “Sauvegarder” pour enregistrer vos modifications.
5. Cliquez sur le bouton “Valider le document” pour valider la FO (dans cet exemple, la validation est faite au niveau entête mais une validation au niveau ligne est également possible).
6. La FO est prête à être sourcée (notez qu’aucune distribution analytique n’est nécessaire dans ce cas).
7. Lorsque la/les ligne(s) FO est/sont sourcée(s), un document de “rappel” est automatiquement généré par le système (PO dans ce cas). Le système ajoute le type de raison “Retour de Prêt” à ce document et à tous les documents de transport qui suivent.

Notez que la FO doit être sourcée “du stock” étant donné qu’on peut seulement prêter quelque chose que l’on a dans le stock.

Après le sourcing de la FO, un bon de picking est créé afin de préparer les produits pour envoi vers l’instance demandeuse (emprunteur). Après envoi des produits, vous devrez synchroniser l’instance fournisseur (prêteur), puis l’instance demandeuse (emprunteur) pour confirmer que les biens ont bien été envoyés par le prêteur et reçus par l’emprunteur.

Commande de Terrain (FO) de type “Prêt” créé par la synchronisation d’un PO

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.5 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) - SpécificitésGénéralités -> C. LU-SU3104 Comment créer une Commande de Terrain (FO) de type Donation normale

Comment créer une Commande de Terrain (FO) de type “Donation normale”

Le processus de création d’une “Donation normale” est identique à celui de la “Donation avant expiration” vue précédemment. La différence est que, dans le cas présent, la donation porte sur des produits sélectionnés, non pas sur la base de leur date d’expiration, mais sur la base d’autres critères déterminés par le responsable de l’entrepôt ou de tout autre responsable (produits en quantités excédentaires, espace de stockage insuffisant, produits non nécessaires, donation sollicitée par un tiers, donation récurrente pour supporter un partenaire local,…).

Pour créer une “Donation normale”, suivez les mêmes étapes que pour la création d’une “Donation avant expiration” mais sélectionnez “Donation normale” comme type de commande.

Donation normale

Notez que pour valider une “Donation normale”, vous n’êtes pas obligés d’introduire une Distribution Analytique.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.5 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) - SpécificitésGénéralités -> B. LU-SU3104 Comment créer une Commande de Terrain (FO) de type Donation avant expiration

Comment créer une Commande de Terrain (FO) de type “Donation pour éviter les pertes”

Cette catégorie de FO est utilisée pour initier une donation de produits à un autre partenaire pour des produits qui ne seront pas utilisés par l’instance et qui seraient considérés comme une “perte”,  (par exemple parce qu’ils ont une date de péremption courte et qu’il est peu probable qu’ils soient utilisés à temps par leur propriétaire actuel).

Pour en savoir plus sur les dates d’expiration et sur les méthodes d’identification des produits qui sont sur le point d’expirer, veuillez consulter l’unité d’apprentissage LU-SU4303 Gestion des dates d’expiration.

Allez à: Commandes / Commandes / Commandes de terrain

1. Créez une FO manuellement (voir “Comment créer une Commande de Terrain (FO) manuellement” dans l’unité d’apprentissage précédente). Le processus est exactement le même, mis à part le type de commande.
2. Comme “Type de Commande” de la FO, choisissez l’option “Donation pour éviter les pertes” plutôt que “Normal”.
3. Dans le champ “Client”, introduisez le partenaire (interne, externe, inter-mission ou inter-section) à qui vous souhaitez donner la marchandise.
4. Ajoutez les produits que vous souhaitez donner.
5. Validez la FO créée. Notez qu’à cette étape, le système modifie (si besoin) la méthode d’acquisition à “Du stock”.
6. Sourcez la FO dans l’Outil de Sourcing des Commandes

Donation pour éviter les pertes

Notez que pour valider une “Donation pour éviter les pertes”, vous n’êtes pas obligés d’introduire une Distribution Analytique.

Notez que si le client est une autre instance (i.e. partenaire interne, inter-mission ou inter-section), la validation du FO entrainera (après synchronisation des deux instances) la création d’un PO de type “Donation pour éviter les pertes” sur l’instance où les marchandises seront reçues.

Dans l’exemple ci-dessus, la donation est initiée par le “donneur”. Si le “receveur” est une autre instance, le processus de donation peut aussi être initié par le “receveur” via la création manuelle d’un PO de type “Donation pour éviter les pertes” sur son instance. Cependant, dans la plupart des cas, le processus de donation sera initié par le “donneur”.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.5 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) - SpécificitésGénéralités -> A. LU-SU3104 Introduction

Introduction

Il peut arriver qu’un projet ou une coordination possède une quantité excessive de produits en stock qu’il/elle ne pourra pas utiliser (ce qui peut être coûteux en termes de stockage) ou qui sont sur le point d’expirer. Une solution à ce problème consiste à faire don de ces produits ou à les prêter à un partenaire qui pourra les utiliser (avant qu’ils n’expirent).

Pour enregistrer ces mouvements de produits dans le système, il faut recourir à des Commandes de Terrain (FOs), documents qui permettent de sortir des biens d’une instance. Les FOs spécifiques qui doivent être utilisées dans ce cas sont: la Donation avant expiration, la Donation normale et le Prêt.

Ces 3 types de FOs peuvent avoir pour client un partenaire interne, un partenaire externe mais aussi un partenaire inter-mission ou inter-section (mais pas un ESC). Pour permettre l’inclusion d’un partenaire comme client sur une FO, il faut le cocher comme “Client” sur sa fiche partenaire (donnée de base).

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.5 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) - Spécificités Généralités

4.5 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders – FOs) – Spécificités Généralités

A. LU Introduction

B. Comment créer une Commande de Terrain (FO) de type Donation avant expiration

C. Comment créer une Commande de Terrain (FO) de type Donation normale

D. Comment créer une Commande de Terrain (FO) de type Prêt

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) -> L. LU-SU3103 Comment faire le suivi des Commandes de Terrain (FOs)

Comment faire le suivi des Commandes de Terrain (FOs)

Les commandes de terrain doivent être suivies régulièrement pour s’assurer que toutes les demandes du terrain soient traitées dans les délais et éviter d’avoir des demandes en attente ou “oubliées“.

Le “Tableau de bord du Gérant des commandes” (Commandes/Commandes) et la liste générale des FOs également appelée écran “Rechercher: Commandes de terrain” (Commandes/Commandes/Commandes de terrain) fournissent déjà certaines informations utiles: statut, pourcentage prélevé, client, référence client, responsable,…

Liste générale des FOs également appelée écran “Rechercher: Commandes de terrain”

Le Suivi Commande de Terrain donne davantage de détails sur la situation d’une Commande Terrain (FO) spécifique. Notez que ce rapport n’a pas été maintenu. Il est préférable d’éviter de l’utiliser.

Allez à: Commandes / Commandes / Suivi Commande de Terrain

1. Dans la fenêtre contextuelle, l’utilisateur peut rechercher la commande souhaitée par “Référence interne” ou par “Référence client“. Recherchez et sélectionnez la Commande Terrain désirée.
2. Cliquez sur le bouton “Aller sur suivi”.
3. Le système affichera toutes les informations concernant la commande sélectionnée, y compris les informations de sourcing et de livraison entrante et sortante.

Suivi Commande de Terrain

Ce suivi peut être rafraichi à tout moment grâce au bouton “Mettre à jour“. Il peut également être exporté vers Excel (bouton “Export Excel“) ou PDF (bouton “Export PDF).

La plupart du temps, vous souhaiterez faire le suivi de plusieurs FO pour un partenaire spécifique. Dans ce cas, vous utiliserez un rapport appelé “Export Suivi Commande Terrain” disponible dans Commandes / Commandes. Ce rapport peut être généré en Excel ou PDF. Cette fonctionnalité vous permettra de faire le suivi des reliquats (back-orders) de vos différents clients.

Allez à: Commandes / Commandes / Export Suivi Commande Terrain

1. Compléter les champs “Date de début” et “Date de fin” pour limiter le nombre de FOs sélectionnées.
2. Sélectionnez un “Partenaire” et/ou une référence de commande (“Ref Commande“).
3. Cochez une ou plusieurs cases “Statut Commande” si besoin.
4. Cochez une ou plusieurs cases “Catégories de Commande” si besoin.
5. Cochez une ou plusieurs cases “Types de Commande” si besoin.
6. Cochez la case “MSL/MML Non Conforme” si vous ne souhaitez visualiser que les lignes de commande qui ne sont pas conformes au MSL/MML.
7. Cochez la case “Seulement les lignes des commandes en cours (PDF) si vous ne souhaitez visualiser que les lignes de commande qui n’ont pas encore été livrées au demandeur (notez que ce paramètre ne fonctionne que pour le format PDF).
8. Cochez la case “Inclure les notes de la commande de terrain (PDF)” si vous souhaitez que les commentaires des lignes de commande (FO) soient affichés dans l’export PDF.

Manuel de l’Utilisateur Supply -> 4. Commandes et Achats -> 4.4 LU-SU3103 COMMANDES: Commandes de Terrains (Field Orders - FOs) -> K. LU-SU3103 Comment annuler une ligne spécifique d'une Commande de Terrain (FO)

Comment annuler une ligne spécifique ou plusieures lignes d’une Commande de Terrain (FO)

Il y a deux façons différents d’annuler des lignes dans une Commande de Terrain (FO)

1- Pour annuler plusieures lignes, vous pouvez sélectionner les lignes, et puis utilisez le bouton “Annuler des lignes”:

•  Sur un FO en état Brouillon, sélectionnez les lignes que vous souhaitez annuler, puis cliquez sur le bouton “Annuler des lignes“

• La fenêtre “Annuler des lignes” va s’ouvrir avec la sélection de produits choisie
• Pour confirmer que toutes les produits affichés dans la fenêtre “Annulez des lignes” doivent être annulés, cliquez sur le bouton “Annuler les lignes sélectionnées” ces lignes seront annulées du document.

2- Pour annuler une ligne spécifique, vous pouvez utiliser la croix rougne sur la droite:

Si vous devez annuler une ligne d’une commande de terrain (FO) avec statut Brouillon, utilisez la croix rouge située à droite de cette ligne.

La commande de terrain (FO) conservera son statut “Brouillon” mais la ligne annulée passera au statut “Annulé“.

Si la FO a été créée par synchronisation, depuis un PO créé (et validé) sur une autre instance, ce PO gardera son statut “Validé” mais la ligne annulée sur la FO prendra le statut “Annulé” sur le PO.

PO avec une ligne annulée sur l’instance du client

Notez qu’une ligne de FO dont le statut est Brouillon (-p) ou Validé (-p) peut être annulée. Une ligne de FO déjà sourcée ne peut pas l’être. A ce stade, l’annulation devra se faire sur le document ultérieur (e.g. PO ou PICK).